Krajowy System e-Faktur (KSeF) – nowa struktura e-faktury od 1 września

Aktualnie Krajowy System e-Faktur (KSeF) pozostaje rozwiązaniem dobrowolnym, ale Ministerstwo Finansów ciągle dąży do tego, by pomóc podatnikom w przejściu na obowiązkowe wystawianie faktur w tym systemie. Dla uproszczenia procesu wdrażania KSeF, od 1 września 2023 roku podatnicy będą korzystać z nowego formatu faktury elektronicznej – FA(2). Rozwiązania wdrożone w systemie fakultatywnym zostaną zachowane, gdy system przyjmie charakter obowiązkowy. Dlatego już teraz można się dostosować do większości przewidzianych funkcjonalności. Wielu przedsiębiorców opóźniło integrację z KSeF, czekając na wprowadzenie zapowiedzianej drugiej wersji struktury.

Ministerstwo podkreśliło, że po wprowadzeniu nowej struktury zauważalny jest wzrost zainteresowania integracją z KSeF oraz samym systemem.

Obecnie typowa faktura zawiera mniej więcej 20 pól do wypełnienia różnymi danymi. Chociaż nowelizacja dotycząca VAT i wprowadzenie KSeF nie zakłada głębokich zmian w odniesieniu do informacji na fakturze, analiza strukturyzowanej faktury pokazuje, że po wprowadzeniu zmian liczba pól wzrośnie do około 300.

Nowa struktura faktury elektronicznej FA(2)

Od 1 września 2023 roku zacznie obowiązywać struktura faktury elektronicznej FA(2), która precyzuje aspekty nieuwzględnione w strukturze FA(1). Mimo to, wciąż zawiera ona trzy typy pól:

• obowiązkowe
• niezbędne
• fakultatywne

Dane obowiązkowe

Podatnik musi podać informacje w polach obowiązkowych, gdyż są one określone w przepisach ustawy o VAT, w tym w elementach faktury z art. 106e ust. 1. Właściwe uzupełnienie tych pól jest kluczowe dla prawidłowości faktury wystawianej w KSeF. Informacje obowiązkowe składają się na około 20% całej struktury e-faktury. Chodzi przede wszystkim o dane niezbędne do sporządzenia dokumentu sprzedaży, takie jak choćby nazwa sprzedawcy i nabywcy, data wystawienia oraz data świadczenia usługi.

Należy zaznaczyć, że przy wystawianiu e-faktur ważne jest uwzględnienie oznaczeń wskazujących na brak pewnych okoliczności. Mimo że dla faktur drukowanych nie jest to konieczność, w systemie KSeF jest to wymóg.

Dane niezbędne

Podatnik musi podać informacje w polach dodatkowych, jeśli zachodzą określone warunki związane z danym polem. Około 30% struktury e-faktury stanowią informacje niezbędne. Nieuzupełnienie wymaganych pól nie będzie błędem technicznym, ale może być błędem merytorycznym. Oznacza to, że system KSeF zaakceptuje taką fakturę, nawet jeśli zawiera ona np. błędnie wpisaną stawkę VAT. Jeżeli kontrahent lub osoba kontrolująca faktury wykryje taki błąd merytoryczny, wówczas sprzedawca będzie zobligowany do jej korekty.

Dane fakultatywne

Podatnik nie jest zobowiązany podawać informacji w polach dodatkowych, ponieważ nie wpływają one bezpośrednio na prawidłowość struktury faktury. Jednakże mogą one być wymagane na podstawie innych regulacji prawnych czy zwyczajów przyjętych przez podatnika podczas dokumentowania transakcji sprzedaży. Dane dobrowolne stanowią niemal 50% całej struktury. Wśród tych pól można wskazać na przykład stopkę faktury z dowolnym tekstem czy informacja o kapitale zakładowym firmy.

Według informacji udostępnionych przez Ministerstwo Finansów, od początku stycznia 2022 roku do 8 sierpnia 2023 roku w ramach środowiska produkcyjnego KSeF, podatnicy wygenerowali prawie 67 tysięcy e-faktur. Dodatkowo, niemal 957 jednostek regularnie korzysta z tego systemu do wystawiania dokumentów związanych ze sprzedażą.

Mimo że oficjalne uruchomienie Krajowego Systemu e-Faktur planowane jest za mniej niż rok, już teraz warto zainwestować czas w zapoznanie się z tą platformą. Ministerstwo Finansów udostępniło możliwość testowania systemu dla wszystkich chętnych. Jest to dobra okazja, by przedwcześnie przygotować się do korzystania z narzędzia, które wkrótce stanie się standardem dla wszystkich przedsiębiorców działających na terenie Polski. Warto skorzystać z tej możliwości, by być gotowym na nadchodzące zmiany i uniknąć potencjalnych problemów w przyszłości.

Więcej o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) dowiesz się na naszej stronie: Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Jeśli mają Państwo pytania dotyczące opisanego tematu lub potrzebują Państwo dodatkowych informacji – zapraszamy do kontaktu:

Zadaj pytanie »

DZIAŁ DS. RELACJI Z KLIENTAMI

ELŻBIETA
NARON-GROCHALSKA
Główny Konsultant
ds. relacji z klientami
Grupa getsix

***