Menu

Wymagania administracyjne

Wymogi prawne

Aby móc właściwie funkcjonować, każde przedsiębiorstwo musi spełniać szereg wymogów prawnych. W niniejszym rozdziale przedstawiono kluczowe zagadnienia, które należy wziąć pod uwagę prowadząc działalność gospodarczą na terytorium Polski jako spółka prawa handlowego.

Każda spółka handlowa musi być zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (polski skrót: KRS).

Krajowy Rejestr Sądowy jest jawny i każdy może wystąpić o uwierzytelniony odpis z Krajowego Rejestru Sądowego dotyczący każdego podmiotu w nim zarejestrowanego. Poświadczony odpis z Krajowego Rejestru Sądowego służy do identyfikacji spółki i urzędowej weryfikacji jej aktualnych danych. W związku z tym, uwierzytelniony odpis pozostaje ważny przez okres 1-3 miesięcy (nie określono ustawowych terminów ważności, a wybór należy do uznania zainteresowanej strony). Poniżej znajduje się krótka prezentacja innych wymogów prawnych dotyczących funkcjonowania przedsiębiorstwa w formie spółki handlowej w Polsce:

  • umowy pomiędzy spółką a członkiem zarządu muszą być podpisane przez radę nadzorczą lub pełnomocnika działającego w imieniu spółki;
  • w spółkach jednoosobowych, w których jedyny wspólnik jest również jedynym członkiem zarządu, każda transakcja prawna pomiędzy takim wspólnikiem a spółką musi być dokonana jako akt notarialny;
  • wszelkie zmiany umowy spółki (statutu), takie jak zmiana siedziby spółki (miasta), nazwy spółki, przedmiotu działalności itp. muszą być dokonane aktem notarialnym;
  • transakcja sprzedaży udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością musi być dokonana w formie pisemnej z podpisami poświadczonymi przez notariusza, tj. wymaga obecności sprzedającego i kupującego (lub ich odpowiednich pełnomocników) w kancelarii notariusza;
  • zmiana adresu siedziby spółki (w obrębie tego samego miasta) nie musi być dokonywana jako akt notarialny – wymaga jedynie zawarcia nowej umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy lub aktu nabycia nieruchomości, z uchwałą zarządu;
  • zmiana w składzie zarządu nie musi być dokonywana w formie aktu notarialnego – wystarczy forma pisemna;
  • w przypadku jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, jedyny wspólnik będący osobą fizyczną musi wpłacać własne składki na ubezpieczenie społeczne do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), tak jak w przypadku osoby prowadzącej własną działalność gospodarczą na zasadzie jednoosobowej działalności gospodarczej. Jeżeli co najmniej dwa podmioty występują jako akcjonariusze, opłacanie składek na ubezpieczenie społeczne nie jest obowiązkowe;
  • wszystkie informacje o spółce muszą być ujawnione w Krajowym Rejestrze Sądowym, w związku z czym wszelkie zmiany w spółce powinny być zgłaszane do rejestru w ciągu 7 dni od ich wystąpienia; zgłoszenia składane są na oficjalnych formularzach, a każda zmiana wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego podlega odpowiedniej opłacie proceduralnej;
  • jeżeli ustawa wymaga uchwały wspólników lub walnego zgromadzenia albo rady nadzorczej spółki w celu dokonania czynności prawnej, czynność prawna dokonana bez wymaganej uchwały jest nieważna.

Wymogi dotyczące rachunkowości

Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do prowadzenia wymaganych ksiąg rachunkowych i ewidencji, a pełna księgowość wymagana jest od spółek handlowych, oddziałów i przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych oraz niektórych spółek handlowych (spółek komandytowych i komandytowo-akcyjnych), zgodnie z przepisami polskiej ustawy o rachunkowości. Osoby fizyczne, spółki cywilnoprawne i spółki jawne osób fizycznych oraz spółki osobowe muszą prowadzić jedynie uproszczone rachunki, chyba że wielkość ich działalności gospodarczej osiągnie znaczący poziom, tj. ich dochody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wynoszą co najmniej równowartość w złotych 1.200.000 euro (w takim przypadku są one również zobowiązane do prowadzenia pełnej rachunkowości dotyczącej ich działalności). Powyższy wymóg nie dotyczy cudzoziemców, którzy są zawsze zobowiązani do prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych i ewidencji. Każdy przedsiębiorca musi przechowywać oryginały dokumentów księgowych spółki, na podstawie których dokonano zapisów w księgach rachunkowych i księgach rachunkowych, przez okres pięciu lat od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą dane księgi rachunkowe. Zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe musi być przechowywane na stałe.

