Zatrudnianie pracowników z Polski: Employer of Record (EoR)

Coraz więcej firm zagranicznych buduje zespoły w Polsce, bo rynek oferuje doświadczonych specjalistów i dużą elastyczność organizacyjną. Problem zwykle pojawia się nie na etapie rekrutacji, lecz przy pytaniu: jak zatrudnić pracownika legalnie i sprawnie, jeśli firma nie ma w Polsce spółki ani zaplecza kadrowo-płacowego?

Właśnie w takich sytuacjach pojawia się model Employer of Record. Pozwala uruchomić zatrudnienie w formule pracowniczej bez tworzenia lokalnej struktury, przenosząc na polski podmiot obowiązki pracodawcy w zakresie kadr, płac, ZUS i rozliczeń podatkowych oraz bieżącą obsługę formalną zgodnie z prawem pracy.

W dalszej części artykułu wyjaśniamy, czym dokładnie jest EoR, kiedy jest najbardziej racjonalnym wyborem, jak wypada na tle własnej spółki w Polsce i współpracy B2B, a także jak wygląda proces zatrudnienia krok po kroku oraz jakie koszty i ryzyka warto uwzględnić przed podjęciem decyzji.

---

Employer of Record – czym jest i kiedy ma zastosowanie

Employer of Record (EoR) to model, w którym polski podmiot staje się formalnym pracodawcą osoby zatrudnionej w Polsce, a zagraniczna firma korzysta z pracy tej osoby na podstawie umowy usługowej zawartej z EoR. Rozwiązanie to jest szczególnie przydatne, gdy firma chce zatrudniać w Polsce szybko i zgodnie z lokalnymi wymogami, bez zakładania spółki lub oddziału.

W praktyce oznacza to jasny podział ról:

• EoR: zawiera umowę o pracę (lub inną dopuszczalną umowę), prowadzi dokumentację kadrową, nalicza i wypłaca wynagrodzenie, rozlicza ZUS i podatki oraz realizuje obowiązki pracodawcy wynikające z polskiego prawa pracy.
• Firma zagraniczna (klient EoR): zarządza pracą w ujęciu operacyjnym (zadania, cele, narzędzia, bieżąca organizacja pracy).

---

Employer of Record – kiedy jest najbardziej racjonalnym wyborem

EoR nie jest odrębną instytucją prawną, której stosowanie wynika wprost z przepisów. Staje się natomiast rozwiązaniem praktycznie koniecznym biznesowo, gdy firma zagraniczna:

1. Potrzebuje relacji pracowniczej (etat, stała dyspozycyjność, podporządkowanie, świadczenia pracownicze), a model B2B byłby nieadekwatny lub ryzykowny.
2. Nie chce lub nie może szybko zorganizować w Polsce pełnej obsługi pracodawcy (ZUS, PIT, kadry, procedury, reprezentacja).
3. Testuje rynek lub buduje niewielki zespół w Polsce i na tym etapie nie uzasadnia to tworzenia spółki.
4. Chce skrócić czas wdrożenia i ograniczyć ryzyka formalne w pierwszej fazie zatrudniania.

---

Dlaczego samodzielne zatrudnienie na polskiej umowie o pracę bez spółki w Polsce bywa trudne organizacyjnie

W praktyce problem nie dotyczy samego podpisania umowy, lecz realizacji obowiązków pracodawcy w Polsce i zapewnienia zgodności procesu zatrudnienia z polskim prawem.

1) Rejestracje, rozliczenia i obowiązki płatnika w Polsce

Przy umowie o pracę wykonywanej w Polsce pojawiają się obowiązki związane m.in. z:

• zgłoszeniami i rozliczeniami w ZUS,
• ustaleniem, kto jest płatnikiem zaliczek na PIT – w części przypadków (np. gdy zagraniczny pracodawca nie ma w Polsce zakładu/oddziału) zaliczki mogą być wpłacane przez pracownika samodzielnie,
• prowadzeniem dokumentacji pracowniczej zgodnie z wymogami,
• wdrożeniem zasad BHP, badań medycyny pracy, ewidencji czasu pracy, urlopów i nieobecności.

Jeżeli zagraniczny pracodawca nie organizuje tych obowiązków prawidłowo, ryzyko błędów rośnie, a część ciężarów administracyjnych może spadać na pracownika, w tym obowiązek samodzielnego wpłacania zaliczek na PIT, a w określonych modelach także rozliczania składek, co bywa nieakceptowalne operacyjnie.

