Digitalizacja, skanowanie faktur, przechwytywanie danych

W pełni zgodne z przepisami i bezpieczne usługi skanowania dokumentów

getsix® przekształca dokumenty w formie papierowej w łatwy do przeszukiwania format elektroniczny

Czy Państwa pracownicy muszą regularnie przetwarzać i archiwizować duże ilości dokumentów papierowych – faktur, zamówień zakupu, umów i innych dokumentów? Digitalizacja dokumentów jest nowoczesnym, aktualnym rozwiązaniem w zakresie przetwarzania dokumentów w firmie. Do podstawowych zalet digitalizacji należy szybkie i proste pozyskiwanie danych zawartych w dokumentach papierowych oraz ich ekstrakcja w celu późniejszego wykorzystania. Dokumenty elektroniczne są znacznie łatwiejsze do bezpiecznego archiwizowania przy minimalnych kosztach, szybkiego i prostego wyszukiwania oraz udostępniania dokumentów w czasie “rzeczywistym” innym użytkownikom, niezależnie od ich fizycznej lokalizacji.

Nasze rozwiązania w zakresie skanowania, przechwytywania i przetwarzania danych pozwalają nam na inteligentne przechwytywanie danych i indeksowanie obrazów w celu późniejszego zaimportowania ich do systemów zarządzania treścią elektroniczną lub dokumentami naszych klientów.

getsix® wykorzystuje zaawansowane procesy do automatycznej identyfikacji i kategoryzacji dokumentów oraz przechwytywania danych, co z kolei zastępuje dokumenty papierowe zapisami elektronicznymi dostępnymi za naciśnięciem przycisku.

Nasze rozwiązania w zakresie skanowania, przechwytywania i przetwarzania danych są ściśle kontrolowane, dzięki uzyskaniu certyfikatów ISO 9001:2008 (System zarządzania jakością) oraz ISO 27001:2013 (Technologia informacyjna – Techniki bezpieczeństwa – Systemy zarządzania bezpieczeństwem informacji).

Nasze usługi skanowania i przechwytywania danych:

• małe i duże projekty skanowania z przechwytywaniem danych meta;
• proste skanowanie dokumentów;
• skanowanie wielkoformatowe;
• skanowanie poczty (cyfrowy dział poczty);
• gromadzenie i przechowywanie danych;
• zapewnienie jakości;
• bezpieczne niszczenie.

getsix® będzie zaszczycony mogąc pomóc Państwu w następujących dziedzinach:

• Analiza Państwa potrzeb związanych ze skanowaniem i dalszym przetwarzaniem dokumentów przedsiębiorstwa;
• Digitalizacja dokumentów – dostawa skanerów i oprogramowania skanującego wraz z późniejszym wdrożeniem rozwiązania skanującego;
• Inteligentne rozpoznawanie znaków (OCR/ ICR) – wydobywanie danych “strukturalnych” i “niestrukturalnych” z dokumentów papierowych do systemów informatycznych przedsiębiorstwa (ERP, CRM, itp.) zgodnie z wymaganiami firmy;
• Zapewnienie struktury legislacyjnej archiwizacji dokumentów – umieszczanie podpisów elektronicznych lub biometrycznych, znaczników czasu lub kodów kreskowych na zdigitalizowanych dokumentach.

Digitalizacja dokumentów

Digitalizacja dokumentów papierowych (zwana również “skanowaniem”) usprawnia i znacznie zwiększa wydajność pracy z nimi. Dokumenty zmienione do postaci elektronicznej mogą być archiwizowane, wyszukiwane i udostępniane innym użytkownikom w sposób łatwy, bezpieczny i przy minimalnych kosztach. Praca z dokumentami elektronicznymi odbywa się w aplikacji Document Management System, która umożliwia dalsze przetwarzanie dokumentów za pomocą szeregu nowoczesnych funkcji.

Więcej niż dokładny obraz

Skanowanie dokumentów może być rozszerzone o elektroniczne rozpoznawanie znaków (OCR/ ICR), które przekształca zeskanowane informacje w edytowalną formę tekstową. Istnieją bardziej zaawansowane technologie OCR / ICR, które umożliwiają wyodrębnianie określonych danych do późniejszego automatycznego przetwarzania, np. automatyczne rozpoznawanie i księgowania otrzymanych faktur w systemie księgowym / ERP.

Bardzo wydajna archiwizacja danych

Każdy zeskanowany dokument może zostać opatrzony kwalifikowanym datownikiem, podpisem elektronicznym lub biometrycznym, dzięki czemu oryginalny dokument papierowy może zostać zniszczony natychmiast po zeskanowaniu, co pozwala zaoszczędzić miejsce w archiwum i obniżyć koszty zarządzania dokumentami papierowymi.

Skanowanie może być nawet użytecznie rozszerzone poprzez zastosowanie kodu kreskowego, który może być wykorzystany do prostszego rozdzielania dokumentów, posortowanego przechowywania w elektronicznym archiwum według kategorii i typu dokumentu, umożliwiać uruchamianie różnych zautomatyzowanych zadań i wiele innych.

Oczywiście możemy dostosować nasze systemy i rozwiązania do wymagań klienta, tak aby wynik spełniał jego najwyższe oczekiwania – szybsze i prostsze przetwarzanie dużych ilości dokumentów papierowych, redukcja ręcznego przetwarzania, ekstrakcja danych z dokumentów źródłowych, bezpośrednie zarządzanie danymi, przy jednoczesnym połączeniu z innymi systemami przedsiębiorstwa i wiele innych. Odpowiednie rozwiązanie programowe jest oparte na przewidywanej ilości skanowanych dokumentów oraz na rzeczywistych wymaganiach dotyczących pozyskiwania danych z dokumentów wejściowych.

