Obsługa przychodzących plików elektronicznych

Cyfrowa kancelaria gromadząca dokumenty z poziomu przedsiębiorstwa, konwertuje przychodzące dokumenty pochodzące nie tylko korespondencji czy faksów, ale także z e-maili, urządzeń wielofunkcyjnych (MFPs), portali internetowych, urządzeń mobilnych i tabletów do uporządkowanej informacji elektronicznej, która zasila wielorakie procesy biznesowe i systemy w całym przedsiębiorstwie.

Gromadzenie przychodzącej korespondencji od kuchni

“Kancelarie Cyfrowe” automatyzują gromadzenie przychodzącej korespondencji czy to w formie papierowej, elektronicznej lub w formie faksu albo z miejsca pochodzenia (MFPs, portal internetowy lub urządzenie mobline/tablet) i dostarczają je w formie uporządkowanej informacji elektronicznej. Aby zainicjować lub kontynuować procesy biznesowe, każdy dokument jest skategoryzowany pod względem typu a uporządkowane dane wydobyte z niego są dostarczane w odpowiednim formacie do właściwych procesów. Ręczny proces zarządzania dużą ilością informacji pochodzących z różnych źródeł zostaje wyeliminowany.

getsix^® oferuje najlepsze w swojej klasie udogodnienie “Kancelarii Cyfrowej”, wysoce wydajnej i zgodnej z normą ISO 27001, która wraz z usługą “Oprogramowanie jako Usługa” (SaaS – Software-as-a-Service) może przyjmować wszelkie rodzaje dokumentów, w dowolnej formie, przez e-mail, kuriera, FTP, zdalne przesyłanie, EDI, i wiele wiele innych. Niezależnie od tego, w jakim formacie Twoje dokumenty trafiają do nas, my przetwarzamy je używając tego samego, sprawdzonego i niezawodnego systemu.

Usługa “Kancelaria Cyfrowa” getsix^® jako front end dla naszej usługi “Oprogramowanie jako Usługa” dla automatyzacji dokumentów i procesów. Jeśli wybiorą Państwo getsix^® dla przepływu faktur, przetwarzania zamówień lub skorzystasz z naszego rozwiązania dla działu HR, “Wirtualne Akta Pracownika”, wszystkie Wasze dokumenty będą gromadzone przy użyciu tego właśnie udogodnienia.

Dzięki temu, że getsix^® posiada już wypracowane procesy w usłudze “Kancelarii Cyfrowej” i zostały one doprowadzone do perfekcji dla wszelkich rodzajów dokumentów, mogą Państwo pominąć wysokie koszty wdrażania procesów skanowania i gromadzenia dokumentów, zakupu oprogramowania, w tym wysoko opłacanych konsultantów, a potem wysokich kosztów siły roboczej, związanych ze szkoleniem w celu zapewnienia optymalizacji wewnętrznych procesów firmy. Do skanowania dokumentów getsix^® korzysta z najnowocześniejszych i najszybszych skanerów i wysoko wykwalifikowanego zespołu pracowników.

Połączenie wysoce rozwiniętego systemu SaaS z weryfikacją, dokonywaną przez ekspertów z wieloletnim doświadczeniem daje Państwu dokładny, niskokosztowy i przede wszystkim niezawodny system gromadzenia dokumentów i danych. Ta wyrafinowana technologia jest stworzona do ciągłej pracy i przetwarzania tysięcy dokumentów każdego miesiąca. To właśnie dlatego getsix^® może zaoferować szybką konwersję Państwa procesów odbywających się na papierze do bardziej odpowiedniego poziomu gromadzenia dokumentów i danych, produkując przy tym niskie koszty wynikające z automatyzacji.

Z jakiej technologii korzystamy?

E-maile i inne dokumenty elektroniczne otrzymane przez nas drogą współdzielenia plików lub przy użyciu innej usługi internetowe zostają od razu po otrzymaniu zamieniane w edytowalne informacje cyfrowe i przesyłane do przepływów, procesów i aplikacji zgodnie ze specyfikacjami naszych klientów. Stanowi to klucz do automatyzacji procesów biznesowych opartych na dokumentach oraz do osiągnięcia perfekcji operacyjnej i redukcji kosztów utrzymania.

