Obsługa poczty przychodzącej i wychodzącej

Obsługa poczty przychodzącej

Nieważne, czy jesteście Państwo początkującym przedsiębiorcom, małym lub dużym zakładem albo bardzo dochodowym przedsiębiorstwem, codziennie otrzymujecie jakąś korespondencję. Przedsiębiorcy zazwyczaj poszukują usług obsługi przychodzącej poczty oraz e-maili. Im szybciej firma uświadamia sobie, czym jest dokument i jakie ma potrzeby związane z jego obsługą, tym szybciej dojdzie do znaczących korzyści płynących z odpowiedniej organizacji tej obsługi.

Nieważne, w jakim sektorze działa Państwa przedsiębiorstwo, zawsze będzie otrzymywało duże ilości przychodzących dokumentów. Niektóre z tych dokumentów będą krytyczne dla działania Państwa firmy, inne stanowić będą ogólną korespondencję, a jeszcze inne będą totalną stratą czasu. getsix^® dostarcza rozwiązań, które pozwolą przetworzyć Państwa dokumenty i w razie potrzeby zeskanować i zaindeksować je, wpuścić w obieg lub też odzyskać. Naszym cele jest redukcja kosztów i poprawa Państwa wydajności.

Dzięki automatyzacji procesu rozpoznawania korespondencji, którą Państwo otrzymują, i tego, co ma się z nią stać po otrzymaniu, można uzyskać lepszy wgląd w organizację działania Państwa firmy i skupić się na jej najważniejszych zadaniach.

Dzięki naszym usługom poczta przesyłana do skrytki pocztowej przypisanej Państwa działalności (czy to we Wrocławiu, Poznaniu, czy Warszawie) oraz faksy przychodzące na przypisany Państwu numer są skanowane i konwertowane do obrazu cyfrowego.

Korespondencja niepodlegająca skanowaniu, jak na przykład magazyny czy paczki, przesyłana jest z jednego z naszych centrów na adres wskazany przez Państwa. Cyfrowe wersje Państwa korespondencji dostępne są online przez przeglądarkę internetową z każdego miejsca na świecie.

Dla wielu organizacji rozwiązanie to oznacza znaczną redukcję kosztów obsługi dużych ilości dokumentów, otrzymywanych każdego dnia. Zeskanowana korespondencja trafia do systemu przepływu pracy, gdzie łatwo jest przekazywana do kolejnych odbiorców.

Proces ten zapewnia także natychmiastową archiwizację dokumentów i dostęp do nich w dowolnym czasie przez Ekstranet Klienta, oparty na SharePoint.

Obsługa przychodzących faksów

Integracja bez obsługowego serwera skrzynki odbiorczej faksów od getsix^®

Dokumenty przychodzące faksem stanowią ważne źródło danych, ale też są sporym problemem w gromadzeniu danych, z następujących powodów:

• Najczęściej faksy przychodzą do siedziby firmy i tam są drukowane;
• Jeśli firma korzysta z wielu faksów, najprawdopodobniej produkuje duże ilości dokumentów w formie papierowej;
• Wydruki z faksów nie zawsze są czytelne;
• Także łatwo o zagubienie faksów.

Z tych właśnie powodów skanowanie i indeksowanie przy użyciu tradycyjnych metod może być kosztowne i czasochłonne. Rozwiązanie oferowane przez getsix^® świetnie współpracuje z liderami usług serwerów faksowych, co sprawia, że gromadzenie faksów staje się proste.

Jak działa usługa obsługi przychodzącej korespondencji i faksów getsix^®?

Państwa korespondencja przekierowywana jest do skrytki pocztowej w jednej z naszych placówek, akredytowanych normą ISO 27001. System ten może służyć do gromadzenia w jednej lokalizacji korespondencji z wszystkich Państwa placówek lub korespondencji dotyczącej tylko jednego procesu biznesowego, takiego jak jak fakturowanie, przyjmowanie wniosków, rozpatrywanie reklamacji, prowadzenie kampanii marketingowych, rekrutowanie, etc.

Dzięki Kofax Capture i technologii KTM możemy skanować Państwa przychodzącą korespondencję i przesyłać ją w formie cyfrowej bezpośrednio do wskazanych zespołów, przepływu pracy lub procesów biznesowych. Wielu naszych klientów korzysta także z repozytorium hostowanego przez SharePoint, które stanowi bezpieczną pamięć do przechowywania zeskanowanych dokumentów online, a także przeglądania ich i odzyskiwania, do dyspozycji Państwa zespołów z jakiejkolwiek standardowej przeglądarki internetowej.

