e-Usługa “Customer Extranet”

/ Zarządzanie dokumentami i archiwizacja

Każdy klient rozpoczynający współpracę z naszą firmą otrzymuje w pakiecie dostęp do getsix® Customer Extranet.

W ramach standardowych pakietów usług otrzymają Państwo bezpłatny dostęp do naszego systemu komunikacji online: getsix® Customer Extranet, który umożliwia bezpośredni kontakt i przekazywanie dokumentów online między Państwem a naszym biurem rachunkowym. Zachęcamy do sprawdzenia, w jaki sposób Państwo oraz pracownicy Państwa firmy mogą zaoszczędzić czas i ułatwić sobie codzienną pracę korzystając z tego narzędzia.

link-template-getsixlink-without-title.php

Czym jest getsix® Customer Extranet?

To zintegrowany system komunikacji bazujący na dostępie do zasobów biznesowych i wymienianiu ich pomiędzy klientami a naszym biurem rachunkowym. Za pośrednictwem założonych dla Państwa indywidualnych kont, mają Państwo całodobowy dostęp (24/7) do swoich danych, raportów i plików aktualizowanych przez naszych pracowników.

Customer Extranet gwarantuje stałą wymianę informacji pomiędzy getsix® a naszymi klientami oraz bezpieczeństwo przechowywania Państwa danych. Dzięki Extranetowi cały proces komunikacji pomiędzy Państwem, a naszym biurem rachunkowym stanie się znacznie bardziej efektywny i spójny.

Przekazywanie danych pomiędzy serwisem i użytkownikami odbywa się dzięki bezpiecznemu połączeniu HTTPS, zabezpieczonemu certyfikatem SSL. Takie rozwiązanie jest również typowe dla np. bankowości elektronicznej. Aby upewnić sie, że Państwa połączenie jest zabezpieczone przez certyfikat SSL wystarczy sprawdzić czy w adresie strony znajduje się „https”. O zabezpieczeniu strony certyfikatem SSL może świadczyć też np. ikona kłódki lub zielone pole adresowe.


Zalety komunikacji za pomocą getsix® Extranet

  • Bezpieczeństwo danych - wszystkie dane przechowywane na naszym Extranecie są zabezpieczone przed utratą poprzez wykonywanie codziennych kopii zapasowych treści, które są na nim przechowywane. Dostęp do danych jest chroniony szyfrowanym połączeniem HTTPS oraz minimum 8 znakowym hasłem indywidualnym dla każdego użytkownika, tak aby zabezpieczyć je przed dostępem osób niepożądanych.
  • Stały dostęp do udostępnionych dokumentów (24/7) - niezależnie od miejsca pobytu i  posiadanych urządzeń: komputer, laptop, smartphone, mogą Państwo przeglądać, pobierać i przesyłać udostępnione dla Państwa dokumenty i dane.
  • Automatyczne powiadomienia e-mail - mogą być wysyłane do Państwa za każdym razem po załadowaniu nowego dokumentu, raportu. LINK
  • Możliwość założenia indywidualnych folderów - mogą Państwo wymieniać dane z naszymi pracownikami, możliwe jest np. przekazywanie faktur w formie elektronicznej.
  • Dostęp wyłącznie za pomocą loginu i hasła - Tworzymy dla Państwa dedykowane konta Klienta, a Państwo decydują kto ma dostęp do jakich danych Państwa firmy.
  • Intuicyjnie obsługiwana platforma - Staramy się zapewnić aby nasz interfejs był przejrzysty i przyjazny dla Państwa.

W getsix® Customer Extranet znajdą Państwo m.in. sprawozdania i raporty, uporządkowane chronologicznie. W ten sposób, kompletne informacje widoczne są w jednym miejscu. Państwa dane przechowywane na naszym Extranecie posiadają liczne zabezpieczenia i przeznaczone są wyłącznie do Państwa użytku.

getsix® Customer Extranet działa na tabletach i smartphonach za pomocą aplikacji, którą mogą Państwo pobrać na swoje urządzenie. Z getsix® Extranet można korzystać w następujących aplikacjach: Microsoft SharePoint, Microsoft Teams.


Sposób działania

Logowanie

Po wprowadzeniu do przeglądarki adresu: getsix.eu/extranet, pojawi się ekran logowania jak na rysunku poniżej. W tym miejscu należy podać swój login i hasło, które utworzyli Państwo podczas pierwszego logowania. Jeśli jeszcze nie mają Państwo udzielonego dostępu, prosimy wysłać zgłoszenie przez stronę internetową: LINK

Logowanie do getsix® Customer Extranet

Bezpieczeństwo państwa danych

Szyfrowanie połączenia internetowego jest gwarancją bezpieczeństwa w sieci. Zwracamy uwagę na to, czy Państwa dane są odpowiednio chronione podczas użytkowania naszych stron.