2) Reprezentacja i bieżąca obsługa pracodawcy w Polsce

Nawet bez biura w Polsce instytucje oczekują sprawnej, terminowej obsługi dokumentów, korekt i korespondencji. W praktyce potrzebne są:

• uporządkowane procesy kadrowo-płacowe,
• odpowiedzialność za terminy i poprawność rozliczeń,
• narzędzia do ewidencji i archiwizacji dokumentów.

3) Ryzyka podatkowe i organizacyjne, które rosną wraz ze skalą

Przy stałym zespole w Polsce rosną kwestie okołopodatkowe, w tym ocena ryzyka powstania zakładu podatkowego oraz wpływu roli pracownika na sposób prowadzenia działalności. W tym kontekście warto też zajrzeć do naszego artykułu: Zatrudnienie zdalne a zakład podatkowy dla zagranicznej firmy.

To jeden z głównych powodów, dla których EoR bywa rozwiązaniem, które istotnie ogranicza bariery operacyjne: formalny pracodawca jest w Polsce i przejmuje ciężar zgodności kadrowo-płacowej.

---

Jak Employer of Record wpisuje się w pozostałe modele zatrudniania w Polsce

Model EoR warto rozpatrywać razem z pozostałymi ścieżkami, które omawiamy w serii Zatrudnianie pracowników z Polski. W praktyce wybór najczęściej sprowadza się do trzech modeli:

• zatrudnienia pracowniczego (bezpośrednio lub przez EoR),
• współpracy z osobą prowadzącą działalność gospodarczą (B2B),
• budowy własnej struktury w Polsce, np. poprzez spółkę.

Każda z tych opcji inaczej rozkłada obowiązki pracodawcy, ryzyka formalne oraz koszty stałe, dlatego warto ją dopasować do skali zespołu, roli i planów rozwoju w Polsce.

Szerszy kontekst formalny i organizacyjny opisany został w naszym artykule: Zatrudnianie pracowników z Polski – co zagraniczni pracodawcy muszą wiedzieć. Model współpracy B2B opisujemy natomiast tutaj: Zatrudnianie pracowników z Polski: Umowy B2B.

---

Employer of Record vs spółka w Polsce: porównanie

Poniższe porównanie pokazuje, kiedy EoR jest rozsądnym etapem przejściowym, a kiedy lepiej od razu budować strukturę w Polsce.

Kryterium	Employer of Record	Własna spółka w Polsce
Czas startu	Zwykle krótki (dni/tygodnie)	Dłuższy (rejestracja + organizacja procesów)
Koszty stałe	Opłata za usługę + koszty zatrudnienia	Koszty administracyjne spółki + koszty zatrudnienia
Zgodność kadrowo-płacowa	W dużej mierze po stronie EoR	Po stronie spółki (lub outsourcera)
Kontrola formalna	Formalnie po stronie EoR	Formalnie po stronie spółki
Skalowanie zespołu	Wygodne na starcie i dla mniejszych zespołów	Często bardziej opłacalne przy większej skali
Wizerunek i obecność rynkowa	Bez lokalnej spółki	Pełna lokalna obecność (kontrakty, przetargi, brand)

Kiedy wygrywa EoR

• zatrudnienie pierwszych osób w Polsce i szybki start,
• testowanie rynku, ograniczanie stałych kosztów administracyjnych,
• brak gotowości do zakładania i prowadzenia spółki na tym etapie.

Kiedy wygrywa własna spółka

• stała, długoterminowa obecność i rozwój operacji w Polsce,
• potrzeba pełnej kontroli formalnej relacji pracowniczej,
• większa skala i rozbudowane procesy HR/finansowe.

---

Employer of Record vs B2B contractor

Model B2B w Polsce jest popularny, ale nie zawsze właściwy. Kluczowa różnica polega na tym, że w B2B firma nie zatrudnia pracownika, tylko nabywa usługę od przedsiębiorcy.

