Krajowy System e-Faktur – Ma zostać uruchomiony testowo już w październiku

Na początku września do Sejmu wpłynął projekt zmian Ustawy o VAT (druk nr 1547), dotyczący wprowadzenia od 1 stycznia 2022 roku Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Jednak zgodnie z informacjami opublikowanymi przez Ministerstwo Finansów – System w formie testowej ma być dostępny już od października, aby umożliwić przedsiębiorcom dostosowanie swojej infrastruktury informatycznej jeszcze przed wejściem w życie procedowanych zmian.

---

Od kiedy e-Faktury?

Zgodnie z zapisami projektu, “faktury ustrukturyzowane” określane potocznie e-Fakturami, zostaną wprowadzone od 1 stycznia 2022 roku, a korzystanie z nich ma być dla przedsiębiorców dobrowolne. Tradycyjne dokumenty papierowe oraz dotychczas stosowane faktury elektroniczne nadal pozostaną możliwą formą dokumentowania sprzedaży. Jednak, mimo iż Ustawa w obecnym kształcie nie wskazuje żadnego terminu obligującego do stosowania tego rozwiązania, informacje opublikowane na stronie internetowej Ministerstwa Finansów nie pozostawiają wątpliwości, że po krótkim okresie testowym, e-Faktura stanie się jedynym dopuszczalnym rozwiązaniem:

„W pierwszej fazie wdrażania e-faktury, polscy przedsiębiorcy będą z niej korzystać dobrowolnie. Będzie ona działała, jako jedna z dopuszczonych form dokumentowania sprzedaży, obok faktur papierowych i obecnie już występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. W 2023 r. korzystanie z e-faktury stanie się obligatoryjne.”

Źródło: sejm.gov.pl (22.09.2021 r.)

---

Główne funkcjonalności KSeF:

Oprócz generowania faktur sprzedaży po stronie dostawcy, KSeF ma służyć również do odbioru faktur dokumentujących zakup po stronie odbiorcy. Dostęp do eFaktur będzie możliwy wyłącznie poprzez oprogramowanie Ministerstwa Finansów, co sprawia, że zarówno wystawca jak i odbiorca eFaktury będą musieli mieć nadane uprawnienia do korzystania z systemu. Nie dziwi więc fakt, iż przedłożony w Sejmie projekt Ustawy zakłada, że odbiorca będzie mógł podjąć decyzję, czy akceptuje taką formę otrzymywania dokumentów. eFaktury umieszczone w systemie będą w nim przechowywane przed 10 lat i nie będą musiały być archiwizowane w formie papierowej.

Z KSeF będzie mógł korzystać każdy podatnik lub osoba przez niego upoważniona (np. pracownik biura rachunkowego), po uwierzytelnieniu się w systemie za pomocą:

• kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
• kwalifikowanej pieczęci elektronicznej,
• podpisu zaufanego (dostępnego przez profil zaufany),
• unikalnego tokenu wygenerowanego przez KSeF.

W przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi, którzy nie będą mogli uwierzytelnić się w żaden z wymienionych sposobów, uprawnienia będą mogły być nadane przez złożenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o nadaniu uprawnień do korzystania z KSeF.

Natomiast dostęp do eFaktury umieszczonej w systemie ma być możliwy poprzez podanie:

• numeru identyfikującego daną fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur;
• danych podatnika wystawiającego fakturę: numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika, imienia i nazwiska lub nazwy podatnika oraz numeru faktury;
• daty wystawienia faktury;
• numeru identyfikacji podatkowej (NIP) lub innego identyfikatora nabywcy – jeżeli występuje na fakturze;
• kwoty podatku;
• kwoty należności brutto.

