Skanowanie dokumentacji poza siedzibą

Usługa skanowania dokumentów poza siedzibą – usługa skanowania getsix^®

Skanowanie dokumentów to ogromna zaleta dla wielu organizacji, gdyż pozwala na przechowywanie i zabezpieczanie dużej ilości dokumentów w formie elektronicznej. Proces skanowania dokumentów jest czasochłonny i wymaga dużej uwagi od specjalisty zajmującego się tym, aby zapewnić skany najwyższej jakości. getsix^® dostarcza usługę skanowania dokumentów, która proces ten uprości, jednocześnie obniżając koszty i wprowadzając usprawniające rozwiązania zgodne z Państwa wymogami.

Usługa skanowania getsix^® może być jednorazowa lub stanowić proces ciągły. Przy projektach jednorazowych getsix^® Services udostępnia swoje centra, gdzie dokumenty są skanowane i przekazywane usługobiorcy w formie określonej przez niego.

Przy projektach ciągłych getsix^® Services umożliwia swoim klientom skupianie się na ich głównych zadaniach biznesowych poprzez Outsourcing Procesów Biznesowych (BPO).

getsix^® Services dostarcza usługi wydajnego skanowania dokumentów, co drastycznie skraca czas i zmniejsza koszty tego mozolnego zadania. W zależności od potrzeb klienta po zeskanowaniu dokumenty dostarczane są przez bezpieczny protokół FTP, pocztą elektroniczną, na płycie CD etc., w zależności od jego potrzeb.

Nasze usługi skanowania to:

• Skanowanie Dokumentów;
• Skanowanie Faktur;
• Skanowanie plików PDF.

Zoptymalizuj swoje procesy przy pomocy zewnętrznej usługi skanowania od getsix^® Services

Usługi skanowania i indeksowania od getsix^® Services pozwalają na znaczną redukcję ilości papieru i zapewniają efektywne i wygodne sposoby dostępu do informacji i ich odzyskiwania. Czy są to instrukcje obsługi, dokumenty księgowe, umowy leasingowe lub inne rodzaje dokumentów, nasi specjaliści zbiorą je, zeskanują, zdigitalizują, poukładają, zarchiwizują i dostarczą do Państwa przedsiębiorstwa w jak najkrótszym czasie.

Usługi skanowania i indeksowania od getsix^® Services:

• Skanujemy treść wszelkich dokumentów;
• Treść ta jest wprowadzana do indeksowanej bazy danych lub do bazy danych klienta;
• Dane są organizowane i kategoryzowane;
• Następnie dane są weryfikowane dla zapewnienia dokładności;
• Po zakończeniu indeksowania, do klienta trafia zorganizowana i posortowana dokumentacja – innymi słowy: zwiększona użyteczność, uproszczone wyszukiwanie, dostęp i odzyskiwanie krytycznych informacji biznesowych oraz zmniejszenie niekończącego się zapotrzebowania na papier.

Zlecając to pracochłonne zadanie getsix^® Services, zyskają Państwo więcej czasu, aby skoncentrować swoją energię i środki na kluczowych aspektach swojej działalności. Nasze niskokosztowe usługi skanowania i digitalizacji uproszczą proces obsługi dokumentacji i dadzą Państwa działalności konkurencyjną przewagę.

Sprawne skanowanie dużej liczby dokumentów

Lider w skanowaniu dużej liczby dokumentów – getsix^® Services – daje Państwu możliwość skanowania dokumentów o różnych rozmiarach, formatach i w różnym stanie oraz konwertuje je do formatu cyfrowego. Nasze usługi to także systematyczne etykietowanie i indeksowanie dokumentów w celu zwiększenia wygody naszych klientów. Gdy tylko dokumenty zostają zeskanowane, czas potrzebny, aby zlokalizować lub odzyskać dany dokument, skraca się znacząco. Z całą dokumentacją dostępną w formie cyfrowej online więcej osób będzie mogło jednocześnie te dokumenty analizować i obrabiać, co zauważalnie zwiększy wydajność Państwa przedsiębiorstwa.

