Pełny zakres usług kadry i płace

Administracja kadrami i rozwiązania w zakresie przetwarzania płac

getsix^® zapewnia kompleksową obsługę w zakresie wynagradzania pracowników, począwszy od sporządzania list płac i zarządzania aktami pracowników, a skończywszy na przekazywaniu wynagrodzeń na rachunki bankowe i prowadzeniu rozliczeń z właściwymi instytucjami. W ramach naszej oferty outsourcingowej możemy również świadczyć pełen zakres usług kadrowych. Świadczymy usługi na najwyższym poziomie, zgodnie z polskimi przepisami i najlepszymi praktykami światowymi.

Korzyści:

• Obniżenie kosztów administracyjnych aż o 50 procent, ze względu na brak inwestycji w nowe miejsca pracy, rekompensaty, korzyści lub szkolenia;
• Okazja do zatrudnienia najlepszych usług eksperckich;
• Poufność absolutna – w odniesieniu do czynności wykonywanych na rzecz klienta;
• Eliminacja urlopu wypoczynkowego, zwolnienia chorobowego, kwestii związanych z dniem osobistym i innych kwestii;
• Okazja dla kierownictwa do skupienia się na podstawowej działalności.

Nasz dział kadr i płac oferuje outsourcing zasobów ludzkich i płac w pełnym lub ograniczonym zakresie. getsix^® świadczy również te usługi przez Internet (Payroll Online), w ramach innowacyjnego systemu ERP Dynamics NAV. Świadczymy usługi na najwyższym poziomie zgodnie z polskimi przepisami i najlepszymi praktykami światowymi.

Outsourcing kadr i płac oznacza przeniesienie określonej części lub całości funkcji kadrowo-płacowych do wyspecjalizowanego dostawcy usług, takiego jak getsix^®. W zależności od priorytetów lub preferencji danej firmy oraz elastyczności zewnętrznego dostawcy usług, można zlecić na zewnątrz pełne i kompleksowe zarządzanie wszystkimi działaniami z zakresu kadr i płac zdefiniowanymi przez prawo i potrzeby pracodawcy; lub też możliwe może być zlecanie na zewnątrz tylko części powyższych funkcji. Takie jak prowadzenie ewidencji personalnej, rozliczanie ściśle poufnych wynagrodzeń kluczowych pracowników, wypłata wynagrodzeń pracowniczych na rachunki bankowe, zarządzanie urlopami, prowadzenie rozliczeń dochodów zagranicznych lub pomoc cudzoziemcom.

Doświadczenie, referencje, kwalifikacje zawodowe pracowników, zakres oferowanych usług, a także stosowane rozwiązania informatyczne powinny być brane pod uwagę przy podejmowaniu decyzji o wyborze dostawcy usług. Do czynników, które nie mniej przyczyniają się do efektywnego działania, należy zaliczyć pozytywne nastawienie wykonawców i zdolność do optymalizacji odpowiednich procesów.

Wybór odpowiedniej firmy gwarantuje osiągnięcie zamierzonego celu.

Przeniesienie spraw kadrowych do wyspecjalizowanej firmy zewnętrznej, częściowo lub w całości, skutkuje obniżeniem kosztów administracyjnych i inwestycyjnych. Realizując priorytety i dbając o zobowiązania prawne, podmioty gospodarcze są obecnie zmuszone do korzystania z najnowocześniejszych rozwiązań informatycznych. Systemy ewidencji elektronicznej stanowią obecnie wielofunkcyjne oprogramowanie, wspomagające zarządzanie przedsiębiorstwem na wielu płaszczyznach. Cechą charakterystyczną nowoczesnych aplikacji jest to, że poszczególne moduły są w dużym stopniu zintegrowane i drogie do wdrożenia. Dzięki outsourcingowi firma uzyskuje dostęp do nowoczesnych rozwiązań informatycznych, odpowiednich dla potrzeb działalności biznesowej, bez ponoszenia kosztów zakupu, integracji i aktualizacji takich rozwiązań.

Outsourcing to stały dostęp nie tylko do specjalistów ds. kadr i płac, ale także do szerokiego grona innych ekspertów, takich jak księgowi, doradcy podatkowi, informatycy. Dzięki temu nasi klienci nie muszą ponosić kosztów związanych z zatrudnieniem, rekrutacją i szkoleniem własnych kadr i płac.