Każdy podmiot prowadzący księgi rachunkowe w pełnym zakresie musi sporządzać roczne sprawozdania finansowe za każdy kolejny rok obrotowy, a jeżeli spółka rozpoczyna działalność w trakcie drugiego półrocza, przyjętego jako rok obrotowy, może połączyć księgi rachunkowe i sprawozdania finansowe za ten okres z księgami i sprawozdaniami finansowymi za kolejny rok obrotowy (połączony rok obrotowy). Sprawozdanie finansowe powinno składać się z następujących elementów:

  1. bilans;
  2. rachunek zysków i strat
  3. dodatkowe informacje, w tym:
    • wprowadzenie do sprawozdania finansowego, oraz;
    • dodatkowe informacje i objaśnienia.

Ponadto sprawozdania finansowe spółek akcyjnych i innych podmiotów podlegających obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta muszą zawierać następujące dodatkowe elementy:

  • rachunek przepływów pieniężnych;
  • zestawienie zmian w kapitale własnym (funduszu) własnych.

Roczne sprawozdanie finansowe spółki za rok poprzedni powinno zostać sporządzone i podpisane przez cały zarząd spółki nie później niż 3 miesiące po zakończeniu danego roku obrotowego. Jeżeli rok obrotowy jest równoważny z rokiem kalendarzowym, powinno to nastąpić najpóźniej do dnia 31 marca. Następnie sprawozdanie finansowe powinno zostać zatwierdzone przez walne zgromadzenie akcjonariuszy w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego. Po zatwierdzeniu sprawozdanie finansowe należy złożyć w sądzie rejestrowym (Krajowy Rejestr Sądowy) oraz w urzędzie skarbowym.

Wymogi dotyczące audytu

Zgodnie z ustawą o rachunkowości obowiązkowemu badaniu podlegają sprawozdania finansowe następujących podmiotów:

  • skonsolidowane roczne sprawozdania finansowe grup przedsiębiorstw, banków, firm ubezpieczeniowych i reasekuracyjnych;
  • coroczne sprawozdania finansowe podmiotów działających na podstawie przepisów i regulacji dotyczących obrotu papierami wartościowymi, przepisów prawa mających zastosowanie do funduszy inwestycyjnych oraz przepisów i regulacji mających zastosowanie do organizacji i działalności funduszy emerytalnych;
  • roczne sprawozdania finansowe spółek akcyjnych (z wyjątkiem spółek akcyjnych w procesie organizacji);
  • roczne sprawozdania finansowe innych spółek, które w poprzednim roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdanie finansowe, spełniły co najmniej dwa z poniższych kryteriów:
  1. średnie roczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wynosiło co najmniej 50 pracowników;
  2. aktywa ogółem w bilansie na koniec roku obrotowego stanowiły równowartość w złotych co najmniej 2.500.000 EUR;
  3. przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz z operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w złotych co najmniej 5.000.000 EUR
  • roczne sprawozdania finansowe łączących się spółek i nowo utworzonych spółek, sporządzone za rok obrotowy połączenia;
  • roczne sprawozdania finansowe spółek, sporządzone zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (MSR);
  • roczne łączne sprawozdania finansowe funduszy inwestycyjnych z wyodrębnionymi subfunduszami, jak również roczne sprawozdania jednostkowe subfunduszy.

Ponadto każda jednostka gospodarcza może zatrudnić biegłego rewidenta do przeprowadzenia badania jej sprawozdań finansowych lub przeglądu jej ksiąg rachunkowych, jeżeli przedsiębiorca uzna to za konieczne.

Nasze członkostwa

Nasze członkostwaCCIFPOur Memberships

Nasze certyfikaty

Nasze certyfikacje

Nasze partnerstwo

Nasi partnerzy technologiczni

Kompetencje

Kompetencje