Dokumenty zeskanowane przez getsix^® Services dostarczane są w różnych formatach, w tym:

• PDF;
• TIFF;
• JPEG.

Skanowanie OCR (Optyczne Rozpoznawanie Znaków)

getsix^® Services to także usługa skanowania OCR. Skanowanie OCR konwertuje Państwa dokumenty do formatu, który można w pełni edytować i przeszukiwać. Gdy Państwa dokumenty uzyskają łatwo edytowalny format, będą mogli je Państwo wygodnie przeszukiwać, edytować, aktualizować i przechowywać.

Jako firma zajmująca się skanowaniem dokumentów getsix^® Services zrobi to dla Państwa dokładniej i szybciej, niż gdyby zadanie to zostało zlecone wewnętrznie. getsix^® Services otrzymało certyfikat ISO 27001 i posiada surowe procedury bezpieczeństwa, które zapewniają poufność Państwa dokumentów na wszystkich szczeblach organizacji.

Proces skanowania dokumentów

• Dokumenty gromadzone przez zewnętrzną kancelarię, która zarządza przychodzącą korespondencją i faksami;
• Przyjęcie dokumentu poprzez nadanie mu kodu kreskowego;
• Przygotowanie dokumentu do skanowania, usuwanie zszywaczy i spinaczy;
• Zespół pracowników dygitalizuje Państwa dokumenty;
• Jakość obrazów jest sprawdzana przez dwóch niezależnych operatorów;
• Indeksowanie cyfrowe jest zakończone;
• Dokumenty są konwertowane do wymaganych formatów cyfrowych przez nasz zespół IT;
• Klienci decydują, czy zeskanowane dokumenty mają być wgrane na CD, DVD, pamięć USB lub udostępnione online w systemie zarządzania dokumentacją;
• Dokumenty w formie papierowej mogą być zwrócone, przechowywane w naszym archiwum na miejscu lub bezpiecznie zniszczone.

Skanowanie do SharePoint

getsix^® Services może zeskanować, sklasyfikować i automatycznie zaindeksować Państwa dokumenty do oprogramowanie SharePoint zainstalowanego w Państwa siedzibie albo do Microsoft Office 365 lub SharePoint Online.

Od kiedy Microsoft wydał oprogramowanie Sharepoint, znacząco wzrosło zastosowanie tej technologii w wielu małych i dużych przedsiębiorstwach. Wcześniej SharePoint było stosowane głównie jako rozwiązanie wewnętrzne, wykorzystywane do udostępniania dokumentów pakietu MS Office pomiędzy pracownikami. Niemniej jednak nowe funkcje SharePoint 2013 pozwoliły na zastosowanie go w dziedzinie zarządzania dokumentami i zasobami informacyjnymi w przedsiębiorstwie (ECM – enterprise content management). Wiele przedsiębiorstw zdaje sobie coraz bardziej sprawę, ze muszą przechowywać swoje dokumenty i zarządzać nimi w formie papierowej, używając tego samego systemu.

W tym miejscu nasze usługi stają się nieodzowne. Nasze usługi to niskokosztowe rozwiązanie dla skanowania i indeksowania dokumentów w formie papierowej.

getsix^® Service posiada wszelką moc przerobową i elastyczność potrzebną do zeskanowania i OCR-owania wszelkiego rodzaju dokumentów – druków, umów, faktur i korespondencji – i, po zaindeksowaniu, przekazania ich bezpośrednio do odpowiednich bibliotek w SharePoint. getsix^® Service może działać samodzielnie, bez nadzoru pracownika może automatycznie importować i indeksować obrazy zeskanowane do folderów MFP lub innych urządzeń skanujących. getsix^® Service może także pracować w trybie manualnym, aby pozwolić użytkownikom zatwierdzać lub poprawiać ważne dane zanim zostaną wyeksportowane do SharePoint.

