Polski
Co to jest księgowość hybrydowa?
Wielu właścicieli firm staje przed dylematem: tworzyć własny dział księgowości, czy nawiązać współpracę z biurem rachunkowym. Rozwiązania te mają swoje zalety, jak i wady, co prowadzi do poszukiwania pośrednich modeli księgowości. Mniejsze przedsiębiorstwa najczęściej korzystają z usług tradycyjnego biura rachunkowego. Rozwiązanie to wymaga kompletowania dokumentów, a następnie dostarczenia ich do biura w godzinach jego otwarcia. Zlecając księgowość biuru rachunkowemu nie trzeba już samodzielnie zajmować się kwestiami dotyczącymi np. opodatkowania czy dokonywania comiesięcznych zestawień faktur. Wadą tego rozwiązania jest brak stałego dostępu do potrzebnych dokumentów, które przebywają w biurze rachunkowym. Kolejną formą prowadzenia księgowości jest rachunkowość internetowa, która od niedawna cieszy się coraz większym zainteresowaniem. Rozwiązanie to wydaje się znacznie wygodniejsze, jednak wymaga wiedzy na temat często zmieniającego się prawa podatkowego oraz umiejętności obsługi platformy z formularzami. W tym modelu księgowości, przedsiębiorca musi radzić sobie sam i nie ma nikogo, kto mógłby pomóc mu w rozwiązaniu problemu czy w rozwianiu istniejących wątpliwości. Istnieje jednak rozwiązanie, które łączy ze sobą tradycyjne biuro rachunkowe z nowoczesną księgowością internetową. Jest to księgowość hybrydowa, czyli najnowszy model księgowości, który zyskał już wielu zwolenników.
Księgowość hybrydowa polega na podziale prac związanych z rachunkowością oraz dokumentacją między wybrane biuro rachunkowe, a właściciela firmy. To rozwiązanie sprawia, że przedsiębiorca nie musi sam prowadzić swojej księgowości, ale jednocześnie nie zleca wszystkich swoich usług księgowych na zewnątrz. W tym modelu właściciel firmy może zdecydować, które czynności wykona samodzielnie, a za co będzie odpowiedzialne biuro rachunkowe. Biuro rachunkowe ma wyznaczony konkretny obszar działania w zależności od potrzeb przedsiębiorstwa. Może przejąć większość zadań związanych z księgowością danej firmy lub ograniczyć się jedynie do doradztwa, nadzoru i pomocy w konkretnych przypadkach. Księgowość hybrydowa to oszczędność czasu oraz redukcja kosztów. Jednocześnie przedsiębiorca ma pewność, że księgowość będzie prowadzona w prawidłowy sposób, gdyż znajduje się ona pod stałą kontrolą doradcy podatkowego i księgowych z uprawnieniami do prowadzenia pełnej księgowość. Jest to rozwiązanie, które powinno być rozważone przez każdego przedsiębiorcę zastanawiającego się nad wyborem formy prowadzenia księgowości.
Poniżej przedstawiamy kilka przykładów projektów, w których zastosowaliśmy rozwiązania księgowości hybrydowej
Klient: Autoryzowany dystrybutor renomowanych marek, zatrudniający pracowników w sześciu lokalizacjach w Niemczech i Polsce.
Sektor: Przemysł
Kompetencje: Kofax, Dynamics NAV, API
Potrzeba biznesowa: Usprawnienie procesu wprowadzania danych do systemu księgowego, ograniczenie kosztów i czasu związanych z manualną pracą przy księgowaniu.
Wypracowane rozwiązania: Klient przesyła do nas faktury w formie papierowej lub elektronicznej. Dedykowany pracownik w naszym centrum BPO Wrocław oznacza dokumenty kodem kreskowym, a następnie skanuje dokumenty. Dzięki integracji Kofax TotalAgility oraz Kofax Capture przetworzona informacja trafia bezpośrednio do systemu księgowego Dynamics NAV gdzie jest dalej przetwarzana przez dział księgowy. Stworzony został złożony system, który stale rozbudowujemy o nowe komponenty.
Manualne wprowadzanie danych do sytemu księgowego klienta
Klient: Szwajcarska firma zatrudniająca około 300 pracowników. Nowy właściciel planuje ekspansję w krajach niemieckojęzycznych.
Sektor: Przemysł
Kompetencje: System ERP klienta
Potrzeba biznesowa: W związku z restrukturyzacją firma planuje outsourcing prostych prac w zakresie księgowości.
Wypracowane rozwiązania: Osoba zatrudniona w ramach outsourcingu wykonuje dla klienta podstawowe czynności. Otrzymuje ona od naszego klienta pliki faktur w formacie .pdf i wprowadza je do oprogramowania księgowego udostępnionego przez klienta. Następnie sprawdza, czy oprogramowanie rozpoznało fakturę, czy proces przebiegł prawidłowo i czy dane są poprawne. Jeśli nie - poprawia lub dodaje dane do systemu ręcznie. Raportowanie i księgowanie do lokalnych władz szwajcarskich pozostaje po stronie klienta. Osoba zatrudniona w ramach outsourcingu komunikuje się z klientem w języku angielskim.
Udostępnienie końcówki systemu księgowego do wystawiania faktur sprzedażowych – automatyczne księgowanie
Klient: Międzynarodowa kancelaria prawna z 3 lokalizacjami w Polsce i 14-toma na świecie.
Sektor: Usługi prawne
Kompetencje: Microsoft Dynamics NAV
Potrzeba biznesowa: Usprawnienie procesu, redukcja kosztów księgowych. Klient wystawia wiele drobnych faktur sprzedażowych generowało to podwójną pracę po stronie zarówno klienta oraz naszych księgowych.
