Przechwytywanie danych dokumentów i indeksowania

Usługi przechwytywania danych

Bez właściwych informacji we właściwym czasie, decyzje podejmowane w firmie mogą decydować lub przekreślać szanse na konkurencyjnym rynku. Jeśli Państwa firma ma do czynienia z danymi, wiedzą Państwo, że proces przechwytywania danych i ich digitalizacji jest żmudny i czasochłonny. Rozwiązania w zakresie przechwytywania danych i usługi skanowania dokumentów stanowią odpowiedź na ten problem.

Przechwytywanie danych i obrazowanie dokumentów zazwyczaj odnosi się do pozyskiwania danych z fizycznych źródeł, takich jak dokumenty papierowe, formularze, pokwitowania, mikrofilmy i fotografie, i przekształcania ich do formatu elektronicznego. Jest to również znane jako elektroniczne przechwytywanie danych (EDC).

Konwersja danych z formatów fizycznych do postaci cyfrowej jest złożonym procesem, zwłaszcza jeśli liczba przetwarzanych dokumentów jest duża. Dzięki usługom skanowania dokumentów i przechwytywania danych możliwe jest zdigitalizowanie dużej ilości dokumentów w krótkim czasie.

Nasze usługi współpracują z klientami różnej wielkości w zakresie zarządzania ich potrzebami związanymi z dokumentacją o różnej objętości. Przed konwersją danych, dane są skanowane przy użyciu skanerów o wysokiej wydajności. Dokumenty mogą być skanowane w naszych biurach (Off-Site) lub w Państwa siedzibie (On-Site).

Dane te są następnie przetwarzane za pomocą OCR (optyczne rozpoznawanie znaków) lub ICR (inteligentne rozpoznawanie znaków), a wynikowe dane są przechowywane w naszym systemie zarządzania dokumentami Microsoft SharePoint. Dane te mogą być pobrane w dowolnym momencie w przyszłości.

Nasze systemy przechwytywania danych obejmują te obszary działalności:

1. Konwersja papieru na obraz – możemy przekształcić ogromne ilości dokumentów papierowych w obrazy cyfrowe w różnych formatach plików. To może być dalej przetwarzane i może być przechowywane w zarchiwizowanej bazie danych.

2. Przechwytywanie danych z kuponów, voucherów i paragonów – możemy przechwytywać informacje z kuponów sprzedaży, kuponów promocyjnych i paragonów zakupu.

3. Kontrola skanowania i obrazowania – czeki i dokumenty prawne zawierają poufne informacje, z którymi należy obchodzić się ostrożnie. Konwersja danych z czeków poprzez OCR i ICR pozwala na bezpieczne przechowywanie i pobieranie informacji z nich w dowolnym momencie.

4. Przechwytywanie formularzy – możemy zbierać informacje z formularzy, przekształcać je w obrazy i po przetworzeniu przechowywać w bazie danych.

5. Wprowadzanie danych aktów urodzenia, rejestrów gminnych i rejestrów miejskich – możemy wprowadzać i digitalizować dane z rejestrów publicznych, takich jak rejestry urodzeń, rejestry gminne i miejskie. Można je zarchiwizować i udostępnić do wyszukiwania.

Jak długo trwa odzyskiwanie dokumentu?

Nasze usługi skanowania dokumentów dostarczają naszym klientom obrazy dokumentów, które mogą oni natychmiast przeglądać na ekranie. Ale jak odnaleźć te dokumenty?

Podczas szukania rekordów w bazie danych, pracownicy będą wyszukiwać używając różnych numerów referencyjnych, nazw klientów lub zakresów dat. Dzięki naszej usłudze przechwytywania danych i indeksowania dokumentów pracownicy będą mogli używać szeregu podobnych terminów, aby szybko odnaleźć dokumenty, takie jak roszczenia ubezpieczeniowe, faktury lub dokumentacja medyczna.

Usługi indeksowania danych

Dostosowujemy nasze usługi indeksowania do specyficznych potrzeb Państwa organizacji.

Podczas indeksowania, nasze usługi mogą uporządkować dane zgodnie z konkretnymi potrzebami Państwa firmy. Możemy wyodrębnić istotne informacje, takie jak słowa kluczowe, numer dokumentu, tytuły, numer faktury, nazwa pliku, data dokumentu lub jakiekolwiek inne wymagane pole.

Outsourcing usług indeksowania do naszych usług zapewni, że będą mogli Państwo skupić swoje wysiłki na ważniejszych funkcjach Państwa organizacji. Mamy możliwość wykonania indeksowania dla szerokiej gamy obrazów, dokumentów i innych plików tekstowych.

Nasze usługi indeksowania obejmują:

• Indeksowanie dokumentów;
• Indeksowanie dokumentów prawnych;
• Pełny profil i indeksowanie tekstu;
• Indeksowanie metadanych;
• Indeksowanie słów kluczowych;
• Indeksowanie faktur.

