Nasze podejście do BPO

• Identyfikacja potrzeb i celów (np. plan strategiczny);
• Identyfikacja problemów wysokiego szczebla związanych z organizacją, ludźmi, procesami i systemami;
• Identyfikacja potencjalnych rozwiązań technologicznych;
• Analiza kosztów bieżących;
• Przeprowadzenie przeglądu polityki kadrowej i świadczeń pracowniczych na wysokim szczeblu w celu zidentyfikowania problemów związanych z transformacją.

• Personel przeprowadzający wywiady w celu zidentyfikowania braków proceduralnych, kontrolnych oraz oceny umiejętności personelu;
• Mapy procesu na wysokim szczeblu w celu zidentyfikowania możliwości przeprojektowania;
• Szczegółowy przegląd polityki kadrowej i świadczeń pracowniczych;
• Kompletny wybór rozwiązania technologicznego;
• Sfinalizowanie projektów rozwiązań, terminów, zasobów i zakresu;
• Zakończyć ustalanie cen.

• Sfinalizowanie umowy o świadczenie usług outsourcingowych (umowa BPO);
• Zaangażowanie odpowiednich zasobów w celu wdrożenia;
• Opracowanie i przekazanie planu przejścia pracowników;
• Z wykonaniem kontraktu, przejściem i zatrudnieniem pracowników oraz rozpoczęciem zaangażowania.

• Operacje w toku;
• Pomiar wydajności;
• Ciągłe doskonalenie.

W oparciu o nasze doświadczenie proponujemy następującą metodologię:

Etap 1 – Ocena

W tej fazie odwiedzamy Klienta w celu zrozumienia biznesu, schematu organizacyjnego i oceny konkretnych usług, takich jak przeglądanie dokumentów, spotkania, zrozumienie biznesu, przygotowanie programu pracy, który mielibyśmy wykonać, odpowiednich danych wejściowych i terminów dla wyników.

Etap 2 – Projektowanie

W oparciu o zebrane informacje, zaprojektujemy najlepsze rozwiązania i plany wdrożeniowe, aby osiągnąć cele firmy. W tej fazie będziemy identyfikować i rekomendować poprawę jakości w procesach lub produktach firmy. Projekt zostanie umieszczony na uzgadnianiu kont, projektowaniu polityk administracyjnych (np. księgowość, polityka operacyjna i płacowa), plan kont, centra kosztów, numery projektów i stanowisk pracy, hierarchia księgowości, środki trwałe, interfejsy (ręczne lub automatyczne), struktura płac, system bezpieczeństwa danych, system check-in.

W tej fazie konieczne będzie również omówienie miesięcznych danych wejściowych, które mają być dostarczone przez Klienta, jak również danych wyjściowych, które mają być wyprodukowane przez BPO.

Konieczne będzie opracowanie szczegółowego kalendarza z dokładnymi terminami dla każdej ze stron. Sposoby przekazywania informacji (tj. poczta, kurier, poczta elektroniczna itp.) również muszą zostać uzgodnione w tym czasie. Projekt ten zostanie szczegółowo omówiony z Klientem i zostanie wdrożony dopiero po wyjaśnieniu i zatwierdzeniu wszystkich aspektów.

Zgodnie z tymi informacjami opracujemy Harmonogram Propozycji Wykonanej Pracy, Miesięczne Zadania Księgowości, Miesięczne Zadania Płacowe dla zwykłego miesiąca oraz Zadania na koniec roku. Plany te będą stanowić część „Harmonogramów pracy w załączniku”.

Etap 3 – Wdrożenie

Zatwierdzony projekt będzie realizowany w następujący sposób:

• Po podpisaniu umowy i po fazach oceny i projektowania getsix® rozpocznie realizację;
• Rozwój zaprojektowany w fazie 1 i zatwierdzony przez klienta zostanie poddany przeglądowi i wdrożony w tej fazie.

Etap 4 – Operacje

getsix® będzie świadczyć rutynowo uzgodnione z góry usługi księgowe i płacowe oraz pokrewne usługi.