Księgowość, kadry i płace oraz obsługa podatkowa dla zagranicznych firm z sektora obronnego i przemysłu obronnego prowadzących działalność w Polsce — spółek zależnych, oddziałów i joint venture.
Modernizacja polskiego sektora obronnego skłoniła producentów i dostawców ze Stanów Zjednoczonych, Korei Południowej i całej Europy do rozpoczęcia działalności w Polsce. Koncesje, zezwolenia eksportowe i umowy dostaw są zazwyczaj organizowane na wczesnym etapie. Księgowość, która musi obsłużyć wieloletni kontrakt, zespół inżynierów pracujących na miejscu oraz harmonogram raportowania grupowego, często wdrażana jest jako ostatnia. Przejmujemy ten obszar już od pierwszego miesiąca.
Firmy z sektora obronnego i bezpieczeństwa posiadające podmiot w Polsce
Nasi klienci należą do zagranicznych właścicieli. Decyzje podejmowane są za granicą, raportowanie trafia do spółki dominującej, a polski podmiot musi spełniać lokalne wymogi, nie stając się przy tym drugą centralą grupy.
- Główni wykonawcy i ich spółki zależne — producenci dostarczający wyposażenie dla Sił Zbrojnych RP za pośrednictwem lokalnej spółki zależnej lub oddziału, często z montażem, szkoleniami i serwisem realizowanymi w Polsce.
- Joint venture z polskimi partnerami — partnerstwa produkcyjne i technologiczne z polskim przemysłem, w których dwóch właścicieli, dwa standardy raportowania i jeden zestaw polskich ksiąg rachunkowych muszą być ze sobą zgodne.
- Dostawcy w łańcuchu dostaw sektora obronnego — producenci komponentów, elektroniki i produktów podwójnego zastosowania, dostawcy dla sektora lotniczego oraz dostawcy rozwiązań IT dla obronności, którzy otwierają w Polsce zakład, centrum serwisowe lub biuro sprzedaży.
Co wyróżnia księgowość firm z sektora obronnego
Księgi rachunkowe są takie same jak w każdej innej branży. Zmienia się jednak stojący za nimi kontrakt, osoby realizujące projekt oraz pytania, które później zada audytor lub organ podatkowy.
- Kontrakty trwają latami, a nie miesiącami — umowy ramowe z płatnościami za kamienie milowe, zaliczkami i procedurami odbioru nie pokrywają się z miesięcznym rytmem fakturowania. Przychody, koszty niezbędne do zakończenia realizacji oraz ewentualne straty na kontraktach muszą być ujmowane metodą zgodną zarówno z polską ustawą o rachunkowości, jak i standardem stosowanym przez grupę.
- Każdy koszt należy do konkretnego programu — kontrakty rządowe, ustalanie cen na podstawie kosztów oraz kontrole prowadzone przez zamawiającego wymagają, aby koszty można było przypisać do konkretnego kontraktu. Plan kont przygotowany dla biura sprzedaży tego nie zapewnia, a jego przebudowa po pierwszym audycie jest kosztowna.
- Pracownicy na miejscu powodują powstanie dodatkowych obowiązków — inżynierowie, trenerzy i zespoły serwisowe oddelegowane do Polski na dłuższy okres mogą doprowadzić do powstania zakładu podatkowego zagranicznej spółki, obowiązku rozliczania w Polsce podatku dochodowego pracowników oraz kwestii związanych z ubezpieczeniami społecznymi. Decydujący jest czas trwania pobytu, który często się wydłuża.
- Dwa harmonogramy, jeden zestaw danych — spółka dominująca oczekuje pakietu raportowego zgodnego z IFRS lub US GAAP w ciągu kilku dni od zamknięcia miesiąca. Polskie sprawozdania ustawowe, deklaracje podatkowe i fakturowanie elektroniczne za pośrednictwem KSeF mają własne terminy. Wszystkie te dane muszą pochodzić z tych samych ksiąg i być uzgadniane bez ręcznych korekt na koniec roku.