Kluczowe korzyści

• archiwizacja i przetwarzanie dokumentów papierowych przyniesie oszczędności;
• zmniejszenie ryzyka związanego z ewentualną utratą dokumentacji lub wyciekiem poufnych informacji;
• poprawa produktywności procedur wewnętrznych i zorientowanych na klienta;
• proste i chronione przechowywanie, archiwizowanie, wyszukiwanie i udostępnianie dokumentów.

Inteligentne rozpoznawanie znaków (OCR/ICR)

Elektroniczne rozpoznawanie znaków jest niezwykle skuteczną metodą zwiększenia efektywności skanowania. Technologie OCR/ICR mogą być stosowane głównie do pozyskiwania informacji z wejściowych dokumentów papierowych oraz do późniejszego przenoszenia zdefiniowanych informacji do systemów elektronicznych (np. automatyczne rozpoznawanie i księgowanie otrzymanych faktur w systemie księgowym/ERP). Różnice pomiędzy OCR a ICR są następujące: OCR jest mniej dokładny niż OMR, ale dokładniejszy niż ICR. ICR będzie wymagał edycji, aby osiągnąć wysoki stopień pokrycia danych.

Bardzo skuteczny sposób na uzyskanie prawdziwych danych

Najbardziej rozpowszechnioną metodą jest wykorzystanie technologii OCR (Optical Character Recognition) do rozpoznawania znak po znaku całego tekstu. OCR jest używany do wyodrębniania tekstu drukowanego, konsekwentnej analizy tekstu i przenoszenia rozpoznanych znaków do odpowiedniego kodowania. Rozszerzenie o ICR (Intelligent Character Recognition) daje dalszą możliwość wyodrębniania tekstu pisanego odręcznie.

Rozpoznawanie tekstu poprzez skanowanie, w połączeniu z archiwizacją dokumentów przychodzących, stanowi idealną podstawę do późniejszego przetwarzania, np. w systemie ERP przedsiębiorstwa – Document Management System – sortowania, zatwierdzania przepływu pracy, zarządzania informacjami w oparciu o uprawnienia pracowników, wyszukiwania pełnotekstowego i archiwizacji.

OCR/ICR jest technicznie trudnym rozwiązaniem wymagającym doskonałego oprogramowania. Na świecie istnieje tylko kilka firm i produktów oferujących wysoki wskaźnik skuteczności rozpoznawania, niezbędny do efektywnego przetwarzania faktur lub danych z formularzy. Współpracujemy z jednym z wiodących światowych dostawców w zakresie ekstrakcji danych: Kofax.

Kluczowe korzyści

• oszczędność kosztów i czasu w porównaniu z ręcznym wprowadzaniem danych z dokumentów papierowych do poszczególnych systemów przedsiębiorstwa;
• zmniejszenie ryzyka utraty dokumentów lub wycieku poufnych informacji;
• zwiększona wydajność dokumentów zarówno wewnętrznych, jak i skierowanych do klienta;
• szybki zwrot z inwestycji.

Zapewnienie ram legislacyjnych dla archiwizacji dokumentów

Elektroniczne oryginały dokumentów stanowią porównywalne zamienniki ich papierowych wersji. Jednakże istotne jest, aby zapewnić ich ochronę i wiarygodność zgodnie z przepisami prawa i współczesnymi trendami ICT. Rozwiązanie getsix® archiwizuje usługi dostawców certyfikatów kwalifikowanych, znaczników czasu i podpisów elektronicznych – i/lub zapewnienie wiarygodności dokumentów elektronicznych za pomocą podpisu biometrycznego.

Zgodność z lokalnymi i europejskimi przepisami jest dodatkowo gwarantowana przez certyfikat zgodności z wszystkimi głównymi międzynarodowymi normami dotyczącymi zarządzania i archiwizacji dokumentów.

Nasze rozwiązanie archiwizacyjne zapewnia również różne inteligentne i bezpieczne funkcje, na przykład:

• Bezpieczna transmisja: HTTPS, SSL, wyróżniające się DocID, sumy kontrolne i znaczniki czasu uwierzytelnianie;
• Bezpieczny dostęp z aplikacji: secKeys (podpisany URL z ograniczoną ważnością czasową);
• Szyfrowanie: na poziomie archiwum logicznego, jak również na poziomie poszczególnych dokumentów;
• Zarządzanie okresami retencji i procesami niszczenia, mechanizmy audytu.

Kluczowe korzyści z “skanowania faktur i przechwytywania danych”

• możliwość stworzenia biura lub firmy bez dokumentów papierowych z bezpośrednimi powiązaniami między kadrami, księgowością i zadaniami;
• zapewnia pełną kontrolę nad niestrukturalnymi informacjami w firmie;
• dokumenty i dane stają się częścią procesów biznesowych;
• ograniczenie ryzyka utraty informacji w związku z centralizacją;
• na pewno zwiększona produktywność i wyższa wydajność pracy;
• zwiększenie konkurencyjności i elastyczności całego biznesu, szybsze reagowanie na zmiany;
• kompatybilność z innymi systemami technologicznymi i pełna integracja z istniejącą infrastrukturą;
• szybki zwrot z inwestycji, która sukcesywnie zamienia się w instrument dochodowy.