KSeF i faktury scamowe – dlaczego kontrola dokumentów jest konieczna

Krajowy System e-Faktur (KSeF) zmienia sposób wystawiania, odbierania i obiegu faktur w firmie, ale nie eliminuje potrzeby ich weryfikacji po stronie przedsiębiorcy. Sam fakt, że dokument został pobrany z systemu, nie oznacza jeszcze, że powinien automatycznie trafić do księgowania. W praktyce coraz większe znaczenie mają dziś faktury omyłkowe, dokumenty wymagające dodatkowego wyjaśnienia oraz tzw. faktury scamowe, czyli takie, które trzeba zatrzymać i ocenić przed dalszym procesowaniem. KSeF służy bowiem do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych, ale nie przejmuje za przedsiębiorcę decyzji biznesowej, czy dany dokument należy zaakceptować do rozliczenia.

Dlaczego temat jest ważny właśnie teraz

Od 1 lutego 2026 r. działa produkcyjny KSeF 2.0, a obowiązek odbierania faktur w systemie wszedł w życie właśnie od tej daty. Od 1 kwietnia 2026 r. drugi etap wdrożenia objął przedsiębiorców, których wartość sprzedaży w 2024 r. nie przekroczyła 200 mln zł. Dla części najmniejszych podatników przewidziano późniejszy termin wejścia w obowiązek wystawiania faktur w KSeF, czyli od 1 stycznia 2027 r. Jednocześnie Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że za 2026 r. nie będą nakładane sankcje za błędy popełnione podczas korzystania z systemu.

Brak sankcji za błędy w okresie przejściowym nie oznacza jednak, że firmy mogą ograniczyć się wyłącznie do technicznego importu dokumentów. Przeciwnie, to właśnie teraz warto uporządkować proces obiegu i zatwierdzania faktur, zanim błędne lub niezweryfikowane dokumenty zaczną trafiać do księgowości. To szczególnie ważne w firmach, w których kilka osób odpowiada za zakupy, akceptację kosztów i przekazywanie dokumentów do rozliczeń.

Skąd wziął się temat faktur scamowych w KSeF

Temat nie jest wyłącznie rynkowym hasłem. Ministerstwo Finansów wprost posługuje się pojęciem faktur scamowych i zapowiedziało uproszczenie możliwości ich zgłaszania w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Równolegle w materiałach dla integratorów MF wskazuje, że usługa zgłaszania faktur scamowych oraz ukrywania faktur będzie udostępniana również w kolejnych wersjach systemu po uruchomieniu nowej wersji produkcyjnej.

To ważny sygnał dla przedsiębiorców. Skoro administracja skarbowa rozwija osobne funkcje dotyczące zgłaszania takich dokumentów, oznacza to, że po stronie firmy potrzebny jest realny etap oceny faktury po jej odebraniu. Samo pojawienie się dokumentu w KSeF nie powinno być utożsamiane z automatyczną gotowością do księgowania.

Dlaczego samo pobranie faktury z KSeF to za mało

Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 jest oficjalnym, bezpłatnym narzędziem Ministerstwa Finansów, które umożliwia wystawianie, odbieranie i przeglądanie faktur zgodnych z wymogami KSeF 2.0. MF podkreśla też, że aplikacja pozwala wyszukiwać faktury oraz pobierać je w formatach XML lub PDF. Już sam ten zakres funkcji pokazuje, że po odbiorze dokumentu przewidziany jest etap jego przeglądu i oceny, a nie wyłącznie automatycznego przekazania dalej.

W praktyce przedsiębiorca powinien odpowiedzieć co najmniej na kilka pytań: czy faktura rzeczywiście dotyczy jego firmy, czy odnosi się do realnej transakcji, czy dane nabywcy i kwoty są prawidłowe oraz czy dokument powinien już teraz trafić do księgowania. KSeF porządkuje techniczny obieg dokumentu, ale nie zna wewnętrznych zasad akceptacji kosztów, nie potwierdza zgodności faktury z zamówieniem i nie rozstrzyga, czy dany dokument nie wymaga dodatkowego wyjaśnienia. To pozostaje po stronie biznesu.

Jakie dokumenty wymagają szczególnej ostrożności

W praktyce szczególnej kontroli wymagają przede wszystkim trzy grupy dokumentów.

Faktury omyłkowe

Chodzi o sytuacje, w których dokument został wystawiony błędnie, na niewłaściwy podmiot albo z nieprawidłowymi danymi. Taka faktura może pojawić się w systemie, ale z perspektywy przedsiębiorcy nie powinna automatycznie trafić do rozliczenia bez wcześniejszego sprawdzenia.

Dokumenty wymagające decyzji biznesowej

Nie każda faktura jest od razu gotowym dokumentem księgowym. Część z nich wymaga potwierdzenia przez dział zakupów, osobę odpowiedzialną za dany kontrakt albo menedżera zatwierdzającego wydatek. Dopiero po takiej weryfikacji można bezpiecznie przekazać dokument do księgowania.

Faktury scamowe

To dokumenty, które budzą wątpliwości co do swojej zasadności i wymagają reakcji po stronie przedsiębiorcy. Skoro MF przewiduje dla nich osobny tryb zgłoszenia i dalsze rozwijanie tej funkcji w systemie, rozsądne jest przyjęcie, że organizacja powinna mieć własny proces identyfikacji takich przypadków.

Token KSeF jest ważny technicznie, ale nie zastępuje kontroli

Wiele firm utożsamia poprawne działanie integracji z pełnym bezpieczeństwem procesu. To zbyt daleko idące uproszczenie. Token w KSeF pełni rolę techniczną i dotyczy uwierzytelnienia oraz dostępu do systemu. MF wyjaśnia jednocześnie, że tokeny wygenerowane w KSeF 1.0 nie są kompatybilne z KSeF 2.0, a możliwość generowania nowych tokenów została udostępniona od 1 lutego 2026 r.

