Praca zdalna z zagranicy a nowe wytyczne OECD – najważniejsze skutki dla pracowników i pracodawców w Polsce

Praca zdalna z zagranicy na stałe wpisała się w realia współczesnego rynku pracy. Modele „work from anywhere”, czasowe relokacje, długie pobyty prywatne połączone z wykonywaniem obowiązków zawodowych czy zagraniczny home office stały się codziennością – zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Z perspektywy podatkowej oznacza to jednak rosnącą złożoność oraz nowe ryzyka, zwłaszcza w obszarze zakładu podatkowego, opodatkowania wynagrodzeń oraz obowiązków w zakresie CIT i PIT.

Odpowiedzią na te wyzwania jest aktualizacja Komentarza do Modelowej Konwencji OECD z 18 listopada 2025 r., w której po raz pierwszy tak szeroko i precyzyjnie odniesiono się do pracy zdalnej z zagranicy. Choć Komentarz OECD nie jest źródłem prawa, w praktyce stanowi jeden z kluczowych punktów odniesienia dla organów podatkowych i sądów – również w Polsce.

Nowe wytyczne OECD 2025 – dlaczego są tak istotne?

Organizacja Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (OECD) zaktualizowała Komentarz do Modelowej Konwencji w sprawie podatku od dochodu i majątku, koncentrując się w szczególności na art. 5 Modelowej Konwencji, czyli definicji zakładu podatkowego (permanent establishment – PE).

Zmiany te wpisują się w szerszy trend dostosowywania międzynarodowych standardów podatkowych do realiów nowoczesnej gospodarki, w której:

• praca nie jest już ściśle związana z biurem,
• pracownicy wykonują obowiązki z wielu państw,
• granice między pobytem prywatnym a zawodowym coraz częściej się zacierają.

Aktualizacja nie zmienia literalnie treści art. 5, ale istotnie wpływa na sposób jego interpretacji. OECD odchodzi od uproszczonego, formalnego podejścia, przesuwając ciężar analizy na faktyczny model operacyjny i ekonomiczne znaczenie pracy wykonywanej z zagranicy.

Czym jest zakład podatkowy według OECD?

Zgodnie z art. 5 Modelowej Konwencji OECD, zakład podatkowy powstaje, gdy przedsiębiorstwo prowadzi działalność poprzez stałe miejsce, które:

• ma określony stopień trwałości,
• pozostaje do dyspozycji przedsiębiorstwa,
• służy wykonywaniu istotnej części działalności gospodarczej,
• nie ma wyłącznie charakteru pomocniczego lub przygotowawczego.

W nowym Komentarzu OECD jednoznacznie wskazano, że dom pracownika (home office) może – w określonych okolicznościach – spełniać te kryteria. Nie oznacza to jednak, że każdy przypadek pracy zdalnej z zagranicy automatycznie prowadzi do powstania zakładu.

Kluczowe staje się pytanie „dlaczego” i „w jaki sposób” praca jest wykonywana z danego państwa.

Praca zdalna z zagranicy – kiedy może powstać zakład podatkowy?

Kryterium czasu – 50% jako punkt odniesienia, nie automatyzm

OECD wprowadza orientacyjny próg 50% czasu pracy w okresie 12 miesięcy, który może wskazywać na konieczność pogłębionej analizy. Przekroczenie tego progu nie oznacza automatycznego powstania zakładu, ale sygnalizuje potencjalne ryzyko podatkowe.

Krótkotrwała, incydentalna praca z zagranicy – np. podczas wakacji lub wizyty rodzinnej – co do zasady nie powinna prowadzić do powstania zakładu.

Biznesowe uzasadnienie obecności pracownika za granicą

Najważniejszą zmianą w podejściu OECD jest podkreślenie powodu komercyjnego obecności pracownika w danym państwie. Ryzyko powstania zakładu podatkowego znacząco rośnie, jeżeli obecność pracownika:

• wynika z potrzeb biznesowych pracodawcy,
• przynosi przedsiębiorstwu wymierne korzyści gospodarcze,
• umożliwia obsługę lokalnego rynku lub klientów,
• pozwala działać w określonej strefie czasowej.

Szczególnie wrażliwe są funkcje:

• sprzedażowe,
• negocjacyjne,
• zarządcze i decyzyjne,
• kluczowe wsparcie operacyjne.

Jeżeli natomiast praca zdalna z zagranicy ma wyłącznie charakter osobisty (np. styl życia, sytuacja rodzinna), a pracodawca nie czerpie z niej dodatkowych korzyści biznesowych, ryzyko powstania zakładu jest znacznie niższe – nawet przy dłuższym pobycie.

