Zwrot kosztów dojazdu do pracy a PIT – kiedy powstaje przychód pracownika?
Zwrot kosztów dojazdu do pracy co do zasady stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy. Dotyczy to zarówno ryczałtu wypłacanego przez pracodawcę, jak i zwrotu wydatków poniesionych na przejazdy między domem a stałym miejscem pracy. Pracodawca powinien uwzględnić tę kwotę na liście płac i pobrać od niej zaliczkę na PIT. Potwierdził to Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 12 marca 2026 r., sygn. II FSK 775/23.
Wyrok nie oznacza jednak, że każda forma dowozu pracowników jest opodatkowana. Ustawa o PIT przewiduje zwolnienie dla transportu organizowanego przez pracodawcę autobusem. Kluczowe jest więc rozróżnienie wypłaty pieniędzy, zorganizowanego przewozu autobusem oraz transportu mniejszym pojazdem. Prawidłowa kwalifikacja świadczenia ma bezpośrednie znaczenie dla listy płac i prowadzonej przez firmę obsługi kadrowo-płacowej.
W tym artykule znajdziesz:
Czy zwrot kosztów dojazdu do pracy podlega opodatkowaniu?
Tak, co do zasady zwrot kosztów zwykłego dojazdu z domu do stałego miejsca pracy jest opodatkowany PIT. Pracownik otrzymuje pieniądze pokrywające wydatek, który normalnie musiałby ponieść sam. Powstaje więc wymierna korzyść majątkowa związana ze stosunkiem pracy.
Takie stanowisko potwierdził Naczelny Sąd Administracyjny w sprawie II FSK 775/23. Spółka planowała wypłacać pracownikom ryczałt obliczany na podstawie kosztów przejazdu do zakładu i z powrotem. Zakład znajdował się w miejscu o słabej dostępności komunikacji publicznej, a pracownicy dojeżdżali z różnych miejscowości. Spółka twierdziła, że refundacja służy organizacji pracy i nie daje pracownikowi dodatkowego dochodu. NSA nie zgodził się z tym argumentem. Uznał, że dojazd do miejsca wykonywania pracy zasadniczo obciąża pracownika, a pokrycie tego kosztu przez pracodawcę pozwala mu zaoszczędzić własne środki.
Czego dokładnie dotyczył wyrok NSA II FSK 775/23?
Sprawa dotyczyła ryczałtowego zwrotu kosztów poniesionych przez pracowników, a nie zakupu przez pracodawcę jednego wspólnego przewozu autobusem. To rozróżnienie jest istotne, ponieważ skutki podatkowe tych modeli mogą być inne.
W informacjach o wyroku można spotkać ogólne określenie „bezpłatny transport do pracy”. Z opisu stanu faktycznego i uzasadnienia wynika jednak, że spółka chciała wypłacać pracownikom pieniężny ryczałt rekompensujący koszty przejazdów. NSA wskazał, że art. 12 ust. 1 ustawy o PIT obejmuje nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, ale również inne wypłaty pieniężne, świadczenia ponoszone za pracownika oraz świadczenia nieodpłatne. Jeżeli pracodawca wypłaca pracownikowi kwotę odpowiadającą kosztom dojazdu, jest to wypłata związana z zatrudnieniem.
Sąd odrzucił również argument, że zwrot kosztów ma neutralny charakter. Pracownik wcześniej finansuje przejazd z własnych środków, ale późniejsza refundacja powoduje, że ekonomicznie nie ponosi tego wydatku.
Czy brak komunikacji publicznej zmienia rozliczenie PIT?
Nie. Sama trudna lokalizacja zakładu, praca zmianowa lub brak dogodnych połączeń nie wyłączają przychodu pracownika. Okoliczności te mogą uzasadniać biznesową decyzję o finansowaniu dojazdów, ale nie tworzą zwolnienia podatkowego.
Spółka powoływała się na art. 94 pkt 2 Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracodawca powinien organizować pracę w sposób zapewniający efektywne wykorzystanie czasu pracy. NSA uznał jednak, że z tego przepisu nie wynika ogólny obowiązek finansowania pracownikom przejazdu z miejsca zamieszkania do zakładu.
W praktyce argument, że bez transportu pracownicy nie dotrą na zmianę, może uzasadniać ponoszenie wydatku przez firmę. Sam w sobie nie wystarcza jednak do wyłączenia świadczenia z przychodu pracownika.
