Zatrudnianie pracowników z Polski: umowa o pracę i obowiązki zagranicznego pracodawcy

Zatrudnianie pracowników z Polski na podstawie umowy o pracę to dla zagranicznej firmy rozwiązanie często biznesowo uzasadnione, ale wymagające starannego przygotowania po stronie prawnej, kadrowej i płacowej. Sam fakt, że pracodawca nie ma siedziby w Polsce, nie zwalnia go z obowiązku stosowania polskich przepisów prawa pracy wobec pracy wykonywanej na terytorium Polski ani z analizy obowiązków wobec ZUS i organów podatkowych.

W praktyce najwięcej problemów pojawia się nie przy samej decyzji o zatrudnieniu, lecz przy wdrożeniu prawidłowego modelu rozliczeń i organizacji dokumentacji.

Dlatego zagraniczny pracodawca powinien już na początku ustalić:

• czy może zatrudnić pracownika w Polsce bez zakładania spółki,
• czy musi rejestrować się jako płatnik,
• kto będzie odpowiadał za payroll i rozliczenia,
• jak prowadzić dokumentację pracowniczą,
• jak wypełniać obowiązki dotyczące BHP, badań lekarskich, urlopów i czasu pracy.

Błędy w tych obszarach zwykle nie wynikają z braku staranności, lecz z przyjęcia błędnego założenia, że wystarczy zawrzeć zagraniczną umowę i wypłacać wynagrodzenie pracownikowi w Polsce. W praktyce to zdecydowanie za mało.

Czy zagraniczna firma może zatrudnić pracownika w Polsce bez spółki albo oddziału

Co do zasady tak. Zagraniczna firma może zatrudnić pracownika wykonującego pracę w Polsce również wtedy, gdy nie posiada tutaj spółki lub oddziału. Nie oznacza to jednak braku lokalnych obowiązków.

W praktyce trzeba odróżnić dwie kwestie:

• samą możliwość zatrudnienia pracownika w Polsce,
• konieczność wykonania obowiązków pracodawcy i płatnika w Polsce.

Brak polskiej spółki albo oddziału nie wyklucza legalnego zatrudnienia, ale bardzo często oznacza konieczność odpowiedniego ułożenia relacji z ZUS, organami podatkowymi i pracownikiem. Obejmuje to również prawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej oraz rozliczeń płacowych zgodnie z polskimi przepisami.

W praktyce odpowiedź brzmi więc następująco: nie zawsze potrzebna jest spółka, ale prawie zawsze potrzebny jest dobrze zaprojektowany model zatrudnienia w Polsce.

Warto jednak pamiętać, że w części przypadków zagraniczny przedsiębiorca, zamiast działać bezpośrednio jako pracodawca zagraniczny, może rozważyć także założenie firmy w Polsce, jeżeli skala działalności, liczba pracowników lub cele biznesowe uzasadniają bardziej trwałą obecność na polskim rynku. Taki model może ułatwić organizację zatrudnienia, procesów operacyjnych i dalszego rozwoju działalności.

Czy potrzebna jest rejestracja jako płatnik w Polsce

Jeżeli pracownik podlega polskim ubezpieczeniom społecznym, zagraniczny pracodawca powinien co do zasady uregulować swoją sytuację wobec ZUS. W praktyce bardzo często oznacza to konieczność zgłoszenia się jako płatnik składek i wykonywania obowiązków rozliczeniowych.

To istotne, ponieważ sama umowa o pracę nie wystarcza. Jeżeli pracownik podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń, pracodawca musi zadbać o:

• rejestrację do celów ZUS,
• zgłoszenie pracownika do odpowiednich ubezpieczeń,
• terminowe rozliczanie składek,
• prawidłowe raportowanie.

W niektórych modelach możliwe jest przejęcie określonych obowiązków przez pracownika, ale takie rozwiązanie wymaga ostrożnej analizy i nie zastępuje pełnej oceny obowiązków po stronie pracodawcy. Dotyczy to zwłaszcza kwestii podatkowych, dokumentacyjnych i organizacyjnych.

Najważniejsze obowiązki zagranicznego pracodawcy w Polsce

Z perspektywy zagranicznej firmy obowiązki można uporządkować w kilku podstawowych obszarach.

