Usługi audytu prawnego

W obszarze złożonego otoczenia prawnego i konkurencji, firmy muszą być bardzo czujne wobec przepisów regulacyjnych.

Często przedsiębiorstwa zawierają umowy na przestrzeni czasu, które mogą zawierać warunki, których nie są świadome, lub które nie leżą w ich najlepszym interesie handlowym.

Prawnicy kancelarii prawnych należących do naszej “sieci kompetencji” świadczą usługi polegające na audycie istniejącej dokumentacji handlowej w celu dostarczenia raportu na temat obszarów prawnych budzących wątpliwości firmy, jak również sugestii w celu zmniejszenia ryzyka kontraktowego w przyszłości. W ramach tej usługi tworzymy centralny rejestr dla klientów, aby umożliwić im zapoznanie się z wszelkimi klauzulami, na które należy zwrócić uwagę, oraz z terminami doręczenia wypowiedzenia, tak aby w razie potrzeby można było uniknąć automatycznego przedłużania umowy.

Audyt prawny rozumiemy jako ocenę i oszacowanie w celu zapewnienia należytej zgodności z różnymi przepisami prawa i regulacjami mającymi zastosowanie do naszych klientów. Audyt prawny zgodnie z polskim prawem, gwarantując należytą zgodność, zmniejsza ryzyko niepotrzebnych sporów sądowych i nakładania grzywien i kar, aby zapewnić sprawne działanie i rozwój firmy.

Niezależny audyt prawny buduje zaufanie do firmy, ponieważ zmniejsza odpowiedzialność prawną wobec niej.

Znaczenie audytu prawnego

Audyt prawny jest istotny z wielu powodów. Poniżej wymieniono kilka przykładów:

• zapewnia odpowiedzialność korporacyjną;
• zapewnia stosowanie różnorodnych przepisów prawa mających zastosowanie do firmy;
• leży w interesie ogółu społeczeństwa, które może być związane ze spółką w formie akcjonariuszy, co skutkuje stałą obserwacją jej działań przez rząd, organizacje pozarządowe itp;
• zapewnia przestrzeganie wielu wytycznych przez firmy;
• zgodność z przepisami jako warunek “sine qua non” niejednokrotnie przy transakcjach z firmami zagranicznymi;
• wymóg przedkładania przez spółki giełdowe certyfikatu zgodności.

Kiedy należy przeprowadzić audyt prawny?

Audyt prawny powinien stać się częścią rutynowej działalności każdej firmy – jak badania lekarskie dla osoby fizycznej. Choć zależy to od wielkości i rodzaju firmy, audyt prawny powinien być przeprowadzany co dwa lub trzy lata. Co najważniejsze, audyt prawny powinien być przeprowadzony natychmiast po wykryciu lub podejrzeniu jakichkolwiek zaniedbań prawnych, ponieważ umożliwi to firmie podjęcie natychmiastowych kroków zaradczych, a odpowiedzialność prawna zostanie uniknięta lub zminimalizowana, ponieważ w przypadku wielu takich błędów, kara wzrasta z dnia na dzień.

Obszary podlegające audytowi

• właściwa dokumentacja dla rodzaju firmy, ponieważ jest ona zróżnicowana, tak jak w przypadku firmy prywatnej i publicznej;
• rejestracja spółki partnerskiej;
• licencja dla przemysłu, fabryki lub jednostki produkcyjnej;
• sposoby planowania postępowań sądowych;
• przestrzeganie prawa pracy w odniesieniu do warunków pracy, szkód w trakcie zatrudnienia, ubezpieczenia zdrowotnego, odpraw itp;
• zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony środowiska;
• składanie różnych dokumentów przez firmy do Rejestru Spółek i dyrektora regionalnego;
• własność intelektualna koncernu;
• odpowiedzialność za produkt.

Mechanizm audytu prawnego

• określenie celów audytu;
• przygotowanie listy kontrolnej audytu zgodności;
• spotkanie z wyższą kadrą kierowniczą;
• przygotowanie listy niezgodności i rozmowa z zainteresowaną osobą;
• dokonywanie obserwacji i formułowanie zaleceń.

Po spotkaniu nasz zespół analizuje zapisy w liście kontrolnej oraz dokumenty złożone przez koncern, aby stwierdzić, w jakim stopniu firma zastosowała się do obowiązujących przepisów prawa. Identyfikuje rodzącą się odpowiedzialność prawną koncernu i proponuje sposoby jej uniknięcia.

Nasz raport z audytu prawnego przekazujemy po przeprowadzeniu audytu

Raport końcowy będzie zawierał status zgodności i niezgodności danej firmy. Podkreślona zostanie odpowiedzialność prawna, błędy prawne w dokumentach lub umowach itp. oraz możliwe rozwiązania w celu uporania się z danym ryzykiem. Raport będzie kategoryzował zawartość listy niezgodności według ich wagi i skutków, ponieważ niektóre z nich mogą bezpośrednio zagrozić założeniu firmy, niektóre mogą być podstawą do wszczęcia postępowania karnego, a niektóre mogą być po prostu karane. Raport zawierający ustalenia i zalecenia jest ważnym dokumentem dla firmy, która powinna należycie wdrożyć zalecenia zespołu audytu prawnego.

Zalety audytu prawnego

• zmniejszenie potencjalnej odpowiedzialności prawnej;
• poprawienie efektywności i wyników działalności firmy lub jej działu;
• aktualizowanie dokumentów, rejestracji, polityki itp. koncernu;
• ułatwienie stosowania dobrego ładu korporacyjnego;
• ustanawianie i zwiększanie zaufania i wiarygodności firmy;
• chronienie również interesu publicznego.

Wymagania przed audytem prawnym

• brak współpracy ze strony oddziałów firmy docelowej lub jej urzędników;
• możliwość manipulacji w dokumentach i zatajania faktów;
• poufność informacji staje się zagrożona.