Bezpieczeństwo logowania

Każde połączenie z getsix® Customer Extranet jest szyfrowane za pomoca protokołu HTTPS, zabezpieczonego certyfikatem SSL. Takie rozwiązanie pozwala zapobiegać przechwytywaniu i zmienianiu przesyłanych danych oraz zapewnia autentyczność źródła pochodzenia strony.

Dostęp testowy

Aby sprawdzić działanie naszego Customer Extranet, umożliwiamy dostęp do konta próbnego: getsix.pl/extranet

Logowanie:

  • Username: getsix-guest@contoso-europe.com
  • Password: getsix2021!@

Korzystając z tego dostępu znajdą Państwo przykładowe wzory sprawozdań dla testowej firmy
„Contoso Sp. z o.o.”.

Menu główne

Gdy zalogują się Państwo swoją nazwą użytkownika i hasłem, pojawi się „Ekran Powitalny“. Na górze ekranu powitalnego znajduje się główne menu nawigacyjne, za pomocą którego można poruszać się po poszczególnych bibliotekach portalu.

W menu tym znajdują się zakładki:

  • Root - przekierowuje do strony startowej, na której znajdą Państwo dodatkowe informacje o Grupie getsix® oraz naszych nowych usługach.
  • Customer Extranet - strona, z której możecie Państwo dokonać wyboru swojej jednostki biznesowej. Jest to szczególnie istotne miejsce jeśli obsługujemy więcej niż jedną Państwa spółkę.
  • getsix News EN DE PL- przyciski przekierowują do sekcji aktualności na naszej stronie internetowej.
getsix® EXTRANET

W środkowej części ekranu znajduje się nazwa Państwa firmy wraz z numerem klienta. Jeżeli obsługujemy kilka należących do Państwa przedsiębiorstw, to dla każdego z nich widoczna jest oddzielna sekcja. Z przyczyn administracyjnych oraz prawnych portal skonstruowany jest tak, że wszystkimi informacjami zamieszczonymi w strefie klienta zarządza się oddzielnie, dla każdego z Państwa przedsiębiorstw.

getsix Extranet dashboard


HELPDESK
Jeśli mają państwo pytania...

Dla wygody naszych klientów stworzyliśmy specjalny Helpdesk, który jest dostępny z każdego miejsca za pośrednictwem Customer Extranetu. W tym miejscu znajdą Państwo wiele przydatnych informacji, w tym często zadawane pytania dotyczące Extranetu.

Nasza sekcja FAQ (Frequently Asked Questions) będzie sukcesywnie rozszerzana o nowe wyjaśnienia, aby jeszcze bardziej pomóc w rozwiązywaniu często powtarzających się pytań.

Jeśli nie udało się znaleźć odpowiedzi na Państwa pytania, zachęcamy do skontaktowania się z naszym działem Customer Relation, który chętnie udzieli Państwu pomocy.

Helpdesk

getsix FAQ


Strefa klienta

Menu główne

Po kliknięciu na nazwę klienta na stronie getsix® Customer Extranet przechodzimy do Strefy Klienta. Po lewej stronie ekranu znajduje się główne menu nawigacyjne, za pomocą którego można poruszać się po poszczególnych treściach udostępnionych dla Państwa Firmy. W menu tym, w zależności od Państwa aktywnych usług, znajdują się zakładki:

  • 0-0 Distribution List
  • 1-1-Office Services
  • 2-1-Accounting
  • 2-2-Payroll
  • Archive

Wygląd Menu Głównego dla Państwa firmy zależy od zakresu zamówionych przez Państwa usług. Użytkownik ma aktywowane te zakładki, na które została podpisana umowa, czyli może się zdarzyć, że posiada dostęp do sekcji "2-1-Accounting", a nie posiada do "2-2-Payroll" czy "1-1-Office Services". Z przyczyn administracyjnoprawnych informacje dla każdej usługi lub dla każdej umowy o świadczenie usług, przechowywane są w oddzielnej bibliotece dokumentów. Obszar ten nazywamy biblioteką, ponieważ zapisujemy tu sporządzane przez nas dokumenty i raporty, które udostępniamy Państwu. Dokumenty w większości folderów udostępnione są tylko do odczytu, dzięki czemu zabezpieczone są przed przypadkowym skasowaniem lub zmianą danych. To dodatkowe zabezpieczenie przed utratą Państwa danych.

getsix Customer Extranet main menu


Lista dystrybucyjna

0-0 Distribution list

Zakładka "0-0 Distribution List" List“ służy do zarządzania dostępem do Extranetu. To miejsce, w którym znajdą Państwo listę osób, które uzyskały dostęp do Extranetu i upoważnione zostały do otrzymywania korespondencji mailowej oraz telefonicznej w wybranych obszarach. Dzięki liście dystrybucyjnej Key-User oraz nasi pracownicy będą mieli ciągły wgląd w to, którzy z Państwa pracowników mają dostęp do konkretnych obszarów.

Dla każdej z usług tworzona jest osobna lista dystrybucyjna. Użytkownik ma więc aktywowane tylko te listy, na które została podpisana umowa.