Usługi księgowe, kadrowo-płacowe i podatkowe dla firm z sektora obronnego w Polsce
Cztery obszary usług, dostępne łącznie lub oddzielnie. Każdy z nich konfigurujemy pod kątem raportowania, które już funkcjonuje w Państwa grupie.
01 — Wejście na rynek: utworzenie polskiego podmiotu do realizacji działalności w sektorze obronnym
Niezależnie od tego, czy rejestrują Państwo spółkę zależną, oddział czy spółkę joint venture, struktura księgowa jest ustalana w pierwszych tygodniach — a jej zmiana staje się trudna po zaksięgowaniu pierwszego kontraktu.
Co robimy:
- oceniamy, która struktura najlepiej odpowiada kontraktowi: spółka zależna, oddział czy spółka joint venture,
- rejestrujemy podmiot do VAT, CIT, rozliczeń płacowych oraz fakturowania elektronicznego w KSeF,
- tworzymy plan kont powiązany z pozycjami raportowymi i centrami kosztów Państwa grupy,
- konfigurujemy wymiary projektowe i kontraktowe przed zaksięgowaniem pierwszego kosztu,
- uzgadniamy politykę rachunkowości dla kontraktów długoterminowych z kontrolerami grupowymi i audytorami.
Co Państwo otrzymują:
- podmiot gotowy do wystawiania faktur, dokonywania płatności i zatrudniania pracowników od pierwszego dnia,
- pisemną politykę rachunkowości w języku angielskim, zatwierdzoną przez zarząd,
- mapowanie między polskim planem kont a pakietem raportowym grupy,
- kalendarz polskich terminów sprawozdawczych zestawiony z harmonogramem zamknięcia okresów w grupie.
02 — Księgowość i raportowanie: prowadzenie ksiąg, rachunkowość projektowa i raportowanie grupowe
Miesięczna księgowość oparta na przebiegu kontraktu, a nie wyłącznie na fakturach — oraz pakiet raportowy, który spółka dominująca może konsolidować bez dodatkowych korekt.
Co robimy:
- prowadzimy księgi zgodnie z polską ustawą o rachunkowości, z miesięcznym zamknięciem zgodnym z terminem raportowania Państwa grupy,
- rozliczamy kontrakty długoterminowe według stopnia zaawansowania, uwzględniając koszty niezbędne do zakończenia oraz rezerwy na straty,
- monitorujemy koszty, zaliczki i płatności za kamienie milowe według kontraktu i programu,
- przygotowujemy pakiety raportowe zgodnie z IFRS lub US GAAP, uzgodnione z polskimi księgami,
- przygotowujemy ustawowe sprawozdania finansowe i wspieramy badanie ustawowe oraz audyt grupowy.
Co Państwo otrzymują:
- miesięczne raportowanie zarządcze w języku angielskim, w razie potrzeby z podziałem na kontrakty,
- jeden spójny zestaw danych dla polskich rozliczeń i konsolidacji grupowej,
- dokumentację audytową przygotowaną zanim poprosi o nią audytor,
- wyznaczonego księgowego, który zna Państwa kontrakty, zamiast rotacyjnego zespołu.
Przykład: joint venture ujmujące przychody na podstawie wystawionych faktur
Europejski producent i polski partner przemysłowy wytwarzają komponenty za pośrednictwem joint venture na podstawie pięcioletniej umowy ramowej z płatnościami za kamienie milowe. W polskich księgach przychód jest ujmowany w momencie wystawienia faktury. Europejski właściciel raportuje zgodnie z IFRS 15 i ujmuje przychody w czasie. Podczas pierwszego audytu grupowego oba zestawy danych różnią się o przychody z kilku miesięcy, a partnerzy nie są zgodni co do wysokości dywidendy.
Co zmienia przegląd: joint venture przyjmuje jedną udokumentowaną metodę rozliczania kontraktów długoterminowych, zgodną zarówno z polską ustawą o rachunkowości, jak i IFRS 15, koszty niezbędne do zakończenia są ponownie szacowane co kwartał, a comiesięczne uzgodnienie pokazuje obu właścicielom ten sam wynik, zanim trafi on do audytora.
