Prawo pracy w Polsce

Prawo pracy w Polsce opiera się przede wszystkim na Kodeksie pracy, który reguluje podstawowe zasady zatrudnienia, w tym nawiązanie i rozwiązanie stosunku pracy, rodzaje umów o pracę, czas pracy, urlop wypoczynkowy, uprawnienia pracownicze, odpowiedzialność pracodawcy, pracę zdalną oraz bezpieczeństwo i higienę pracy. Kodeks pracy określa również podstawowe obowiązki pracodawcy i pracownika, a także ramy organizacyjne zatrudnienia na podstawie umowy o pracę.

Poza Kodeksem pracy zagraniczni pracodawcy zatrudniający pracowników w Polsce powinni uwzględnić także inne kluczowe regulacje, w szczególności przepisy dotyczące minimalnego wynagrodzenia za pracę, ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, podatku dochodowego od osób fizycznych, ochrony danych osobowych, pracowniczych planów kapitałowych, a także przepisy wykonawcze dotyczące dokumentacji pracowniczej, ewidencji czasu pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz naliczania wynagrodzeń. W praktyce zatrudnienie w Polsce wymaga spójnego podejścia prawnego, kadrowego, płacowego i podatkowego.

Podstawowe ramy prawne zatrudnienia w Polsce obejmują:

• Kodeks pracy - podstawowy akt regulujący umowy o pracę, czas pracy, urlopy wypoczynkowe, pracę zdalną, rozwiązanie stosunku pracy oraz obowiązki w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.
• Ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę - reguluje ustawowe minimalne wynagrodzenie należne pracownikom w Polsce.
• Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych - reguluje obowiązkowe składki na ubezpieczenia społeczne oraz obowiązki pracodawcy wobec ZUS.
• Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych - istotna dla naliczania wynagrodzeń, zaliczek podatkowych oraz opodatkowania dochodów pracowników.
• Ustawa o pracowniczych planach kapitałowych - reguluje obowiązki związane z PPK, jeżeli mają zastosowanie.
• RODO oraz polskie przepisy o ochronie danych osobowych - istotne przy przetwarzaniu danych osobowych pracowników.
• Przepisy dotyczące dokumentacji pracowniczej - określają sposób prowadzenia akt osobowych, dokumentacji płacowej, ewidencji czasu pracy oraz innej dokumentacji kadrowej.

Dla zagranicznych przedsiębiorstw polskie prawo pracy nie jest wyłącznie kwestią formalnoprawną. Wpływa ono bezpośrednio na koszty zatrudnienia, naliczanie wynagrodzeń, dokumentację kadrową, onboarding, procedury pracy zdalnej, obowiązki wobec ZUS i urzędu skarbowego, compliance oraz - w niektórych przypadkach - na ocenę ryzyka powstania zakładu podatkowego w Polsce.

Zobacz nasze usługi w zakresie zatrudniania pracowników w Polsce

Zagraniczni pracodawcy zatrudniający pracowników w Polsce powinni zwrócić szczególną uwagę na następujące obszary:

Polska umowa o pracę powinna jasno określać kluczowe warunki zatrudnienia, w tym strony umowy, rodzaj umowy, stanowisko, miejsce wykonywania pracy, wynagrodzenie, wymiar czasu pracy, termin rozpoczęcia pracy oraz inne istotne warunki zatrudnienia.

Najczęściej stosowanymi w Polsce rodzajami umów o pracę są:

• umowa o pracę na okres próbny,
• umowa o pracę na czas określony,
• umowa o pracę na czas nieokreślony.

Zagraniczne przedsiębiorstwa nie powinny zakładać, że niemiecki, austriacki, brytyjski lub grupowy wzór umowy o pracę może zostać zastosowany w Polsce bez weryfikacji prawnej. Jeżeli pracownik wykonuje pracę w Polsce, bezwzględnie obowiązujące przepisy polskiego prawa pracy mogą mieć zastosowanie niezależnie od siedziby pracodawcy.

W praktyce zagraniczni pracodawcy mogą potrzebować dodatkowej dokumentacji, w tym:

• informacji o warunkach zatrudnienia,
• porozumienia w sprawie pracy zdalnej lub regulaminu pracy zdalnej,
• dokumentacji z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy,
• dokumentów dotyczących RODO i ochrony danych pracowników,
• klauzul o zachowaniu poufności oraz postanowień dotyczących własności intelektualnej,
• dokumentów onboardingowych,
• formularzy płacowych i dokumentów ubezpieczeniowych.