Jeżeli wymagana jest aktualizacja, Key-User ma obowiązek zgłosić taką informację za pomocą e-maila do swojego opiekuna Klienta.

customer extranet customer extranet

Bibiloteka księgowa

2-1-ACCOUNTING

Przechodząc na zakładkę „2-1-Accounting” znajdą Państwo biblioteki dzielące się na „Readonly” oraz „Incoming”. Pliki w bibliotekach „Read-only” są przesyłane i zarządzane wyłącznie przez getsix®, a przeznaczone są jedynie do odczytu. Jednakże, dla Państwa wygody, przygotowaliśmy również specjalne biblioteki „Incoming”, do których mogą Państwo sami dodawać swoje pliki według własnych potrzeb i preferencji.

getsix Customer Extranet ACCOUNTING & PAYROLL getsix Customer Extranet ACCOUNTING & PAYROLL

Pliki w zakładce „2-1-Accounting” są pogrupowane w oddzielnych bibliotekach, dzięki czemu można w łatwy i szybki sposób znaleźć konkretne dokumenty:

  • 2-1-A Accounting Docs: Dokumenty księgowe
  • 2-1-B Reports & Taxes: Raporty i podatki
  • 2-1-C getsix Contracts & Invoices: Umowy oraz faktury dostarczane przez firmę getsix® lub związane z usługami, któe świadczymy dla Państwa
  • 2-1-D Others: Inne rodzaje dokumentów, które ustalą Państwo bezpośrednio z działem Customer Relation lub księgowymi getsix®

getsix Customer Extranet ACCOUNTING & PAYROLL


Bibiloteka kadrowo-płacowa

2-2-PAYROLL

W strefie dokumentów „2-2-Payroll”, również znajdą Państwo biblioteki „Read-only“ oraz „Incoming“. Powtórzona nazwa biblioteki oznacza, że jedna z nich jest przeznaczona jedynie do Państwa odczytu, a druga (z dopiskiem „Incoming“) służy do samodzielnego dodawania przez Państwa różnorodnych plików.

Pliki w zakładce "2-2-Payroll" są pogrupowane w oddzielnych bibliotekach, dzięki czemu można w łatwy i szybki sposób znaleźć konkretne dokumenty:

getsix Customer Extranet ACCOUNTING & PAYROLL getsix Customer Extranet ACCOUNTING & PAYROLL
  • 2-2-A Salary lists & reports: dokumenty związane z wynagrodzeniem pracowników, takie jak listy płac i raporty
  • 2-2-B Payroll data Incoming:dane do wynagrodzeń
  • 2-2-C Sick leaves: dokumentacja dotycząca zwolnień chorobowych pracowników
  • 2-2-D Personal files: akta osobowe pracowników
  • 2-2-E Work contracts: umowy o pracę zatrudnionych pracowników
  • 2-2-F getsix Contracts & Invoices: umowy oraz faktury dostarczane przez firmę getsix® lub związane z usługami, które świadczymy dla Państwa
  • 2-2-G Others: inne rodzaje dokumentów, które ustalą Państwo bezpośrednio z działem Customer Relation lub księgowymi getsix®

Alert me


Funkcja "Alert me"

Funkcja automatycznego powiadamiania - "Alert me"

Ważną i wyjątkowo przydatną funkcją getsix® Customer Extranet jest automatyczne powiadamianie o dodaniu dokumentów do katalogu lub biblioteki dokumentów.

Użytkownicy, którzy uruchomią tę funkcję będą otrzymywać powiadomienia e-mail lub SMS o zmianach w folderach. Powiadomienia te mogą być wysyłane: natychmiastowo, w zestawieniach dobowych, o określonych godzinach lub co tydzień. Jest to przydatna funkcja, pozwalająca śledzić na bieżąco informacje i zmiany nt. Państwa firmy.

Funkcja ta musi być uruchomiona przez każdego użytkownika osobiście.

KROKI:

  1. Należy wejść na wybraną bibliotekę,
  2. Następnie rozwinąć opcje ukryte: „...“ i wybrać „Prześlij mi alert“,
  3. W ostatnim kroku wybrać ustawienia alertu i zatwierdzić przyciskiem „OK“.

Alert me

Alert me

Alert me

Referencje

Chciałabym skorzystać z okazji i jeszcze raz podziękować za bardzo dobrą współpracę, szybkie opracowanie i przygotowanie danych oraz wsparcie przy organizacji zgromadzenia wspólników. Mam nadzieję, że w celu omówienia kolejnych sprawozdań finansowych będziemy mogli spotkać się już osobiście.

Elisabeth Neumann , I.G. Pflanzenzucht GmbH
Prokurent, Dyrektor finansowy

Udostępnij

Ostatnia aktualizacja : 24.11.2023

Nasze rekomendacje

Nasze członkostwa

Nasze certyfikaty

Wojskowe Centrum Normalizacji Jakości I KodyfikacjiTÜV NORDTÜV RHEINLAND

Nasze partnerstwo

Kompetencje