03 — Kadry, płace i mobilność: obsługa płacowa zespołów lokalnych i pracowników oddelegowanych do Polski
Projekty obronne w Polsce zazwyczaj łączą lokalnych pracowników z inżynierami i specjalistami oddelegowanymi przez spółkę dominującą. Każda z tych grup podlega innym zasadom opodatkowania i ubezpieczeń.
Co robimy:
- prowadzimy miesięczne rozliczenia płacowe, PIT oraz składek ZUS dla Państwa pracowników w Polsce,
- oceniamy sytuację podatkową i ubezpieczeniową pracowników oddelegowanych do Polski, w tym certyfikaty A1 oraz umowy dwustronne ze Stanami Zjednoczonymi i Koreą Południową,
- monitorujemy liczbę dni spędzonych w Polsce w odniesieniu do rezydencji podatkowej i progów wynikających z umów podatkowych,
- prowadzimy shadow payroll dla pracowników wynagradzanych za granicą, ale podlegających opodatkowaniu w Polsce,
- ograniczamy dostęp do danych płacowych do wskazanych osób uzgodnionych z Państwa osobą odpowiedzialną za bezpieczeństwo.
Co Państwo otrzymują:
- prawidłowe listy płac, paski wynagrodzeń i rozliczenia w języku angielskim i polskim,
- zestawienie wskazujące, którzy pracownicy oddelegowani stają się podatnikami w Polsce i od kiedy,
- raporty kosztów wynagrodzeń według kontraktu na potrzeby rachunkowości projektowej.
Przykład: zespół instalacyjny pozostający w Polsce dłużej niż planowano
Amerykański dostawca wysyła do Polski 14 inżynierów, aby zainstalowali system i przeszkolili personel wojskowy. Oddelegowanie zaplanowano na sześć miesięcy, a wynagrodzenie wypłacane jest ze Stanów Zjednoczonych. Testy odbiorowe zostają dwukrotnie przełożone i po jedenastu miesiącach zespół nadal pracuje na miejscu.
Co zmienia przegląd: harmonogram jest odpowiednio wcześnie analizowany pod kątem progu powstania zakładu określonego w umowie o unikaniu podwójnego opodatkowania, inżynierowie, którzy stali się podatnikami w Polsce, zostają objęci shadow payroll, uzyskiwane są dokumenty potwierdzające podleganie właściwemu systemowi ubezpieczeń społecznych, a decyzja o tym, czy pozostałą część kontraktu realizować poprzez polski podmiot, podejmowana jest przy znanych z wyprzedzeniem kosztach.
04 — Podatki i VAT: obsługa podatkowa i doradztwo dla kontraktów obronnych
Kwestie podatkowe w sektorze obronnym wynikają nie tyle z wysokości stawek podatkowych, ile ze struktury kontraktu: kto dostarcza, komu, skąd oraz kto wykonuje pracę.
- VAT od dostaw dla sektora obronnego — dostawy na rzecz sił zbrojnych innych państw NATO oraz dostawy realizowane w ramach działań obronnych UE mogą podlegać szczególnym zasadom VAT. Sposób rozliczenia zależy od odbiorcy i dostarczonej przez niego dokumentacji.
- Import i cła — import określonego sprzętu wojskowego może korzystać z zawieszenia należności celnych. VAT importowy, dokumentacja celna oraz księgowanie towarów w tranzycie muszą być prowadzone według spójnego harmonogramu.
- Zakład podatkowy — instalacja, szkolenia i serwis realizowane w Polsce przez zagraniczną spółkę mogą prowadzić do powstania zakładu podatkowego. Oceniamy ryzyko przed rozpoczęciem projektu, a nie dopiero po kontroli podatkowej.
- Rozliczenia wewnątrzgrupowe — opłaty licencyjne, usługi techniczne i opłaty za zarządzanie naliczane przez spółkę dominującą wpływają na podatek u źródła oraz dokumentację cen transferowych. Wydatek musi być możliwy do zaliczenia do kosztów i odpowiednio uzasadniony.
- Zachęty inwestycyjne — inwestycje produkcyjne mogą kwalifikować się do zwolnienia z CIT w ramach Polskiej Strefy Inwestycji, a działalność rozwojowa do ulgi B+R lub IP Box. Każdy z tych instrumentów wymaga od początku prowadzenia odrębnej ewidencji.
