Prawo pracy 2026 – Zmiany, które będą miały wpływ na kadry i płace w Twojej firmie
Od 2026 roku wchodzą w życie zmiany w prawie pracy, które będą miały bezpośredni wpływ na księgowość kadrowo-płacową, w tym na przetwarzanie płac, naliczanie wynagrodzeń, raportowanie płac oraz obowiązki pracodawców.
Choć wiele z tych zmian może na pierwszy rzut oka wydawać się technicznych, w praktyce oznaczają one konieczność aktualizacji parametrów płacowych, procesów wewnętrznych oraz dokumentacji – szczególnie po stronie działów kadr i płac.
Poniżej omawiamy najważniejsze zmiany w prawie pracy obowiązujące od 2026 roku oraz wskazujemy, co pracodawcy powinni zaktualizować w zakresie naliczania i raportowania wynagrodzeń (a gdzie niezbędna będzie weryfikacja stosowanych procesów).
Podwyżka minimalnego wynagrodzenia w Polsce (od 1 stycznia 2026 r.)
Od 1 stycznia 2026 r. wynagrodzenie minimalne wynosić będzie 4.806,00 PLN brutto.
Adekwatnie wzrośnie również minimalna stawka godzinowa, od 1 stycznia będzie ona wynosić 31,40 PLN brutto.
Wzrost wynagrodzenia minimalnego będzie miał przełożenie na inne świadczenia ustalane na jego podstawie, m.in. dodatek za pracę w porze nocnej, minimalną kwotę podstawy wymiaru zasiłku chorobowego czy kwotę wolną od potrąceń.
Minimalna stawka godzinowa dla umów zlecenia
Minimalne wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia w przeliczeniu na godziny nie może być mniejsze niż 31,40 PLN brutto.
Neutralne płciowo nazwy stanowisk w ogłoszeniach o pracę
Od 24 grudnia 2025 r. zaczęły obowiązywać przepisy Kodeksu pracy wprowadzające obowiązek stosowania neutralnych płciowo nazw stanowisk w ogłoszeniach o pracę.
Wymóg ten nie dotyczył dokumentów pracowniczych. W umowach o pracę, świadectwach pracy oraz wewnętrznych regulacjach należało stosować nazewnictwo odpowiadające płci konkretnego pracownika, zgodnie z zasadami języka polskiego.
Nowy sposób liczenia stażu pracy
Od 2026 r. zmieniają się zasady ustalania stażu pracy. Do stażu wliczać się będą nie tylko okresy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, lecz także pracę na umowach cywilnoprawnych oraz prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej, o ile w tych okresach podlegało się ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Nowe regulacje obejmują również m.in. umowy agencyjne, status osoby współpracującej, określone formy członkostwa w spółdzielniach oraz pracę zarobkową wykonywaną za granicą na innej podstawie niż stosunek pracy.
Zmiana wpływa na wymiar urlopu wypoczynkowego, długość okresów wypowiedzenia oraz prawo do dodatków stażowych, odpraw i nagród jubileuszowych. Przepisy są wdrażane etapowo: od 1 stycznia 2026 r. w sektorze publicznym oraz od 1 maja 2026 r. w sektorze prywatnym.
Okresy podlegające wliczeniu do stażu będzie potwierdzać Zakład Ubezpieczeń Społecznych, a w przypadku braku danych pracownik będzie mógł wykazać je na podstawie własnych dokumentów, w szczególności potwierdzających opłacanie składek.
Zasady wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop
Od 27 stycznia 2026 r. zmieniają się zasady wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Zgodnie z nowymi regulacjami pracodawca będzie zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu w terminie wypłaty wynagrodzenia, zgodnie z zasadami obowiązującymi w zakładzie pracy.
Jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia przypada przed dniem rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, ekwiwalent będzie należało wypłacić w ciągu 10 dni od tego dnia. W sytuacji, gdy ustalony termin wypłaty przypadnie na dzień wolny od pracy, wypłata nastąpi w dniu poprzedzającym ten dzień.
