Zatrudnianie pracowników z Polski: Co zagraniczni pracodawcy muszą wiedzieć

Zatrudnianie pracowników z Polski od kilku lat stało się jednym z najbardziej naturalnych kierunków rozwoju dla zagranicznych firm, które chcą budować rozproszone, międzynarodowe zespoły. Globalizacja pracy zdalnej sprawiła, że przedsiębiorstwa w Niemczech, Holandii, Austrii, krajach skandynawskich, Wielkiej Brytanii czy USA zaczęły postrzegać Polskę jako stabilne, kompetentne i niezwykle atrakcyjne źródło talentu. W efekcie polscy specjaliści — zwłaszcza w IT, finansach, marketingu, obsłudze klienta czy inżynierii — pracują dziś dla firm z całego świata, często nie wychodząc nawet z własnego domu.

Wzrost ten nie wynika jednak wyłącznie z niskich kosztów pracy. O wiele ważniejsza jest unikalna kombinacja cech: wysoki poziom edukacji, bardzo dobra znajomość języków obcych, dojrzałość cyfrowa, kulturę pracy zbliżoną do zachodniej i gotowość do adaptacji w międzynarodowym środowisku. To wszystko sprawia, że polscy pracownicy w krótkim czasie stają się kluczowymi członkami zespołów, a wiele firm po pierwszych rekrutacjach zaczyna zatrudniać kolejnych specjalistów z Polski.

Jednocześnie zagraniczni przedsiębiorcy, którzy nie mają spółki w Polsce ani żadnej lokalnej struktury, stają przed szeregiem pytań. Czy mogą zatrudnić Polaka legalnie? Czy są zobowiązani do płacenia podatków w Polsce? Jak wyglądają koszty, obowiązki i ryzyka? Jaka forma współpracy jest najbezpieczniejsza i najwygodniejsza? W jaki sposób Polacy oczekują podpisywania umów i jak wygląda komunikacja z pracownikiem z innego kraju?

Ten artykuł odpowiada na te pytania — i buduje solidny fundament pod pozostałe części serii.

Dlaczego zagraniczne firmy coraz częściej zatrudniają Polaków?

Aby zrozumieć, dlaczego polscy specjaliści są tak chętnie zatrudniani przez zagraniczne firmy, warto przyjrzeć się samemu rynkowi pracy w Polsce. W ciągu ostatnich dwóch dekad Polska stała się jednym z największych centrów usług biznesowych i technologicznych w Europie. Setki globalnych korporacji — od banków inwestycyjnych, przez Big4, aż po firmy technologiczne — ulokowały w Polsce centra operations, IT i finance huby, a nawet zespoły R&D. To sprawiło, że ogromna część polskich pracowników zdobyła doświadczenie w pracy w międzynarodowych strukturach, pracując na co dzień w języku angielskim (lub niemieckim), w środowiskach opartych na procedurach, narzędziach i standardach światowych.

W rezultacie zagraniczny pracodawca, zatrudniając Polaka, nie zatrudnia „pracownika z innego kraju”, który musi zostać wszystkiego nauczony od podstaw. Zatrudnia osobę, która w większości przypadków:

• zna narzędzia takie jak Jira, Slack, Asana, SAP, Salesforce, Confluence;
• rozumie kulturę spotkań online i pracy projektowej;
• potrafi komunikować się w sposób uporządkowany i przejrzysty;
• jest przyzwyczajona do pracy z klientami i zespołami z różnych stref czasowych;
• zna specyfikę zachodnich rynków.

Kolejnym ważnym argumentem jest poziom kompetencji technicznych, szczególnie w IT. Polscy programiści od lat należą do czołówki światowych rankingów, a polskie firmy technologiczne zdobywają coraz większą renomę. Co więcej, kultura ciągłego uczenia się i doskonalenia jest silnie zakorzeniona w polskim rynku — pracownicy chętnie inwestują w szkolenia, certyfikaty i rozwój, a zagraniczne firmy bardzo to doceniają.

Nie można też pominąć kwestii kosztów. Różnice w wynagrodzeniach pomiędzy rynkami Europy Zachodniej a Polską nadal są znaczące. Dla pracodawcy oznacza to, że może zatrudnić wysoko wykwalifikowanego pracownika, utrzymując konkurencyjne koszty operacyjne; dla pracownika — że może zarabiać więcej niż w większości lokalnych firm. To sytuacja typu win-win, która utrzymuje się od wielu lat.