- Bieżąca obsługa podatkowa — deklaracje VAT i pliki JPK_V7, zaliczki na CIT, fakturowanie elektroniczne w KSeF oraz biała lista podatników VAT — składane terminowo i uzgadniane z księgami.
Przykład: nowy zakład z decyzją o wsparciu w ramach Polskiej Strefy Inwestycji
Skandynawski producent elektroniki podwójnego zastosowania otwiera zakład w Polsce i uzyskuje decyzję o wsparciu w ramach Polskiej Strefy Inwestycji. Zakład sprzedaje również części zamienne i usługi, które nie są objęte decyzją. W księgach za pierwszy rok wszystkie przychody ujmowane są łącznie.
Co zmienia przegląd: przychody i koszty objęte decyzją są oddzielane od pozostałej działalności, kwalifikowane koszty inwestycji i zobowiązania dotyczące zatrudnienia są monitorowane względem warunków decyzji, a zwolnienie jest obliczane na podstawie ewidencji przygotowanej tak, aby mogła zostać obroniona podczas kontroli podatkowej.
Jak pracujemy przy poufnych programach obronnych
Księgowość, kadry i płace oraz obsługa podatkowa opierają się na danych finansowych. Nie wymagają dostępu do niejawnych informacji technicznych, danych technicznych objętych kontrolą eksportową ani specyfikacji programów.
- Tylko dane potrzebne księgowości — uzgadniamy z Państwa osobą odpowiedzialną za bezpieczeństwo, jakie dokumenty do nas trafiają i w jakiej formie. Zazwyczaj są to faktury, warunki finansowe kontraktów oraz dane płacowe. Jeżeli sam kontrakt ma charakter niejawny, pracujemy na wyciągach przygotowanych przez Państwa zespół.
- Ściśle określony dostęp — dostęp do Państwa ksiąg i danych płacowych jest ograniczony do wskazanego zespołu. Dokumenty są wymieniane za pośrednictwem wskazanego przez Państwa kanału, a zasady te są zapisane w warunkach naszej współpracy.
Czego nie obejmują nasze usługi
Koncesje dotyczące działalności obronnej, zezwolenia eksportowe i transferowe, dokumentacja użytkownika końcowego oraz świadectwa bezpieczeństwa przemysłowego są kwestiami regulacyjnymi obsługiwanymi przez Państwa doradców prawnych. Współpracujemy z nimi w zakresie księgowym — na przykład przy zmianach danych spółki, wspólników lub członków zarządu, które również należy zgłaszać właściwym organom.
Najważniejsze informacje: księgowość i podatki dla firm z sektora obronnego w Polsce
Ramy prawne i księgowe, w których funkcjonuje Państwa polski podmiot. Te same zasady obowiązują we wszystkich branżach; specyfika sektora obronnego wpływa na to, jak często mają one zastosowanie.
| Obszar | Najważniejsze informacje |
|---|---|
| Ramy rachunkowości | Polska ustawa o rachunkowości. Spółka zależna należąca do grupy raportującej zgodnie z IFRS może, na podstawie uchwały wspólników, sporządzać ustawowe sprawozdania finansowe zgodnie z IFRS. |
| Ustawowe sprawozdania finansowe | Sporządzane w ciągu trzech miesięcy od zakończenia roku obrotowego, zatwierdzane w ciągu sześciu miesięcy i składane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). Obowiązek badania ustawowego powstaje po przekroczeniu przez spółkę odpowiednich progów wielkości. |
| Kontrakty długoterminowe | Przychody mogą być ujmowane według stopnia zaawansowania, jeżeli spełnione są warunki określone w ustawie o rachunkowości; w raportowaniu grupowym zazwyczaj stosuje się IFRS 15 lub ASC 606 z ujmowaniem przychodów w czasie. |
| Podatek dochodowy od osób prawnych | Standardowa stawka 19%, obniżona stawka 9% dla małych podatników. Decyzje o wsparciu w ramach Polskiej Strefy Inwestycji mogą zwalniać z CIT dochód z kwalifikowanej inwestycji. |
| VAT | Standardowa stawka 23%. Szczególne zasady mogą mieć zastosowanie do dostaw na rzecz sił zbrojnych innych państw NATO oraz w ramach działań obronnych UE. |
| E-fakturowanie | Faktury są wystawiane za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), obowiązkowego od 2026 r. |
| Kadry i płace | Miesięczne rozliczenia PIT i składek ZUS. Pracownicy oddelegowani do Polski są objęci certyfikatami A1 w ramach UE lub dwustronnymi umowami o zabezpieczeniu społecznym, w tym ze Stanami Zjednoczonymi i Koreą Południową. |
| Ceny transferowe | Transakcje wewnątrzgrupowe przekraczające ustawowe progi wymagają sporządzenia lokalnej dokumentacji oraz złożenia corocznej informacji TPR. |
Niniejsze zestawienie ma charakter ogólnej informacji i nie stanowi doradztwa podatkowego ani księgowego w indywidualnej sprawie. Stawki, progi i terminy mogą się zmieniać; aktualny stan potwierdzamy każdorazowo dla Państwa podmiotu.
