Polski
Automatyzacja przepływu pracy, a dokładniej system zarządzania procesami biznesowymi (BPMS), to rozwiązanie, które pomoże złagodzić i rozwiązać wiele z opisanych do tej pory problemów biznesowych i technicznych.
Zarządzanie procesami biznesowymi (termin określający wszystko, co wiąże się z automatyzacją procesów) to dyscyplina zarządzania biznesem w połączeniu z technologią, która umożliwia organizacji analizowanie, modelowanie, automatyzowanie i przeprojektowywanie procesów biznesowych w sposób, który poprawia efektywność biznesową.
Problem biznesowy
W większości organizacji procesy biznesowe są wszechobecne, ale w przeważającej mierze są wykonywane ręcznie, a jeśli są zautomatyzowane, to zazwyczaj są odizolowane od jednego obszaru lub działu. Ta złożoność organizacyjna i wykorzystanie selektywnych, opartych na podziałach systemów informatycznych (aplikacje specyficzne dla poszczególnych funkcji) oznacza, że wyzwania związane z zarządzaniem i funkcjonowaniem przejawiają się na różne sposoby:
- kierownictwo i pracownicy mają trudności z podejmowaniem właściwych decyzji z powodu braku dokładnych i aktualnych informacji;
- informacje są pozbawione kontekstu biznesowego (nie są postrzegane jako część procesu biznesowego) i dlatego mogą prowadzić do niespójnych decyzji;
- planowanie jest często trudne z powodu “uszkodzonych” przepływów pracy, złych praktyk roboczych i niespójnych informacji.
Systemy informatyczne, które wspierają różne procesy biznesowe, działają raczej hamująco niż wspomagająco, ponieważ są one zazwyczaj projektowane, wdrażane i zarządzane jako informacyjne platformy. Sytuację dodatkowo pogarsza brak integracji systemów, co sprawia, że nie ma łatwego sposobu na uzyskanie jednolitego spojrzenia na rzeczywistość.
Egzekwowanie reguł biznesowych, zasad i procedur jest żmudnym zadaniem ze względu na słabą widoczność procesów, brak dokładnych informacji w czasie rzeczywistym oraz brak zintegrowanego lub spójnego audytu. Pracownicy są zmuszeni do pracy w sposób i przy użyciu narzędzi, które nie zawsze są bardzo produktywne, wydajne i w wielu przypadkach mogą prowadzić do przeróbek i ukrytych kosztów. Może to obejmować konieczność logowania się użytkownika do różnych aplikacji, korzystania z różnych interfejsów użytkownika w celu wykonania prostego zadania.
Czym jest zarządzanie procesami biznesowymi?
Zarządzanie procesami biznesowymi (BPM) oznacza kompleksowe narzędzie zarządzania, które zintegrowało różne aspekty działalności przedsiębiorstwa; począwszy od zarządzania procesami, jako punkt wyjścia do poprawy zarządzania przedsiębiorstwem. BPM jest narzędziem informatycznym wykorzystywanym do metodycznego działania i rozwiązań, przy jednoczesnym promowaniu integracji i regulacji człowiek – człowiek, człowiek – system i system – system, zgodnie ze zmianami w środowisku biznesowym. Kładąc nacisk na działanie między aplikacjami, między działami, między partnerami i klientami, BPM poprzez Internet osiąga ciągłe unowocześnianie i optymalizację biznesu poprzez takie zadania jak: transfer informacji, synchronizacja danych i monitorowanie biznesu. BPM obejmuje nie tylko dostarczanie procesów i monitorowanie tradycyjnych “przepływów pracy”, ale również pokonuje techniczne wąskie gardła, które utrudniały tradycyjne przepływy pracy. BPM umożliwia przedsiębiorstwom redukcję kosztów i maksymalizację zysków poprzez modelowanie, automatyzację, zarządzanie, monitorowanie i optymalizację całego cyklu życia wewnętrznych i zewnętrznych procesów biznesowych. BPM wprowadza nową erę dla koncepcji zarządzania przedsiębiorstwem i umożliwia przedsiębiorstwom redukcję kosztów, maksymalizację zysków poprzez modelowanie, automatyzację, zarządzanie i monitorowanie oraz optymalizację całego cyklu życia wewnętrznych i zewnętrznych procesów biznesowych.
Przez lata realizacji projektów BPM nauczyliśmy się, że “każdy klient stoi przed unikalnymi wyzwaniami i możliwościami. Podstawą do uzyskania siły jest posiadanie unikalnego procesu. Z tym unikalnym procesem, Państwa firma przetrwa i będzie się rozwijać w zaciętej konkurencji przemysłowej.
