Koniec utraty kosztu za błędny przelew? Projekt zmian w PIT i CIT dotyczących białej listy VAT i split paymentu

Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o PIT oraz ustawy o CIT przewiduje uproszczenie zasad rozliczania płatności dokonywanych na rachunki spoza białej listy VAT oraz z pominięciem obowiązkowego mechanizmu podzielonej płatności. To jeden z elementów pakietu deregulacyjnego dotyczącego obowiązków podatników.

Najważniejsza zmiana ma polegać na usunięciu sankcji w podatkach dochodowych: zapłata na rachunek spoza wykazu albo bez obowiązkowego mechanizmu podzielonej płatności (MPP, split payment) nie będzie sama w sobie powodować utraty prawa do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Nowe zasady mają obowiązywać od 1 stycznia 2027 r.

Nie oznacza to jednak likwidacji białej listy VAT ani obowiązkowego split paymentu. Te mechanizmy pozostaną częścią systemu VAT, a nieprawidłowa płatność nadal może wywoływać konsekwencje na gruncie VAT i odpowiedzialności podatkowej. Na razie są to rozwiązania przewidziane w projekcie ustawy. Do czasu wejścia nowych przepisów w życie przedsiębiorcy powinni stosować dotychczasowe zasady.

Dla dyrektora finansowego, głównego księgowego i osób odpowiedzialnych za płatności najważniejsze będzie więc rozróżnienie dwóch obszarów: wpływu sposobu zapłaty na koszty w PIT i CIT oraz ryzyk, które nadal pozostaną na gruncie VAT.

---

Co dziś oznacza płatność poza białą listę VAT?

Obecnie zapłata na rachunek spoza wykazu podatników VAT może – przy spełnieniu ustawowych warunków – wpływać na możliwość zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Ograniczenia te wynikają z art. 22p ustawy o PIT i art. 15d ustawy o CIT. Przepisy dotyczą m.in. transakcji objętych art. 19 Prawa przedsiębiorców. Jeżeli dostawca lub usługodawca jest czynnym podatnikiem VAT, wydatek w części zapłaconej na rachunek spoza wykazu może zostać wyłączony z kosztów. Art. 19 Prawa przedsiębiorców obejmuje transakcje między przedsiębiorcami, których jednorazowa wartość przekracza 15 000 zł, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności.

Jeżeli koszt został wcześniej rozpoznany, nieprawidłowa płatność może obecnie oznaczać konieczność zmniejszenia kosztów, a przy braku takiej możliwości – zwiększenia przychodów. Przepisy przewidują jednak mechanizmy ochronne, w tym ZAW-NR, a w określonych sytuacjach również zastosowanie mechanizmu podzielonej płatności.

---

Jak zmienią się koszty uzyskania przychodów?

Po wejściu projektowanych przepisów zapłata na rachunek spoza białej listy VAT ani pominięcie MPP w przypadku faktury prawidłowo oznaczonej wyrazami „mechanizm podzielonej płatności” nie będą samodzielną podstawą do wyłączenia wydatku z kosztów podatkowych. Z art. 22p ustawy o PIT i art. 15d ustawy o CIT mają zniknąć właśnie te dwa ograniczenia.

Jeżeli wydatek spełnia ogólne warunki zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów, sam błąd w tych obszarach nie ma już prowadzić do jego wyłączenia z kosztów. Projektowane brzmienie przepisów pozostawia natomiast ograniczenie dotyczące zapłaty bez pośrednictwa rachunku płatniczego.

Obszar	Obecne zasady	Po projektowanej zmianie
Rachunek spoza białej listy	Możliwe wyłączenie odpowiedniej części wydatku z kosztów PIT/CIT, jeżeli nie zastosowano ustawowego zabezpieczenia	Sam rachunek spoza wykazu nie ma powodować utraty kosztu w PIT/CIT
Pominięcie obowiązkowego MPP mimo prawidłowego oznaczenia faktury „mechanizm podzielonej płatności”	Możliwe wyłączenie wydatku z kosztów PIT/CIT oraz odrębne konsekwencje w VAT	Ma zniknąć sankcja kosztowa w PIT/CIT, ale obowiązek stosowania MPP i konsekwencje na gruncie VAT pozostają
Płatność bez rachunku płatniczego	Ograniczenie kosztów w przypadkach objętych art. 19 Prawa przedsiębiorców	Projekt tego ograniczenia nie usuwa

---

Co się stanie, jeśli zapłacę na konto spoza białej listy VAT?