Partner księgowy specjalizujący się w obsłudze firm z kapitałem zagranicznym
- Zagraniczni właściciele to nasz standardowy profil klienta — pracujemy niemal wyłącznie z firmami, których właściciele znajdują się poza Polską. Raportowanie, korespondencja i spotkania odbywają się w języku angielskim, niemieckim lub polskim, w formacie oczekiwanym przez Państwa centralę.
- Księgowość, kadry i płace, podatki oraz obsługa prawna w jednym miejscu — księgowy, który księguje Państwa kontrakt, współpracuje z zespołem kadrowo-płacowym, doradcami podatkowymi oraz naszym zespołem Tax & Legal. Pytanie dotyczące pracownika oddelegowanego, rozliczenia wewnątrzgrupowego czy klauzuli umownej otrzymuje jedną spójną odpowiedź, a nie cztery różne.
- Część sieci HLB — getsix® jest członkiem HLB International. Jeżeli audytorzy lub doradcy Państwa grupy działają w innym kraju, koordynujemy współpracę z nimi bezpośrednio, zamiast pozostawiać Państwu rolę pośrednika między stronami.
- Ciągłość przez cały okres realizacji kontraktu — kontrakty obronne trwają dłużej niż poszczególne cykle raportowe, a często również dłużej niż kadencja osób, które je negocjowały. Wyznaczony księgowy i udokumentowane zasady zapewniają spójność Państwa polskich ksiąg przez cały okres realizacji programu.
Najczęściej zadawane pytania o księgowość firm z sektora obronnego w Polsce
Czy firma z sektora obronnego w Polsce potrzebuje wyspecjalizowanego biura księgowego?
Polskie zasady rachunkowości są takie same dla wszystkich branż. Firma z sektora obronnego potrzebuje jednak usługodawcy, który potrafi rozliczać kontrakty długoterminowe, zapewnić identyfikowalność kosztów według programu, obsłużyć pracowników oddelegowanych z zagranicy oraz raportować do zagranicznej spółki dominującej zgodnie z jej standardem. Wymogi te pojawiają się już przy pierwszym kontrakcie, dlatego struktura księgowa powinna zostać uzgodniona przed jego podpisaniem.
Czy możecie prowadzić nasze księgi zgodnie z polskimi przepisami i raportować według IFRS lub US GAAP?
Tak. Prowadzimy księgi ustawowe zgodnie z polską ustawą o rachunkowości i przygotowujemy pakiet raportowy grupy zgodnie z IFRS lub US GAAP, co miesiąc uzgadniany z danymi z polskich ksiąg. Spółka zależna należąca do grupy raportującej według IFRS może również stosować IFRS do swoich ustawowych sprawozdań finansowych, co eliminuje jedną warstwę uzgodnień.
Jak rozlicza się w Polsce długoterminowe kontrakty obronne?