Przekształcanie dokumentów papierowych w aktywa informacyjne

W ramach naszych usług świadczymy usługi skanowania dokumentów (na miejscu i poza siedzibą firmy), aby pomóc firmom w konwersji dużej ilości dokumentów papierowych do formatu cyfrowego, dzięki czemu mogą one zmniejszyć koszty magazynowania papieru, przechowywać dokumenty w bezpieczny sposób i szybko je zlokalizować. Inwestycja w technologię Kofax Capture, wraz z rozwojem naszego Extranetu klienta wykorzystującego oprogramowanie do zarządzania dokumentami Microsoft SharePoint, pozwala nam na dodanie istotnej wartości do Państwa dokumentów, pomagając w lepszym reagowaniu na potrzeby klientów i dostawców, zmniejszeniu nakładów administracyjnych i lepszym zarządzaniu zgodnością.

Po zeskanowaniu dokumentów za pomocą naszych usług skanowania poza siedzibą firmy lub po zeskanowaniu dokumentów w siedzibie firmy (usługi skanowania na miejscu), nasze usługi przechwytywania danych i indeksowania zapewniają spójnie zindeksowaną zawartość, umożliwiając organizowanie dokumentów takich jak zamówienia sprzedaży, dokumentacja pracownicza, korespondencja dotycząca reklamacji lub notatki dotyczące otrzymanych towarów w celu natychmiastowego, dokładnego wyszukiwania i ulepszonego śledzenia zapisów.

Dzięki naszym usługom indeksowania dokumentów, możemy indeksować zeskanowane dokumenty z szerokim zakresem metadanych, takich jak:

• Rodzaj dokumentu;
• Numer polisy, numer konta, numer ubezpieczenia społecznego;
• Okres przechowywania zapisów;
• Data urodzenia, data rozpoczęcia, data wysłania;
• Grupa krwi;
• Nazwisko klienta, dostawcy, pracownika, pacjenta, pytającego itp.;
• Odpowiedni produkt, usługa, dział, osoba prowadząca sprawę.

Rezultatem jest elektroniczny obraz zeskanowanego dokumentu przedstawiający dokument w stanie, w jakim został odebrany, który jest teraz powiązany z użytecznym zakresem danych indeksowych, które można przeszukiwać. Aby dodać te dane, stosujemy szereg metod, od ręcznego wprowadzania po metody automatyczne, takie jak strefowy OCR, rozpoznawanie kodów kreskowych lub walidacja bazy danych.

Dodatkowo możemy włączyć etap walidacji danych, aby zweryfikować integralność danych indeksowych, takich jak numery kont lub polis.

Przechwytywanie danych i indeksowanie dokumentów – to nie tylko papier

Nasze usługi przechwytywania danych i indeksowania dokumentów mogą być stosowane do każdego rodzaju dokumentów w dowolnym formacie, w tym faksów, e-maili i załączników, rysunków, dokumentów Office i większości innych formatów dokumentów elektronicznych.

Dowiedz się, jak możemy usprawnić wymagania związane z przechwytywaniem i indeksowaniem danych, skontaktuj się z nami już dziś.

Korzyści z outsourcingu usług przechwytywania i indeksowania danych

• Oszczędność miejsca i szafek na dokumenty dzięki wyeliminowaniu fizycznych dokumentów i przekształceniu ich w formaty cyfrowe. To przekłada się na oszczędności na infrastrukturze i sprzęcie biurowym każdego roku;
• Zmniejszenie kosztów administracyjnych i kosztów personelu. Podczas pracy z tradycyjnymi dokumentami pracownicy poświęcają wiele czasu na ich wyszukiwanie, odzyskiwanie i obsługę. W formacie cyfrowym, dane mogą być odzyskane w ułamku czasu w porównaniu do tradycyjnego formatu. W zależności od liczby obsługiwanych dokumentów koszty administracyjne mogą być ogromne, co można znacznie ograniczyć dzięki dokumentom cyfrowym;
• Nigdy więcej nie trać danych. Dzięki dokumentom w formie cyfrowej dane mogą być bezpiecznie przechowywane w wielu miejscach. Pozwala to na większe bezpieczeństwo niż w przypadku dokumentów papierowych;
• Zdobądź przewagę nad konkurencją. Na dzisiejszym zmieniającym się rynku konieczne jest, aby Państwa rozwiązania pojawiły się na rynku przed konkurencją. Uciążliwy system zarządzania danymi może zniweczyć szanse na pokonanie konkurencji i zdobycie kolejnych klientów. Wydajne rozwiązanie do zarządzania dokumentami może sprawić, że będziesz bardziej zadowolony ze swoich klientów i zyskasz większą przewagę nad konkurencją.