Przegląd
Kluczowym celem BPM jest dostosowanie procesów do celów biznesowych, poszukiwanie sposobów na usprawnienie tych procesów, a następnie ustanowienie miar, które mogą być wykorzystane do śledzenia i monitorowania wydajności w celu ciągłego doskonalenia i optymalizacji. Idealnym rozwiązaniem jest przyjęcie BPM jako strategii obejmującej całe przedsiębiorstwo. (Chociaż możliwe jest oczywiście zastosowanie metody BPM lub oprogramowania BPM do pojedynczego procesu). Jak widać na diagramie, inicjatywa BPM w całym przedsiębiorstwie ma zasadniczo trzy “poziomy”.
Poziom 1 – Zrozumienie procesu
Korzystając z ram procesowych, można rozpocząć dokumentowanie procesów, skupiając się na tych procesach, które są kluczowe dla wartości dostarczanej klientom. Ustanowienie standardowego podejścia do dokumentowania procesów i stworzenie centralnego repozytorium jest tutaj kluczowym składnikiem.
Poziom 2 – Ulepszanie procesów
Jeśli chodzi o doskonalenie, tutaj można zastosować formalną metodologię (taką jak Lean Six Sigma lub jakąś metodę hybrydową). Organizacje zazwyczaj organizują warsztaty w celu przeanalizowania swoich procesów biznesowych, zidentyfikowania nieefektywności procesów, a następnie zalecenia i wdrożenia usprawnień procesów.
Poziom 3 – Automatyzacja/optymalizacja procesów
Po ustanowieniu metody doskonalenia i zastosowaniu usprawnień, podzbiór procesów może potencjalnie skorzystać z różnych rodzajów technologii. Przepływ pracy może wymusić sposób, w jaki procesy są wykonywane. Monitorowanie procesów może śledzić i kontrolować pracę oraz zapewniać wgląd w problemy i przeszkody związane z procesami. Automatyzacja może wyeliminować czynności wykonywane przez ludzi, jak również wyeliminować błędy ludzkie. Technologia SOA i BPM może zostać wykorzystana do rozszerzenia/ulepszenia obecnych systemów biznesowych lub stworzenia zupełnie nowych systemów biznesowych wspierających przeprojektowane procesy.
W cyklu życia BPM wyróżnia się pięć etapów:
Projektowanie, modelowanie, realizacja, monitorowanie i optymalizacja.
Projektowanie
Projektowanie procesów obejmuje zarówno identyfikację istniejących procesów, jak i projektowanie procesów “to-be”. Obszary, na których należy się skupić, obejmują reprezentację przepływu procesu, aktorów w jego obrębie, alarmy i powiadomienia, eskalacje, standardowe procedury operacyjne, umowy o poziomie usług oraz mechanizmy przekazywania zadań.
Modelowanie
Modelowanie wykorzystuje projekt teoretyczny i wprowadza kombinacje zmiennych (np. zmiany w kosztach najmu lub materiałów, które określają, jak proces może działać w różnych okolicznościach).
Realizacja
Jednym ze sposobów automatyzacji procesów jest opracowanie lub zakup aplikacji, która wykonuje wymagane kroki procesu; jednak w praktyce aplikacje te rzadko wykonują wszystkie kroki procesu dokładnie lub w całości. Innym podejściem jest wykorzystanie kombinacji oprogramowania i interwencji człowieka; jednak to podejście jest bardziej złożone, co utrudnia proces dokumentacji.
Monitorowanie
Monitorowanie obejmuje śledzenie poszczególnych procesów, tak aby można było łatwo zobaczyć informacje o ich stanie oraz dostarczyć statystyki dotyczące wydajności jednego lub więcej procesów. Przykładem śledzenia jest możliwość określenia stanu zamówienia klienta (np. zamówione dotarło, oczekuje na dostawę, faktura opłacona), dzięki czemu można zidentyfikować i skorygować problemy w jego działaniu.
Optymalizacja
Optymalizacja procesu obejmuje pozyskiwanie informacji o wydajności procesu z fazy modelowania lub monitorowania, identyfikację potencjalnych lub rzeczywistych wąskich gardeł oraz potencjalnych możliwości oszczędności kosztów lub innych usprawnień, a następnie zastosowanie tych usprawnień w projekcie procesu. Ogólnie rzecz biorąc, tworzy to większą wartość biznesową.
Co odróżnia BPM od Workflow?
Jeśli śledzicie Państwo branżę informatyczną i świat Enterprise Content Management (ECM), to na pewno słyszeliście terminy Business Process Management (BPM) i Workflow. Oba te pojęcia są do siebie podobne, ale mają też unikalne funkcjonalności. Szara strefa dla niektórych ludzi ma związek z tym, że terminy BPM i Workflow są często określane jako BPM Workflow Automation. Oba te pojęcia na swój sposób odnoszą się do potrzeby automatyzacji podstawowych procesów biznesowych w celu wyeliminowania przeszkód, redukcji zbędnych elementów i osiągnięcia efektywności. BPM charakteryzuje szereg działań, które są niezależne od konkretnych aplikacji i systemów. Workflow ułatwia proste kierowanie zadań lub działań od osoby do osoby.