Elektroniczna forma czynności z zakresu prawa pracy
Od 27 stycznia 2026 r. zaczną obowiązywać przepisy, które dopuszczą stosowanie postaci elektronicznej przy wybranych czynnościach z zakresu prawa pracy. Nowe rozwiązania będą miały charakter fakultatywny – w każdym wskazanym przypadku pracodawca lub pracownik będzie mógł wybrać formę papierową albo elektroniczną.
Elektronizacja obejmie wyłącznie enumeratywnie wskazane czynności, w tym m.in. przekazywanie informacji o monitoringu, informowanie o przejściu zakładu pracy na innego pracodawcę, konsultacje zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z organizacją związkową oraz składanie wybranych wniosków pracowniczych, takich jak wnioski o czas wolny za godziny nadliczbowe czy urlop bezpłatny.
Obowiązki dotyczące świadczenia urlopowego w 2026 roku
Firmy zatrudniające na dzień 1 stycznia 2026 r. mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty są zobowiązane do wypłaty świadczenia urlopowego.
Do dnia 31 stycznia 2026 r. mogą jednak zrezygnować z tego obowiązku lub obniżyć wysokość świadczenia poprzez podanie tej informacji pracownikom na piśmie w wyżej wymienionym terminie.
Wysokość świadczenia urlopowego w 2026 wynosi 2.723,40 PLN brutto. Świadczenie jest wypłacane raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.
Wysokość świadczenia urlopowego może jeszcze ulec zmianie.
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych
Firmy zatrudniające na dzień 1 stycznia 2026 r. co najmniej 50 pracowników są zobowiązane do tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
Firma może jednak zrezygnować z tworzenia ZFŚS poprzez zapis w regulaminie wynagradzania i podanie pracownikom do wiadomości do 31 stycznia 2026 r. Przypominamy, iż zmiany w regulaminie wchodzą w życie w terminie 14 dni od daty ich wprowadzenia.
Wysokość odpisu na ZFŚS dla pełnego etatu w roku 2026 wynosi 2.723,40 PLN brutto.
Wysokość odpisu na ZFŚS może jeszcze ulec zmianie.
Obowiązek zgłaszania umów o dzieło do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS)
Od 1 stycznia 2021 r. pracodawca ma obowiązek rejestracji umów o dzieło w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Należy spodziewać się również kontroli tych umów przez ZUS.
Limity składek ZUS w 2026 roku
Kwota ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, która nie może być wyższa od kwoty odpowiadającej trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy, w roku 2026 wyniesie 282,600.00 PLN.
Górna miesięczna granica podstawy dobrowolnego ubezpieczenie chorobowego wyniesie natomiast 23.550,00 PLN. Ograniczenie dobrowolnego chorobowego dotyczy m.in. prowadzących działalność gospodarczą, osób z nimi współpracujących czy zleceniobiorców.
Szczegółowe informacje dotyczące podstaw wymiaru składek, obowiązujących limitów oraz wysokości składek ZUS w 2026 roku, w szczególności z perspektywy przedsiębiorców, znajdziesz w naszym artykule: Składki ZUS w 2026 roku – aktualne podstawy, limity i wysokość składek dla przedsiębiorców.