Jeżeli projekt wejdzie w życie w obecnym brzmieniu, zapłata na rachunek spoza wykazu nie ma już sama w sobie pozbawiać przedsiębiorcy prawa do rozpoznania wydatku jako kosztu uzyskania przychodów.

Nie oznacza to jednak, że numer rachunku kontrahenta przestanie mieć znaczenie. Projekt nie usuwa odpowiedzialności solidarnej przewidzianej w Ordynacji podatkowej. Nabywca, który dokonuje płatności na rachunek spoza wykazu, może nadal w określonych przypadkach odpowiadać wraz z dostawcą za jego zaległości w VAT w części przypadającej na daną dostawę lub usługę.

Zmiana dotyczy więc jednej warstwy ryzyka – podatku dochodowego. Ryzyko na gruncie VAT pozostaje odrębnym zagadnieniem.

---

Czy trzeba będzie sprawdzać białą listę VAT?

Tak. Projekt nie przewiduje likwidacji wykazu podatników VAT. Biała lista pozwala m.in. zweryfikować status kontrahenta oraz rachunki związane z prowadzoną działalnością. Sprawdzanie rachunku nadal będzie istotne ze względu na odpowiedzialność solidarną oraz bezpieczeństwo procesu płatności.

W praktyce firma nadal powinna ustalić:

1. czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT;
2. czy rachunek wskazany do przelewu znajduje się w wykazie;
3. jakie działania należy podjąć, jeżeli rachunku nie ma na białej liście.

Zniesienie sankcji w CIT i PIT nie uzasadnia więc wyłączenia tej kontroli w systemie finansowo-księgowym. Ma to szczególne znaczenie w przedsiębiorstwach obsługujących dużą liczbę dostawców i płatności. Rozbieżność między rachunkiem na fakturze a rachunkiem zweryfikowanym w wykazie nadal powinna uruchamiać dodatkową kontrolę, a nie być automatycznie ignorowana.

---

Czy ZAW-NR będzie nadal potrzebny?

ZAW-NR nie straci całkowicie znaczenia. Zmieni się natomiast jego funkcja z perspektywy podatku dochodowego. Obecnie Ministerstwo Finansów wskazuje, że ZAW-NR pozwala:

• zaliczyć płatność dokonaną na rachunek spoza wykazu do kosztów uzyskania przychodów w PIT i CIT;
• uwolnić się od odpowiedzialności solidarnej za zaległości dostawcy w VAT związane z daną transakcją.

Zawiadomienie składa się co do zasady w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu. Projekt ma usunąć problem utraty kosztu dla płatności objętych nowymi zasadami, ale nie usuwa odpowiedzialności solidarnej w VAT. ZAW-NR może więc nadal pełnić funkcję ochronną i nie powinien zostać automatycznie wykreślony z firmowych procedur. Dla zespołu finansowego oznacza to zmianę celu kontroli, a nie jej całkowitą likwidację.

---

Czy split payment będzie nadal obowiązkowy?

Tak. Projekt nie znosi obowiązkowego mechanizmu podzielonej płatności.

Obowiązkowy MPP stosuje się obecnie, gdy łącznie spełnione są ustawowe warunki:

• należność ogółem wynikająca z faktury przekracza 15 000 zł;
• co najmniej jedna pozycja na fakturze dotyczy towaru lub usługi wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT;
• sprzedawca i nabywca są podatnikami VAT.

Co ważne, brak wymaganej adnotacji „mechanizm podzielonej płatności” na fakturze nie zwalnia nabywcy z zastosowania MPP, jeżeli ustawowe przesłanki są spełnione. Projekt zakłada jedynie, że pominięcie MPP nie będzie dodatkowo prowadzić do wyłączenia wydatku z kosztów w PIT lub CIT w sytuacjach objętych obecnie tą sankcją.

---

Co grozi za brak obowiązkowego split paymentu?

Zniesienie sankcji kosztowej nie oznacza braku konsekwencji. Jeżeli nabywca nie zastosuje obowiązkowego MPP, naczelnik urzędu skarbowego lub naczelnik urzędu celno-skarbowego ustala dodatkowe zobowiązanie podatkowe odpowiadające 30% kwoty VAT przypadającej na towary lub usługi objęte obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności.