Czy można legalnie zatrudnić Polaka bez zakładania firmy w Polsce?

Zdecydowanie tak. To jedno z najczęściej zadawanych pytań, zwłaszcza przez firmy niemieckie czy holenderskie, które zastanawiają się, czy potrzebują oddziału w Polsce, aby podpisać kontrakt z pracownikiem mieszkającym w Polsce. W praktyce większość firm nie zakłada w Polsce żadnej spółki ani przedstawicielstwa, ponieważ istnieją trzy w pełni legalne modele współpracy, które to umożliwiają:

• B2B (polska działalność gospodarcza — JDG)

Najpopularniejszy model zatrudniania Polaków przez firmy zagraniczne. Pracownik zakłada jednoosobową działalność gospodarczą, wystawia faktury, sam płaci podatki i składki, a firma zagraniczna nie ponosi żadnych lokalnych obowiązków podatkowych.

• Employer of Record (EoR)

Idealne, gdy pracownik oczekuje umowy o pracę lub gdy charakter pracy wymaga stosowania polskiego prawa pracy. EoR staje się formalnym pracodawcą, zajmuje się payroll, kadrami i ZUS, a zagraniczna firma jedynie płaci miesięczną fakturę i zarządza pracą.

• Kontrakty krótkoterminowe / freelance

Stosowane w projektach, które mają z góry określony zakres lub ograniczony czas. Mniej stabilne, ale czasem praktyczne.

Każdy z tych modeli działa inaczej i ma inne konsekwencje podatkowe, prawne i organizacyjne. Wybór zależy głównie od tego, czy firma chce zatrudnić kogoś „na stałe”, czy jedynie współpracować projektowo, a także od oczekiwań samego pracownika.

Zatrudnianie pracowników z Polski może wydawać się skomplikowane, zwłaszcza dla firm, które nie mają tu swojej struktury. Dlatego wielu przedsiębiorców korzysta z konsultacji lub wsparcia firm doradczych, takich jak getsix®. Jeśli potrzebujesz omówić swoją sytuację lub zastanawiasz się, który model współpracy będzie najwygodniejszy, możesz skontaktować się z naszym zespołem — z przyjemnością podzielimy się doświadczeniem.

B2B — jak wygląda z perspektywy pracodawcy i pracownika?

Współpraca B2B jest tak popularna dlatego, że łączy w sobie minimalne formalności, korzystne koszty i dużą elastyczność. Dla zagranicznego pracodawcy oznacza to prosty model, w którym umowa jest kontraktem biznesowym między dwiema niezależnymi stronami. Firma zagraniczna co do zasady nie musi płacić składek ZUS, stosować polskiego prawa pracy ani rejestrować się w Polsce jako płatnik podatkowy, ponieważ obowiązki te przechodzą na polskiego przedsiębiorcę prowadzącego działalność B2B. Wyjątki mogą wynikać jedynie ze specyficznych przypadków współpracy lub ryzyka powstania stałego zakładu, dlatego każdą sytuację warto analizować indywidualnie.

Z punktu widzenia polskiego specjalisty B2B daje możliwość wyboru formy opodatkowania, odliczania kosztów i elastycznego zarządzania własnymi finansami. W praktyce w bardzo wielu przypadkach oznacza to, że specjalista może uzyskać wyższe wynagrodzenie netto niż na umowie o pracę — szczególnie przy wyższych stawkach lub odpowiednio dobranej formie opodatkowania — jednak ostateczny efekt zależy od indywidualnej sytuacji podatkowej i preferencji pracownika.

Warto jednak pamiętać, że nie każdy polski kandydat chce pracować na B2B. Młodsi specjaliści chętnie się na to decydują, ale osoby preferujące stabilność lub pracujące w rolach operacyjnych często wolą umowę o pracę — i to może mieć wpływ na wybór modelu współpracy.

Employer of Record — kiedy jest konieczny?

EoR jest najczęściej wybieranym i zdecydowanie najwygodniejszym rozwiązaniem umożliwiającym wystawienie polskiej umowy o pracę, gdy firma zagraniczna nie ma w Polsce podmiotu prawnego. Co prawda istnieje możliwość bezpośredniego zatrudnienia polskiego pracownika przez pracodawcę zagranicznego, ale wymaga to rejestracji w polskim ZUS i spełnienia pełnego pakietu obowiązków wynikających z polskiego prawa pracy, dlatego w praktyce jest to rzadko stosowane.