Kancelaria i usługa skanowania

• Korespondencja przychodząca do getsix^®;
• Zewnętrzny zespół otworzy i posortuje Państwa dokumenty według typu;
• Wszelkie zwroty także mogą zostać przetworzone;
• Możliwe jest także deponowanie w Państw imieniu czeków, w zależności od warunków umowy;
• Zanim dokumenty zostaną zeskanowane, wszelkie zszywacze i spinacze są usuwane;
• Dokumenty skanowane są przy użyciu skanerów marki Canon;
• Proces kontroli jakości z dokładnością 200%, gdyż każdy obraz cyfrowy sprawdzany jest dwukrotnie przez dwóch niezależnych członków zespołu;
• Dzięki użyciu inteligentnego oprogramowania Kofax możemy zgromadzić dane wydobyte z zeskanowanych dokumentów;
• Pozyskane pliki danych są następnie indeksowane zgodnie z określonymi przez klienta parametrami. Standardowe parametry to nazwiska, numery klientów, numery faktur i daty;
• Ostatecznie dokumenty w formie cyfrowej kończą swoją podróż z powrotem u Państwa jako pliki przesłane do systemu zarządzania dokumentami online lub dostarczone Państwu przez bezpieczne połączenie FTP. Dokumenty w formie papierowej przechowywane są przez określony okres czasu, po upływie którego zostaną bezpiecznie i zgodnie ze standardami ochrony zniszczone;
• Przy użyciu przepływu pracy zeskanowane dokumenty mogą trafiać do odpowiednich osób w Państwa firmie;
• Zapewniamy dotrzymanie określonego czasu przetwarzania, zgodnie z naszą umową o poziomie usług, co daje Państwu poczucie bezpieczeństwa odnośnie tego, kiedy Wasze dokumenty w formie cyfrowej będą gotowe do użytku.

Jeśli usługa skanowania połączona jest z naszą usługą “Finanse i Księgowość”, wtedy po zeskanowaniu Państwa dokumenty trafiają do naszych zespołów odpowiedzialnych za księgowanie.

Co daje ta usługa?

• Redukcja kosztów przechowywania dokumentów w formie papierowej;
• Wyeliminowanie opóźnień w odbiorze ważnych dokumentów;
• Wyeliminowanie gubienia korespondencji lub dostarczania jej do nieodpowiednich lokalizacji;
• Oszczędność czasu dzięki natychmiastowemu odzyskiwaniu dokumentów elektronicznych online;
• Zgodność z w pełni transparentnym i podlegającym kontroli procesem przetwarzania elektronicznego;
• Zarządzanie raportowaniem na temat ilości przychodzących dokumentów i innych parametrów;
• Automatyzacja procesów biznesowych dzięki przesyłaniu dokumentów i śledzeniu ich przepływu.

Główne cechy i zalety

Zanim faks dotrze do repozytorium, takiego jak Microsoft SharePoint, Oracle lub innego systemu ECM lub ERP, może najpierw zostać automatycznie przesłany do odpowiednich osób i procesów przy użyciu przepływu pracy. A wszystko to dzięki usłudze getsix^® Server Fax Server Gateway. getsix^® Fax Server Gateway automatycznie tworzy “Partie” i “Zdarzenia” w środowisku getsix^®, co całkowicie eliminuje potrzebę drukowania i skanowania faksów w formie papierowej. Niektóre parametry faksu, jak na przykład ANI (ID dzwoniącego) lub data otrzymania mogą być użyte przy przeszukiwaniu bazy danych jako indeksy lub słowa klucze.

Usługa Zewnętrznej Kancelarii cyfrowej getsix^® jest używana przez klientów z różnych gałęzi przemysłu, przynosząc naszym klientom następujące korzyści:

• Dostępny z każdej lokalizacji, przez dowolną przeglądarkę www;
• Natychmiastowy dostęp;
• Archiwa online;
• Eliminacja zużycia papieru;
• Redukcja ręcznej obsługi korespondencji;
• Bezpieczne rozwiązania online;
• Żadnych inwestycji w infrastrukturę;
• Żadnego dodatkowego sprzętu i oprogramowania do kupienia z zainstalowania.