Nadchodzące zmiany w prawie pracy – kontrola zwolnień chorobowych, zasady wypłaty ekwiwalentu oraz zawieranie umów w formie elektronicznej

ZUS zyska nowe uprawnienia w zakresie kontroli zwolnień lekarskich

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przygotowało projekt nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw, który ma m.in. rozszerzyć i doprecyzować zasady kontroli zwolnień lekarskich przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Zmiany mają wejść w życie 1 stycznia 2026 r., przy czym część przepisów dotyczących kontroli zacznie obowiązywać po 12 miesiącach od ogłoszenia ustawy.

Zasiłek chorobowy łatwiej będzie stracić – zmiany w art. 17

Projekt ustawy zakłada nową treść art. 17 ustawy zasiłkowej. Zgodnie z nią, ubezpieczony utraci prawo do zasiłku chorobowego za cały okres zwolnienia, jeśli w jego trakcie:

• wykonuje pracę zarobkową (czyli każdą czynność mającą charakter zarobkowy, niezależnie od stosunku prawnego będącego podstawą jej wykonania, z wyłączeniem czynności incydentalnych, których podjęcia w okresie zwolnienia od pracy wymagają istotne okoliczności) lub
• podejmuje aktywność niezgodną z celem tego zwolnienia (taką aktywnością będą wszelkie działania utrudniające lub wydłużające proces leczenia lub rekonwalescencję, z wyłączeniem zwykłych czynności dnia codziennego lub czynności incydentalnych, których podjęcia w okresie zwolnienia od pracy wymagają istotne okoliczności).

Kontrola zwolnień na opiekę

Nowelizacja przewiduje również objęcie kontrolą, obok prawidłowości orzekania o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby oraz wystawiania zaświadczeń lekarskich, także orzekanie o konieczności osobistego sprawowania przez ubezpieczonego opieki nad chorym członkiem rodziny.

Nowością będzie możliwość weryfikacji, czy w gospodarstwie domowym nie ma innej osoby, która mogłaby zapewnić opiekę – chyba że dotyczy to chorego dziecka do 2. roku życia. Zgodnie z projektowanymi przepisami, ZUS będzie mógł:

• skierować ubezpieczonego na badanie do lekarza orzecznika Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub do lekarza konsultanta, o którym mowa w art. 68 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w wyznaczonym miejscu albo w miejscu jego pobytu;
• skierować ubezpieczonego na badania pomocnicze;
• zażądać od wystawiającego zaświadczenie lekarskie lub od podmiotu udzielającego świadczeń zdrowotnych, w którym wystawiono zaświadczenie lekarskie, udostępnienia dokumentacji medycznej dotyczącej ubezpieczonego lub chorego członka rodziny, stanowiącej podstawę wydania za świadczenia lekarskiego lub udzielenia wyjaśnień i informacji w sprawie;
• zażądać od ubezpieczonego udzielenia wyjaśnień i informacji w sprawie.

Co więcej, kontrolerzy ZUS będą uprawnieni do legitymowania osoby kontrolowanej, ale wyłącznie w celu potwierdzenia jej tożsamości.

ZUS i pracodawcy zyskają możliwość kontroli większej liczby przypadków

Projektowane zmiany w art. 68 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych przewidują, że:

• ZUS będzie mógł kontrolować również osoby po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego;
• płatnicy składek (czyli pracodawcy zatrudniający powyżej 20 ubezpieczonych) zyskają prawo do przeprowadzania kontroli ubezpieczonych, którym wypłacają zasiłki;
• kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich przez ubezpieczonych będzie prowadzona przez ZUS, na wniosek płatników składek lub z urzędu.

Kontrole będą również dotyczyć osób przebywających na kwarantannie lub izolacji – również tych niezdolnych do pracy z przyczyn sanitarno-epidemiologicznych.

Nowe zasady przeprowadzania kontroli

Projekt wprowadza także przepisy, które regulują sposób prowadzenia kontroli. Kluczowe zasady to:

• Celowość i proporcjonalność: Kontrole mają być adekwatne do celu i prowadzone z poszanowaniem prywatności oraz w sposób wolny od ryzyka pogorszenia się stanu zdrowia osoby kontrolowanej i zakłócania procesu leczenia lub rekonwalescencji.
• Elastyczność: Kontrole będą prowadzone w miarę potrzeb, bez stałych terminów, z możliwością intensyfikacji w okresach wzmożonej absencji.
• Miejsca kontroli: Mogą się odbywać w miejscu zamieszkania, pracy, prowadzenia działalności lub innym miejscu związanym z celem kontroli.
• Obowiązki kontrolowanych: Osoby pod dane kontroli będą zobowiązane do udzie lania informacji i wyjaśnień, a także umożliwienia przeprowadzenia kontroli.

Nowe regulacje dotyczące umów o pracę – co przyniesie projekt ustawy o systemie teleinformatycznym?

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej opublikowało projekt ustawy, której celem jest gruntowna modernizacja i rozszerzenie funkcjonalności systemu teleinformatycznego obsługującego proces zawierania umów, w tym w szczególności umów o pracę. Proponowane zmiany mają umożliwić powszechne, uproszczone i w pełni cyfrowe zawieranie oraz obsługę umów pracowniczych z wykorzystaniem podpisów elektronicznych.