Dla zagranicznych przedsiębiorstw umowa o pracę powinna być analizowana łącznie z wymogami w zakresie naliczania wynagrodzeń, podatków i administracji kadrowej.

Dowiedz się więcej o naszym wsparciu w zakresie zatrudniania pracowników w Polsce dla zagranicznych przedsiębiorstw

Pracownikom w Polsce przysługuje co najmniej ustawowe minimalne wynagrodzenie. Od 1 stycznia 2026 r. minimalne wynagrodzenie za pracę w Polsce wynosi PLN 4 806 (ok. EUR* 1 118,64) brutto miesięcznie.

Minimalne wynagrodzenie jest stawką ogólnokrajową. Nie różni się ono w zależności od regionu, branży, sektora, stanowiska ani kwalifikacji pracownika.

Weryfikując, czy pracownik otrzymuje co najmniej minimalne wynagrodzenie, pracodawca musi uwzględnić, które składniki wynagrodzenia mogą być wliczane do minimalnego wynagrodzenia, a które są z niego wyłączone. Na przykład niektóre wypłaty, takie jak wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych, dodatek za pracę w porze nocnej, dodatek za staż pracy czy dodatek za szczególne warunki pracy, nie są uwzględniane przy obliczaniu minimalnego wynagrodzenia.

Dla zagranicznych pracodawców oznacza to, że konfiguracja listy płac powinna nie tylko wykazywać wynagrodzenie brutto, lecz także prawidłowo klasyfikować poszczególne składniki wynagrodzenia zgodnie z polskimi przepisami.

Więcej informacji o minimalnym wynagrodzeniu znajdą Państwo w naszych publikacjach

Zgodnie z polskim prawem pracy podstawowy wymiar czasu pracy wynosi zasadniczo:

• 8 godzin na dobę,
• przeciętnie 40 godzin tygodniowo,
• w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
• w przyjętym okresie rozliczeniowym.

Jest to jeden z najważniejszych obszarów prawa pracy w Polsce dla zagranicznych pracodawców, w szczególności gdy pracownicy pracują zdalnie, raportują do przełożonych za granicą lub współpracują z zespołami w różnych strefach czasowych.

Pracodawcy powinni zapewnić, aby:

• czas pracy był prawidłowo ewidencjonowany,
• godziny nadliczbowe były monitorowane,
• okresy odpoczynku były przestrzegane,
• rozkłady czasu pracy były zgodne z przepisami,
• lista płac prawidłowo odzwierciedlała godziny nadliczbowe oraz inne wypłaty związane z czasem pracy.

Jeżeli przedsiębiorstwo korzysta z globalnych systemów HR lub systemów rejestracji czasu pracy, powinny one zostać zweryfikowane pod kątem zgodności z polskimi przepisami o czasie pracy.

Prawo pracy przewiduje, że praca w godzinach nadliczbowych może wystąpić, gdy pracownik pracuje ponad obowiązujące dobowe lub tygodniowe normy czasu pracy. W Polsce godziny nadliczbowe nie powinny być traktowane jako praktyka nieformalna.

Pracodawca powinien dokumentować godziny nadliczbowe, prawidłowo je rozliczać oraz zapewnić, aby zasady dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych zostały odzwierciedlone na liście płac. W zależności od okoliczności pracownikowi może przysługiwać dodatkowe wynagrodzenie albo czas wolny w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych.

Zagraniczni pracodawcy powinni zachować szczególną ostrożność, gdy przełożeni znajdujący się poza Polską polecają pracownikom wykonującym pracę w Polsce pracę poza standardowymi godzinami. Nawet jeżeli polecenie pochodzi z zagranicy, polskie przepisy o czasie pracy i godzinach nadliczbowych mogą nadal mieć zastosowanie.

Pracownikom w Polsce przysługuje płatny urlop wypoczynkowy. Podstawowy wymiar urlopu wypoczynkowego zgodnie z polskim prawem pracy wynosi:

• 20 dni - jeżeli pracownik posiada łączny staż pracy krótszy niż 10 lat,
• 26 dni - jeżeli pracownik posiada łączny staż pracy wynoszący co najmniej 10 lat.

W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy urlop wypoczynkowy ustala się proporcjonalnie do wymiaru ich czasu pracy.

Istotne jest, że do łącznego stażu pracy zalicza się poprzednie okresy zatrudnienia. Przy ustalaniu wymiaru urlopu wypoczynkowego uwzględnia się również określone okresy ukończonej nauki. Na przykład ukończenie szkoły wyższej może zostać zaliczone jako 8 lat stażu pracy na potrzeby ustalenia wymiaru urlopu.