Czy bezpłatny transport pracowników zawsze jest przychodem?
Nie zawsze. Skutek zależy od sposobu finansowania transportu, rodzaju pojazdu oraz możliwości zastosowania konkretnego zwolnienia. Nie należy używać zamiennie pojęć „zwrot kosztów” i „dowóz pracowników”, ponieważ podatkowo mogą oznaczać inne świadczenia.
| Model świadczenia | Zasadniczy skutek w PIT | Co powinien sprawdzić pracodawca |
|---|---|---|
| Ryczałt lub pieniężny zwrot kosztów przejazdu z domu do pracy | Co do zasady przychód ze stosunku pracy | wysokość świadczenia, osoby uprawnione i ujęcie na liście płac |
| Dowóz organizowany przez pracodawcę autobusem | Zwolnienie na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 14a ustawy o PIT | czy pojazd spełnia ustawową definicję autobusu |
| Dowóz pojazdem, który nie spełnia ustawowej definicji autobusu, np. samochodem osobowym albo vanem przeznaczonym do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą | Brak automatycznego zwolnienia autobusowego | dobrowolność korzystania, korzyść pracownika i możliwość ustalenia wartości |
| Przejazd w ramach podróży służbowej | Odrębne zasady niż dla zwykłego dojazdu dom–praca | miejsce pracy w umowie, cel przejazdu i dokumentację delegacji |
Ustawa o PIT zwalnia wartość świadczenia otrzymanego przez pracownika z tytułu dowozu organizowanego przez pracodawcę autobusem. Autobusem jest pojazd przeznaczony konstrukcyjnie do przewozu więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą. Liczy się klasyfikacja pojazdu, a nie określenie używane potocznie przez firmę lub przewoźnika.
Jeżeli firma korzysta z mniejszego pojazdu, zwolnienie autobusowe nie działa automatycznie. Nie oznacza to jednak, że przychód powstaje w każdej sytuacji. Przy świadczeniu niepieniężnym trzeba ocenić między innymi, czy pracownik korzysta z niego dobrowolnie, uzyskuje realną oszczędność i czy wartość korzyści można przypisać konkretnej osobie.
W interpretacji indywidualnej z 12 stycznia 2022 r., sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.877.2021.4.NM, Dyrektor KIS uznał, że dowóz innym środkiem transportu może stanowić przychód, jeżeli pracownicy dobrowolnie korzystają ze świadczenia i oszczędzają koszt, który musieliby ponieść sami.
Kiedy zwrot kosztów dojazdu może korzystać ze zwolnienia?
Zwolnienie musi wynikać z konkretnego przepisu. Sam zapis w regulaminie wynagradzania, uchwale zarządu lub umowie o pracę nie tworzy zwolnienia z PIT.
W sprawie II FSK 775/23 analizowano między innymi art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o PIT. Przepis ten dotyczy zwrotu kosztów używania pojazdu stanowiącego własność pracownika dla potrzeb zakładu pracy w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do ich zwrotu wynika wprost z przepisów innych ustaw.
Nie jest to ogólne zwolnienie dla codziennych przejazdów pracownika z domu do zakładu. Nie należy również utożsamiać dojazdu do stałego miejsca pracy z podróżą służbową. Zwrot kosztów delegacji korzysta z odrębnych zasad, jeżeli przejazd rzeczywiście spełnia warunki podróży służbowej.
Dlaczego pracownik uzyskuje przychód, skoro zwrot tylko pokrywa wydatek?
Dla celów PIT znaczenie ma to, czy pracownik otrzymał wymierną korzyść, w tym zaoszczędził wydatek. Jeżeli koszt zwykłego dojazdu powinien ponieść sam, jego refundacja zwiększa ekonomicznie majątek pracownika.
W wyroku z 8 lipca 2014 r., sygn. K 7/13, Trybunał Konstytucyjny wskazał, że nieodpłatne świadczenie może być przychodem, gdy pracownik przyjmuje je dobrowolnie, leży ono w jego interesie i przynosi indywidualnie określoną korzyść. Trybunał odniósł się również do świadczeń takich jak bilet miesięczny czy dowóz do pracy, które mogą pozwalać pracownikowi uniknąć wydatku.