W modelu EoR formalnym pracodawcą staje się polska firma EoR, podczas gdy pracownik wykonuje pracę na rzecz zagranicznego przedsiębiorcy. To EoR przejmuje wszystkie obowiązki związane z:

• rozliczaniem podatków,
• opłacaniem składek ZUS,
• prowadzeniem akt pracowniczych i dokumentacji kadrowej,
• urlopami, benefitami i świadczeniami pracowniczymi,
• przestrzeganiem polskiego prawa pracy i obowiązków pracodawcy.

EoR jest często wybierany przez firmy, które cenią stabilność zatrudnienia, chcą zaoferować pracownikowi umowę o pracę lub chcą uniknąć konieczności wchodzenia w polski system kadrowo-podatkowy. Jest to model droższy niż B2B, ale jednocześnie najbardziej bezpieczny, przewidywalny i najprostszy operacyjnie.

Freelancer / kontraktor — kiedy ma sens?

Kontrakty cywilnoprawne lub freelancerskie są dobrym rozwiązaniem wszędzie tam, gdzie projekt ma wyraźnie określony zakres, jest czasowo ograniczony lub nie wymaga pełnoetatowego zaangażowania. To model, który szczególnie dobrze sprawdza się w branżach kreatywnych, marketingowych, projektowych czy w zadaniach związanych z tworzeniem treści, graficzną oprawą produktów, budową stron internetowych, pojedynczymi kampaniami reklamowymi lub krótkimi analizami specjalistycznymi. Freelancing pozwala szybko rozszerzyć zespół o kompetencje, których firma potrzebuje tylko na określony moment, bez konieczności długotrwałego wiązania się kontraktem B2B lub budowania formalnego etatu.

W praktyce ten model współpracy wybierają również firmy, które dopiero testują współpracę z danym specjalistą i chcą sprawdzić jego kompetencje oraz sposób komunikacji, zanim zdecydują się na bardziej stabilny model. Dobrze zaprojektowana umowa freelancerska może być więc narzędziem minimalizującym ryzyko, zwłaszcza gdy firma nie jest jeszcze pewna, czy zakres obowiązków będzie stale rosnąć.

Trzeba jednak pamiętać, że kontrakty freelancerskie mają swoje ograniczenia. Tego typu współpraca sprawdza się gorzej w rolach wymagających codziennego zaangażowania, gotowości do pracy w określonych godzinach czy stałej odpowiedzialności za procesy operacyjne. Jest mało efektywna w przypadku stanowisk wymagających budowania relacji z klientami, regularnej współpracy z zespołem lub pełnej dostępności w systemie pracy zdalnej. Freelancer to z definicji osoba realizująca projekt, a nie pracownik zintegrowany z organizacją — dlatego traktowanie tej formy jako zamiennika długoterminowego zatrudnienia zazwyczaj nie przynosi dobrych rezultatów.

Warto też pamiętać, że w Polsce freelancerzy są często postrzegani jako „opcjonalna” część zespołu, a nie jego fundament, co wpływa na stabilność współpracy. Jeśli firma zagraniczna planuje zbudować stały zespół, w większości przypadków lepszym rozwiązaniem będzie B2B lub EoR, natomiast freelancer może być świetnym uzupełnieniem na etapie realizacji konkretnych zadań lub intensywnych kampanii.

Proces rekrutacji polskiego pracownika w praktyce

Rekrutacja Polaków przez firmy zagraniczne wygląda bardzo podobnie do rekrutacji wewnętrznej, ale ma kilka charakterystycznych elementów. Polacy są przyzwyczajeni do pracy w międzynarodowych firmach i często aplikują bezpośrednio na zagraniczne ogłoszenia. Najpopularniejsze platformy to:

• LinkedIn,
• Pracuj.pl,
• JustJoin.it (IT),
• NoFluffJobs.

Polscy kandydaci zwracają dużą uwagę na przejrzystość ogłoszeń. Oczekują jasnych widełek płacowych, opisu obowiązków, informacji o formie współpracy (B2B czy EoR) oraz o tym, czy firma zapewnia sprzęt lub benefity. W procesie rekrutacji kluczowa jest szybka komunikacja — polski rynek pracy jest bardzo dynamiczny, a najlepsi specjaliści mają wiele ofert.

