Usługa obsługi placówek pocztowych

Rozwiązania Digital Mailroom

Organizacje borykają się z szeregiem problemów związanych z gromadzeniem i utrzymywaniem dokładnych danych wymaganych przez ich procesy biznesowe. Ręczne przetwarzanie i trasowanie komunikacji papierowej i elektronicznej jest kosztowne, powolne i podatne na błędy. Błędy pocztowe wpływają na efektywność i efektywność procesów biznesowych, a widoczność w działaniu mailroomu jest niewystarczająca. W połączeniu z innymi typowymi wyzwaniami podkreślają potrzebę automatycznego podejścia do zarządzania wielokanałowym biurem pocztowym.

Coraz więcej organizacji dostrzega korzyści płynące z przeniesienia zadań z działu pocztowego do dedykowanego dostawcy, w tym otwierania kopert, sortowania, walidacji, skanowania, przechwytywania danych i routingu. getsix^® Rozwiązanie Digital Mailroom zapewnia usprawniony, dający się skontrolować proces wysyłania poczty, który eliminuje przypadki utraty lub nieuznania dokumentów.

Kluczem do wydajności działu pocztowego jest przekształcanie papieru w dokumenty cyfrowe i automatyzacja dalszego przetwarzania krytycznych przesyłek pocztowych. getsix^® Rozwiązanie Digital Mailroom pozwala na centralne przechwytywanie, kierowanie i przetwarzanie przesyłek pocztowych poprzez połączenie wszystkich przychodzących informacji w jeden proces obsługi poczty.

Dlaczego warto wybrać getsix^® do automatyzacji swojego mailroomu cyfrowego?

Wraz z naszymi rozwiązaniami outsourcingowymi nasi klienci mają możliwość korzystania z wiodącego w branży rozwiązania Digital Mailroom bez żadnych finansowych inwestycji wstępnych.

Proszę również zobaczyć:

• getsix^® Rozwiązania w zakresie automatyzacji procesów biznesowych;
• getsix^® Rozwiązania w zakresie zarządzania dokumentami;
• getsix^® E-fakturowanie.

Dzięki naszemu getsix^® BPO Approach wspólnie z naszymi klientami zidentyfikujemy różne możliwości zastosowania takiego rozwiązania w celu zwiększenia wydajności pracy.

Wyróżniamy się na tle zwykłych firm księgowych, dostarczając rozwiązanie do zarządzania korespondencją end-to-end, w tym:

• Outsourced mail collection and processing;
• Outsourcing skanowania i przechwytywania wartościowych przesyłek pocztowych i ekstrakcji danych przy użyciu wiodącego w branży oprogramowania KOFAX;
• Automatyczne przekierowywanie przesyłek pocztowych do procesów biznesowych. Możesz wybrać, jak odbierać pocztę elektroniczną – jako pocztę elektroniczną, na urządzeniach mobilnych, poprzez transfer plików lub za pośrednictwem naszego rozwiązania do elektronicznego zarządzania dokumentami realizowanego za pomocą MS SharePoint.

getsix^® Usługi Digital Mailroom są dostępne na miejscu lub poza siedzibą firmy, które mogą zapewnić wiele formatów informacji i kanałów odbioru, w tym:

• P.O. Box;
• Prywatny kurier
• Fax;
• Email;
• Electroniczne przesyłanie SFTP.

Jak to działa?

Za pomocą wysokonakładowych skanerów produkcyjnych oraz kombinacji manualnego wprowadzania danych, automatycznej klasyfikacji formularzy i systemów przechwytywania danych, getsix^® przekształca co miesiąc tysiące dokumentów papierowych w użyteczną informację cyfrową, dostarczaną szybko i skutecznie do właściwych osób we właściwym czasie.

getsix^® Rozwiązanie Digital Mailroom łączy w sobie oszczędność czasu i kosztów, efektywność lean i six-sigma, wraz z poprawą jakości poczty przychodzącej i wychodzącej oraz wszystkimi związanymi z tym procesami biznesowymi. Zautomatyzowana klasyfikacja formularzy i inteligentne rozwiązania w zakresie przechwytywania danych oferują korzyści dla wszystkich branż, w tym opieki zdrowotnej, bankowości, ubezpieczeń, transportu i logistyki.

getsix^® Digital Mailroom solution could be combined with several of our services according the specific requirements of our customers:

• Mail Room Management Services;
• Cyfrowy Hub;
• Usługi skanowania;
• System zarządzania dokumentami.