Zagraniczni pracodawcy powinni zwrócić się do pracownika o dokumenty potwierdzające poprzednie zatrudnienie oraz wykształcenie, aby prawidłowo ustalić, czy pracownikowi przysługuje 20 czy 26 dni urlopu wypoczynkowego.

Urlop wypoczynkowy powinien być prawidłowo ewidencjonowany i skoordynowany z listą płac. Niewykorzystany urlop może powodować dodatkowe obowiązki rozliczeniowe w momencie zakończenia zatrudnienia.

Zobacz nasze usługi zatrudnianie pracowników w Polsce

Podsumowanie najważniejszych zmian w prawie pracy w 2026 roku znajdą Państwo w pliku PDF:

Pobierz PDF

Zatrudnienie w Polsce powoduje obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Składki są zasadniczo obliczane od wynagrodzenia pracownika i finansowane częściowo przez pracownika, a częściowo przez pracodawcę.

Do najważniejszych składek na ubezpieczenia społeczne należą:

Ponadto pracodawcy mogą być zobowiązani do finansowania innych funduszy związanych z zatrudnieniem, takich jak:

• Fundusz Pracy,
• Fundusz Solidarnościowy,
• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
• Pracownicze Plany Kapitałowe, jeżeli mają zastosowanie.

Składka na ubezpieczenie zdrowotne jest zasadniczo potrącana z wynagrodzenia pracownika w ramach listy płac. W praktyce lista płac w Polsce musi prawidłowo uwzględniać wynagrodzenie brutto, składki pracownika na ubezpieczenia społeczne, składkę na ubezpieczenie zdrowotne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz koszty zatrudnienia ponoszone przez pracodawcę.

Dla zagranicznych pracodawców naliczanie wynagrodzeń i prawo pracy powinny być analizowane łącznie. Umowa może być poprawna pod względem prawnym, a mimo to powodować problemy w zakresie compliance, jeżeli struktura wynagrodzenia, czas pracy, świadczenia dodatkowe lub koszty pracy zdalnej nie zostaną prawidłowo odzwierciedlone na liście płac.

Zobacz nasze usługi kadrowo-płacowe w Polsce dla zagranicznych pracodawców

System ubezpieczeń społecznych w Polsce 2026

Więcej informacji znajdą Państwo również w broszurze: System ubezpieczeń społecznych w Polsce 2026

Pobierz PDF

Całkowity koszt zatrudnienia w Polsce jest wyższy niż wynagrodzenie brutto pracownika, ponieważ pracodawca finansuje własną część składek na ubezpieczenia społeczne oraz wybrane fundusze związane z zatrudnieniem.

W praktyce całkowity koszt pracodawcy jest zwykle o około 20-22% wyższy od wynagrodzenia brutto pracownika. Oznacza to, że przy wynagrodzeniu brutto w wysokości PLN 10 000 (ok. EUR* 2 327,58) miesięcznie szacowany koszt pracodawcy może wynieść około PLN 12 000 (ok. EUR* 2 793,10)-PLN 12 200 (ok. EUR* 2 839,65), przed uwzględnieniem dodatkowych kosztów administracyjnych, świadczeń dodatkowych lub indywidualnych ustaleń.

W praktyce zagraniczne przedsiębiorstwa nie powinny kalkulować kosztu zatrudnienia w Polsce wyłącznie na podstawie wynagrodzenia brutto. Powinny uwzględnić również:

• składkę emerytalną finansowaną przez pracodawcę,
• składkę rentową finansowaną przez pracodawcę,
• składkę na ubezpieczenie wypadkowe,
• Fundusz Pracy i powiązane fundusze, jeżeli mają zastosowanie,
• wpłatę pracodawcy do PPK, jeżeli ma zastosowanie,
• koszt obsługi kadrowo-płacowej,
• koszt dokumentacji kadrowej i compliance,
• koszty związane z pracą zdalną.

Jest to szczególnie istotne, gdy zagraniczne przedsiębiorstwa porównują koszty zatrudnienia w Polsce z modelem B2B, modelem employer of record lub zatrudnieniem w innych jurysdykcjach.

Praca zdalna w Polsce została uregulowana w prawie pracy i jest powszechnie stosowanym modelem zatrudnienia. Może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym w miejscu zamieszkania pracownika.

