Zmiany w L4 od 2026 r. – co zmienia się w kontroli zwolnień i orzecznictwie ZUS oraz jak przygotować firmę
Zmiany w L4 od 2026 r. obejmują zarówno doprecyzowanie przepisów o kontroli zaświadczeń lekarskich, jak i uregulowanie zasad dotyczących zachowań ubezpieczonego w okresie zwolnienia lekarskiego. Dla pracodawców oraz działów HR i payroll jest to istotne z dwóch powodów: po pierwsze rosną oczekiwania dotyczące poprawności i spójności dokumentacji, po drugie – w praktyce łatwiej będzie ocenić, czy określone działania ubezpieczonego mogą skutkować utratą prawa do zasiłku chorobowego.
Zmiany mają także wymiar organizacyjny: rozszerzają i porządkują uprawnienia kontrolne oraz wprowadzają modyfikacje w systemie orzecznictwa lekarskiego w ZUS. W efekcie firmy powinny zaktualizować procedury obsługi absencji chorobowej, komunikacji z pracownikami oraz reagowania na czynności kontrolne.
W tym artykule znajdziesz:
Terminy wejścia w życie – jak zaplanować działania w firmie
Nowelizacja przewiduje kilka dat wejścia w życie poszczególnych rozwiązań. Dla pracodawców kluczowe są trzy etapy:
27 stycznia 2026 r. – doprecyzowanie kontroli prawidłowości orzekania i wystawiania zaświadczeń lekarskich
W tym etapie przepisy porządkują zasady kontroli związanej z prawidłowością orzekania o czasowej niezdolności do pracy oraz z wystawianiem zaświadczeń lekarskich.
13 kwietnia 2026 r. – definicje istotne dla prawa do zasiłku oraz zmiany w kontroli wykorzystywania zwolnień
To etap najważniejszy z perspektywy codziennej praktyki kadrowej: pojawiają się definicje pracy zarobkowej i aktywności niezgodnej z celem zwolnienia, a także doprecyzowane uprawnienia kontrolne.
1 stycznia 2027 r. – zmiany dotyczące elektronicznego zwolnienia lekarskiego (e-ZLA) przy wielu tytułach ubezpieczenia oraz reforma orzecznictwa
Ten etap wpływa na przypadki wielozatrudnienia oraz na standardy postępowań orzeczniczych prowadzonych przez ZUS.
Zmiany obowiązujące od 27 stycznia 2026 r. – kontrola prawidłowości orzekania i wystawiania zwolnień
Kontrola obejmuje także zwolnienia z tytułu opieki nad chorym członkiem rodziny
Przepisy jednoznacznie wskazują, że kontrola w zakresie prawidłowości orzekania i wystawiania zaświadczeń dotyczy także zwolnień związanych z opieką nad chorym członkiem rodziny. Z perspektywy pracodawców oznacza to potrzebę spójnego podejścia do obsługi absencji zarówno chorobowej, jak i opiekuńczej.
Uprawnienie ZUS do żądania wyjaśnień i informacji od ubezpieczonego
ZUS może żądać od ubezpieczonego wyjaśnień i informacji potrzebnych w toku kontroli zaświadczenia. W praktyce warto zadbać o jasną ścieżkę wewnętrzną w firmie: kto przyjmuje informacje od pracownika, kto odpowiada za obsługę dokumentów oraz jak dokumentowane są uzgodnienia.
Doprecyzowanie działań w razie nieprawidłowości w wystawianiu zwolnień
Nowelizacja porządkuje działania możliwe do podjęcia przez ZUS w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości związanych z wystawianiem zaświadczeń oraz modyfikuje tryb rozpatrywania środka odwoławczego dotyczącego cofnięcia upoważnienia do wystawiania zaświadczeń.
Wniosek dla firm: od 27 stycznia 2026 r. rośnie znaczenie prawidłowego obiegu informacji i dokumentów. Nawet jeżeli firma nie jest stroną postępowania dotyczącego prawidłowości wystawienia zwolnienia, niespójne dane kadrowo-płacowe i nieuporządkowana komunikacja zwiększają ryzyko błędów w rozliczeniach i sporów z pracownikami.
Zmiany obowiązujące od 13 kwietnia 2026 r. – definicje i kontrola wykorzystywania zwolnień
Prawo do zasiłku chorobowego – utrata w dwóch przypadkach, ale na bardziej precyzyjnych zasadach
Zasada dotycząca utraty prawa do zasiłku chorobowego pozostaje oparta na dwóch przesłankach:
- wykonywaniu pracy zarobkowej w okresie orzeczonej niezdolności do pracy,
- podejmowaniu aktywności niezgodnej z celem zwolnienia.
Zmiana polega na doprecyzowaniu przesłanek i wprowadzeniu definicji ustawowych, które mają ograniczyć spory interpretacyjne.
