Jawność wynagrodzeń od grudnia 2025 r. – nowe obowiązki dla pracodawców

23 czerwca 2025 r. w Dzienniku Ustaw opublikowano ustawę zmieniającą Kodeks pracy, która w ograniczonym zakresie wdraża unijną Dyrektywę w sprawie jawności wynagrodzeń. Nowe przepisy zaczną obowiązywać 24 grudnia 2025 r., co oznacza, że pracodawcy mają ograniczony czas na dostosowanie swoich procesów rekrutacyjnych i dokumentów wewnętrznych do nowych wymogów.

Kluczowym celem zmian jest zwiększenie przejrzystości płac i przeciwdziałanie dyskryminacji płacowej – zwłaszcza w kontekście tzw. „gender pay gap”, czyli luki płacowej między kobietami i mężczyznami. Choć obecna nowelizacja obejmuje jedynie część postanowień dyrektywy, już teraz wymusza zmiany w podejściu do rekrutacji i komunikacji z kandydatami.

Co się zmienia od 24 grudnia 2025 r.?

Wprowadzone zmiany w polskim Kodeksie pracy dotyczą przede wszystkim etapu rekrutacji i obejmują nowe obowiązki informacyjne pracodawców wobec kandydatów do pracy.

Nowy art. 183ca Kodeksu pracy stanowi, że:

• Kandydat ubiegający się o zatrudnienie ma otrzymać informację o:
• wysokości wynagrodzenia (początkowej lub w przedziale), określonej na podstawie obiektywnych i neutralnych kryteriów – w szczególności pod względem płci,
• odpowiednich postanowieniach układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania (jeśli takie obowiązują).
• Informacje te muszą być przekazane w formie papierowej lub elektronicznej, z odpowiednim wyprzedzeniem, które umożliwia świadome negocjacje. Pracodawca może to zrobić:
• w ogłoszeniu o naborze,
• przed rozmową kwalifikacyjną (jeśli nie było ogłoszenia),
• przed podpisaniem umowy o pracę (jeśli nie było wcześniejszego przekazania tych danych).
• Ogłoszenia o pracę oraz nazwy stanowisk muszą być neutralne pod względem płci, a cały proces rekrutacyjny powinien przebiegać w sposób niedyskryminujący.

Zakaz pytania o wynagrodzenie z poprzednich miejsc pracy

Zgodnie z nowelizacją, zmieniono również art. 221 Kodeksu pracy. Od 24 grudnia 2025 r. pracodawcy nie będą mogli pytać kandydatów o wynagrodzenie w obecnym lub poprzednich stosunkach pracy.

To ważna zmiana, która ma zapobiegać utrwalaniu niesprawiedliwych stawek wynagrodzeń i zwiększyć równość szans w dostępie do zatrudnienia.

Co jeszcze zakłada dyrektywa UE? Nadchodzą kolejne zmiany do czerwca 2026 r.

Nowelizacja z czerwca 2025 r. wdraża jedynie część obowiązków wynikających z unijnej Dyrektywy 2023/970 w sprawie jawności wynagrodzeń. Pełna implementacja dyrektywy musi nastąpić do 7 czerwca 2026 r.. Oznacza to, że w najbliższych miesiącach można spodziewać się kolejnych zmian w Kodeksie pracy. Oto, czego jeszcze dotyczy unijna regulacja:

Obowiązki sprawozdawcze

• Pracodawcy zatrudniający co najmniej 250 pracowników będą zobowiązani co roku raportować dane dotyczące luki płacowej ze względu na płeć.
• Firmy zatrudniające od 100 do 249 pracowników będą składać takie raporty co trzy lata.
• Jeśli luka przekroczy 5% i nie będzie możliwa do uzasadnienia obiektywnymi kryteriami, a nie zostanie zniwelowana w ciągu 6 miesięcy, pracodawca – we współpracy z przedstawicielami pracowników – będzie musiał przeprowadzić wspólną ocenę wynagrodzeń.
• Raporty będą dostępne dla pracowników oraz odpowiednich organów nadzoru (np. inspekcji pracy).

Odpowiedzialność i sankcje

• Dyrektywa przewiduje możliwość nakładania kar finansowych na pracodawców naruszających nowe przepisy – w Polsce mogą to być grzywny od 1000 do 30 000 zł.
• W przypadku roszczeń pracowniczych dotyczących dyskryminacji płacowej, ciężar dowodu będzie spoczywał na pracodawcy.
• Pracownik będzie mógł dochodzić odszkodowania za zaległe wynagrodzenie oraz zadośćuczynienia za doznaną krzywdę.