Dla zagranicznych przedsiębiorstw zatrudniających pracowników wykonujących pracę zdalnie z Polski dobrze przygotowana dokumentacja pomaga zorganizować współpracę, jasno określić obowiązki stron i ograniczyć ryzyko nieporozumień w przyszłości. W zależności od struktury pracodawcy i modelu pracy warto rozważyć takie dokumenty jak:

• porozumienie w sprawie pracy zdalnej,
• regulamin pracy zdalnej,
• oświadczenia pracownika,
• informacja z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy,
• zasady ochrony danych,
• zasady dotyczące sprzętu do pracy,
• zasady zwrotu kosztów,
• procedury zmiany lub zakończenia pracy zdalnej.

Pracodawca powinien również uwzględnić praktyczne aspekty organizacji pracy zdalnej, takie jak:

• sposób ewidencjonowania czasu pracy,
• sposób zapewnienia lub rozliczenia narzędzi pracy,
• zasady zwrotu kosztów związanych z pracą,
• bezpieczeństwo danych i poufność,
• realizacja obowiązków z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy,
• wpływ zadań pracownika na kwestie podatkowe, w tym potencjalne ryzyko powstania zakładu podatkowego w Polsce.

Dla zagranicznych pracodawców praca zdalna z Polski może być skutecznym i elastycznym rozwiązaniem, w szczególności przy zatrudnianiu specjalistów z obszarów IT, finansów, analityki, administracji lub sprzedaży. Istotne jest jednak zapewnienie, aby model pracy zdalnej był spójny z umową o pracę, dokumentacją kadrową, listą płac oraz - w razie potrzeby - z analizą podatkową.

getsix® wspiera zagraniczne przedsiębiorstwa w przygotowaniu dokumentacji pracy zdalnej, dostosowaniu umów o pracę do polskich wymogów oraz koordynacji kwestii kadrowych, płacowych i podatkowych związanych z zatrudnianiem pracowników wykonujących pracę z Polski

Pracodawcy w Polsce mają wobec pracowników obowiązki z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Obowiązki te mogą dotyczyć nie tylko pracowników biurowych, lecz także pracowników wykonujących pracę zdalną.

W zależności od stanowiska i modelu pracy pracodawca może być zobowiązany uwzględnić:

• wstępne szkolenie z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy,
• ocenę ryzyka zawodowego,
• wymogi z zakresu medycyny pracy,
• bezpieczną organizację pracy,
• zgłaszanie wypadków przy pracy,
• informację BHP dotyczącą pracy zdalnej,
• oświadczenia pracownika związane z pracą z domu.

Zagraniczni pracodawcy często nie doceniają polskich obowiązków w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, ponieważ zarządzają pracownikami zdalnie lub nie posiadają fizycznego biura w Polsce. Brak biura w Polsce nie znosi jednak automatycznie obowiązków pracodawcy wobec pracowników wykonujących pracę z Polski.

Pracodawcy w Polsce muszą prowadzić odpowiednią dokumentację pracowniczą. Obejmuje ona zwykle dokumentację związaną z umową o pracę, dokumenty onboardingowe, dokumentację płacową, ewidencję czasu pracy, ewidencję urlopów oraz inne akta kadrowe wymagane przez polskie przepisy.

Dla zagranicznych przedsiębiorstw praktycznym rozwiązaniem jest współpraca z doświadczonym biurem kadrowo-płacowym w Polsce.

Właściwy partner pomaga zapewnić, aby:

• dokumenty pracownicze były kompletne,
• akta osobowe były prawidłowo zorganizowane,
• czas pracy i nieobecności były ewidencjonowane,
• wymiar urlopu wypoczynkowego był prawidłowo obliczany,
• dokumenty płacowe były spójne z warunkami zatrudnienia,
• dokumenty dotyczące pracy zdalnej były przechowywane i aktualizowane,
• dokumentacja mogła zostać sprawnie przygotowana na potrzeby kontroli PIP.

Jest to szczególnie istotne, gdy dokumentacja kadrowa jest prowadzona za granicą lub za pośrednictwem globalnych systemów HR, które nie zawsze uwzględniają wymogi polskiego prawa pracy. Wsparcie lokalnego partnera pozwala zagranicznemu pracodawcy ograniczyć ryzyko błędów administracyjnych i prowadzić dokumentację pracowniczą zgodnie z polskimi standardami.

Rozwiązanie umowy o pracę w Polsce powinno być starannie zaplanowane. Obowiązujące zasady zależą od rodzaju umowy o pracę, stażu pracy, przyczyny rozwiązania umowy oraz statusu pracownika.