Po etapie rozmów istotne jest precyzyjne omówienie zasad współpracy. Polacy doceniają konkrety: zakres obowiązków, strukturę zespołu, zasady pracy zdalnej, kalendarz spotkań i narzędzia pracy. Firma, która potrafi jasno to przedstawić, zyskuje dużą przewagę w oczach kandydata.

Obowiązki podatkowe i prawne — co musi wiedzieć pracodawca?

Współpraca z pracownikiem z Polski może wywołać pewne pytania dotyczące podatków i Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). W praktyce, przy modelu B2B lub współpracy przez EoR, zagraniczny pracodawca co do zasady nie wchodzi w polski system podatkowy ani składkowy, ponieważ wszystkie obowiązki przechodzą odpowiednio na polskiego przedsiębiorcę (B2B) lub na firmę EoR. Warto jednak pamiętać, że każda sytuacja transgraniczna wymaga indywidualnej analizy, zwłaszcza pod kątem ryzyka powstania tzw. stałego zakładu (Permanent Establishment) w Polsce — przykładowo wtedy, gdy pracownik wykonuje czynności o charakterze reprezentacyjnym lub negocjuje umowy w imieniu firmy.

Zagraniczna firma co do zasady nie płaci podatków ani ZUS w Polsce, jeśli:

• nie ma oddziału ani stałego zakładu na terytorium Polski,
• współpraca odbywa się na zasadach B2B lub kontraktu,
• pracownik pracuje z domu, a nie z biura należącego do zagranicznej firmy,
• firma korzysta z EoR (wtedy EoR płaci podatki i składki).

Kiedy pojawia się ryzyko podatkowe?

Ryzyko pojawia się wtedy, gdy sposób działania firmy zagranicznej zaczyna spełniać kryteria tzw. stałego zakładu (Permanent Establishment, PE) na terytorium Polski. W praktyce oznacza to sytuacje, w których aktywność pracownika w Polsce przybiera charakter reprezentowania firmy, negocjowania lub zawierania umów w jej imieniu, prowadzenia działalności o kluczowym znaczeniu dla przedsiębiorstwa albo podejmowania decyzji mających realny wpływ na funkcjonowanie zagranicznego podmiotu.

Takie przypadki zdarzają się rzadko, ale warto je rozumieć, bo ich konsekwencje bywają poważne — powstanie stałego zakładu może oznaczać konieczność odprowadzania w Polsce podatku dochodowego od części działalności firmy, a niekiedy również obowiązek rejestracji do VAT lub raportowania w Polsce.

Najczęściej ryzyko PE pojawia się wtedy, gdy pracownik:

• ma umocowanie do zawierania umów lub podejmowania decyzji wiążących dla zagranicznego przedsiębiorcy,
• negocjuje warunki kontraktów, które później są formalnie podpisywane przez centralę,
• prowadzi regularną działalność operacyjną w Polsce, np. zarządza projektami, zasobami lub procesami mającymi kluczowe znaczenie dla firmy,
• pełni funkcję reprezentacyjną w relacjach z klientami lub partnerami, prezentując się jako „lokalne przedstawicielstwo”,
• pracuje w sposób sugerujący istnienie stałej infrastruktury biznesowej, np. korzysta z dedykowanego biura w Polsce lub struktury wsparcia, którą trudno uznać za działalność indywidualną.

Warto podkreślić, że samo zatrudnienie polskiego pracownika, który pracuje zdalnie z domu i wykonuje zadania o charakterze technicznym, projektowym czy administracyjnym, nie tworzy PE. Tak samo nie powstaje ono tylko dlatego, że firma ma liczne osoby pracujące z Polski — liczy się nie liczba pracowników, ale zakres ich uprawnień i charakter ich działań.

W praktyce większość zagranicznych firm zatrudnia Polaków bez żadnego ryzyka podatkowego — o ile pracownik nie pełni funkcji decyzyjnej, nie reprezentuje firmy wobec klientów w sposób wiążący, nie negocjuje umów i nie posiada formalnych pełnomocnictw. Wszelkie aktywności sprzedażowe, negocjacyjne czy reprezentacyjne warto natomiast wykonywać z poziomu kraju, w którym firma ma swoją siedzibę, lub przez dedykowanych pracowników tamtejszych struktur.