Sankcji tej nie ustala się, jeżeli dostawca lub usługodawca rozliczył całą kwotę podatku wynikającą z faktury. W stosunku do osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie skarbowe albo przestępstwo skarbowe, dodatkowego zobowiązania podatkowego również się nie ustala.

Projektodawca wskazuje właśnie pozostawienie sankcji w VAT jako jeden z argumentów za rezygnacją z dodatkowego wyłączenia kosztu w PIT i CIT. Praktyczny wniosek jest więc jasny: po wejściu zmian brak MPP może przestać wpływać na koszt podatkowy, ale nadal nie będzie prawidłowym sposobem uregulowania faktury, jeżeli przepisy wymagają podzielonej płatności.

---

Dwa przykłady: co zmieni się w praktyce?

Rachunek kontrahenta spoza wykazu

Spółka otrzymuje fakturę od czynnego podatnika VAT. Przy przygotowaniu płatności okazuje się, że rachunek wskazany na fakturze nie znajduje się na białej liście.

Obecnie trzeba ocenić zarówno wpływ płatności na koszt podatkowy, jak i ryzyko VAT. Po wejściu projektowanych zmian sam rachunek spoza wykazu nie ma już powodować utraty kosztu w PIT lub CIT.

Nadal konieczna będzie jednak ocena odpowiedzialności solidarnej i ewentualnego zastosowania ZAW-NR. Kontrola rachunku pozostanie więc potrzebna, choć jej znaczenie dla podatku dochodowego będzie mniejsze.

Faktura objęta obowiązkowym MPP

Spółka otrzymuje fakturę spełniającą przesłanki obowiązkowego MPP, prawidłowo oznaczoną wyrazami „mechanizm podzielonej płatności”, ale płatność zostaje wykonana zwykłym przelewem. Obecnie taka płatność może skutkować wyłączeniem wydatku z kosztów PIT lub CIT. Po projektowanej zmianie ta sankcja kosztowa ma zniknąć. Nie zniknie jednak obowiązek stosowania MPP ani przewidziane w VAT konsekwencje jego pominięcia. Faktura nadal powinna więc zostać prawidłowo rozpoznana w procesie księgowym, a płatność wykonana we właściwy sposób.

Oba przykłady pokazują tę samą zasadę: projekt ogranicza konsekwencje w podatku dochodowym, ale nie eliminuje potrzeby kontrolowania sposobu płatności.

---

Czy sankcja za płatność gotówką również zniknie?

Nie. Projekt nie znosi wszystkich ograniczeń związanych ze sposobem zapłaty. Pozostawiona ma zostać zasada, zgodnie z którą podatnik nie zalicza do kosztów wydatku w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 Prawa przedsiębiorców została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego. Dlatego nieprawidłowe byłoby wprowadzenie do firmowych procedur ogólnej zasady, że sposób zapłaty przestanie mieć znaczenie dla kosztów podatkowych.

Projekt usuwa konkretnie sankcje dotyczące białej listy VAT i MPP, a nie wszystkie ograniczenia związane z płatnościami.

---

Co zmienić w procedurach księgowych i płatniczych?

Najważniejszym zadaniem nie jest usunięcie kontroli, lecz przypisanie ich do właściwych ryzyk.

1. Pozostawić kontrolę białej listy VAT
Rachunek dostawcy nadal powinien być weryfikowany przed płatnością. Wynik „rachunek spoza wykazu” powinien uruchamiać procedurę wyjaśniającą, a nie automatyczną akceptację przelewu.

2. Zachować identyfikację faktur objętych MPP
Proces księgowania powinien nadal określać, czy dana faktura spełnia przesłanki obowiązkowego mechanizmu podzielonej płatności. Nie należy opierać tej decyzji wyłącznie na adnotacji umieszczonej przez sprzedawcę.

3. Utrzymać obsługę ZAW-NR
W przedsiębiorstwie powinno być jasno określone, kto ocenia potrzebę złożenia zawiadomienia, kto odpowiada za jego złożenie i kto kontroluje termin.

4. Rozdzielić ryzyko CIT/PIT od ryzyka VAT
Po zmianach jeden błąd może nie wpływać już na koszt podatkowy, ale nadal wywoływać skutki na gruncie VAT. Instrukcje płatnicze powinny jasno wskazywać tę różnicę.

