Usługi w zakresie rejestracji spółek w Polsce i za granicą
- Rejestracja spółki w Polsce
- Kwalifikowany podpis elektroniczny
- Przeniesienie części lub całości biznesu do innego kraju (Niemcy)
- Otworzenie oddziału lub przedstawicielstwa zagranicznej firmy w Polsce
- Otworzenie oddziału lub przedstawicielstwa Państwa firmy za granicą
- Inwestycje w Polsce i za granica
- Rejestracja spółki poza granicami kraju - możemy przejąć rejestrację spółki w kilku krajach w tym samym czasie
- Wizy i pozwolenia na pracę
Zapraszamy do kontaktu naszymi doradcami poprzez formularz kontaktowy:
Prowadzimy wsparcie działalności biznesowej już ponad 10 lat. Nasze doświadczenie i międzynarodowa sieć kontaktów wesprze Państwa biznes.
Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) jest publicznym rejestrem zawierającym informacje o spółkach i innych podmiotach podlegających obowiązkowi wpisu. Działa od 1 stycznia 2001 r. na podstawie ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym. Rejestr prowadzą wyznaczone sądy rejonowe — sądy gospodarcze — w systemie teleinformatycznym.
Dane z KRS pozwalają sprawdzić m.in. nazwę, siedzibę i formę prawną podmiotu, sposób jego reprezentacji oraz informacje o likwidacji czy postępowaniu upadłościowym. Wyszukiwarka KRS umożliwia bezpłatne sprawdzenie podmiotu i pobranie informacji odpowiadającej odpisowi aktualnemu lub pełnemu, bez zakładania konta.
Struktura KRS
Ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym wyróżnia trzy rejestry:
- rejestr przedsiębiorców;
- rejestr stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej;
- rejestr dłużników niewypłacalnych.
Przy opisie ostatniego z nich należy uwzględnić jego obecne, przede wszystkim historyczne znaczenie. Nie jest on tożsamy z Krajowym Rejestrem Zadłużonych (KRZ), który funkcjonuje jako odrębny rejestr.
Rejestr przedsiębiorców
Do rejestru przedsiębiorców KRS wpisywane są m.in. spółki jawne, partnerskie, komandytowe, komandytowo-akcyjne, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, proste spółki akcyjne oraz spółki akcyjne. Rejestr obejmuje również inne podmioty wskazane w przepisach, w tym spółdzielnie, przedsiębiorstwa państwowe i oddziały przedsiębiorców zagranicznych prowadzących działalność w Polsce.
Jednoosobowa działalność gospodarcza nie podlega wpisowi do KRS
Rejestr przedsiębiorców KRS nie obejmuje osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Takie osoby podlegają wpisowi do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Wybór właściwego rejestru zależy zatem przede wszystkim od formy prawnej prowadzonej działalności.
Jakie informacje zawiera sześć działów KRS?
Dane w rejestrze przedsiębiorców są uporządkowane w sześciu działach. Zakres informacji zależy od rodzaju podmiotu.
| Dział | Zakres informacji |
|---|---|
| Dział I | Podstawowe dane identyfikacyjne, m.in. nazwa, forma prawna, siedziba, adres, NIP i REGON, a także informacje o umowie lub statucie, sposobie powstania i kapitale — odpowiednio do rodzaju podmiotu. |
| Dział II | Organy podmiotu, osoby uprawnione do reprezentacji, sposób reprezentacji oraz informacje o prokurze. |
| Dział III | Przedmiot działalności według PKD oraz wzmianki o złożonych dokumentach finansowych. |
| Dział IV | Określone przepisami informacje o zaległościach i wierzytelnościach, umorzeniu egzekucji oraz niektórych rozstrzygnięciach związanych z niewypłacalnością. |
| Dział V | Informacje dotyczące kuratora. |
| Dział VI | Informacje m.in. o likwidacji, rozwiązaniu, połączeniu, podziale lub przekształceniu podmiotu, postępowaniu upadłościowym i restrukturyzacyjnym oraz zawieszeniu i wznowieniu działalności. |
Przy sprawdzaniu kontrahenta warto zwrócić szczególną uwagę na dział II. Pozwala on ustalić nie tylko, kto reprezentuje spółkę, lecz także czy dana osoba może działać samodzielnie, czy wymagane jest współdziałanie kilku osób.
Rejestr stowarzyszeń i fundacji
Odrębna część KRS obejmuje stowarzyszenia, inne organizacje społeczne i zawodowe, fundacje oraz samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej. Wpisowi podlegają podmioty wskazane w odpowiednich przepisach.
Działalność gospodarcza wymaga odrębnego wpisu
Fundacja lub stowarzyszenie podejmujące działalność gospodarczą podlega również wpisowi do rejestru przedsiębiorców. Nie należy więc zakładać, że obecność organizacji w rejestrze stowarzyszeń i fundacji zastępuje rejestrację jej działalności gospodarczej.