Wypracowane rozwiązania: Przesyłanie do nas dużej ilości faktur sprzedażowych wiązało się z podwójną pracą po stronie klienta i po naszej. Udostępniliśmy klientowi interfejs naszego systemu księgowego z możliwością tworzenia faktur sprzedażowych bezpośrednio w naszym systemie i przeszkoliliśmy pracownika. Teraz faktury sprzedażowe księgują się automatycznie po ich wystawieniu. Koszty pracy naszych księgowych zostały ograniczone do wprowadzania faktur zakupowych oraz generowania niezbędnych raportów.
Dostęp pasywny do danych z naszego systemu księgowego dla klienta
Klient: Wiodący dostawca kompleksowych usług inżynieryjnych, narzędzi i rozwiązań softwarowych, wspierających proces rozwoju produktu w różnych gałęziach przemysłu.
Sektor: Projektowanie
Biuro księgowe: Wrocław
Kompetencje: Microsoft Dynamics NAV
Potrzeba biznesowa: Bezpośrednia piecza nad przepływem dokumentacji i nadzór nad płynnością wykonywanej pracy.
Wypracowane rozwiązania: Udostępniliśmy działowi kontrolingu finansowego naszego klienta pasywny dostęp do naszego systemu Microsoft Dynamics NAV. W ten sposób nasz klient ma możliwość na bieżąco śledzić proces księgowania. Ma możliwość pobierania raportów i sprawozdań.
Przechwytywanie danych księgowych z dokumentów PDF
Klient: Polska spółka zajmująca się recyklingiem odpadów szklanych.
Sektor: Przemysł
Kompetencje: Kofax, Dynamics NAV, API
Potrzeba biznesowa: Usprawnienie procesu wprowadzania danych do systemu księgowego, ograniczenie kosztów i czasu związanych z manualną pracą przy księgowaniu.
Wypracowane rozwiązaniaDedykowany pracownik naszego klienta okleja dokumenty księgowe etykietą księgową z kodem kreskowym, a następnie skanuje je i przesyła na specjalną skrzynkę pocztową do getsix. Dzięki integracji Kofax TotalAgility oraz Kofax Capture przetworzona informacja trafia bezpośrednio do systemu księgowego Dynamics NAV gdzie jest dalej wykorzystywana przez dział księgowy. Dzięki takiemu rozwiązaniu unikamy zbędnego transportu dokumentów księgowych od naszego klienta do nas i z powrotem po zakończeniu roku księgowego. Dodatkowo znacznie ograniczamy koszty outsourcingu księgowego, ponieważ znaczna część pracy jest prowadzona po stronie klienta. Nasze biuro zapewnia doradztwo podatkowe, komunikację z urzędami oraz oczywiście niezbędne raportowanie.
Jak działamy?
Współpraca z naszym biurem zaczyna się od spotkania, na którym zapoznajemy się ze strukturą firmy klienta, ustalamy jego potrzeby, oraz proponujemy rozwiązania hybrydowe, które mogą przynieść Państwu najwięcej korzyści.
Spotkanie przez MsTeams – ustalenie potrzeb klienta
Propozycje rozwiązań dostosowanych do Państwa potrzeb
Wdrożenie uzgodnionych rozwiązań
Hybrydowa księgowość dla firm międzynarodowych
Dla wielu przedsiębiorstw, szczególnie tych o rozbudowanej strukturze międzynarodowej, sprawne przekazywania i udostępniane informacji finansowo - księgowych pomiędzy księgowymi, lokalnymi menedżerami i rozlokowanymi wielu krajach oddziałami a także pomiędzy różnymi poziomami organizacji stanowi duże wyzwanie. Rozwiązania księgowe oparte na chmurze, dają menedżerom i innym uczestnikom procesów biznesowych stały dostęp do informacji biznesowych w czasie rzeczywistym. Nasze hybrydowe usługi skonstruowane są w taki sposób, że pozwalają użytkownikom na monitorowanie wszystkich aspektów finansów firmy, w tym zakupów, sprzedaży i przepływu środków pieniężnych, dostosowane do ich indywidualnych potrzeb. Technologia ta jest stale aktualizowana przez naszych specjalistów IT dzięki temu mają Państwo pewność, że system pozostanie sprawny i dostępny przez cały czas.
Korzyści z zastosowania hybrydowej księgowości
Systemy księgowe w chmurze pozwalają zaoszczędzić Państwa czas i pieniądze, które w przeciwnym razie byłyby przeznaczone na aktualizacje i utrzymanie lokalnych systemów oraz czasochłonny i nieprecyzyjny obieg informacji tradycyjnymi metodami. Zbyt często osoby podejmujące decyzje bazują na nieaktualnych danych i mylnych założeniach dotyczących ich działalności. Informacje finansowe przechowywane w chmurze mogą pomóc wyeliminować niepewność, dostarczając kadrze kierowniczej zawsze aktualnych raportów na temat prowadzonej działalności.
Więcej informacji o korzyściach z zastosowania księgowości hybrydowej znajdą Państwo na stronie:
Księgowość/kadry i płace w chmurzei »
Nasze hybrydowe usługi księgowe, to kompleksowe rozwiązanie oparte na chmurze, które pomaga zarządzać firmą. Zapewnia możliwość wykonywania wielu zadań oraz efektywną kontrolę nad wydatkami, przychodami, fakturami itp. Z jego pomocą można w każdej chwili wygenerować niezbędne raporty – odpowiednie dla Państwa potrzeb. Informacje przechowywane w chmurze mogą stanowić niezastąpione źródło wiedzy nie tylko dla księgowych lub menedżerów, ale mogą być one również wykorzystywane przez wszystkie szczeble zarządzania.
Jeżeli są Państwo zainteresowani korzyściami jakie niesie za sobą księgowość w chmurze, zachęcamy do kontaktu:
