Krajowy Rejestr Sądowy

Polski Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) – (dawniej: Polski Rejestr Handlowy) został założony zgodnie z ustawą z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym. Jest on opracowywany i organizowany przez Ministerstwo Sprawiedliwości, a obsługiwany przez wybrane sądy rejonowe, zlokalizowane w głównych miastach Polski. Od 1 stycznia 2001 r. stanowi elektroniczną bazę danych zawierającą informacje o przedsiębiorcach, spółkach, fundacjach i instytucjach pozarządowych.

Krajowy Rejestr Sądowy dzieli się na trzy odrębne rejestry:

• rejestr przedsiębiorców;
• rejestr stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej;
• rejestr dłużników niewypłacalnych (prowadzony do 1 grudnia 2020 r.).

W skład rejestru przedsiębiorców w Polsce wchodzą wybrane formy działalności gospodarczej: spółki (m.in. spółka jawna, spółka komandytowa, spółka komandytowo-akcyjna, spółka partnerska, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna), spółdzielnie, przedsiębiorstwa państwowe, oddziały przedsiębiorców zagranicznych prowadzących działalność na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i inne rodzaje podmiotów prawnych podlegających rejestracji.

Rejestr przedsiębiorców KRS nie obejmuje przedsiębiorców prowadzących działalność w formie jednoosobowej działalności gospodarczej. Podlegają oni bowiem rejestracji do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Rejestr przedsiębiorców KRS składa się z 6 działów:

• Dział I – zawiera podstawowe dane identyfikacyjne podmiotu, takie jak: nazwa (firma), forma prawna, siedziba, adres, ewentualne oddziały, numery NIP i REGON, a także informacje o sposobie powstania podmiotu oraz o umowie spółki lub statucie.
• Dział II – prezentuje sposób reprezentacji podmiotu oraz dane osób wchodzących w skład organów uprawnionych (np. zarządu, rady nadzorczej), wspólników uprawnionych do reprezentacji w spółkach osobowych, a także informacje o ustanowionej prokurze i osobach pełniących tę funkcję.
• Dział III – obejmuje przedmiot działalności według kodów PKD oraz wzmianki o złożeniu rocznego sprawozdania finansowego, jego zatwierdzeniu, opinii biegłego rewidenta, sprawozdaniu z działalności – wraz z informacją za jaki okres złożono dokumenty.
• Dział IV – pełni funkcję ostrzegawczą: zawiera informacje o zaległościach podatkowych, celnych i z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne, o umorzeniu egzekucji, zabezpieczeniu majątku dłużnika oraz o oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości z powodu niewystarczającego majątku.
• Dział V – zamieszcza wzmianki o powołaniu i odwołaniu kuratora.
• Dział VI – zawiera informacje o likwidacji spółki, powołaniu likwidatorów, ustanowieniu zarządu komisarycznego, ogłoszeniu upadłości, przekształceniu, połączeniu, wszczęciu postępowania naprawczego i dane o syndyku lub zarządcy przymusowym.

Typami podmiotów wpisanych do rejestru stowarzyszeń w Polsce są fundacje, społeczne organizacje zawodowe, cechy, związki zawodowe i publiczne instytucje służby zdrowia. Zakres podmiotów podlegających ujawnieniu w tym rejestrze określa załącznik nr 3 do rozporządzenia ministra sprawiedliwości z dnia 17 listopada 2014 w sprawie szczegółowego sposobu prowadzenia rejestrów wchodzących w skład Krajowego Rejestru Sądowego oraz szczegółowej treści wpisów w tych rejestrach.

W skład rejestru dłużników niewypłacalnych w Polsce, prowadzonego do 1 grudnia 2020 r., wchodziły osoby fizyczne uznane za niewypłacalne, wspólnicy odpowiedzialni za majątek osobisty lub osoby, które zostały pozbawione przez sąd możliwości prowadzenia działalności gospodarczej na własny rachunek. Ujawniając te informacje wierzyciele mogli uniknąć nawiązania stosunków prawnych z niepewnymi podmiotami.