To oznacza, że token jest potrzebny do działania po stronie systemowej, ale nie rozwiązuje problemu kontroli merytorycznej dokumentów. Nie zastępuje akceptacji kosztu, nie potwierdza prawidłowości transakcji i nie podejmuje decyzji, czy faktura powinna trafić do księgowania.

Jak zorganizować kontrolę faktur w praktyce

Najbezpieczniejszy model zakłada rozdzielenie trzech etapów: odbioru dokumentu, jego weryfikacji oraz przekazania do księgowania. W praktyce warto uporządkować proces w taki sposób, aby po pobraniu faktury z KSeF możliwe było:

• przypisanie dokumentu do właściwej osoby lub działu,
• sprawdzenie, czy faktura dotyczy rzeczywistej transakcji,
• ocena, czy dokument jest prawidłowy i kompletny,
• zatrzymanie dokumentu budzącego wątpliwości,
• zatwierdzenie tylko tych faktur, które powinny trafić do rozliczenia.

Takie podejście ogranicza ryzyko, że do ksiąg trafi dokument niezweryfikowany, omyłkowy albo wymagający dodatkowego wyjaśnienia.

Aplikacja MF a potrzeby przedsiębiorstwa

Bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów są ważnym elementem wdrożenia KSeF i dla części przedsiębiorców mogą być wystarczające na poziomie podstawowej obsługi. Aplikacja Podatnika KSeF 2.0 umożliwia wystawianie, odbieranie, przeglądanie i wyszukiwanie faktur, a także pobieranie ich w formatach XML i PDF.

W wielu organizacjach potrzebny jest jednak szerszy model pracy, w którym poza samym odbiorem dokumentów istnieje również uporządkowany proces ich przeglądu, akceptacji i przekazania do księgowości. Dotyczy to zwłaszcza firm, które chcą połączyć zgodność z KSeF z lepszą organizacją obiegu dokumentów i ograniczeniem ryzyka błędów operacyjnych.

Customer Invoice Portal jako dodatkowy poziom kontroli

W odpowiedzi na rosnące znaczenie kontroli dokumentów w środowisku KSeF, w getsix® rozwijamy Customer Invoice Portal jako narzędzie wspierające uporządkowany obieg faktur i innych dokumentów księgowych.

Rozwiązanie to zostało zaprojektowane tak, aby nie ograniczać się wyłącznie do technicznego przekazania dokumentu, lecz wspierać cały proces jego obsługi — od dodania lub pobrania, przez przegląd i weryfikację, aż po akceptację przed księgowaniem.

Z perspektywy przedsiębiorcy ma to istotne znaczenie praktyczne. Customer Invoice Portal pozwala oddzielić samo pobranie dokumentu z KSeF od decyzji, czy dokument powinien zostać dalej przekazany do księgowania. To szczególnie ważne w sytuacji, gdy firma chce zachować większą kontrolę nad obiegiem dokumentów, ograniczyć ryzyko błędów i uporządkować proces akceptacji kosztów.

Portal wspiera ten proces m.in. poprzez:

• obsługę dokumentów związanych z KSeF oraz dokumentów niepodlegających temu systemowi,
• pracę w jednym, spójnym środowisku,
• większą przejrzystość procesu i łatwiejszy podgląd statusów,
• możliwość dodawania notatek do dokumentów,
• lepszą organizację współpracy pomiędzy osobami zaangażowanymi w obieg dokumentów.

W ramach współpracy z getsix® Customer Invoice Portal dostępny jest w dwóch wariantach:

• pakiet Free – użytkownik sam ręcznie wgrywa dokumenty i decyduje, które faktury przekazać do dalszej obsługi,
• pakiet Standard – obejmuje automatyczny import faktur z KSeF oraz etap ich przeglądu i zatwierdzenia przed przekazaniem do księgowania.

Dzięki temu Customer Invoice Portal może stanowić praktyczne uzupełnienie usług księgowych, jeżeli firmie zależy nie tylko na zgodności z KSeF, ale również na lepszej kontroli i organizacji obiegu dokumentów.

KSeF nie kończy się na integracji i imporcie e-faktur. Od strony technicznej system porządkuje wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych, ale nie przejmuje za przedsiębiorcę odpowiedzialności za ocenę, czy dany dokument powinien zostać zaksięgowany. W realiach 2026 r., gdy obowiązek odbierania faktur już obowiązuje, a MF rozwija funkcje dotyczące faktur scamowych, kontrola dokumentów staje się nie dodatkiem, lecz koniecznym elementem bezpiecznego procesu.

Dlatego przedsiębiorcy powinni traktować KSeF nie tylko jako projekt technologiczny, ale również jako zmianę organizacyjną. Im wcześniej firma uporządkuje zasady przeglądu, akceptacji i przekazywania faktur do księgowości, tym łatwiej będzie ograniczyć ryzyko błędów, dokumentów omyłkowych i nieprawidłowości w obiegu.

Jeżeli taki proces ma działać sprawnie w praktyce, warto połączyć integrację z KSeF z rozwiązaniem wspierającym kontrolę i akceptację dokumentów, takim jak Customer Invoice Portal.

Jeśli mają Państwo pytania dotyczące opisanego tematu lub potrzebują Państwo dodatkowych informacji – zapraszamy do kontaktu:

Zadaj pytanie »

DZIAŁ DS. RELACJI Z KLIENTAMI

ELŻBIETA
NARON-GROCHALSKA
Head of Customer Relationships
Department / Senior Manager
Grupa getsix

***