Poszerzenie grona użytkowników systemu

Dotychczas system był używany jako narzędzie do obsługi prostych umów zawieranych co dziennym życiu i, w związku z tym, mogły z niego korzystać wyłącznie osoby fizyczne, mikroprzedsiębiorcy, rolnicy oraz podmioty zatrudniające do 9 pracowników. Projekt zakłada zniesienie tego ograniczenia – z elektronicznej formy zawierania umów będą mogli korzystać wszyscy zainteresowani pracodawcy, niezależnie od wielkości zatrudnienia czy formy prawnej działalności.

Jedną z kluczowych zmian jest rozszerzenie katalogu dopuszczalnych podpisów elektronicznych. Poza kwalifikowanym podpisem elektronicznym, umowy o pracę będzie można podpisywać także za pomocą podpisu zaufanego oraz podpisu osobistego. Otwiera to drogę do szerokiego wykorzystania zdalnych form zatrudnienia bez konieczności ponoszenia kosztów związanych z pozyskaniem kwalifikowanego certyfikatu.

Rozszerzenie zakresu dokumentacji

Projekt zakłada również rozszerzenie zakresu dokumentacji, którą będzie można dołączać i przechowywać w systemie. Dotyczy to m.in. dokumentacji BHP (np. zaświadczeń o szkoleniach, oświadczeń o zapoznaniu się z oceną ryzyka zawodowego), jak również dokumentów tworzonych poza systemem, ale związanych z zatrudnieniem.

Co istotne, system umożliwi również prowadzenie elektronicznej ewidencji czasu pracy, w tym potwierdzanie obecności pracownika. Przewidziano ponadto integrację systemu z ZUS i innymi rejestrami publicznymi, co ma na celu uproszczenie procedur, automatyczne pozyskiwanie danych niezbędnych do rozliczeń oraz ograniczenie obowiązków dokumentacyjnych po stronie pracodawcy.

Harmonogram prac legislacyjnych

Przyjęcie projektu przez Radę Ministrów planowane jest na II/III kwartał 2025 roku. Będziemy śledzić przebieg prac legislacyjnych i na bieżąco informować o nadchodzących zamianach.

Nowe zasady wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop przy rozwiązaniu stosunku pracy

Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej przygotowało projekt nowelizacji Kodeksu pracy, który wprowadza ważne zmiany dotyczące wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w momencie rozwiązania stosunku pracy. Nowe regulacje mają na celu uporządkowanie dotychczasowych niejasności oraz usprawnienie procesu rozliczeń między pracodawcą a pracownikiem.

Nowe zasady ustalenia terminu wypłaty

Aktualnie nie ma jednoznacznej regulacji, która wskazywałaby na termin wypłaty ekwiwalentu, co często powoduje problemy interpretacyjne. Zgodnie z treścią projektu, powinien być on wypłacany w terminie wypłaty wynagrodzenia obowiązującym u danego pracodawcy. Jeżeli natomiast ten termin przypada przed datą rozwiązania stosunku pracy, wówczas ekwiwalent musi zostać wypłacony nie później niż w ciągu dziesięciu dni od dnia ustania zatrudnienia. Nowe rozwiązanie ma na celu dopasowanie przepisów do praktyki funkcjonowania zakładów pracy oraz zagwarantowanie pracownikom terminowego otrzymania należnych świadczeń.

Koniec wątpliwości interpretacyjnych

Wprowadzenie jednoznacznego terminu wy płaty ekwiwalentu jest odpowiedzią na dotychczasowe problemy interpretacyjne wynikające z braku precyzji w obowiązujących regulacjach. Praktyka pokazywała, że niejasności w tym zakresie prowadziły do licznych wątpliwości i sporów. Szczególnie trudne były sytuacje, w których wynagrodzenie za pracę wypłacano jeszcze przed datą zakończenia umowy, co po wodowało niepewność co do terminu wypłaty ekwiwalentu i generowało ryzyko roszczeń ze strony pracowników.

Projektowana zmiana wymaga od pracodawców odpowiedniego przygotowania organizacyjnego. W szczególności niezbędne będzie przeanalizowanie obowiązujących terminów wypłat wynagrodzeń i ekwiwalentów, aktualizacja wewnętrznych regulaminów i procedur, a także przeszkolenie pracowników działów kadr i płac. Kluczowe jest również zapewnienie odpowiedniej komunikacji wewnętrznej z pracownikami, tak aby nowe zasady były dla nich jasne i zrozumiałe.

Źródło: Artykuł przygotowany przez naszego partnera kooperacyjnego – kancelarię prawną sdzlegal Schindhelm

Jeśli mają Państwo pytania dotyczące opisanego tematu lub potrzebują Państwo dodatkowych informacji – zapraszamy do kontaktu:

Zadaj pytanie »

DZIAŁ KADR I PŁAC

BARBARA
ROZWADOWSKA
Dyrektor Działu Kadr i Płac
/ Senior Manager
getsix® Group

***