Definicja pracy zarobkowej – szeroki zakres i istotny wyjątek
Praca zarobkowa w rozumieniu nowych przepisów obejmuje czynności o charakterze zarobkowym niezależnie od podstawy prawnej, na jakiej są wykonywane. Jednocześnie ustawodawca przewidział wyłączenie dla czynności incydentalnych, których podjęcia wymagają istotne okoliczności.
Dla pracodawców kluczowe jest to, że istotna okoliczność nie może wynikać z polecenia pracodawcy. W praktyce oznacza to konieczność ograniczenia kontaktu menedżerskiego z pracownikiem przebywającym na zwolnieniu do spraw organizacyjnych niezwiązanych z wykonywaniem pracy, a w szczególności unikanie zlecania jakichkolwiek zadań.
Aktywność niezgodna z celem zwolnienia – kryterium wpływu na leczenie i rekonwalescencję
Aktywność niezgodna z celem zwolnienia to działania utrudniające lub wydłużające proces leczenia albo rekonwalescencji. Jednocześnie z tej kategorii wyłączone są zwykłe czynności życia codziennego oraz czynności incydentalne wymagane istotnymi okolicznościami.
Dla firmy istotne jest, aby komunikacja wewnętrzna nie sprowadzała się do ogólnych zakazów, lecz do jasnych zasad: w okresie zwolnienia pracownik powinien koncentrować się na powrocie do zdrowia, a firma powinna minimalizować sytuacje, w których pracownik może czuć się zobowiązany do podejmowania działań związanych z pracą.
Kontrola wykorzystywania zwolnień – kto kontroluje i jakie ma uprawnienia
Kontrolę prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich mogą przeprowadzać ZUS oraz płatnicy składek uprawnieni do wypłaty zasiłków. Kontrola obejmuje zarówno zwolnienia z powodu choroby, jak i zwolnienia z tytułu opieki nad chorym członkiem rodziny. Może dotyczyć także osób po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego.
Od 13 kwietnia 2026 r. szczególnie istotne są wyraźnie wskazane uprawnienia kontrolne, w tym:
- możliwość ustalenia tożsamości osoby kontrolowanej,
- prawo wstępu do miejsca prowadzenia kontroli,
- możliwość pozyskiwania informacji od osoby kontrolowanej, płatnika składek oraz lekarza leczącego.
Wniosek dla firm: warto przygotować procedurę obsługi kontroli, w tym standardy udostępniania informacji oraz zasady obiegu dokumentów pomiędzy HR i payroll. To ogranicza ryzyko niejednoznacznych odpowiedzi i niepotrzebnych eskalacji.
Zmiany od 1 stycznia 2027 r. – wielozatrudnienie, e-ZLA i orzecznictwo
Zwolnienie lekarskie przy kilku tytułach ubezpieczenia – modyfikacja zasady wystawiania e-ZLA
Do końca 2026 r. co do zasady niezdolność do pracy z powodu choroby dotyczy każdego tytułu ubezpieczenia i wymaga wystawienia odrębnego zwolnienia dla każdego z nich. Od 1 stycznia 2027 r. przewidziano rozwiązanie, w którym lekarz – na żądanie ubezpieczonego – nie będzie miał obowiązku wystawienia zwolnienia z określonego tytułu, jeżeli wykonywanie pracy w ramach tego tytułu jest możliwe ze względu na jej rodzaj.
W praktyce może to dotyczyć sytuacji, w której choroba uniemożliwia wykonywanie jednego rodzaju obowiązków, ale nie wyklucza wykonywania innych, odmiennych pod względem charakteru pracy.
Obowiązek informacyjny ubezpieczonego wobec płatnika składek
W takim modelu ubezpieczony ma obowiązek poinformować płatnika składek uprawnionego do wypłaty zasiłków o okresie, na jaki zostało wystawione zwolnienie z innego tytułu. Dla pracodawców oznacza to konieczność zdefiniowania sposobu przyjmowania takich informacji oraz ich dokumentowania w procesie kadrowo-płacowym.
Reforma orzecznictwa lekarskiego w ZUS – standardy postępowania i organizacja pracy
Od 1 stycznia 2027 r. przewidziano także jednolite regulacje odnoszące się do zasad i trybu wydawania orzeczeń dla celów świadczeń z ubezpieczeń społecznych oraz innych zadań realizowanych przez ZUS. Wprowadzane rozwiązania obejmują m.in. organizację orzekania, dopuszczenie zdalnych form badania w określonych sytuacjach, cyfryzację obiegu dokumentów oraz terminy w postępowaniach orzeczniczych.
Dla firm jest to ważne pośrednio: zmiany mogą wpływać na przebieg spraw dotyczących świadczeń oraz na sposób komunikacji z ZUS w sprawach wymagających orzeczenia.