Jak się przygotować już teraz?

Choć pełna implementacja przepisów dyrektywy UE nastąpi dopiero w 2026 r., już obecnie warto rozpocząć działania przygotowawcze. Czas do grudnia 2025 r. to nie tylko okres dostosowania się do obowiązków formalnych wynikających z nowelizacji Kodeksu pracy, lecz także dobra okazja do uporządkowania polityki wynagrodzeń oraz zaktualizowania procesów rekrutacyjnych zgodnie z kierunkiem wyznaczonym przez prawo unijne.

1. Przekazywanie informacji o wynagrodzeniu kandydatom

• Zaleca się uzupełnienie szablonów ogłoszeń rekrutacyjnych o konkretne stawki wynagrodzeń lub przedziały płacowe.
• Warto opracować jednolity format dokumentu zawierającego informacje o warunkach płacowych, przekazywanego kandydatom przed rozmową kwalifikacyjną.
• Konieczne może być przeprowadzenie szkoleń dla osób prowadzących rekrutacje w zakresie zasad komunikowania wynagrodzeń zgodnie z nowymi przepisami.

2. Neutralność ogłoszeń i nazw stanowisk

• Wskazane jest dokonanie przeglądu używanych nazw stanowisk i ich ewentualne ujednolicenie w sposób neutralny płciowo.
• Dobrym rozwiązaniem będzie przygotowanie wewnętrznych wytycznych językowych dla działów HR, rekrutacji i komunikacji zewnętrznej.
• Należy jednocześnie zadbać o spójność nowego języka z dotychczasowym wizerunkiem pracodawcy.

3. Rezygnacja z pytania o historię wynagrodzeń

• W dokumentacji rekrutacyjnej oraz scenariuszach rozmów należy wyeliminować pytania dotyczące wynagrodzenia w poprzednich miejscach pracy.
• Wskazane jest wdrożenie neutralnych alternatyw, takich jak pytania o oczekiwania finansowe lub preferowany poziom wynagrodzenia.
• Kluczowe będzie zapewnienie spójności praktyk rekrutacyjnych – również w nieformalnych rozmowach prowadzonych przez różne osoby zaangażowane w proces naboru.

Nadchodzące zmiany – krok dalej

Obowiązki, które aktualnie zostały przyjęte do polskiego porządku prawnego, stanowią jedynie pierwszy etap wdrażania unijnych przepisów. W kolejnych miesiącach należy spodziewać się rozszerzenia regulacji m.in. o obowiązki sprawozdawcze, sankcje za nieprzestrzeganie zasad równości wynagrodzeń czy nowe prawa informacyjne po stronie pracowników.

• uporządkować dane płacowe w firmie i przygotować je pod kątem przyszłego raportowania,
• przeprowadzić wewnętrzną analizę równości płac w organizacji,
• zaplanować działania komunikacyjne, które wspierają kulturę przejrzystości i równego traktowania.

Jeśli Twoja firma potrzebuje wsparcia w obszarze kadr i płac – oferujemy kompleksowe usługi kadrowo-płacowe, obejmujące m.in. zgodność z przepisami prawa pracy, obsługę dokumentacji oraz doradztwo w zakresie wynagrodzeń. Zapraszamy do kontaktu.

Od 24 grudnia 2025 r. zaczną obowiązywać w Polsce pierwsze przepisy o jawności wynagrodzeń, obejmujące obowiązki informacyjne wobec kandydatów oraz neutralność procesu rekrutacyjnego. Kolejne etapy wdrażania unijnej dyrektywy planowane są do 7 czerwca 2026 r. i będą obejmować m.in. raportowanie, sankcje oraz wzmocnioną ochronę pracowników.

Warto już teraz wykorzystać czas na dostosowanie procedur, przeanalizowanie struktury płac i wdrożenie systemów, które ułatwią realizację przyszłych obowiązków. Zmiany te to nie tylko wyzwanie regulacyjne, ale też szansa na budowanie bardziej przejrzystej, sprawiedliwej i zaufanej kultury pracy.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 4 czerwca 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy
• Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania

Jeśli mają Państwo pytania dotyczące opisanego tematu lub potrzebują Państwo dodatkowych informacji – zapraszamy do kontaktu:

Zadaj pytanie »

DZIAŁ KADR I PŁAC

BARBARA
ROZWADOWSKA
Dyrektor Działu Kadr i Płac
/ Senior Manager
getsix® Group

***