1. Obowiązki wobec ZUS

Jeżeli pracownik podlega polskim ubezpieczeniom, po stronie pracodawcy pojawiają się obowiązki związane z:

• zgłoszeniem jako płatnik,
• zgłoszeniem pracownika do ubezpieczeń,
• naliczaniem składek,
• przygotowaniem i wysyłką dokumentów rozliczeniowych,
• terminowym opłacaniem należności.

2. Obowiązki wobec urzędu skarbowego

Należy ustalić, czy i w jakim zakresie zagraniczny pracodawca działa jako płatnik zaliczek na PIT w Polsce. Trzeba też przeanalizować obowiązki związane z rocznymi informacjami i deklaracjami podatkowymi.

3. Obowiązki z zakresu prawa pracy

Zagraniczny pracodawca zatrudniający osobę w Polsce powinien zapewnić zgodność z polskimi regulacjami dotyczącymi m.in.:

• umowy o pracę,
• czasu pracy,
• urlopów,
• wynagrodzenia,
• dokumentacji pracowniczej,
• badań lekarskich,
• bezpieczeństwa i higieny pracy.

4. Obowiązki organizacyjne i payrollowe

Sama znajomość przepisów nie wystarczy, jeżeli firma nie ma wdrożonego procesu operacyjnego. W praktyce trzeba uporządkować:

• obieg danych do listy płac,
• ewidencję czasu pracy,
• rozliczanie nieobecności,
• obsługę zmian w zatrudnieniu,
• miesięczne raportowanie.

Właśnie dlatego w praktyce tak duże znaczenie ma wsparcie w zakresie payrollu oraz kompleksowej obsługi kadrowo-płacowej świadczonej dla zagranicznych pracodawców zatrudniających pracowników w Polsce.

Dokumentacja pracownicza – czego nie można pominąć

Polskie przepisy wymagają prowadzenia dokumentacji pracowniczej i akt osobowych dla każdego pracownika. Dla zagranicznego pracodawcy oznacza to, że polski etat nie może być obsługiwany wyłącznie według standardów stosowanych w centrali, jeżeli nie odpowiadają one wymogom lokalnym.

W praktyce należy zadbać o:

• prawidłowo przygotowaną umowę o pracę,
• akta osobowe,
• dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia,
• ewidencję czasu pracy,
• dokumenty urlopowe i absencyjne,
• listy płac lub karty wynagrodzeń,
• dokumentację dotyczącą zakończenia zatrudnienia.

To nie jest wyłącznie obowiązek formalny. Nieprawidłowa dokumentacja utrudnia:

• rozliczenia miesięczne,
• kontrole,
• obsługę sporów pracowniczych,
• bezpieczne zakończenie współpracy.

Dlatego już przy pierwszym pracowniku warto uporządkować ten obszar, korzystając ze wsparcia getsix® w zakresie usług kadrowo-płacowych i prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Badania lekarskie i BHP – obowiązki jeszcze przed rozpoczęciem pracy

Jednym z najczęściej niedocenianych obszarów przez zagranicznych pracodawców są obowiązki z zakresu badań lekarskich i BHP.

Pracownik nie powinien zostać dopuszczony do pracy bez:

• wymaganych badań wstępnych,
• aktualnego orzeczenia lekarskiego,
• odpowiedniego szkolenia BHP.

Dotyczy to również wielu przypadków pracy zdalnej wykonywanej z Polski. Sam zagraniczny charakter firmy nie wyłącza obowiązków wynikających z polskiego prawa pracy.

W praktyce oznacza to konieczność przygotowania procesu obejmującego:

• skierowanie na badania,
• ustalenie warunków pracy na stanowisku,
• organizację szkoleń BHP,
• archiwizację dokumentacji potwierdzającej wykonanie obowiązków.

Czas pracy i urlopy – obszary, które wymagają lokalnej zgodności

Przy zatrudnieniu na podstawie umowy o pracę trzeba uwzględnić polskie zasady dotyczące czasu pracy oraz urlopów. To szczególnie ważne w firmach zagranicznych, które próbują stosować jednolite standardy grupowe bez dostosowania do polskich przepisów.

Najczęściej problematyczne są:

• ewidencja czasu pracy,
• rozliczanie godzin nadliczbowych,
• praca w modelu hybrydowym i zdalnym,
• planowanie urlopów,
• rozliczanie nieobecności,
• zgodność praktyki z treścią umowy i regulacjami wewnętrznymi.