Tachnologia Kofax daje nam znakomite możliwości w dziedzinie gromadzenia dokumentów elektronicznych, m. in.:

• Klasyfikacja przychodzących e-maili, faksów i dokumentów przesyłanych na zasadzie file share lub przy pomocy innych usług internetowych;
• Wyciąganie i potwierdzanie ważnych informacji z metadanych, takich jak nagłówek, tekst podstawowy i wszelkie załączniki;
• Dostarczanie informacji do ECM, CRM, ERP lub innych aplikacji biznesowych w celu poddania ich natychmiastowo dalszym procesom;
• Dostarczanie obrazów do archiwów w celu zachowania korporacyjnej polityki zgodności;
• Obserwowanie całego procesu gromadzenia danych z jednej aplikacji i zapewnienie niezależnej opieki nad przychodzącymi dokumentami biznesowymi.

Jak działa usługa getsix^® obsługi plików elektronicznych przychodzących?

Gromadzone e-maile i inne dokumenty elektroniczne, otrzymane przez nas drogą współdzielenia plików lub przy użyciu innej usługi internetowej, zostają od razu po otrzymaniu zamieniane w edytowalne informacje cyfrowe i przesyłane do przepływów, procesów i aplikacji, co stanowi klucz do automatyzacji procesów biznesowych opartych na dokumentach oraz do doskonałości operacyjnej i redukcji kosztów utrzymania. Natomiast automatyzacja procesów biznesowych opartych na dokumentach oraz dążenie do doskonałości operacyjnej i redukcji kosztów utrzymania to główne wartości, jakie niesie ze sobą usługa cyfrowej kancelarii pocztowej.

Aby przy pomocy usługi “Cyfrowej Kancelarii” obsługiwać przychodzące e-dokumenty takie jak e-maile, pliki PDF oraz XML, wprowadziliśmy system Bramek Danych, które działają jak cyfrowe węzły komunikacyjne dla naszych klientów.

Bramka e-mail getsix^®:

Zautomatyzujemy pozyskiwanie dokumentów z załączników poczty elektronicznej

Pracując w tle, nasze oprogramowanie wychwytuje wszelkie załączniki (PDF, TIF, PNG, etc.) od razu przekazuje je do systemu gromadzenia.

Główną zaletą bramek jest to, że dane przesyłane e-mailem są automatycznie przetwarzane, podobnie jak dokumenty w formie papierowej. W zależności od Państwa ustawień, przychodzące załączniki mogą być gotowe do dalszych procesów w przeciągu sekund.

Korzyści płynące z bramki e-mail getsix^®:

• Miejsce dostarczenia określane jest przez adres e-mail;
• Załączniki zawierające pliki z obrazami (zawierające rzeczywiste dokumenty) są interpretowane;
• Tytuł e-maila i treść tekstu podstawowego mogą zostać zachowane jako osobny plik PDF;
• Redukcja kosztów obsługi – nie trzeba ręcznie otwierać przychodzących załączników Wystarczy, że przyjdą one na właściwy adres e-mail, a ich przetwarzanie nastąpi automatycznie;
• Przyspieszenie przetwarzania swoich dokumentów – pliki przychodzące obsługiwane są automatycznie i natychmiastowo;
• Poprawa kontroli – e-maile sortowane są automatycznie, a informacje dotyczące nadawców są przechowywane.

Bramka FTP getsix^®:

FTP, czyli protokół transmisji plików, to protokół, w którym przesyłanie i ściąganie plików odbywa się przez stronę internetową. FTP posiada szereg zalet nad innymi opcjami przesyłu plików.

