Typy elektronicznego fakturowania

/ Słownik

Rodzaje e-fakturowania

Często zdarza się, że pod pojęciem „e-fakturowanie” kryją się różne rodzaje automatyzacji faktur. Automatyzacja faktur za pomocą skanowania i optycznego rozpoznawania znaków (OCR) polega na digitalizacji faktur papierowych po ich otrzymaniu przez nabywcę. Inną formą automatyzacji jest wystawianie faktur w formacie PDF za pośrednictwem poczty elektronicznej, ale choć eliminuje ona papier z procesu, nie zapewnia pełnej integracji. Obie te metody są często określane mianem e-fakturowania, ale tak naprawdę nie są uważane za „prawdziwe” e-fakturowanie.

Prawdziwe e-fakturowanie w pełni automatyzuje proces pozyskiwania i otrzymywania faktur, więc nabywca nie musi wprowadzać żadnych danych – dzieje się tak dlatego, że informacje o fakturach przepływają bezpośrednio od dostawcy do systemu back-office nabywcy, nie wymagając od niego żadnej ręcznej interwencji. Nabywca otrzymuje faktury od swoich dostawców w formatach, które zostały wcześniej uzgodnione. Faktury mogą zawierać mechanizmy – takie jak podpisy cyfrowe i EDI – które zapewniają ich autentyczność i integralność. Faktury docierają do nabywcy w formacie, który można zintegrować z jego systemem ERP, a następnie archiwizować przez wymagany prawem okres, nie zmieniając ich w żaden sposób.

Poniższy diagram ilustruje e-fakturowanie z zachowaniem zgodności.

getsix e-Invoicing compliance

W gruncie rzeczy istnieją dwa rodzaje „prawdziwego” e-fakturowania, które należy zrozumieć. E-fakturowanie z lub bez zgodności.


E-fakturowanie bez zgodności

Procedura elektronicznego fakturowania bez zgodności jest następująca:

  • nabywca i dostawca uzgadniają format e-faktury oraz dane, które mają być w niej zawarte;
  • dane będą prawidłowo ustrukturyzowane (X12, Edifact, XML) przy użyciu technologii takich jak EDI lub prostych formularzy internetowych do fakturowania przez Internet;
  • dostawca tworzy i wysyła fakturę elektroniczną albo bezpośrednio ze swojego systemu „Accounts Receivable (AR)”, albo za pomocą formularza internetowego;
  • nabywca otrzymuje fakturę elektroniczną w formacie gotowym do przetworzenia przez system „Accounts Payable (AP)”.

W tym przypadku e-faktura jest zgodna tylko z formatami danych ustalonymi przez partnerów handlowych. Nie uwzględnia ona zobowiązań regulacyjnych krajów, w których faktura elektroniczna jest wystawiana lub otrzymywana. W niektórych przypadkach wynika to z faktu, że niektóre kraje nie mają lub mają niewiele przepisów dotyczących e-fakturowania, a w innych z tego, że firmy decydują się na wykorzystanie efektywności B2B, prowadząc jednocześnie zgodny z przepisami podatkowymi proces papierowy.


E-fakturowanie z zachowaniem zgodności

Proces elektronicznego fakturowania z zachowaniem zgodności jest bardzo podobny do powyższego procesu, z wyjątkiem:

  • format danych e-faktury jest określony przez ustawodawstwo i przepisy obowiązujące na terytorium, na którym obie strony prowadzą działalność handlową;
  • e-faktury spełniają określone przez rząd wytyczne dotyczące walidacji treści e-faktury, bezpieczeństwa, niezaprzeczalności i archiwizacji;
  • faktury są łatwo dostępne dla celów audytu i VAT;
  • papier jest całkowicie usuwany z procesu.

Przyjęcie takiego podejścia ma sens dla organizacji, ponieważ ułatwi im to wypełnianie obowiązków związanych z podatkiem VAT. Jednakże, nie istnieją standardowe przepisy regulujące e-fakturowanie. Zamiast tego istnieją bardzo zróżnicowane, specyficzne dla danego kraju podejścia – od całkowitego zakazu do prawie całkowitego braku ograniczeń – które każda firma prowadząca działalność międzynarodową będzie musiała zrozumieć i dostosować.


Wskazówka dotycząca automatyzacji faktur poprzez skanowanie i OCR

Skanowanie faktur papierowych nie jest wprawdzie uważane za e-fakturowanie, ale dla wielu organizacji jest to naturalny pierwszy krok. Używając oprogramowania OCR, dane mogą być przeniesione z formatu papierowego do formatu cyfrowego, który może być wprowadzony do systemu AP.

getsix OCR

OCR nie jest rozwiązaniem bezbłędnym, a problemy z czytelnością oryginalnej faktury będą wymagały ręcznego wprowadzenia danych w celu rozwiązania wszelkich problemów. W większości przypadków konieczne będzie ręczne wprowadzanie danych. Po wprowadzeniu inicjatywy OCR Państwa organizacja może skorzystać z oszczędności czasu i kosztów związanych z przekierowywaniem, zatwierdzaniem i opłacaniem faktur. Jednak takie podejście powinno być traktowane wyłącznie jako środek krótkoterminowy.


Wskazówka dotycząca wysyłania faktur PDF pocztą elektroniczną

Wystawianie faktur w formacie PDF za pośrednictwem poczty elektronicznej, niezależnie od tego, czy jest to zgodne czy niezgodne z przepisami, eliminuje papier z procesu, ale stwarza nowe problemy dla klientów. Dział AP klienta nadal musi przechwycić dane z pliku PDF, a to można osiągnąć jedynie za pomocą oddzielnych technologii OCR (czasami drukując fakturę PDF) lub poprzez wprowadzanie danych bezpośrednio z obrazu PDF. Podczas gdy faktury PDF mogą być dobrym pierwszym krokiem na drodze do prawdziwego e-fakturowania, nie zapewniają one integracji end-to-end.


Czy jest potrzebna Państwu pomoc?

Jeden z naszych ekspertów ds. e-fakturowania z przyjemnością odpowie na wszelkie pytania. Zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami ds. e-fakturowania.

Ostatnia aktualizacja: 31.03.2021

Nasze członkostwa

Nasze członkostwaCCIFPNasze członkostwa

Nasze certyfikaty

Nasze certyfikacje

Nasze partnerstwo

Nasi partnerzy technologiczni

Kompetencje

Kompetencje