Sprawozdawczość Ad-Hoc (Samoobsługowa Analiza)

Sprawozdawczość Ad-hoc to model wywiadu gospodarczego, w którym sprawozdania są tworzone i dystrybuowane przez nietechnicznych użytkowników końcowych. Innymi słowy dzięki sprawozdawczości ad hoc to, czym zajmuje się użytkownik techniczny, to konfiguracja rozwiązania BI, połączenie go ze źródłami danych, ustalenie parametrów bezpieczeństwa oraz określenie widoczności obiektów dla poszczególnych użytkowników końcowych. Od tego momentu rzeczywiste sprawozdania są tworzone przez biznesowych użytkowników końcowych.

Ad-hoc to wyrażenie pochodzące z łaciny, oznaczające „doraźnie” lub „na okoliczność”. Oznacza to więc, że dzięki temu modelowi BI użytkownik może korzystać z rozwiązania w zakresie sprawozdawczości i analizy w odpowiedzi na doraźne zapytanie biznesowe bez uciekania się do zapytań do działu IT. Oczywiście sprawozdania Ad-hoc mogą być proste, jak np. jednostronicowa tabela z danymi, lub skomplikowane i bogate, jak np. interaktywne raporty tabelaryczne lub krzyżowe z rosnącą szczegółowością i funkcjami wizualizacji lub prezentujące się jako wykresy, mapy cieplne czy też inne zaawansowane formularze.

W dużej części zależy to od a) typu zastosowanego rozwiązania Ad-hoc, b) potrzeb użytkownika końcowego oraz c) obycia użytkownika z rozwiązaniem.
Sprawozdawczość Ad-hoc różni się diametralnie od sprawozdawczości zarządzanej, gdzie to użytkownik techniczny, jako twórca sprawozdania, tworzy je i dystrybuuje.

Cel sprawozdawczości Ad-hoc

Celem sprawozdawczości Ad-hoc jest umożliwienie użytkownikom końcowym stawiania własnych zapytań o dane firmowe bez obarczania działu IT zadaniem tworzenia niezliczonych sprawozdań służących różnym funkcjom i celom. Sprawozdawczość ad hoc ma więc większy sens, gdy duża liczba użytkowników końcowych musi mniej lub bardziej niezależnie zobaczyć, zrozumieć i brać pod uwagę dane, a jednocześnie jest tego samego zdania, jeśli chodzi o dane liczbowe, na które ci użytkownicy patrzą.

Na przykład firma posiadająca duży personel zajmujący się sprzedażą zewnętrzną nadawałaby się idealnie do wdrożenia sprawozdawczości Ad-hoc. Każdy przedstawiciel handlowy może skonfigurować swoje własne sprawozdanie na swoim terenie, pokazujące wyniki w stosunku do celów sprzedaży, przyjęte zamówienia, liczbę wizyt u każdego klienta, itp., w formacie, który jest dla niego najbardziej sensowny. Co równie ważne, wykorzystywane dane liczbowe są pobierane z tych samych źródeł danych, jak w reszcie firmy, co przyczynia się to do uzyskania spójności i ogranicza wystąpienie niespodzianek na koniec kwartału.
Internetowe rozwiązanie sprawozdawczości Ad-hoc dobrej jakości znacznie zwiększa korzyści płynące z zastosowania modelu sprawozdawczości Ad-hoc przez firmę, która je przyjmie.

Korzyści płynące z zastosowania internetowej sprawozdawczości Ad-hoc

• Przekaż istotne informacje do odpowiednich ludzi w odpowiednim czasie – wyniki, jakie daje samoobsługa oraz automatyczne planowanie i dostarczanie informacji, pozwalają ułatwić terminowe podejmowanie decyzji. Użytkownicy otrzymują niezbędne informacje, kiedy są im potrzebne do udzielenia odpowiedzi na istotne pytania w czasie rzeczywistym;
• Elastyczność w ciągle zmieniających się warunkach – potrzeby biznesowe ewoluują. Odpowiedzi na zmieniające się zapytania biznesowe stają się istotniejsze. Nie da się przewidzieć, jakie pytania mogą zadać użytkownicy i jakich odpowiedzi będą potrzebować w przyszłości;
• Oszczędność czasu i kosztów szkoleń – usprawnia dostęp użytkowników do krytycznych informacji. Łatwe w obsłudze kreatory umożliwiają użytkownikom szybki start, dzięki czemu potrzeba mniej czasu na nauczenie się aplikacji, a także dają jasne wskazówki i oszczędność czasu przy tworzeniu sprawozdań;
• Zachęca do współpracy i wymiany informacji – użytkownicy mogą łatwo tworzyć, organizować, publikować i udostępniać sprawozdania do wglądu innym użytkowników za pośrednictwem internetu na żądanie;
• Zmniejsza obciążenie pracą aplikacji IT – aplikacja do sprawozdawczości internetowej może być szybko wdrożona w celu zapewnienia powszechnego dostępu do niej użytkownikom końcowym. Po jej wdrożeniu użytkownicy mogą tworzyć sprawozdania we własnym zakresie, kiedykolwiek potrzebują konkretnych informacji. Nie trzeba czekać, aż programiści je stworzą;

