Zalety systemu zarządzania dokumentami

/ Słownik

Mniej zmarnowanego czasu pracowników

W porównaniu z elektronicznym systemem zarządzania dokumentami, poświęcenie czegokolwiek więcej niż kilku sekund na poszukiwanie dokumentu jest czasem straconym. W przypadku dużej ilości dokumentów, skrócenie czasu spędzonego na wyszukiwaniu dokumentów w szafach na dokumenty lub oczekiwaniu na ich przeniesienie z innych budynków lub oddziałów, może równać się wymiernej poprawie wydajności na pracownika w ciągu roku. Poszukiwanie dokumentów, których nie można znaleźć, wiąże się z dodatkowymi kosztami związanymi z żądaniem lub produkcją nowych kopii. Szybsze odzyskiwanie dokumentów sprawia, że klienci krócej czekają.


Zmniejszenie kosztów ogólnych obsługi dokumentów

Obsługa dokumentów papierowych pociąga za sobą koszty, jak również czas. Dzięki przejściu na elektroniczny system zarządzania dokumentami można znacznie zracjonalizować koszty kopiowania, drukowania, faksowania i opłat pocztowych. Ponadto, można również oczekiwać oszczędności dzięki zmniejszeniu ilości przechowywanych dokumentów. W niektórych przypadkach, organizacje są w stanie zredukować swój zasób dzierżawy, uniknąć wynajmu dodatkowej powierzchni magazynowej lub wyeliminować wymagania związane z przechowywaniem papieru przy poszukiwaniu nowej siedziby. W zależności od okoliczności, zwrot z inwestycji w elektroniczny system zarządzania dokumentami może wynieść od 18 do mniej niż 6 miesięcy.


Ulepszona wymiana informacji i współpraca

Nasz system elektronicznego zarządzania dokumentami oparty na Microsoft SharePoint sprawia, że dzielenie się informacjami i współpraca są o wiele łatwiejsze. Dokumenty przechwycone z papieru, faksu lub poczty elektronicznej są przechowywane w bezpiecznym, centralnym repozytorium, do którego dostęp jest możliwy z każdego miejsca z dostępem do Internetu. Pozwala to nie tylko na redukcję kosztów kopiowania, drukowania i przesyłek pocztowych, ale również umożliwia dzielenie się dokumentami z pracownikami w innych lokalizacjach, zdalnymi partnerami, agentami i współpracownikami. Dokumenty mogą być wyświetlane na ekranie w ciągu kilku sekund, aby usprawnić odpowiedzi na zapytania telefoniczne klientów lub dostawców, a dowolna liczba osób może uzyskać dostęp do tego samego dokumentu i pracować nad nim jednocześnie. Szybszy, współdzielony dostęp do dokumentów umożliwia szybszą reakcję i szybsze podejmowanie decyzji.


Zmniejszone ryzyko

Dokumenty papierowe giną. Z czasem mogą stać się nieczytelne, mogą ulec uszkodzeniu lub zniszczeniu. Żadna z tych rzeczy nie jest dobrą wiadomością dla zarządzania ryzykiem i zgodności z przepisami. Elektroniczne systemy zarządzania dokumentami są w stanie digitalizować i archiwizować kopie dokumentów w miejscu ich wprowadzenia do organizacji. Nie tylko usprawnia to odzyskiwanie danych po awarii, ale dzięki automatycznej ścieżce audytu, można spełnić wymagania zgodności dla dużej ilości dokumentów przy minimalnym wysiłku. Dokumenty są w wysokim stopniu identyfikowalne i mogą być oznaczane według szeregu kryteriów przechowywania dokumentów, co pozwala na ustawienie automatycznych alarmów i przypomnień.


Umożliwienie elektronicznego obiegu dokumentów

Dokumenty cyfrowe umożliwiają elektroniczny obieg dokumentów. Oznacza to, że dokumenty mogą być automatycznie rozpoznawane i kierowane zgodnie z wcześniej zdefiniowanymi regułami przepływu pracy. Elektroniczny obieg dokumentów zapewnia większą widoczność poszczególnych procesów biznesowych, umożliwiając monitorowanie ilości dokumentów w obiegu, sprawdzanie ich statusu, równoważenie obciążenia pracą lub identyfikację potencjalnych ograniczeń.


Kluczowe korzyści z zarządzania dokumentami

  • znacząca poprawa bezpieczeństwa dokumentów dzięki lepszej kontroli dostępu użytkowników;
  • dokumenty mogą być udostępniane i wykorzystywane na wspólnej platformie przez uprawnionych użytkowników;
  • jest to aplikacja działająca w czasie rzeczywistym, która daje użytkownikowi dostęp do zmiany i modyfikacji dokumentu za pomocą edytora inline;
  • wiele wersji dokumentu;
  • pomaga zarządzać dokumentami w zaawansowanych przepływach pracy, co oznacza, że organizacja może przesyłać dokumenty i automatyzować procesy biznesowe w celu zwiększenia wydajności oraz redukcji kosztów i czasu;
  • doskonałe funkcje wyszukiwania dają użytkownikowi możliwość łatwego znalezienia i dostępu do potrzebnego dokumentu;
  • kierownictwo może przeglądać raporty dotyczące dowolnego dokumentu w zakresie jego wykorzystania przez użytkowników organizacyjnych;
  • zoptymalizowane wykorzystanie urządzeń do przechowywania danych w całej organizacji;
  • zwiększona dostępność do dokumentów w całej organizacji;
  • najwyższa zgodność z obowiązującymi lokalnymi i regionalnymi przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa danych.
Ostatnia aktualizacja: 06.04.2021

Nasze członkostwa

Nasze członkostwaCCIFPOur Memberships

Nasze certyfikaty

Nasze certyfikacje

Nasze partnerstwo

Nasi partnerzy technologiczni

Kompetencje

Kompetencje