Skanowanie do plików PDF

Konwersja dokumentów do formatu PDF to bardzo wygodne rozwiązanie, ponieważ PDF jest najbardziej powszechnym formatem elektronicznym, używanym na całym świecie. getsix^® Services dostarcza usługę niskokosztowego skanowania i płynnej konwersji szerokiego wachlarza dokumentów do formatu PDF. Po konwersji do plików PDF można dużo łatwiej przeszukiwać i rozsyłać zawarte w nich dane.

Do skanowania i przetwarzania dokumentów używamy najnowocześniejszego sprzętu i oprogramowania, a wszystko po to, aby dostarczyć pliki PDF jak najwyższej jakości i dokładności. Nasz zespół zapewniania jakości wyjątkowo dokładnie przygląda się dokumentom, zanim zostaną one odesłane do klienta, co jest gwarancją jakości naszych usług skanowania do formatu PDF.

Dzięki naszemu doświadczeniu jesteśmy w stanie dostosować usługi skanowania do plików PDF do określonych wymogów naszych klientów.

Nasze usługi skanowania do formatu PDF to:

Obrazy w formacie PDF z możliwością przeszukiwania

W formacie PDF dokument jest wyświetlany dokładnie taki, jak w oryginalnej papierowej formie. Jest on także przetwarzany przez program OCR, aby umożliwić jego przeszukiwanie i łatwą lokalizację konkretnych danych. Tekst nie może być edytowany w tym formacie.

Teksty i grafiki jako edytowalne pliki PDF

Informacje sczytywane są bezpośrednio z zeskanowanych dokumentów. Format PDF jest całkowicie edytowalny i używany tam, gdzie rozmiar pliku ma znaczenie, np. przy odzyskiwaniu opartym o Internet.

Obrazowanie do plików PDF

Dokumenty zeskanowane przez nas będą dostępne w formacie PDF, ale nie będzie można ich przeszukiwać ani edytować.

Dostęp do plików

Gdy zachodzi potrzeba skanowania dokumentów w danym przedsiębiorstwie, zazwyczaj zwraca się ono właśnie do getsix^® po wszechstronne i wygodne rozwiązania. Możemy spełnić Państwa wszelkie potrzeby dzięki systemowi indeksowania dokumentów – Microsoft SharePoint, nazywanym przez nas Ekstranetem Klienta, oraz udostępniać Państwa dokumenty przy użyciu metody SaaS. Dostęp do Pastwa dokumentów jest możliwy przy użyciu prostego, opartego na przeglądarce internetowej, systemu, który może być udostępniany dowolnej liczbie użytkowników. Każdy dokument posiada log ścieżki audytowej i może być sprawdzany, przesyłany dalej lub opatrywany komentarzami i redagowany.

Przestrzeń pamięci i koszty

Archiwa zazwyczaj zajmują sporo miejsca, które można lepiej wykorzystać, gdy zostaną one zdygitalizowane. Firmy, które zdecydowały się na digitalizację swoich dokumentów i archiwów przez getsix^®, odzyskują całe piętra powierzchni biurowej. Możemy przechowywać Państwa dokumenty w naszym repozytorium Microsoft SharePoint, opartym na chmurze, do którego można logować się z dowolnej lokalizacji, lub z Państwa pakietu Ms Office 365 lub Microsoft SharePoint Online Environment, hostowanym przez Microsoft.

Oprócz tego, że archiwa zajmują dużo przestrzeni, mogą być także drogie w utrzymaniu, szczególnie jeśli wymagają specjalnych warunków koniecznych do ich prawidłowego przetrzymywania. Gdy porównają Państwo roczny koszt za metr powierzchni do przechowywania dokumentów z kosztem usługi skanowania getsix^® Services, zobaczą Państwo, że jest to wygoda i oszczędność czasu całkowicie usprawiedliwiają swoją cenę.

Używając najnowszego oprogramowania Kofax możemy skanować duże ilości dokumentów, takich jak:

• Zamówienia sprzedaży i zakupu, faktury;
• kupony odpowiedzi, ankiety i kwestionariusze;
• formularze aplikacyjne i rejestracyjne, formularze roszczeń ubezpieczeniowych;
• akty własności i przeniesienia prawa własności;
• listy obecności, CV i dane pracowników;
• czeki, bilety i paragony;
• potwierdzenia doręczenia, listy przewozowe, przyjęcia z zewnątrz.