Z perspektywy organizacyjnej oznacza to konieczność prowadzenia spójnych procesów między kadrami, payroll i osobami zarządzającymi zespołem.

Payroll i rozliczenia miesięczne – proces, który wymaga lokalnej zgodności

Dla zagranicznego pracodawcy payroll w Polsce to nie tylko wyliczenie kwoty netto do wypłaty. To pełny proces obejmujący:

• ustalenie podstawy wynagrodzenia,
• naliczenie składek,
• rozliczenie podatku,
• uwzględnienie urlopów i nieobecności,
• rozliczenie dodatków i innych składników płacowych,
• przygotowanie listy płac,
• raportowanie i dokumentację.

Każda zmiana w zatrudnieniu może wpływać na wynik rozliczenia. W praktyce dotyczy to m.in.:

• zmian w czasie pracy,
• zwolnień lekarskich,
• urlopów,
• benefitów,
• dodatków,
• zmian stanowiska albo warunków zatrudnienia.

Najczęstsze błędy zagranicznych pracodawców

W praktyce najczęściej powtarzają się te same problemy.

Najczęstsze błędy to:

• założenie, że brak spółki w Polsce oznacza brak lokalnych obowiązków,
• nieuwzględnienie obowiązków wobec ZUS i urzędu skarbowego,
• traktowanie payrollu wyłącznie jako prostego naliczenia wynagrodzenia,
• brak prawidłowej dokumentacji pracowniczej,
• pomijanie badań wstępnych i obowiązków BHP,
• brak spójności między treścią umowy a faktycznym sposobem wykonywania pracy,
• niewłaściwa ewidencja czasu pracy i nieobecności,
• wdrożenie procedur z centrali bez dostosowania ich do polskich przepisów.

To właśnie te błędy najczęściej ujawniają się dopiero wtedy, gdy firma rozwija zespół, przechodzi audyt albo musi wyjaśnić rozbieżności w rozliczeniach.

Co najczęściej trzeba sprawdzić przed zatrudnieniem pracownika w Polsce

Jak podejść do zatrudnienia pracownika w Polsce w sposób bezpieczny

Dla zagranicznego pracodawcy najbezpieczniejsze podejście polega na potraktowaniu zatrudnienia w Polsce jako projektu wdrożeniowego, a nie wyłącznie decyzji rekrutacyjnej.

Przed podpisaniem umowy warto uporządkować:

• model zatrudnienia,
• obowiązki wobec ZUS,
• obowiązki wobec urzędu skarbowego,
• zasady prowadzenia dokumentacji,
• organizację badań lekarskich i BHP,
• sposób ewidencji czasu pracy,
• miesięczny obieg danych do payrollu.

Takie podejście zmniejsza ryzyko kosztownych korekt już po rozpoczęciu współpracy. Ma to szczególne znaczenie dla firm, które chcą rozwijać zespół w Polsce stopniowo, bez zakładania od razu lokalnej spółki.

W praktyce dobrze ułożone wsparcie w obszarze kadr i płac pomaga uporządkować zarówno etap wdrożenia pierwszego pracownika, jak i późniejszą, bieżącą obsługę zatrudnienia. Skontaktuj się z nami – getsix®.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Zatrudnianie pracowników z Polski na podstawie umowy o pracę jest możliwe także bez zakładania w Polsce spółki albo oddziału, ale nie oznacza to braku lokalnych obowiązków. Zagraniczny pracodawca powinien przeanalizować przede wszystkim:

• rejestrację jako płatnik,
• obowiązki wobec ZUS i urzędu skarbowego,
• dokumentację pracowniczą,
• badania lekarskie i BHP,
• czas pracy i urlopy,
• miesięczne rozliczenia payrollowe.

Im wcześniej te obszary zostaną uporządkowane, tym mniejsze ryzyko błędów i tym łatwiej bezpiecznie rozwijać zespół w Polsce.

Jeśli mają Państwo pytania dotyczące opisanego tematu lub potrzebują Państwo dodatkowych informacji – zapraszamy do kontaktu:

Zadaj pytanie »

DZIAŁ DS. RELACJI Z KLIENTAMI

ELŻBIETA
NARON-GROCHALSKA
Head of Customer Relationships
Department / Senior Manager
Grupa getsix

***