Przed rozwiązaniem umowy o pracę w Polsce pracodawca powinien sprawdzić:

• rodzaj umowy,
• obowiązujący okres wypowiedzenia,
• czy konieczne jest wskazanie przyczyny rozwiązania umowy,
• czy pracownik podlega szczególnej ochronie przed rozwiązaniem stosunku pracy,
• czy zastosowanie mają obowiązki konsultacyjne,
• w jaki sposób należy doręczyć oświadczenie o rozwiązaniu umowy,
• końcowe rozliczenie wynagrodzenia,
• niewykorzystany urlop wypoczynkowy,
• zwrot sprzętu i dokumentów.

Umowy rozwiązane wbrew wymogom prawa pracy mogą prowadzić do roszczeń pracowniczych, kosztów rozliczeń lub postępowań przed polskim sądem pracy.

Zagraniczni pracodawcy nie powinni automatycznie stosować zasad rozwiązywania umów obowiązujących w ich kraju wobec pracowników wykonujących pracę w Polsce.

Pracodawcy w Polsce mogą być kontrolowani przez Państwową Inspekcję Pracy. Kontrola PIP może obejmować umowy o pracę, czas pracy, wynagrodzenia, urlopy wypoczynkowe, bezpieczeństwo i higienę pracy, dokumentację pracy zdalnej, akta osobowe oraz inne obowiązki pracodawcy. Kontrole są regulowane odrębnymi przepisami prawa pracy.

Zagraniczni pracodawcy powinni być przygotowani na przedstawienie przejrzystej i kompletnej dokumentacji, w szczególności jeżeli zatrudniają w Polsce pracowników zdalnych lub zarządzają pracownikami za pośrednictwem zagranicznego systemu HR.

Typowe obszary kontroli mogą obejmować:

• czy umowy o pracę są prawidłowo udokumentowane,
• czy czas pracy jest prawidłowo ewidencjonowany,
• czy urlop wypoczynkowy jest prawidłowo obliczany i ewidencjonowany,
• czy praca zdalna została prawidłowo wdrożona,
• czy obowiązki z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy są realizowane,
• czy pracownicy otrzymują wymagane informacje,
• czy dokumentacja płacowa jest spójna z dokumentacją pracowniczą,
• czy umowy cywilnoprawne lub umowy B2B są stosowane prawidłowo.

Kontrola PIP nie powinna być pierwszym momentem, w którym zagraniczny pracodawca weryfikuje kompletność polskiej dokumentacji pracowniczej.

Zatrudnienie pracownika w Polsce może w niektórych przypadkach rodzić pytania podatkowe po stronie zagranicznego przedsiębiorstwa. Ryzyko zależy od tego, czym pracownik zajmuje się w Polsce, czy reprezentuje przedsiębiorstwo, czy negocjuje lub zawiera umowy oraz czy wykonuje kluczowe funkcje biznesowe.

Na przykład specjalista IT pracujący zdalnie i wykonujący wewnętrzne zadania techniczne może mieć inny profil ryzyka niż menedżer sprzedaży negocjujący z klientami w Polsce.

Dlatego zatrudnienie w Polsce powinno być analizowane nie tylko z perspektywy prawa pracy, lecz również z perspektywy naliczania wynagrodzeń, rachunkowości i podatków.

Dowiedz się więcej o ryzyku powstania zakładu podatkowego w Polsce dla zagranicznych przedsiębiorstw

Zagraniczne przedsiębiorstwa zatrudniające pracowników w Polsce często popełniają podobne błędy wynikające z niewystarczającej znajomości prawa pracy w Polsce, w tym:

• stosowanie zagranicznej umowy o pracę bez weryfikacji pod kątem polskiego prawa,
• brak dokumentacji pracy zdalnej,
• nieprawidłowe obliczenie wymiaru urlopu wypoczynkowego,
• brak prawidłowej ewidencji czasu pracy,
• pomijanie przepisów o godzinach nadliczbowych,
• traktowanie pracowników jako wykonawców, mimo że relacja ma cechy stosunku pracy,
• brak spójności między dokumentacją płacową a dokumentacją pracowniczą,
• niedocenianie obowiązków z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy,
• stosowanie zagranicznych zasad rozwiązywania umów wobec polskich pracowników,
• pomijanie ryzyka powstania zakładu podatkowego.

Takie błędy mogą prowadzić do sporów pracowniczych, ustaleń pokontrolnych PIP, korekt list płac, ryzyka podatkowego oraz szkód wizerunkowych.

Dlatego zawsze zachęcamy przedsiębiorstwa do omówienia swojej sytuacji z prawnikiem doświadczonym w polskim prawie pracy: Formularz kontaktowy