Jakość i wydajność

Dzięki wielu pomyślnie zakończonych projektach, getsix^® posiada bogate doświadczenie w digitalizacji i indeksowaniu archiwów papierowych różnych typów i rozmiarów. Ten fundament doświadczeń stanowi podstawę zaufania naszych klientów, że otrzymają od nas profesjonalne wsparcie w dziedzinie optymalnego skanowania (rozdzielczość, formaty plików, indeksowanie, formaty docelowe), jak i gwarancję, że skanowanie zostanie wykonane z niezwykłą wydajnością i najwyższą jakością w wyznaczonym przez klienta czasie.

Z usługą skanowania getsix^® nasi klienci zyskują bezpieczną digitalizację dokumentów na czas oraz dobry stosunek korzyści do ceny. Koszty inwestycji w infrastrukturę i personel w ogóle nie występują, gdyż koszt naszej usługi oparty jest na realnej ilości dokumentów skanowanych. Na usługę skanowania getsix^® składają się następujące czynniki: wykwalifikowani pracownicy, nieprzerwane kontrole jakości z raportowaniem i zastosowanie najnowocześniejszej infrastruktury.

getsix^® Services używa technologii Kofax VirtualRescan (VRS):

Przy skanowaniu dokumentów jakość pozyskiwanych obrazów nie zawsze jest optymalna. Niektóre obrazy są nieostre, zbyt jasne lub zbyt ciemne, zakrzywione lub po prostu nieczytelne. Dzięki zastosowaniu Kofax VRS nie ma potrzeby zmieniania ustawień skanera i wielokrotnego skanowania danego dokumentu, aby uzyskać zadowalający efekt.

Kofax VRS działa jak elektroniczny punkt sprawdzający. Gdy dokumenty są skanowane, VRS przeprowadza kontrolę każdego powstałego obrazu. VRS kontroluje czystość, kontrast, ostrość i wyrównanie obrazów. Każda nieprawidłowość jest od razu poprawiana przez VRS w celu zapewnienia obrazów jak najlepszej jakości.

Dodatkowo rozmiar powstałych obrazów jest mniejszy niż bez użycia VRS.

W skrócie korzyści płynące z VRS to:

• Idealna jakość, często lepsza niż oryginału;
• Automatyczne przewracanie stron;
• Skanowanie mieszanych partii dokumentów, zarówno kolorowych, jak i czarno-białych;
• Wygładzanie tła i tworzenie kompaktowych plików;
• Automatyczne usuwanie pustych stron.

Odkryj, jak getsix^® Services może wprowadzić w życie Twoje wymagania skanowania, Skontaktuj się już dziś.

Korzyści płynące z Zewnętrznej Usługi Skanowania getsix^®

• Posiadanie dokumentów w formie elektronicznej znacząco skraca czas potrzeby na odnalezienie i wydobycie informacji, co podnosi efektywność organizacji Państwa pracy;
• getsix^® Services dostarcza wsparcia swoim klientom w wielu językach i utrzymuje ciągły kontakt w celu spełnienia wszelkich potrzeb naszych klientów;
• Z najnowocześniejszą infrastrukturą i wysoko wykwalifikowanym personelem na miejscu możemy wykonywać usługę skanowania dokumentów najwyższej jakości przy niezwykle niskich kosztach;
• Najnowsze oprogramowanie do skanowania Kofax Korzystając z usługi skanowania getsix^®, przedsiębiorstwa czerpią korzyści z przodującego na rynku oprogramowania do skanowania Kofax, które umożliwia skanowanie dużych ilości wielostronicowych dokumentów. Oprogramowanie Kofax Capture zawiera opatentowaną technologie VRS, która automatycznie poprawia skanowane obrazy znacząco zwiększa produktywność i osiąga wspaniałe efekty w OCR-owaniu i wydobywaniu danych z plików graficznych.