Wiele kopiarek sieciowych działa jako urządzenia wielofunkcyjne, nie tylko kopiują, ale także skanują dokumenty, przesyłają je e-mailem, a niektóre nawet przesyłają pliki bezpośrednio do programów do dalszej obróbki. Jednak większość urządzeń MFD używana jest do kopiowania i przesyłania dokumentów do dysku sieciowego. Stamtąd nasi klienci mogą ściągnąć odpowiednie dokumenty przy użyciu bramki FTP getsix^®.

Jakie są zalety bramki FTP getsix^®?

Łatwy interface Drag and Drop

Bramka FTP getsix^® pozwala na łatwy transfer plików dzięki interfejsowi drag-and-drop, podobnemu do Eksplorators Windows. To daje dużą swobodę przesyłu, niedostępną przez protokół HTTP.

Większa wydajność

FTP zwiększa wydajność transmisji dużych plików, których rozmiar ograniczony jest jedynie pojemnością serwera. Nie ma potrzeby dzielenia dużych plików na mniejsze, jak ma to miejsce przy przesyłaniu plików e-mailem. FTP pozwala także na automatyczne wznowienie przesyłania lub ściągania plików, bez konieczności posiadania oddzielnego menadżera pobierania, co jest szczególnie korzystne dla użytkowników posiadających wolne lub niepewne połączenie internetowe.

Zwiększone bezpieczeństwo

Aby ograniczyć dostęp do plików, FTP hostuje różne opcje zabezpieczeń, w tym identyfikację użytkownika i zabezpieczony transfer z kodowaniem SSL oraz TSL. To zapewnia dostęp do danych tylko przez autoryzowanych użytkowników, bez ryzyka przechwycenia danych przez osoby niepowołane.

Portal internetowy getsix^®:

Aplikacja Kofax Web Capture™ umożliwia obsługę skanów i obrazów przy pomocy portalu internetowego wbudowanego w nasz Ekstranet Klienta.

Dzięki Kofax Web Capture możemy zaoferować Państwu wydajne gromadzenie dowolnej zawartości bezpośrednio tam, gdzie dokumenty są przesyłane, czy to do siedziby, czy odległych oddziałów i home offices, Nie wymagamy, żeby nasi klienci fizycznie dostarczali swoje dokumenty do scentralizowanej platformy, lecz mogą oni zgromadzić dokumenty i przesłać je do nas przy zastosowaniu zwyczajowych reguł biznesowych dla obróbki, klasyfikacji, ekstrakcji danych i oczyszczania.

Skanowanie lub import plików

Aby móc gromadzić swoje dokumenty, muszą Państwo być po prostu podłączeni do bezpiecznego portalu internetowego getsix^® i przeskanować lub zaimportować dokumenty zanim prześlą Państwo zamówienie procesu do naszej usługi. Dzięki temu prostemu rozwiązaniu mogą Państwo przekazywać dokumenty e-mailem lub faksem po zeskanowaniu. Oryginalne wersje dokumentów mogą być przechowywane w formie papierowej lub elektronicznej w Państwa siedzibie.

Korzyści płynące z portalu internetowego getsix^®:

• Skrócenie czasu przekazywania dokumentów;
• Redukcja kosztów związanych z zbieraniem, przygotowywaniem i wysyłka dokumentów do centrali przetwarzającej dokumenty;
• Poprawa wyników biznesowych i redukcja kosztów operacyjnych;
• Ułatwienie nam szybszego odpowiadania na potrzeby klientów;
• Poprawa przejrzystości procesów;
• Poprawa zgodności danych i redukcja ilości błędów.

Usługa zewnętrznej “Kancelarii Cyfrowej” jest używana przez klientów z różnych gałęzi przemysłu, przynosząc im następujące korzyści:

• Dostępny z każdej lokalizacji, przez dowolną przeglądarkę www;
• Natychmiastowy dostęp;
• Archiwa online;
• Eliminacja zużycia papieru;
• Redukcja ręcznej obsługi korespondencji;
• Bezpieczne rozwiązania online;
• Żadnych inwestycji w infrastrukturę;
• Żadnego dodatkowego sprzętu i oprogramowania do kupienia z zainstalowania.