Outsourcing usług naliczania wynagrodzeń i administracji kadrowej skierowany jest do tych firm, które chcą skupić się na realizacji celów statutowych swojej firmy. Zachowując poufność danych osobowych pracowników oraz pewność, że procesy zarządzania kadrami i płacami są realizowane w sposób dokładny i terminowy, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Nasi specjaliści są do Państwa dyspozycji. Z niecierpliwością czekamy na Państwa pytania i odpowiedzi na wszelkie pytania.

1. Usługi administracyjne w zakresie zasobów ludzkich (HR)

Obsługa kadr rozpoczyna się od przeglądu dokumentacji kadrowo-płacowej. Pozwoli nam to na uzyskanie informacji niezbędnych do wykonania usługi i ustalenie dokładności dotychczasowego rozliczania wynagrodzeń.

Nasze usługi z zakresu administracji kadr obejmują:

• Kompleksowe zarządzanie plikami osobowymi;
• Zgłaszanie zmian w danych osobowych pracowników i pracodawców do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych;
• Doradztwo w zakresie prawa pracy, podatków i ubezpieczeń;
• Zapewnienie odpowiednich danych i wyjaśnień dotyczących instytucji administracji publicznej;
• Zapewnienie aktualnych informacji na temat wszelkich zmian w prawie pracy;
• Kontrola terminowości badań lekarskich, przy jednoczesnym kierowaniu pracowników do udziału we wstępnych badaniach lekarskich i okresowych kontrolach;
• Kontrolowanie terminów, planowanie szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz pożarnictwa;
• Pomoc w trakcie inspekcji i kontroli instytucji administracji publicznej;
• Record keeping with respect to human resources documentation and data in guarded places, forms that guarantee security, as well as ensuring absolute confidentiality and compliance with legal requirements;
• Przygotowanie i archiwizacja dokumentów związanych z wykonawcami prawa cywilnego, takich jak umowy na określone prace i zlecenia;
• Przygotowywanie i przedkładanie sprawozdań statystycznych, protokołów i sprawozdań z oceny;
• Rejestrowanie i wyrejestrowywanie pracodawców i pracowników w rejestrach Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Państwowej Inspekcji Pracy (PIP);
• Księgowość za pracę w godzinach nadliczbowych i nocnych, a także prowadzenie ewidencji czasu pracy;
• Przygotowywanie i rejestracja umów o pracę, świadectw pracy, zmian, zawiadomień o zatrudnieniu, warunków płacy i pracy, informacji o warunkach zatrudnienia i wynagrodzenia, a także innych dokumentów osobistych dotyczących rozpoczęcia, trwania i zakończenia stosunku pracy;
• Przygotowanie, składanie miesięcznych i rocznych deklaracji i formularzy informacyjnych do Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych;
• Przygotowywanie raportów i oświadczeń dotyczących zasobów ludzkich;
• Rozwijanie, aktualizacja baz danych pracowników i wykonawców robót budowlanych;
• Określając uprawnienia, ewidencjonowanie i rozliczanie urlopu rocznego, jak również nieobecności i przerwy, tj. urlopy specjalne, urlopy bezpłatne, urlopy wychowawcze i macierzyńskie, urlopy chorobowe i inne.