Wielu zagranicznych pracodawców korzysta ze wsparcia firm takich jak getsix®, aby lepiej zrozumieć polskie realia prawne, podatkowe i organizacyjne. Jeśli chcesz omówić swoją sytuację lub uzyskać wskazówki, zapraszamy do kontaktu.

Najlepsze praktyki dla zagranicznych firm zatrudniających pracowników z Polski

• Zawsze jasno określ formę współpracy (B2B, EoR, freelance) już na pierwszej rozmowie. Polscy kandydaci oczekują pełnej przejrzystości.
• Dopilnuj, aby umowa precyzyjnie definiowała zakres obowiązków, terminy, zasady poufności oraz przeniesienie praw autorskich.
• Podawaj konkurencyjne widełki wynagrodzeń oparte na realiach polskiego rynku.
• Zapewnij dobrze zorganizowany onboarding — polscy specjaliści przywiązują dużą wagę do jasnych procedur, zasad komunikacji i narzędzi pracy.
• Unikaj nadawania pracownikowi uprawnień do negocjowania lub zawierania umów w imieniu firmy, jeśli nie analizowałeś konsekwencji podatkowych (ryzyko PE).
• Buduj relacje oparte na wzajemnym szacunku — polscy specjaliści bardzo cenią kulturę pracy opartą na partnerstwie, a nie mikro-zarządzaniu.

Najczęstsze błędy zagranicznych pracodawców

Największym błędem jest próba zatrudnienia Polaka przez umowę o pracę wystawioną bezpośrednio przez zagranicznego pracodawcę bez posiadania lokalnej rejestracji. To może prowadzić do problemów z polskim prawem pracy, ZUS i podatkami.

Drugim poważnym błędem jest traktowanie B2B jak etatu — z narzucaniem czasu pracy, podporządkowaniem i obowiązkiem raportowania każdej godziny. Taka konstrukcja jest niezgodna z naturą współpracy B2B i może prowadzić do przekwalifikowania relacji na stosunek pracy.

Trzecim błędem jest zbyt słabe przygotowanie onboardingowe. Współpraca zdalna z osobą z innego kraju wymaga dobrego wdrożenia. Brak jasno określonych zasad pracy zdalnej, procedur komunikacji, zasad raportowania i zakresu obowiązków to prosta droga do nieporozumień i frustracji.

Podsumowanie – czy warto zatrudniać pracowników z Polski?

Zatrudnianie pracowników z Polski jest nie tylko legalne i stosunkowo łatwe, ale także bardzo opłacalne. Polscy specjaliści oferują wysoki poziom kompetencji, znakomite przygotowanie techniczne, dużą elastyczność i bardzo dobrą znajomość języków. Współpraca zdalna sprawdza się tu znakomicie, a różnorodne modele współpracy — od B2B po EoR — pozwalają idealnie dopasować formę zatrudnienia do realnych potrzeb firmy.
Najważniejsze jest zrozumienie, że zagraniczny pracodawca nie musi zakładać spółki w Polsce, aby zatrudnić polskiego pracownika. Wystarczy wybrać odpowiedni model, zadbać o dobre umowy i właściwy onboarding. Efekt końcowy to zespół, który może realnie zwiększyć konkurencyjność i efektywność firmy na rynku międzynarodowym.

Jeśli potrzebujesz wsparcia związanego z zatrudnianiem pracowników lub kontraktorów z Polski, możesz skontaktować się z zespołem getsix®. Pomagamy przedsiębiorcom uporządkować kwestie podatkowe, kadrowo-płacowe i organizacyjne, a także odpowiednio dobrać model współpracy. Jeżeli chcesz omówić swoją sytuację lub uzyskać wskazówki dotyczące dalszych kroków, z przyjemnością odpowiemy na pytania i wskażemy możliwe rozwiązania.

Ten artykuł to dopiero początek serii. W kolejnych częściach szczegółowo omówimy B2B, Employer of Record, kwestie podatkowe oraz koszty zatrudnienia. Razem stworzą one kompletny przewodnik dla zagranicznych przedsiębiorców chcących współpracować z polskimi pracownikami.

Jeśli mają Państwo pytania dotyczące opisanego tematu lub potrzebują Państwo dodatkowych informacji – zapraszamy do kontaktu:

Zadaj pytanie »

DZIAŁ DS. RELACJI Z KLIENTAMI

ELŻBIETA
NARON-GROCHALSKA
Główny Konsultant
ds. relacji z klientami
Grupa getsix

***