W przypadku wypłaty ryczałtu identyfikacja korzyści jest szczególnie prosta: pracodawca zna beneficjenta i kwotę przekazaną w danym miesiącu. Fakt, że świadczenie służy również utrzymaniu obsady zakładu, nie przesądza więc o braku przychodu pracownika.
Jak pracodawca powinien rozliczyć zwrot kosztów dojazdu?
Jeżeli świadczenie jest opodatkowane, pracodawca powinien doliczyć jego wartość do pozostałych przychodów ze stosunku pracy i obliczyć zaliczkę na PIT. Kwotę należy także prawidłowo uwzględnić w dokumentacji płacowej i informacji PIT-11.
Przed uruchomieniem programu transportowego warto:
- Ustalić, czy firma wypłaca pieniądze, kupuje bilety, czy organizuje wspólny przewóz.
- Sprawdzić rodzaj pojazdu i możliwość zastosowania zwolnienia dla autobusu.
- Określić grupę pracowników uprawnionych do świadczenia.
- Ustalić sposób potwierdzania korzystania z transportu.
- Przygotować zasady wyceny i przekazywania danych do listy płac.
- Oddzielnie przeanalizować skutki w PIT i składkach ZUS.
Największe ryzyko powstaje wtedy, gdy decyzja operacyjna zostaje wdrożona bez udziału zespołu płacowego. Firma podpisuje umowę z przewoźnikiem albo zaczyna wypłacać ryczałty, ale nie określa, kto korzysta ze świadczenia, jak ustalić jego wartość i czy spełniono warunki zwolnienia.
Czy zwrot kosztów dojazdu podlega składkom ZUS?
Wyrok II FSK 775/23 dotyczy PIT i nie rozstrzyga bezpośrednio zasad naliczania składek ZUS. Co do zasady podstawą składek pracownika jest przychód ze stosunku pracy, ale przepisy składkowe przewidują odrębne wyłączenia.
Jedno z nich dotyczy korzyści materialnych wynikających z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, które polegają między innymi na korzystaniu z bezpłatnych albo częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji. Wyłączenia tego nie należy automatycznie stosować do gotówkowego ryczałtu. Czym innym jest udostępnienie pracownikowi przejazdu, a czym innym wypłata pieniędzy rekompensujących poniesiony koszt. Dlatego model pieniężnego zwrotu wymaga odrębnej analizy składkowej.
Co wyrok oznacza dla działów HR, finansów i payroll?
Wyrok potwierdza, że biznesowe uzasadnienie świadczenia nie zastępuje podstawy zwolnienia podatkowego. Dyrektor finansowy powinien uwzględnić pełny koszt programu: cenę transportu lub refundacji, wpływ na listę płac, potencjalne składki oraz koszty administracyjne.
Dział HR powinien zadbać o spójność regulaminów i komunikacji z pracownikami. Zespół płacowy potrzebuje natomiast danych pozwalających przypisać świadczenie do konkretnych osób i okresów. Przy większej liczbie zakładów warto opracować jedną matrycę decyzyjną dla wszystkich lokalizacji.
Jeżeli firma planuje finansowanie dojazdów albo obecnie wypłaca pracownikom ryczałty, zasady programu warto zweryfikować przed kolejną listą płac. Wsparcie w ocenie skutków PIT i ZUS oraz wdrożeniu prawidłowego procesu może zapewnić obsługa kadrowo-płacowa getsix® wraz z doradztwem podatkowym w Polsce.
Podstawa interpretacyjna:
Autorem artykułu jest redakcja getsix®getsix® świadczy usługi z zakresu księgowości, doradztwa podatkowego, kadr i płac oraz doradztwa biznesowego, wspierając przedsiębiorstwa prowadzące działalność w Polsce. Redakcja getsix® przygotowuje praktyczne informacje ułatwiające zrozumienie polskich realiów księgowych, podatkowych i kadrowo-płacowych.
Jeśli mają Państwo pytania dotyczące opisanego tematu lub potrzebują Państwo dodatkowych informacji – zapraszamy do kontaktu:
DZIAŁ DS. RELACJI Z KLIENTAMI
ELŻBIETA
NARON-GROCHALSKA
Head of Customer Relationships
Department / Senior Manager
Grupa getsix
***