Jeżeli spełnione są warunki określone w ustawie o rachunkowości, przychody z kontraktów długoterminowych mogą być ujmowane według stopnia zaawansowania zamiast na podstawie fakturowania. Koszty niezbędne do zakończenia realizacji są regularnie szacowane, a na oczekiwaną stratę na kontrakcie tworzona jest rezerwa w momencie, gdy staje się ona prawdopodobna. Uzgadniamy metodę z kontrolerami grupowymi i audytorami już na początku, tak aby dane polskie i grupowe opierały się na tej samej logice.
Czy wysłanie inżynierów do Polski powoduje powstanie obowiązków podatkowych?
Może, na dwa sposoby. Zagraniczna spółka może utworzyć w Polsce zakład podatkowy, szczególnie w przypadku projektów instalacyjnych lub serwisowych trwających dłużej niż okres określony we właściwej umowie podatkowej. Pracownicy mogą również zostać objęci opodatkowaniem w Polsce po przekroczeniu warunków wynikających z umowy dotyczących dochodów z pracy. Oba aspekty analizujemy przed rozpoczęciem oddelegowania i monitorujemy w jego trakcie.
Czy do prowadzenia naszych ksiąg potrzebujecie dostępu do informacji niejawnych?
Nie. Księgowość, kadry i płace oraz obsługa podatkowa opierają się na danych finansowych — fakturach, warunkach finansowych kontraktów oraz danych płacowych. Jeżeli kontrakt ma charakter niejawny, uzgadniamy z Państwa osobą odpowiedzialną za bezpieczeństwo, jakie wyciągi z dokumentów do nas trafiają, i pracujemy na ich podstawie.
Czy uzyskujecie koncesje dla sektora obronnego lub zezwolenia eksportowe?
Nie. Koncesje dotyczące produktów przeznaczonych do celów wojskowych i policyjnych, zezwolenia eksportowe i transferowe dla towarów strategicznych oraz świadectwa bezpieczeństwa przemysłowego są kwestiami regulacyjnymi pozostającymi w zakresie Państwa doradców prawnych. Współpracujemy z nimi w obszarze księgowym i sprawozdawczym związanym z tymi procesami.
Czy możemy zacząć wyłącznie od obsługi płacowej, a księgowość dodać później?
Tak. Wielu klientów rozpoczyna współpracę od obsługi płacowej dla początkowego zespołu projektowego, a następnie przenosi do nas księgowość, gdy polski podmiot zaczyna wystawiać faktury. Konfigurujemy obsługę płacową w taki sposób, aby jej dane pasowały do planu kont, który będzie później wykorzystywany.
Porozmawiaj o swoim polskim podmiocie z naszym zespołem księgowym
Opowiedz nam o kontrakcie, rozważanej strukturze oraz raportowaniu oczekiwanym przez Państwa grupę. Otrzymają Państwo zarys sposobu, w jaki skonfigurowalibyśmy księgowość, obsługę kadrowo-płacową i rozliczenia podatkowe, a także stałą wycenę przed rozpoczęciem prac.
Zespół księgowy getsix®
Dedykowany Client Manager dla
firm z kapitałem zagranicznym
Księgowość, kadry i płace oraz obsługa podatkowa dla spółek zależnych, oddziałów i joint venture w Polsce. Języki współpracy: angielski, niemiecki, polski.
Powiązane usługi
- Usługi księgowe w Polsce — prowadzenie ksiąg, sprawozdawczość ustawowa i raportowanie grupowe dla firm z kapitałem zagranicznym.
- Usługi kadrowo-płacowe — obsługa płac, dokumentacja pracownicza i ubezpieczenia społeczne dla pracowników lokalnych i oddelegowanych.
- VAT w Polsce i Europie — transakcje łańcuchowe, stałe miejsce prowadzenia działalności i spory dotyczące VAT.
- Podatek u źródła w Polsce — opłaty licencyjne, usługi techniczne oraz preferencje wynikające z umów podatkowych dotyczące płatności na rzecz spółki dominującej.
- Zakład podatkowy w Polsce — kiedy realizacja projektu w Polsce powoduje powstanie podlegającej opodatkowaniu obecności zagranicznej spółki.
- Prawo spółek i usługi korporacyjne — zakładanie spółek, joint venture oraz zmiany korporacyjne dla inwestorów zagranicznych.