5. Nie zmieniać zasad przed wejściem ustawy w życie
Omawiane rozwiązania są nadal projektem. Do czasu wejścia nowych przepisów w życie przedsiębiorcy powinni stosować obecne ograniczenia.

W firmach korzystających z obsługi księgowej w Polsce warto ustalić, czy zakres usługi obejmuje kontrolę rachunków kontrahentów, identyfikację obowiązkowego MPP i obsługę ZAW-NR. Jest to szczególnie istotne, gdy przygotowanie płatności, księgowanie i nadzór podatkowy są realizowane przez różne osoby lub zespoły.

---

Co z płatnościami na przełomie wejścia nowych przepisów?

Projekt zawiera również przepisy przejściowe. Według jego obecnego brzmienia dotychczasowe zasady mają nadal mieć zastosowanie do płatności wynikających z faktur wystawionych przed rozpoczęciem obowiązywania nowych regulacji dotyczących sankcji.

Oznacza to, że przez pewien okres mogą równolegle występować płatności oceniane według dotychczasowych i nowych zasad.

Na tym etapie nie ma jednak potrzeby przebudowywania procedur pod szczegółowy scenariusz przejściowy. Ostateczne rozwiązania należy wdrożyć na podstawie uchwalonego i opublikowanego tekstu ustawy.

---

Dlaczego rząd proponuje zmianę?

W uzasadnieniu projektu wskazano m.in. rozwój narzędzi cyfrowych administracji skarbowej, w tym Krajowego Systemu e-Faktur, oraz potrzebę ograniczenia dodatkowych konsekwencji w podatkach dochodowych. W przypadku MPP projektodawca podkreśla, że ustawa o VAT już przewiduje sankcję za pominięcie obowiązkowego mechanizmu. W odniesieniu do białej listy ma natomiast pozostać odpowiedzialność solidarna w VAT.

Projekt nie likwiduje więc instrumentów służących zabezpieczeniu rozliczeń VAT. Ogranicza przede wszystkim sytuacje, w których błąd dotyczący płatności wpływa dodatkowo na PIT lub CIT.

---

Co zmiana oznacza dla CFO i głównego księgowego?

Największą praktyczną zmianą będzie ograniczenie ryzyka, że techniczny błąd przy realizacji przelewu zwiększy podstawę opodatkowania mimo gospodarczego związku wydatku z działalnością.

Nie oznacza to jednak zasady, że można zapłacić na dowolny rachunek.

Firma nadal powinna wiedzieć:

• czy rachunek kontrahenta znajduje się w wykazie;
• czy faktura podlega obowiązkowemu MPP;
• czy potrzebny jest ZAW-NR;
• kto odpowiada za wyjaśnienie wyjątku przed wykonaniem płatności;
• jakie konsekwencje pozostają na gruncie VAT.

Ma to szczególne znaczenie w spółkach zagranicznych prowadzących działalność w Polsce, w których płatności mogą być przygotowywane lub zatwierdzane poza polskim działem księgowym.

Globalna procedura płatnicza powinna nadal uwzględniać polskie reguły dotyczące białej listy i MPP, nawet jeżeli ich wpływ na CIT zostanie ograniczony.

---

Mniej ryzyka w PIT i CIT, ale nie koniec białej listy i MPP

Projektowana zmiana ma usunąć istotną sankcję w podatkach dochodowych. Zapłata na rachunek spoza białej listy VAT albo pominięcie obowiązkowego MPP nie mają już same w sobie powodować utraty kosztu podatkowego. Nie będzie to jednak równoznaczne z likwidacją obowiązków płatniczych. Biała lista nadal pozostanie istotna dla odpowiedzialności solidarnej, ZAW-NR może nadal pełnić funkcję ochronną, a obowiązkowy split payment pozostanie elementem systemu VAT.

Dla przedsiębiorstw właściwym kierunkiem jest więc nie rezygnacja z kontroli, lecz dostosowanie procedur do nowego podziału ryzyka między podatek dochodowy i VAT.

Do czasu wejścia nowych regulacji w życie obowiązują dotychczasowe zasady. Firmy, które chcą zweryfikować obecny proces płatności lub przygotować go do projektowanych zmian, mogą skorzystać z doradztwa podatkowego getsix® oraz usług księgowych.

---

Podstawa legislacyjna:

• Rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych – druk sejmowy nr 2837 (projekt UDER107)

---

***