Rejestr dłużników niewypłacalnych a Krajowy Rejestr Zadłużonych
Rejestr dłużników niewypłacalnych (RDN) gromadził informacje o określonych kategoriach dłużników i osobach objętych sądowymi zakazami prowadzenia działalności. Obecnie ma znaczenie przede wszystkim historyczne, a wcześniejsze wpisy podlegają zasadom wykreślania określonym w ustawie o KRS.
Od 1 grudnia 2021 r. działa Krajowy Rejestr Zadłużonych (KRZ) — odrębny, publiczny rejestr prowadzony przez Ministra Sprawiedliwości. Ujawnia on m.in. informacje o postępowaniach upadłościowych i restrukturyzacyjnych, zakazach prowadzenia działalności gospodarczej oraz określonych przypadkach bezskutecznej egzekucji.
Weryfikację kontrahenta można uzupełnić sprawdzeniem informacji w Krajowym Rejestrze Zadłużonych. W tym celu należy wybrać Portal Publiczny, który umożliwia bezpłatne przeglądanie informacji bez logowania.
Jeden rejestr to nie pełny obraz
Brak informacji w jednym rejestrze nie powinien być traktowany jako pełne potwierdzenie braku zadłużenia lub problemów finansowych.
Funkcje KRS
Krajowy Rejestr Sądowy pełni przede wszystkim funkcję informacyjną oraz funkcję prawną, określaną również jako legalizacyjna.
Funkcja informacyjna polega na udostępnianiu danych o podmiotach uczestniczących w obrocie prawnym i gospodarczym. Dzięki KRS można sprawdzić ich status, formę prawną, sposób reprezentacji i inne ujawnione informacje.
Znaczenie prawne wpisu zależy natomiast od jego rodzaju. Nie każdy wpis do KRS ma charakter konstytutywny, czyli powodujący powstanie określonego skutku prawnego dopiero z chwilą rejestracji. Przykładowo spółka z o.o. uzyskuje osobowość prawną z chwilą wpisu do rejestru. Inne wpisy mają charakter deklaratoryjny — ujawniają stan, który powstał wcześniej, np. zmianę składu zarządu.
Nie oznacza to również, że przed rejestracją każda spółka jest pozbawiona możliwości działania. Spółka kapitałowa w organizacji może we własnym imieniu nabywać prawa, zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozywana, na zasadach określonych w Kodeksie spółek handlowych.
Rejestracja i aktualizacja danych w KRS
Prowadzenie działalności w formie podlegającej wpisowi do KRS wiąże się nie tylko z obowiązkiem rejestracji, ale również z późniejszym zgłaszaniem zmian. Aktualizacji mogą wymagać m.in. dane adresowe, skład organów, sposób reprezentacji, informacje o prokurentach czy przedmiot działalności.
Procedura wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego
Od 1 lipca 2021 r. wnioski do rejestru przedsiębiorców KRS składa się wyłącznie elektronicznie. Dotyczy to zarówno rejestracji podmiotu, jak i późniejszych wniosków o zmianę danych lub wykreślenie. Papierowy wniosek nie jest alternatywnym sposobem rejestracji przedsiębiorcy.
W zależności od rodzaju sprawy i sposobu zawarcia umowy spółki wykorzystuje się:
- Portal Rejestrów Sądowych (PRS) — do składania elektronicznych wniosków i pism do sądu rejestrowego, w tym rejestracji spółek, których umowę zawarto u notariusza;
- system S24 — umożliwiający rejestrację spółki z o.o., spółki jawnej, komandytowej oraz prostej spółki akcyjnej przy wykorzystaniu udostępnionych wzorców umów. System pozwala również składać określone wnioski o zmianę danych.
Wniosek wymaga podpisania przez osoby uprawnione zgodnie z przepisami albo właściwie umocowanego pełnomocnika. W postępowaniu elektronicznym wykorzystuje się kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany lub podpis osobisty. Zakres załączników zależy od formy prawnej podmiotu i rodzaju zgłaszanego wpisu.
Inaczej wygląda sytuacja podmiotów wpisanych wyłącznie do rejestru stowarzyszeń i fundacji, bez wpisu do rejestru przedsiębiorców. W ich przypadku nadal dopuszczalne są wnioski papierowe.
Nadchodząca zmiana
Od 1 kwietnia 2027 r. obowiązek elektronicznego składania wniosków ma objąć również tę grupę podmiotów, zgodnie z uchwaloną nowelizacją ustawy o KRS.
Ile kosztuje wpis do KRS?