Czego oczekiwać po dobrym rozwiązaniu do sprawozdawczości Ad-hoc?

Dobre rozwiązanie do sprawozdawczości Ad-hoc powinno, tak jak wszystkie aplikacje BI, skupiać się bezpośrednio na realizacji strategii firmy. Kluczowe jest tutaj, aby określić, jaka jest funkcja strategiczna każdego użytkownika końcowego w organizacji, i upewnić się, że rozwiązanie do sprawozdawczości Ad-hoc jest zoptymalizowane tak, aby funkcjonowało łatwiej i skuteczniej, a jednocześnie przynosiło korzyści dzięki niskim kosztom.

W tym celu dobre rozwiązanie do sprawozdawczości Ad-hoc będzie cechować się:

• Łatwością użycia. Jeśli rozwiązanie jest lub wydaje się skomplikowane, wielu użytkowników zniechęci się i tym samym nie przyjmie go. Z tego powodu niektóre lepsze rozwiązania do sprawozdawczości Ad-hoc dostępne obecnie oferują podstawowy zestaw intuicyjnych funkcji opartych na kreatorze, dzięki którym rozwiązanie będzie się wydawać łatwe do nauczenia nawet dla laika komputerowego, a jednocześnie zaoferuje bardziej zaawansowane zestawy narzędzi dla użytkownika obytego z IT;
• Nowoczesnością. Zakładając, że wdrożenie nie stanowi problemu (patrz poprzedni punkt), rozwiązanie Ad-hoc powinno oferować użytkownikom końcowym to, co muszą zobaczyć, zrozumieć i wziąć pod uwagę jeśli chodzi o dane. Rozwiązanie to powinno być czymś więcej niż tylko lepszą technologicznie wersją programu Excel; powinno oferować funkcje interaktywne, takie jak wykresy Ad-hoc, raporty o rosnącej szczegółowości i raporty szczegółowe, zaawansowane sortowanie i filtrowanie, bogate narzędzia do wizualizacji, takie jak mapy cieplne, wykresy i diagramy;
• Internetowością. Aby rozwiązanie BI było naprawdę przydatne (w tym sprawozdawczość Ad-hoc), musi działać w środowisku internetowym. Poza znanymi wszystkim funkcjami nawigacyjnymi, do których wszyscy jesteśmy przyzwyczajeni, rozwiązanie internetowe jest dostępne z dowolnego miejsca i na dowolnym urządzeniu z połączeniem internetowym. Inną zaletą internetowego rozwiązania Ad-hoc jest to, że administrator systemu nie będzie musiał konfigurować poszczególnych komputerów każdego użytkownika. Wystarczy zainstalowanie go na serwerze, a wszyscy użytkownicy uzyskują do niego dostęp za pośrednictwem zwykłego adresu URL;
• Łatwością konfiguracji. Obecne lepsze rozwiązania do internetowej sprawozdawczości Ad-hoc są neutralne pod kątem źródła danych, co oznacza, że można je podłączyć praktycznie po wyjęciu z pudełka do powszechnie używanych źródeł danych, w tym baz danych, usług webowych, plików płaskich, itp. Dzięki temu dział IT nie jest obciążany tworzeniem złożonych struktur metadanych stanowiących warstwę podstawową, co często jest czasochłonne, kłopotliwe i kosztowne;
• Posiadaniem licencji serwerowej bez konieczności opłat za każdego użytkownika. Skoro celem sprawozdawczości Ad-hoc jest przynoszenie korzyści użytkownikom końcowym, nie powinno się ich obciążać licencją stanowiskową.