Kryterium	Employer of Record	B2B contractor
Charakter relacji	zatrudnienie pracownicze	współpraca handlowa (usługa)
Podporządkowanie i czas pracy	typowe dla etatu	powinno być ograniczone, aby relacja nie przypominała etatu
Ochrona prawa pracy	pełna	brak wynikający z samej umowy B2B
Ryzyko błędnej kwalifikacji	niższe	wyższe, jeśli relacja jest zbliżona do etatu
Najlepsze zastosowanie	stała rola, długoterminowo, stabilność	projekty, współpraca zadaniowa, elastyczność

W przypadku rozważania modelu B2B warto przejść przez elementy oceny ryzyk oraz zasady konstrukcji umowy opisane w artykule: Zatrudnianie pracowników z Polski: Umowy B2B.

---

Koszty Employer of Record: z czego się składają i jak je oceniać

Koszt EoR warto analizować jako łączny koszt zatrudnienia w Polsce powiększony o opłatę za usługę EoR, a nie wyłącznie jako poziom marży dostawcy.

Najczęstsze składniki:

1. wynagrodzenie brutto,
2. obowiązkowe składki i narzuty związane z zatrudnieniem (ZUS i elementy pochodne, zależnie od sytuacji),
3. zaliczki na PIT rozliczane w ramach listy płac,
4. świadczenia pozapłacowe, jeżeli są przewidziane w pakiecie,
5. opłata EoR (zwykle stała miesięczna za pracownika lub procent od kosztu pracowniczego),
6. koszty jednorazowe (np. przygotowanie dokumentów i uruchomienie procesu).

---

Jak przebiega zatrudnienie przez EoR: proces krok po kroku

Poniżej standardowy proces wdrożenia EoR, który można dostosować do roli i branży.

Krok 1: Ustalenie modelu i zakresu współpracy

• rodzaj umowy, wymiar czasu pracy, miejsce i tryb pracy (np. praca zdalna),
• zakres obowiązków i poziom podporządkowania,
• wstępna ocena ryzyk podatkowych (np. uprawnienia do negocjowania umów).

Krok 2: Wybór podmiotu EoR i weryfikacja zgodności

• standardy procesów payroll, dokumentacji i obsługi zdarzeń kadrowych,
• weryfikacja zgodności modelu świadczenia usługi z regulacjami właściwymi dla zakresu działań.

Jeżeli model zakłada kierowanie pracownika do wykonywania pracy na rzecz i pod kierownictwem klienta, należy zweryfikować, czy nie wchodzi to w reżim pracy tymczasowej (w tym wymóg działania przez podmiot uprawniony i ewentualny wpis do odpowiednich rejestrów).

Krok 3: Umowa pomiędzy firmą zagraniczną a EoR

Zwykle obejmuje:

• zakres usług (kadry, płace, rozliczenia, raportowanie),
• odpowiedzialności stron,
• zasady fakturowania i rozliczeń,
• zasady zakończenia współpracy, poufność i dane.

Krok 4: Oferta dla kandydata i przygotowanie dokumentów

• dokumenty zgodne z polskim prawem pracy,
• ustalenie wynagrodzenia i świadczeń pozapłacowych,
• w razie potrzeby: zasady pracy zdalnej, korzystania ze sprzętu, procedury wewnętrzne.

Krok 5: Podpisanie umowy i zgłoszenia

• podpis dokumentów,
• zgłoszenia do ubezpieczeń i uruchomienie procesu payroll.

Krok 6: Wdrożenie i start pracy

• formalne wdrożenie po stronie EoR,
• operacyjne wdrożenie po stronie firmy zagranicznej.

Krok 7: Obsługa miesięczna

• naliczanie listy płac, rozliczenia, raporty,
• obsługa urlopów i nieobecności,
• zmiany warunków (aneksy), premie i dodatki.

Krok 8: Zakończenie zatrudnienia lub przejście na inny model

EoR bywa etapem przejściowym: część firm po zbudowaniu zespołu przechodzi na własną spółkę w Polsce.

Jeśli interesuje Cię zakładanie firmy w Polsce, zapraszamy do zapoznania się z naszymi usługami. Skontaktuj się z nami.

---

Payroll, ubezpieczenia, podatki: co przejmuje EoR, a co zostaje po stronie firmy

Co zwykle przejmuje EoR

• dokumentacja pracownicza i akta osobowe,
• naliczanie wynagrodzeń i listy płac,
• rozliczenia ZUS,
• rozliczenia podatkowe związane z wynagrodzeniem,
• obsługa urlopów, zwolnień lekarskich i nieobecności,
• standardowe obowiązki pracodawcy (ewidencje, procedury, dokumenty).

