Nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej

W ustawie z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r. poz. 240) ustawodawca zdecydował się uzupełnić Kodeks pracy o regulacje dotyczące pracy zdalnej. Przepisy te wchodzą w życie w dniu 7 kwietnia 2023 r.

Przedstawiamy najważniejsze regulacje dotyczące pracy zdalnej, które zaczną obowiązywać pracowników i pracodawcę.

Definicja pracy zdalnej

Praca zdalna została zdefiniowana jako praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumienia się na odległość. Oznacza to, że omawiane regulacje należy stosować zarówno w przypadku, gdy pracownik pracuje wyłącznie zdalnie, jak i wówczas, gdy pracuje hybrydowo.

Zauważyć należy, iż w definicji wskazano, że praca zdalna ma być wykonywana w miejscu uzgodnionym z pracodawcą. Nie jest zatem dopuszczalne, aby pracownik dowolnie decydował o tym, gdzie będzie wykonywał pracę i nie informował o tym pracodawcy (np. pracował zdalnie podczas podróży wakacyjnej nie informującą o tym pracodawcy).

Nie każda praca może być zdalna

Jest oczywistym, że charakter niektórych prac może wykluczyć wykonywanie jej zdalnie. Aby jednak zapobiec ewentualnym nieporozumieniom ustawa wprost wskazuje prace, które z pewnością nie mogą być wykonywane zdalnie. Są to:

• prace szczególnie niebezpieczne,
• prace, w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych,
• prace z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach BHP,
• prace związane z stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy,
• prace powodujące intensywne brudzenie.

Praca zdalna na polecenie pracodawcy

Możliwe jest, aby praca zdalna była wykonywana na polecenie pracodawcy. Jednak takie polecenie może być wydane tylko w szczególnych, losowych okolicznościach, a więc:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu

lub

• w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej (np. z powodu powodzi).

Polecenie takie będzie mogło być wydane jedynie na określony czas, a przy tym pracodawca może je w każdym czasie cofnąć z co najmniej dwudniowym wyprzedzeniem. Polecenie takie będzie skuteczne jedynie, jeżeli pracownik złożył bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Oświadczenie takie może być złożone w postaci papierowej lub elektronicznej. Jeżeli dojdzie do zmiany warunków lokalowych i technicznych tak, że pracownik nie będzie mógł pracować zdalnie, informuje o tym niezwłocznie pracodawcę, a pracodawca musi cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej.

Praca zdalna a umowa o pracę

Pracownik i pracodawca mogą uzgodnić, że praca będzie wykonywana zdalnie (w całości lub w części) zarówno już przy zawieraniu umowy o pracę, jak i w trakcie zatrudnienia. Wprowadzenie lub zmiana uzgodnień co do pracy zdalnej nie wymaga sporządzania pisemnego aneksu do umowy o pracę. Strony mogą go jednak podpisać, jeżeli widzą taką potrzebę.

Pracownicy, których wniosek o pracę zdalną jest wiążący

Pracodawca i pracownik mogą umówić się na wykonywanie pracy zdalnej zarówno z inicjatywy pracownika, jak i pracodawcy. W przypadku jednak niektórych pracowników, ich wniosek o pracę zdalną musi być uwzględniony przez pracodawcę. Pracownikami takimi są:

• osoby w ciąży,
• pracownicy wychowujący dziecko do ukończenia 4 r.ż.,
• pracownicy sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
• pracownicy-rodzice dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu,
• pracownicy-rodzice dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych,
• pracownicy-rodzice dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.

Pracodawca może nie zgodzić się na wykonywanie pracy zdalnej przez te osoby jedynie, gdy praca zdalna jest niemożliwa ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Co ważne, pracodawca musi poinformować pracownika o przyczynach takiej odmowy w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika. Informacja taka może być przekazana pisemnie lub elektronicznie.

Zasady pracy zdalnej

Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w:

• w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a zakładową organizacją związkową albo organizacjami związkowymi – jeżeli u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa,
• w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników – jeżeli u danego pracodawcy nie działa organizacja związkowa.

Jeżeli jednak u pracodawcy nie został wydany regulamin pracy zdalnej ani nie zostało zawarte porozumienie, to nadal możliwe jest jej wykonywanie zdalnie. W takiej sytuacji zasady wykonywania pracy zdalnej określa polecenie, w którym pracodawca kieruje pracownika na pracę zdalną, albo porozumienie zawarte z danym pracownikiem.

Rezygnacja z pracy zdalnej

Czasem może okazać się, że model pracy zdalnej w konkretnej sytuacji nie sprawdza się. Ustawodawca przewidział rozwiązanie dla takiej sytuacji. Jeżeli pracownik i pracodawca uzgodnią wykonywanie pracy w formie zdalnej w trakcie zatrudnienia, każdy z nich może wystąpić z wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków pracy. Wniosek o przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy jest wiążący dla drugiej strony, a więc wniosek pracownika jest wiążący dla pracodawcy, a wniosek pracodawcy jest wiążący dla pracownika.

Od tej zasady istnieje jednak wyjątek: co do zasady pracodawca nie może wstąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdanej przez pracownika, któremu nie można odmówić pracy zdalnej. W przypadku tych pracowników wniosek pracodawcy będzie wiążący tylko, jeżeli dalsze wykonywanie pracy zdalnej jest niemożliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Jeżeli pracownik lub pracodawca zrezygnują z pracy zdalnej, pracownik i pracodawca powinni ustalić termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższym niż 30 dni od otrzymania wniosku. Gdyby pracownik i pracodawca nie byli w stanie ustalić, kiedy pracownik ma wrócić do pracy stacjonarnej, wówczas przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy następuje w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku przez odpowiednio pracownika lub pracodawcę.