Jak przygotować organizację – zalecenia dla HR, payroll i menedżerów
1) Zaktualizuj zasady kontaktu z pracownikiem podczas zwolnienia lekarskiego
Wewnętrzne standardy powinny ograniczać sytuacje, w których pracownik podejmuje działania o charakterze zarobkowym w okresie zwolnienia. W szczególności należy unikać zlecania zadań przez przełożonych. Jeżeli organizacja dopuszcza kontakt w sprawach wyjątkowych, powinno to wynikać z jasno opisanej procedury oraz być ograniczone do niezbędnego minimum.
2) Uporządkuj obieg dokumentów i odpowiedzialności
W firmach, w których HR i payroll działają rozdzielnie, warto formalnie opisać odpowiedzialności: kto rejestruje zwolnienie, kto odpowiada za rozliczenie świadczeń, kto kontaktuje się z pracownikiem w sprawach formalnych oraz kto prowadzi korespondencję w razie czynności kontrolnych.
3) Przygotuj procedurę na wypadek kontroli
Przydatne jest ustalenie:
- osoby odpowiedzialnej za kontakt z kontrolującym,
- standardu weryfikacji zakresu udostępnianych informacji,
- zasad archiwizacji korespondencji i dokumentów.
4) Przeszkol menedżerów
Ryzyko po stronie pracodawcy często powstaje na styku zarządzania operacyjnego i absencji. Menedżerowie powinni znać konsekwencje zlecania zadań osobie przebywającej na zwolnieniu oraz zasady, które obowiązują w organizacji.
5) Rozważ wsparcie w obsłudze kadr i płac
Jeżeli firma ma złożone przypadki (m.in. wielozatrudnienie, pracę hybrydową, częste absencje lub skomplikowane rozliczenia świadczeń), wsparcie zewnętrzne ułatwia utrzymanie spójności procesów, terminowości oraz zgodności dokumentacji.
W tym zakresie pomocne mogą być usługi getsix®: usługi kadrowo-płacowe.
Najczęstsze pytania w firmach
1. Czy pracownik może wykonywać czynności życia codziennego poza miejscem pobytu?
Przepisy wskazują, że zwykłe czynności życia codziennego nie są traktowane jako działania sprzeczne z celem zwolnienia, o ile nie utrudniają leczenia ani rekonwalescencji. W praktyce ocena powinna odnosić się do stanu zdrowia i zaleceń lekarskich.
2. Czy dopuszczalne jest wykonanie jednorazowej czynności formalnej związanej z działalnością lub pracą?
Nowelizacja przewiduje wyłączenie dotyczące czynności incydentalnych podejmowanych z uwagi na istotne okoliczności. Z perspektywy pracodawcy kluczowe jest, aby nie inicjować takich działań poleceniem służbowym oraz aby nie tworzyć powtarzalnego schematu aktywności zawodowej w okresie zwolnienia.
3. Czy możliwe jest wykonywanie pracy u jednego podmiotu, gdy zwolnienie dotyczy innego tytułu ubezpieczenia?
Od 1 stycznia 2027 r. przewidziano możliwość, aby – na żądanie ubezpieczonego – zwolnienie nie obejmowało danego tytułu, jeżeli wykonywanie pracy jest możliwe ze względu na jej rodzaj. W takim przypadku istotne jest dochowanie obowiązków informacyjnych wobec płatnika składek uprawnionego do wypłaty zasiłków.
Podsumowanie – co jest najważniejsze dla pracodawcy
- Zmiany w L4 od 2026 r. porządkują kontrolę prawidłowości orzekania i wystawiania zwolnień oraz wzmacniają ramy kontroli wykorzystywania zwolnień.
- Od 13 kwietnia 2026 r. szczególne znaczenie mają definicje pracy zarobkowej i aktywności niezgodnej z celem zwolnienia oraz precyzyjnie opisane uprawnienia kontrolne.
- Od 1 stycznia 2027 r. firmy powinny być przygotowane na przypadki wielozatrudnienia oraz na obowiązki informacyjne związane z okresem zwolnienia w innym tytule ubezpieczenia.
Jeżeli organizacja chce ograniczyć ryzyko sporów i usprawnić obsługę absencji, rekomendowane jest potraktowanie zmian jako projektu procesowego w HR i payroll: aktualizacja polityk, szkolenie menedżerów, uporządkowanie obiegu dokumentów oraz standaryzacja reakcji na czynności kontrolne.
Podstawa prawna:
Jeśli mają Państwo pytania dotyczące opisanego tematu lub potrzebują Państwo dodatkowych informacji – zapraszamy do kontaktu:
DZIAŁ KADR I PŁAC
BARBARA
ROZWADOWSKA
Head of HR & Payroll Department
/ Senior Manager
getsix® Group
***