2. Obliczanie wynagrodzeń – Usługi przetwarzania listy płac obejmują – Przetwarzanie listy płac

• Obliczanie rekompensat zgodnie z prawem, jak również przepisy dotyczące pracy i wynagrodzeń, z uwzględnieniem zmiennych;
• Przekazywanie płatności do urzędów skarbowych, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) i Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON);
• Zapewnienie aktualizacji w odniesieniu do zmian w przepisach prawnych;
• Obliczenie rekompensaty w odniesieniu do świadczeń z tytułu choroby i świadczeń socjalnych;
• Rozwijanie i wdrażanie regulaminów pracy i wynagradzania, regulaminów Funduszu Świadczeń Pracowniczych (ZFŚS), korzystanie z telefonów i pojazdów służbowych itp.
• Prowadzenie ewidencji płac i danych w strzeżonych miejscach, formularze gwarantujące bezpieczeństwo, a także zapewniające całkowitą poufność i zgodność z wymogami prawnymi;
• Przeglądy kalkulacji wynagrodzeń i dokumentacji płacowej;
• Przygotowywanie, przekazywanie danych finansowych i raportów do działu księgowości; współpraca w rejestrowaniu i uzgadnianiu korekt wynagrodzeń;
• Przygotowywanie sprawozdań do Głównego Urzędu Statystycznego;
• Przygotowanie odcinków wypłaty i miesięcznych raportów dla ubezpieczonych pracowników (ZUS RMUA);
• Prezentacja przed instytucjami administracji publicznej;
• Przygotowanie, aktualizacja kart wynagrodzeń i świadczeń socjalnych;
• Wykonywanie i rozliczanie umów o pracę, umów o dzieło, komisji, umów o zarządzanie, wynagradzanie członków Zarządu i Rady Nadzorczej, zarówno polskich jak i zagranicznych rezydentów objętych polskim i zagranicznym systemem ubezpieczeń społecznych;
• Przygotowywanie i składanie wniosków o przyznanie ubezpieczenia społecznego (ZUS), w tym wniosków o rejestrację, okresowych deklaracji i oświadczeń korygujących;
• Przygotowywanie listy płac, sprawozdań dotyczących wynagrodzeń i kosztów zgodnie z odpowiednimi wymogami dla wszystkich rodzajów wynagrodzeń;
• Przygotowanie następujących miesięcznych i rocznych deklaracji podatkowych oraz formularzy informacji podatkowych: PIT-4R, PIT-8AR, IFT-1R, PIT-11 i PIT-40; składanie ich do urzędów skarbowych i podatników w imieniu klienta;
• Przygotowywanie i składanie formularzy informacyjnych, deklaracji podatkowych, deklaracji korygujących i pisemnych wyjaśnień do urzędów skarbowych, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych;
• Przygotowywanie not i sprawozdań dotyczących rachunków kompensacyjnych, zgodnie z określonymi ramami i strukturą kosztów; przekazywanie rekompensat na odpowiednie rachunki bankowe;
• Współpraca z inspektorami, kontrolerami, biegłymi rewidentami i analitykami finansowymi;
• Issuing of compensation, employment and income certificates.

3. Usługi specjalne dla emigrantów – optymalizacja podatkowa dla emigrantów

Cudzoziemcy zatrudnieni w Polsce są zobowiązani do płacenia podatków od osiągniętych dochodów, niezależnie od miejsca ich wypłaty. W celu ułatwienia rozliczeń podatkowych związanych z dochodami uzyskiwanymi przez cudzoziemców, oferujemy je:

• Analizuj dochody osiągane w Polsce przez cudzoziemców z tytułu zatrudnienia, działalności gospodarczej, odsetek od zainwestowanego w Polsce kapitału, nieruchomości, dywidend otrzymanych z udziałów posiadanych w polskich przedsiębiorstwach;
• Wyszczególnić dochód, który nie podlega opodatkowaniu w Polsce, tj. uzyskany ze sprzedaży obligacji i innych papierów wartościowych;
• Zdefiniuj warunki zatrudnienia w celu uniknięcia podwójnego opodatkowania;
• Przygotowywanie raportów w języku polskim i angielskim na temat dochodów osiąganych w Polsce przez cudzoziemców, a także na temat przepisów podatkowych;
• Przygotuj kompleksową dokumentację podatkową, którą należy złożyć w urzędzie skarbowym.

4. Przegląd dokumentacji kadrowo-płacowej – Optymalizacja podatkowa dla ekspatriantów

Jesteśmy po to, by oceniać dokumentację kadrowo-płacową z punktu widzenia obowiązujących przepisów i wymogów instytucjonalnych, gdyby pracodawca wymagał takiego potwierdzenia.

Usługi w zakresie przeglądu zasobów ludzkich i płac obejmują:

• Weryfikacja zgłoszeń rejestracyjnych pracowników w Urzędzie Ubezpieczeń Społecznych;
• Weryfikacja zobowiązań w zakresie podatku u źródła (płatnika), w odniesieniu do składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, a także zobowiązań wobec Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych;
• Weryfikacja okresowych deklaracji składanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych;
• Weryfikacja dokumentacji osobistej pod kątem jej zgodności z odpowiednimi wymogami prawnymi;
• Weryfikacja zgodności danych osobowych z obliczeniami płac;
• Przygotowywanie szablonów dokumentów wewnętrznych i formularzy.