Zwrot kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej

Nowe regulacje dotyczące pracy zdalnej nakładają na pracodawcę obowiązki związane z zapewnianiem pracownikowi sprzętu do pracy zdalnej i ponoszeniem kosztów wykonywania pracy zdalnej.

Pracodawca musi:

• zapewnić pracownikowi materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do pracy zdalnej;
• zapewnić pracownikowi instalacje, serwis, konserwację narzędzi pracy niezbędnych do pracy zdalnej (np. komputera) lub pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją tych narzędzi pracy,
• pokryć koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych (Internet, telefon – jeżeli jest wykorzystywany) niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
• jeżeli pracownik i pracodawca umówili się, że pracownik będzie wykorzystywał w pracy zdalnej materiały i urządzenia nienależące do pracodawcy (np. prywatny komputer, drukarka z papierem i tonerem) – wypłacić ekwiwalent pracownikowi.

Ponadto pracodawca i pracownik mogą umówić się, że pracodawca będzie pokrywał również inne koszty bezpośrednio związane z pracą zdalną. W zakresie tych kosztów i ekwiwalentu, pracownik i pracodawca mogą umówić się na ryczałt, którego wysokość będzie odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną.

Świadczenia, które uzyskuje pracownik w związku z wykonywaniem pracy zdalnej, a więc:

• zapewnienie sprzętu,
• pokrycie kosztów związanych z wykonywanie pracy zdalnej (koszty konserwacji/serwisu/instalacji sprzętu, energii i usług telekomunikacyjnych),
• ekwiwalent za korzystanie za sprzętu prywatnego,
• ryczałt za energię i usługi teleinformatyczne, a także za używanie prywatnego sprzętu,

nie stanowią przychodu w odniesieniu do podatku PIT.

Kontrola podczas pracy zdalnej

Pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę:

• wykonywania pracy zdalnej,
• w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych,
• w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Zasady przeprowadzenia takie kontroli należy określić w regulaminie, porozumieniu lub poleceniu wykonywania pracy zdalnej.

Wobec tego, że kontrola pracy zdalnej najczęściej będzie odbywać się w miejscu zamieszkania pracownika, kontrola taka musi być przeprowadzana w porozumieniu z pracownikiem w godzinach jego pracy. Ustawodawca jednoznacznie wskazał, że wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika i innych osób (np. jego współdomowników) ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych zgodnie z ich przeznaczeniem.

Okazjonalna praca zdalna

Niezależnie od pracy zdalnej, na którą pracownik i pracodawca mogą umówić się w umowie o pracę lub już podczas pracy, każdy pracownik może wykonywać pracę zdalną okazjonalnie w wymiarze do 24 dni w roku kalendarzowym. Aby skorzystać z tej możliwości pracownik musi złożyć wniosek w formie pisemnej lub elektronicznej.

Co ważne w przypadku pracy zdalnej okazjonalnej pracownikowi nie należy się zwrot kosztów energii elektrycznej i Internetu, a także ekwiwalentu za wykonywanie pracy na prywatnym sprzęcie.

Jak przygotować się na nowe uregulowanie pracy zdalnej?

W związku z uregulowaniem w ustawie pracy zdalnej, pracodawcy powinni:

• przed wydaniem polecenia wykonywania pracy zdalnej – uzyskać od pracowników oświadczenie, że każdy z nich posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej,
• wprowadzić regulamin pracy zdalnej, ale nie jest to obowiązkowy warunek. Zasady wykonywania pracy zdanej mogą być określone w porozumieniu z pracownikiem lub poleceniu dla pracownika – jeżeli u pracodawcy nie będzie wprowadzony regulamin lub do czasu wprowadzenia regulaminu niezbędnym będzie przygotowywanie porozumień lub poleceń,
• przygotować dla pracowników informacje zawierającą:
  • określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną,
  • wskazanie osoby odpowiedzialnej za współpracę z pracownikiem i upoważnionej do kontroli w miejscu wykonywania pracy;

  O te informacje należy również zaktualizować informację o warunkach pracy dla nowych pracowników.

• zaktualizować procedury ochrony danych osobowych, zapoznać z nimi pracowników i uzyskać od nich potwierdzenie (pisemne lub elektroniczne), że zapoznali się z tymi procedurami oraz że są obowiązani do ich przestrzegania,
• zaktualizować ocenę ryzyka i uzyskać oświadczenia pracowników, że zapoznali się ze zaktualizowaną oceną ryzyka oraz informacją zawierającą zasady bezpieczeństwa i higieny wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązują się do ich przestrzegania,
• uzyskania od pracowników oświadczeń zawierających potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdanej są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki pracy.

Źródło: Artykuł przygotowany przez naszego partnera kooperacyjnego – kancelarię doradztwa podatkowego JRD

Jeśli mają Państwo pytania dotyczące opisanego tematu lub potrzebują Państwo dodatkowych informacji – zapraszamy do kontaktu:

Zadaj pytanie »

DZIAŁ DS. RELACJI Z KLIENTAMI

ELŻBIETA
NARON-GROCHALSKA
Główny Konsultant
ds. relacji z klientami
Grupa getsix

***