Co pozostaje po stronie firmy zagranicznej

• kierowanie pracą w ujęciu operacyjnym (cele, zadania, priorytety),
• organizacja narzędzi i dostępów do systemów,
• standardy bezpieczeństwa informacji,
• decyzje biznesowe dotyczące roli, premii i struktury zespołu.

Warto pamiętać, że EoR nie eliminuje wszystkich ryzyk biznesowych. Jeżeli rola pracownika w Polsce wpływa na relacje handlowe lub sposób prowadzenia działalności, rekomendowane jest ułożenie uprawnień, procesów decyzyjnych oraz ocena ryzyk podatkowych.

---

Dla kogo Employer of Record jest najlepszym rozwiązaniem

EoR jest szczególnie korzystny, gdy:

• zatrudniasz pierwszych pracowników w Polsce i chcesz szybko wystartować,
• potrzebujesz modelu pracowniczego bez budowania lokalnej administracji,
• rola wymaga typowych elementów stosunku pracy,
• zależy Ci na zgodności w obszarze kadr i płac oraz przewidywalności kosztów,
• planujesz wejście do Polski etapami (EoR na start, spółka w kolejnym kroku).

---

Case study: firma z Niemiec zatrudnia specjalistę z Polski przez EoR

Sytuacja wyjściowa: firma technologiczna z Berlina pozyskuje do zespołu specjalistę z Polski (rola stała, pełny etat, współpraca długoterminowa). Spółka nie ma w Polsce podmiotu, a priorytetem jest szybkie uruchomienie zatrudnienia i zgodność z prawem pracy.

Dlaczego nie B2B: rola wymaga stałej dostępności, podporządkowania do procesów zespołu i ciągłości świadczenia pracy. W tym układzie model B2B zwiększałby ryzyko nieprawidłowej kwalifikacji relacji.

Rozwiązanie: firma wybiera EoR. Polski podmiot:

• zatrudnia pracownika na umowę o pracę zgodnie z polskimi wymogami,
• przejmuje rozliczenia payroll, ZUS i PIT,
• prowadzi dokumentację, obsługę urlopów i zmian warunków zatrudnienia.

Efekt biznesowy: start bez rejestracji spółki w Polsce oraz przewidywalny proces obsługi kadrowo-płacowej. Po kilku miesiącach, wraz z planem rozbudowy zespołu, firma analizuje przejście na własną strukturę w Polsce.

---

Jak wybrać dostawcę EoR w Polsce: lista kontrolna

Przed podpisaniem umowy warto zweryfikować:

1. Zakres odpowiedzialności: dokumenty, terminy, korekty, obsługa kontroli.
2. Model świadczenia usługi i zgodność z regulacjami właściwymi dla zakresu działań, w tym weryfikacja, czy współpraca nie ma cech pracy tymczasowej oraz czy dostawca spełnia wymagania formalne (np. rejestracyjne) dla takiej działalności.
3. Standardy payroll: harmonogram, raporty, obsługa premii i świadczeń pozapłacowych, rozliczenia roczne.
4. Dane i poufność: powierzenie danych, standardy bezpieczeństwa informacji, dostęp do danych.
5. Przejrzystość kosztów: elementy w opłacie stałej i koszty dodatkowe.
6. Doświadczenie w obsłudze firm zagranicznych oraz gotowość do pracy w standardzie wymaganym przez centralę.

---

Podsumowanie: jak podjąć decyzję i co przygotować na start

Employer of record jest rozwiązaniem szczególnie użytecznym, gdy planowane jest zatrudnienie pracowników z Polski na zasadach pracowniczych, a jednocześnie nie jest jeszcze przewidywana budowa lokalnej struktury w Polsce. W wielu organizacjach jest to także etap przejściowy, który pozwala szybko rozpocząć działania i równolegle przygotować się do ewentualnego otwarcia spółki, gdy skala zatrudnienia wzrośnie.

Jeśli potrzebne jest wsparcie przy organizacji zatrudnienia, przygotowaniu dokumentów oraz poukładaniu rozliczeń, warto skorzystać z usług kadrowo-płacowych getsix® oraz doradztwa podatkowego w Polsce.

***