Oprogramowanie do automatyzacji przepływu pracy:
Workflow Automation Software używa aplikacji specyficznej sekwencji zadań ustawionych z predefiniowanych reguł, w tym albo zautomatyzowane lub ręczne działania. Workflow jest zazwyczaj ustawiony na ustalonym procesie biznesowym i trzeba będzie powiedzieć systemowi, jak radzić sobie z wyjątkami od predefiniowanych reguł. Microsoft Sharepoint jest przykładem systemu ECM, który używa przepływów pracy i wykorzystuje intuicyjne podejście do uczenia się na przykładach. Dzięki temu system staje się z czasem inteligentniejszy, ponieważ uczy się za każdym razem, gdy przetwarzany jest wyjątek, nowy sprzedawca lub typ danych, więc następnym razem, gdy tego typu informacje zostaną przechwycone, system automatycznie będzie w stanie przetworzyć je dokładnie i odpowiednio. Rozwiązania automatyzacji przepływu pracy działają na inteligentnych aplikacjach procesowych, które w zasadzie biorą ręczne procesy biznesowe i powielają je elektronicznie w bardziej wydajny, inteligentny sposób.
Dowiedz się więcej:
Oprogramowanie do zarządzania procesami biznesowymi:
Teraz, gdy rozmawiamy o BPM, charakteryzuje się zdolnością do koordynowania działań pomiędzy użytkownikami. Łączy różne systemy, umożliwiając bezproblemowe współdzielenie danych i uniwersalną funkcję kontroli krytycznych danych biznesowych z jednego centralnego interfejsu. Niezależnie od tego, czy tym interfejsem jest Sharepoint, inny rodzaj systemu zarządzania dokumentami lub system ERP, taki jak MS Dynamics NAV, BPM sprawia, że masz szybki dostęp i kontrolę do danych, których potrzebujesz bezpośrednio z wnętrza aplikacji, w których żyjesz najbardziej. Procesy biznesowe, po ich zdefiniowaniu, mogą być modelowane, automatyzowane i zarządzane, aby pomóc w osiągnięciu maksymalnej wydajności w celu obniżenia kosztów i osiągnięcia wyższej wydajności operacyjnej. Dzięki przestrzeganiu ustalonych reguł, BPM jest w stanie rozróżnić reguły wyjątków od rzeczywistego przebiegu procesów biznesowych, co pozwala zarządzać każdym procesem. Informacje i dane nieustannie napływają do Państwa organizacji ze źródeł zewnętrznych, a dzięki narzędziom BPM, takim jak Kofax TotalAgility (KTA) i Kofax Transformation Modules (KTM), są Państwo w stanie przechwytywać, oceniać i analizować te informacje w sposób efektywny i skuteczny.
Dowiedz się więcej:
Te tematy są szersze i bardziej szczegółowe. Jeśli mają Państwo jakiekolwiek pytania lub chcieliby Państwo uzyskać bardziej szczegółowe informacje, prosimy o kontakt z nami, abyśmy mogli odpowiedzieć na Państwa pytania!
Aby dostarczyć nasze rozwiązania automatyzacji procesów biznesowych używamy wyżej wymienionego oprogramowania klasy Enterprise, aby nasi klienci otrzymali największą wartość z BPM.
Technologia BPM jest częścią naszego modelu biznesowego i wizji, a wraz z naszymi rozwiązaniami w chmurze jesteśmy w stanie zaoferować nasze najnowocześniejsze rozwiązania wraz z zakresem usług w tym obszarze:
Warstwa BPM
Warstwa procesowa, umieszczona pomiędzy użytkownikami biznesowymi a systemami back-end (patrz ilustracja poniżej). Jednym z systemów back-end na dole jest podstawowa aplikacja, która była przedmiotem oceny (na przykład, ERP jak MS Dynamics NAV lub Billing). Rozwiązanie BPM wykorzystuje te podstawowe aplikacje biznesowe i starsze systemy, i zapewnia dodatkową warstwę wartości dodanej między tymi systemami i użytkownikami biznesowymi.
Dodanie warstwy procesowej (BPM) niweluje znaczną część tych wyzwań:
- automatyzacja polityk biznesowych, przepływów pracy i podejmowania decyzji;
- zmniejszenie liczby błędów i poprawa spójności;
- standaryzacja procedur w różnych regionach geograficznych lub na różnych rynkach;
- zapewnienie widoczności i kontroli liderom zespołów, menedżerom i pracownikom;
- alarmowanie o krytycznych zdarzeniach i inicjowanie działań.