Wysokość opłaty sądowej zależy od rodzaju wniosku i zastosowanego trybu. Dla spółki z ograniczoną odpowiedzialnością standardowe opłaty wynoszą:
| Rodzaj wniosku | PRS — tryb standardowy | S24 — gdy można zastosować ten tryb |
|---|---|---|
| Rejestracja spółki | 500 zł | 250 zł |
| Zmiana wpisu w rejestrze przedsiębiorców | 250 zł | 200 zł |
Są to opłaty sądowe, a nie całkowity koszt założenia spółki lub przeprowadzenia zmian. Osobno mogą wystąpić m.in. koszty notarialne oraz opłata skarbowa związana ze złożeniem dokumentu pełnomocnictwa.
Brak opłaty za ogłoszenie w MSiG w nowych sprawach
Od 29 listopada 2025 r. zniesiono obowiązek ogłaszania wpisów KRS w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. W nowych sprawach nie dolicza się więc dotychczasowej opłaty 100 zł za takie ogłoszenie.
Zmiana nie oznacza jednak likwidacji wszystkich obowiązkowych ogłoszeń spółek w MSiG — obowiązki wynikające z innych przepisów mogą nadal występować. Do spraw wszczętych przed wejściem nowelizacji w życie stosuje się przepisy przejściowe.
Zmiany w KRS — aktualizacja danych
Co do zasady wniosek o wpis zmiany należy złożyć w ciągu 7 dni od zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu, chyba że przepis szczególny przewiduje inny termin. Obowiązek ten może dotyczyć np. powołania lub odwołania członka zarządu, zmiany adresu spółki, ustanowienia prokury czy zmiany danych wspólnika ujawnianych w rejestrze.
Niezłożenie wymaganych dokumentów może prowadzić do wszczęcia przez sąd postępowania przymuszającego. Sąd wzywa wówczas do wykonania obowiązku w dodatkowym terminie, a jego niewykonanie może skutkować nałożeniem grzywny. Grzywny mogą być ponawiane.
Aktualność danych ma również znaczenie w relacjach z kontrahentami. Informacje ujawnione w KRS co do zasady korzystają z domniemania prawdziwości, a zaniedbanie obowiązków rejestrowych może prowadzić do odpowiedzialności za wyrządzoną szkodę.
Dostęp do danych w Krajowym Rejestrze Sądowym
KRS jest rejestrem jawnym. Informacje można uzyskiwać przez oficjalne narzędzia Ministerstwa Sprawiedliwości oraz Centralną Informację KRS. Do podstawowego sprawdzenia podmiotu i pobrania dokumentów online nie jest potrzebne wykazywanie interesu prawnego.
Jak sprawdzić firmę w wyszukiwarce KRS?
W oficjalnej wyszukiwarce KRS Ministerstwa Sprawiedliwości można odnaleźć podmiot m.in. na podstawie jego nazwy lub numeru KRS. Następnie można bezpłatnie pobrać informację odpowiadającą:
- odpisowi aktualnemu — przedstawiającą aktualny stan ujawnionych danych;
- odpisowi pełnemu — obejmującą również dane wykreślone, co pozwala prześledzić historię wpisów.
Do wyszukiwania i pobrania tych informacji nie trzeba zakładać konta.
Samodzielnie wydrukowany odpis ma taką samą moc
Informacje odpowiadające odpisowi aktualnemu lub pełnemu, pobrane z oficjalnej wyszukiwarki KRS i samodzielnie wydrukowane, mają taką samą moc jak dokumenty wydawane przez Centralną Informację KRS.
Nie ma więc potrzeby zamawiania płatnego odpisu wyłącznie po to, aby uzyskać urzędowo wiarygodną informację o podmiocie.
Dostęp do akt rejestrowych
Elektroniczne akta podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców można przeglądać w Przeglądarce akt rejestrowych KRS (RAR).
Znajdują się w nich dokumenty związane z postępowaniami rejestrowymi, a nie tylko dane widoczne w odpisie KRS. Starsza dokumentacja papierowa nie musi być dostępna online — w takim przypadku wgląd do niej wymaga skorzystania z akt przechowywanych przez właściwy sąd.
Sprawozdania finansowe w KRS
Dokumenty finansowe podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców można bezpłatnie sprawdzać w Przeglądarce dokumentów finansowych. Wyszukanie dokumentów wymaga znajomości numeru KRS, ale nie wymaga logowania.
Podmioty objęte obowiązkiem składania sprawozdań finansowych do KRS przekazują je elektronicznie. Co do zasady roczne sprawozdanie finansowe składa się w ciągu 15 dni od jego zatwierdzenia, wraz z wymaganymi dokumentami. Brak zatwierdzenia w ustawowym terminie nie znosi obowiązku złożenia sprawozdania — przepisy przewidują w takiej sytuacji odrębne zasady.
Do bezpłatnego zgłaszania dokumentów służy Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF), pod warunkiem spełnienia wymogów właściwych dla tego trybu. Złożenie dokumentów w RDF nie jest tym samym co zwykły wniosek o zmianę danych spółki w rejestrze.