---

Zalety i wady stosowania e-faktur

Żeby zachęcić przedsiębiorców do korzystania z tego rozwiązania, Ministerstwo Finansów wskazuje szereg korzyści, m.in.:

• Krótszy termin zwrotu VAT – 40 dni zamiast 60;
• Stały i bezpieczny dostęp do faktur, bez obaw o ich zagubienie lub zniszczenie – przechowywanie faktury w bazie danych Ministerstwa Finansów;
• Przyspieszenie obiegu dokumentów – faktura trafi do kontrahenta bezpośrednio z bazy Ministerstwa;
• Wygoda korzystania – dzięki ujednoliceniu układu graficznego łatwiej i szybciej będzie można odnaleźć niezbędne informacje;
• Standaryzacja ułatwiająca wzajemne rozliczenia oraz księgowanie z użyciem systemów finansowo księgowych;
• Ułatwiona archiwizacja – podatnik ma być zwolniony z obowiązku przechowywania faktur wystawionych za pomocą Krajowego Systemu eFaktur;
• Zwolnienie z konieczności przesyłania struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla eFaktur (JPK_FA) wystawionych w KSeF.

Niektóre ze wskazywanych korzyści mogą mieć jednak również ciemną stronę, np. szybki obieg dokumentów oznacza, że data odbioru faktury będzie tożsama z datą jej wystawienia, natomiast ujednolicony wygląd faktury uniemożliwi nanoszenie na niej własnych znaków graficznych i korzystanie z identyfikacji wizualnej, co po stronie wystawcy może mieć znaczenie wizerunkowe, natomiast po stronie odbiorcy może utrudnić szybką identyfikację dokumentów i przypisanie ich do właściwej usługi lub zakupu.

Wszystkie dane umieszczone na eFakturach będą natychmiast automatycznie weryfikowane oraz przekazywane do administracji i kontroli skarbowej, co w praktyce uniemożliwi stosowanie uproszeń w fakturowaniu czy rozliczaniu VAT, a sam system będzie wymagał podania obszerniejszych danych niż przy fakturach tradycyjnych. KSeF może też ograniczyć lub całkowicie uniemożliwić anulowanie wystawionych dokumentów.

---

Zmiany w fakturowaniu

Złożony w Sejmie projekt Ustawy, wprowadza również szereg zmian związanych z fakturowaniem – w ramach tzw. „pakietu SLIM VAT 2”. Do najważniejszych z nich należą:

• Odejście od obowiązku oznaczania kolejnych egzemplarzy tej samej faktury słowem „Duplikat” (oznaczenie fakultatywne);
• Odejście od obowiązku oznaczania faktur korygujących słowami „Faktura korygująca” lub „Korekta” (oznaczenie fakultatywne);
• Odejście od obowiązku wskazywania na fakturze przyczyn korekty (informacja fakultatywna);
• Wydłużenie z 30 do 60 dni możliwości wcześniejszego wystawienia faktury (przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi).

---

Krajowy System e-Faktur – dostosowanie systemów informatycznych

Dla firm korzystających z własnego oprogramowania księgowego, wprowadzenie eFaktur będzie wiązało się z koniecznością integracji wewnętrznych systemów informatycznych z systemem centralnym. Aby to umożliwić, Krajowa Administracja Skarbowa opublikowała na swoich stronach roboczą strukturę logiczną eFaktury wraz z dokumentacją. System ma zostać uruchomiony testowo już w październiku tego roku.

Warto mieć na uwadze, że – na okres, kiedy stosowanie eFaktur będzie fakultatywne – Ministerstwo nie wskazało żadnych uregulowań prawnych związanych z konsekwencjami nieprawidłowego działania systemu lub jego awarii, a wszelkie uwagi w tym zakresie, zgłaszane w trakcie konsultacji projektu Ustawy spotkały się z taką samą odpowiedzią:

„Przewiduje się, że w wersji fakultatywnej w przypadku wystąpienia ewentualnej awarii, faktury będą wystawiane z pominięciem systemu w sposób dotychczasowy.”

Źródło: Raport z konsultacji projektu z dnia 1 lutego 2021 r. ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw.

***