Jakiej technologii używamy?

W firmie getsix^® wykorzystujemy technologię KOFAX – jedną z najlepszych zintegrowanych platform w branży – w celu dostarczenia naszego rozwiązania Digital Mailroom. KOFAX może przetwarzać wszystkie rodzaje dokumentów, w dowolnym momencie procesu biznesowego. Dzięki temu jesteśmy w stanie wydobyć dokładne metadane i skorygować ewentualne błędy z dowolnego miejsca. Dzięki zautomatyzowanemu zarządzaniu procesami i komunikacji z klientem, tak wysoka wartość, wysokie koszty procesów biznesowych rozpoczynają się lub postępują efektywnie.

 

• Dodano widoczność, sterowanie i automatyzację procesów do wszystkich zadań mailroomu;
• Możliwość objęcia wszystkich nowych kanałów pocztowych, w tym komunikacji mobilnej, MFP i internetowej;
• Rozszerzenie walidacji reguł biznesowych na klienta, linię biznesową lub jakikolwiek inny punkt, w którym wiedza tkwi w doskonaleniu dokumentów NIGO (Not-in-good-order).

Dzięki automatyzacji KOFAX TotalAgility Mailroom, procesy, które trwały kilka dni i tygodni iteracyjnych działań korygujących, mogą być uruchamiane i rozwiązywane w ciągu kilku minut.

KOFAX jest podwójnym liderem w zakresie dwóch kluczowych funkcji potrzebnych do urzeczywistnienia efektywnej automatyzacji mailroomu. Ocenione przez Forrester Research jako liderzy zarówno w dziedzinie wielokanałowego przechwytywania i dynamicznego zarządzania przypadkami, tak więc getsix^® mogą być pewni, że nasza współpraca z KOFAX pomoże osiągnąć korzyści płynące z naszego rozwiązania automatyzacji mailroomu.

Więcej informacji technicznych na temat KOFAX KTA można znaleźć na stronie internetowej: Proces biznesowy i dynamiczne zarządzanie przypadkami.

Wszystkie procesy biznesowe wymagają dokładnych informacji, aby mogły być skutecznie i efektywnie realizowane. Użytkownicy KOFAX TotalAgility Mailroom Automation korzystają z całkowicie zautomatyzowanego procesu biznesowego, który udoskonala informacje, które organizacje pozyskują z dowolnego źródła, praktycznie dla każdego punktu kontaktowego i typu transakcji w cyklu życia klienta.

lepsza jakość informacji Osiągnięcie najwyższej jakości informacji w punktach kontaktu z klientami, co pozwala na szybkie działanie procesów biznesowych, zmniejszenie liczby błędów i ryzyka, poprawę satysfakcji klientów, zwiększenie lojalności klientów i zwiększenie wartości dla klientów w całym okresie ich życia.

Kontrola i widoczność Zyskaj pełną kontrolę i widoczność wprowadzania dokumentów i informacji jako całościowego procesu, który powiedzie się przed rozpoczęciem lub postępem procesów biznesowych.

Reakcja na problemy związane z wydajnością Wykorzystaj wiedzę i podejmij kroki, aby szybko spełnić oczekiwania dotyczące poziomu usług i przezwyciężyć problemy związane z wydajnością działu pocztowego.

Szybsza walidacja Przyspiesz procesy walidacji dokumentów i korekcji informacji, korzystając z lepszej automatyzacji i bardziej produktywnego zaangażowania pracowników wiedzy lub składników zewnętrznych, w tym klientów.

Korzyści dla naszych klientów z outsourcingu rozwiązań Digital Mailroom Solution getsix^®

• Obniż koszty: Wdrożenia poprzez wybór metody, która najlepiej odpowiada potrzebom Twojej firmy. Możemy skonfigurować sprzęt i oprogramowanie do przetwarzania przesyłek pocztowych na miejscu, alternatywnie możesz zlecić obsługę mail roomu ekspertom;
• Konsolidacja: Konsolidacja wszystkich przesyłek przychodzących z różnych kanałów i rozproszonych biur w celu osiągnięcia wspólnych procesów i systemów na całym świecie;
• Zarządzanie ryzykiem: Zmniejszenie ryzyka wystąpienia błędów w ręcznym przetwarzaniu i wyeliminowanie wszelkich opóźnień w dystrybucji poczty papierowej;
• Zgodność: Dostosowanie kompleksowego rozwiązania do specyficznych potrzeb Twojej organizacji i wymagań zgodności z wymaganiami Twojego sektora.