Przykłady OECD – ta sama liczba dni, różne skutki podatkowe

OECD ilustruje nowe wytyczne licznymi przykładami:

• Pracownik wykonujący pracę z zagranicznego home office przez 60% czasu, bez kontaktów z lokalnymi klientami i bez biznesowego uzasadnienia obecności – nie tworzy zakładu.
• Ten sam wymiar pracy (60%) może jednak prowadzić do powstania zakładu, jeżeli pracownik:
• regularnie spotyka się z klientami w danym kraju,
• wspiera lokalny rynek,
• pełni funkcję kluczową dla modelu biznesowego.

Zagraniczny home office a opodatkowanie wynagrodzenia pracownika

Aktualizacja Komentarza OECD doprecyzowuje również zasady opodatkowania pracy najemnej wykonywanej z zagranicy.

Z punktu widzenia podatku dochodowego od osób fizycznych kluczowe znaczenie ma miejsce faktycznego wykonywania pracy, a nie:

• siedziba pracodawcy,
• miejsce podpisania umowy,
• formalna rezydencja podatkowa.

Najważniejsze wnioski:

• państwo, w którym praca jest faktycznie wykonywana, może uzyskać prawo do opodatkowania wynagrodzenia,
• zasada 183 dni nadal obowiązuje, ale jest coraz dokładniej monitorowana,
• jeżeli praca wykonywana jest na rzecz zakładu podatkowego w danym państwie – opodatkowanie może nastąpić niezależnie od liczby dni pobytu,
• firmy powinny identyfikować rzeczywiste „place of work”, czyli faktyczne miejsce wykonywania obowiązków.

Skutki podatkowe dla przedsiębiorstwa – CIT i nie tylko

Uznanie zagranicznej aktywności pracownika za działalność zakładu oznacza dla firmy:

• obowiązek przypisania części dochodu do zakładu,
• konieczność prowadzenia lokalnej ewidencji podatkowej,
• składania deklaracji CIT w innym państwie,
• potencjalne obowiązki w zakresie VAT,
• zwiększone ryzyko kontroli podatkowych.

Co powinni zrobić pracodawcy?

Nowe wytyczne OECD jasno pokazują, że brak formalnych zasad pracy zdalnej z zagranicy może prowadzić do niekontrolowanych konsekwencji podatkowych.

Rekomendowane działania obejmują:

• analizę, czy zagraniczny home office nie prowadzi do powstania zakładu,
• identyfikację funkcji kluczowych i dochodotwórczych,
• monitorowanie pobytów zagranicznych pracowników,
• wdrożenie procedur raportowania miejsca pracy,
• aktualizację polityk mobilności i „work from anywhere”,
• ponowną ocenę skutków w zakresie CIT, PIT, VAT i cen transferowych.

Polityka pracy zdalnej z zagranicy powinna regulować m.in.:

• zasady zgłaszania i akceptacji pracy z innego państwa,
• dopuszczalne okresy pobytu,
• zakres dozwolonych obowiązków,
• obowiązki raportowe pracowników,
• ocenę ryzyk podatkowych i ubezpieczeniowych.

Nowa perspektywa na mobilność pracowników

Aktualizacja Komentarza OECD z listopada 2025 r. nie wprowadza nowych przepisów, ale zmienia sposób patrzenia na znane konstrukcje podatkowe. Granice opodatkowania coraz częściej podążają za miejscem faktycznej pracy, a nie za formalną siedzibą pracodawcy.

Dla firm oznacza to konieczność świadomego zarządzania mobilnością pracowników oraz ryzykiem zakładu podatkowego. W wielu przypadkach niezbędne będzie zweryfikowanie dotychczasowych założeń i dostosowanie wewnętrznych polityk do nowych wytycznych OECD.

Warto pamiętać, że każdy przypadek pracy zdalnej z zagranicy wymaga indywidualnej analizy z uwzględnieniem lokalnych przepisów podatkowych oraz postanowień umów o unikaniu podwójnego opodatkowania. Komentarz OECD stanowi wskazówkę interpretacyjną – nie zastępuje analizy konkretnego stanu faktycznego.

Jeśli mają Państwo pytania dotyczące opisanego tematu lub potrzebują Państwo dodatkowych informacji – zapraszamy do kontaktu:

Zadaj pytanie »

DZIAŁ KADR I PŁAC

BARBARA
ROZWADOWSKA
Head of HR & Payroll Department
/ Senior Manager
getsix® Group

***