Dni ustawowo wolne od pracy i święta w roku 2026
| Data | Dzień tygodnia | Święto |
|---|---|---|
| 1 stycznia | czwartek | Nowy Rok |
| 6 stycznia | czwartek | Święto Trzech Króli |
| 5 kwietnia | niedziela | Wielkanoc |
| 6 kwietnia | poniedziałek | Poniedziałek Wielkanocny |
| 1 maja | piątek | Święto Pracy |
| 3 maja | niedziela | Święto Konstytucji 3 Maja |
| 4 czerwca | czwartek | Boże Ciało |
| 15 sierpnia | sobota | Wniebowzięcie Najświętszej Maryi Panny |
| 1 listopada | niedziela | Wszystkich Świętych |
| 11 listopada | środa | Święto Niepodległości |
| 24 grudnia | czwartek | Wigilia Bożego Narodzenia |
| 25 grudnia | piątek | Boże Narodzenie |
| 26 grudnia | sobota | Boże Narodzenie |
Przypominamy, iż zgodnie z obowiązującymi przepisami, za dzień świąteczny przypadający w sobotę, pracodawca zobowiązany jest udzielić pracownikowi innego dnia wolnego w przyjętym okresie rozliczeniowym.
Szczegółowe informacje dotyczące dni ustawowo wolnych od pracy w Polsce w 2026 roku – w tym kalendarza świąt, czasu pracy oraz zasad odbioru dni wolnych – znajdziesz w naszym artykule: Dni wolne od pracy w 2026 roku.
Co pracodawcy powinni zrobić teraz
Choć opisane powyżej zmiany wynikają z przepisów prawa pracy, ich praktyczne skutki w największym stopniu dotyczą przetwarzania płac oraz raportowania płac. W ramach przygotowań do 2026 roku pracodawcy powinni zweryfikować parametry płacowe, kalendarze czasu pracy oraz zasady rozliczeń płac przy rozwiązywaniu stosunku pracy, a także upewnić się, że dokumentacja kadrowa i procesy płacowe pozostają ze sobą spójne.
Dla firm realizujących rozliczenia płac w Polsce – w tym w modelu outsourcingu payroll – odpowiednio wczesne przygotowanie pozwala ograniczyć ryzyko niezgodności z przepisami oraz uniknąć korekt po wykonaniu list płac.
Podsumowanie wpływu zmian w prawie pracy w Polsce w 2026 roku na rozliczenia płac
| Obszar | Zmiany obowiązujące od 2026 roku | Działania wymagane w zakresie rozliczeń płac |
|---|---|---|
| Minimalne wynagrodzenie | Nowa wysokość minimalnego wynagrodzenia i stawki godzinowej | Aktualizacja parametrów płacowych oraz mechanizmów kontrolnych |
| Umowy zlecenia | Wyższa minimalna stawka godzinowa | Weryfikacja stawek godzinowych i ewidencji czasu pracy |
| Staż pracy | Rozszerzony zakres okresów wliczanych do stażu | Aktualizacja danych pracowników oraz zasad ustalania uprawnień |
| Niewykorzystany urlop | Nowe terminy wypłaty ekwiwalentu | Dostosowanie zasad rozliczeń płac przy rozwiązaniu umowy |
| Elektroniczne czynności kadrowe | Możliwość stosowania formy elektronicznej | Uporządkowanie dokumentacji płacowej i ścieżek audytowych |
| Limity składek ZUS | Nowe roczne i miesięczne limity składek | Aktualizacja limitów składek w systemach płacowych |
| Dni ustawowo wolne od pracy | Zaktualizowany kalendarz świąt | Dostosowanie czasu pracy i okresów rozliczeniowych |
Dla pracodawców realizujących rozliczenia płac w Polsce odpowiednio wczesne przygotowanie do zmian planowanych na 2026 rok pozwala ograniczyć ryzyko niezgodności z przepisami oraz uniknąć korekt list płac. Jeżeli potrzebujesz wsparcia w zakresie obsługi kadrowo-płacowej nasz zespół może pomóc we wdrożeniu zmian oraz w zapewnieniu bieżącej zgodności z przepisami. Skontaktuj się z nami.
Jeśli mają Państwo pytania dotyczące opisanego tematu lub potrzebują Państwo dodatkowych informacji – zapraszamy do kontaktu:
DZIAŁ KADR I PŁAC
BARBARA
ROZWADOWSKA
Head of HR & Payroll Department
/ Senior Manager
getsix® Group
***