Krajowy Rejestr Sądowy w Polsce pełni dwie podstawowe funkcje: informacyjną i prawną (legalizacyjną).

Aspekt informacyjny odnosi się do przekazywania opinii publicznej kompetentnych informacji na temat statusu prawnego, sytuacji gospodarczej, reprezentacji firm polskich, przedsiębiorców, organizacji itp. KRS stanowi bowiem ogólnopolską bazę danych o podmiotach uczestniczących w obrocie gospodarczym.

Funkcja legalizacyjna polega na tym, że wpis do rejestru jest warunkiem koniecznym do uzyskania pełnej zdolności prawnej i możliwości dokonywania dalszych czynności prawnych. Innymi słowy, dopiero po zarejestrowaniu podmiotu (np. spółki) może on działać w pełni jako podmiot prawny.

Prowadzenie działalności gospodarczej w formie spółki lub innej jednostki podlegającej wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego wiąże się z obowiązkiem rejestracyjnym oraz aktualizacyjnym. Wpis do rejestru ma charakter konstytutywny i niesie ze sobą skutki prawne, w tym nadanie osobowości prawnej określonym podmiotom. Co istotne, wszelkie zmiany danych ujawnionych w rejestrze również wymagają zgłoszenia, pod rygorem sankcji.

Wpis do rejestru przedsiębiorców KRS dokonywany jest co do zasady na wniosek podmiotu. Wyjątkiem są sytuacje, w których szczególne przepisy przewidują dokonanie wpisu z urzędu. Wnioski składane są na urzędowych formularzach – ich rodzaj zależy od formy prawnej prowadzonej działalności (inny formularz obowiązuje np. dla spółki jawnej, a inny dla spółki z o.o.).

Wniosek można złożyć w formie:

• papierowej (osobiście lub pocztą),
• elektronicznej – przez system „KRS online", przy użyciu profilu zaufanego ePUAP lub podpisu kwalifikowanego.

Formularz musi zostać opłacony. Wnioskodawca zobowiązany jest do wniesienia opłaty sądowej oraz – jeśli wpis podlega publikacji – opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Obowiązek aktualizacji wpisów w KRS dotyczy każdej zmiany, która ma wpływ na treść ujawnioną w rejestrze. Przykładowe zmiany wymagające zgłoszenia to:

• zmiana w składzie zarządu,
• zmiana nazwiska wspólnika,
• aktualizacja danych adresowych spółki.

Zgodnie z przepisami, przedsiębiorca ma 7 dni na zgłoszenie zmian od momentu ich zaistnienia. Niedochowanie tego terminu może skutkować karą grzywny do 10 000 zł, która może być ponawiana aż do skutku. Odpowiedzialność ponoszą członkowie zarządu spółki.

Warto pamiętać, że dane ujawnione w KRS korzystają z domniemania prawdziwości – osoby trzecie mogą polegać na informacjach zawartych w rejestrze. Tym samym nieaktualizowanie danych może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych dla podmiotu.

Dla każdego zarejestrowanego podmiotu sąd prowadzi akta rejestrowe w formie papierowej. Gromadzone są w nich wszystkie dokumenty stanowiące podstawę wpisów do rejestru, a także wzory podpisów osób upoważnionych do reprezentowania danej jednostki.

Krajowy Rejestr Sądowy jest publicznie dostępny – każdy ma dostęp do akt rejestracyjnych podmiotów zarejestrowanych w KRS (w odpowiednim Sądzie Rejonowym). Wyciągi z KRS są dostępne na terenie całego kraju w Centralnej Informacji biur KRS. Z drugiej strony, nikt nie może powoływać się na nieznajomość informacji zawartych w KRS.

Ponadto na stronie internetowej: https://wyszukiwarka-krs.ms.gov.pl/ można wyszukiwać podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego: według nazwy firmy lub numeru KRS. Wówczas znajdziemy podstawowe dane poszukiwanego podmiotu - można bezpłatnie pobrać elektroniczny dokument (PDF) Centralnej Informacji KRS odpowiadający aktualnemu odpisowi z rejestrów przedsiębiorców i stowarzyszeń.