Nowe rozporządzenia do KSeF na 2026 rok. Najważniejsze zmiany dla firm

KSeF wchodzi w nowy etap – Minister Finansów i Gospodarki podpisał cztery kluczowe rozporządzenia wykonawcze, które precyzują funkcjonowanie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dokumenty wyjaśniają m.in., kiedy nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF, jak zmienią się faktury uproszczone oraz jakie będą zasady korzystania z systemu (w tym uprawnienia i ZAW-FA). Nowe przepisy określają także, jak wykazywać faktury w JPK_VAT z deklaracją od 1 lutego 2026 r. Dla przedsiębiorców te przepisy są równie ważne jak sama ustawa – bo to one określają, jak to będzie działać w praktyce.

W tym artykule omawiamy szczegółowo cztery rozporządzenia wykonawcze do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), ich skutki dla firm, przykłady wyłączeń, nowe obowiązki oraz co trzeba uwzględnić w procesach księgowych i systemach ERP.

---

Nowe rozporządzenia dla Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) na 2026. Kluczowe zmiany dla firm

KSeF wchodzi w nowy etap – Minister Finansów i Gospodarki podpisał cztery kluczowe rozporządzenia wykonawcze, które precyzują funkcjonowanie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dokumenty wyjaśniają m.in., kiedy nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF, jak zmienią się faktury uproszczone oraz jakie będą zasady korzystania z systemu (w tym uprawnienia i ZAW-FA). Nowe przepisy określają także, jak wykazywać faktury w JPK_VAT z deklaracją od 1 lutego 2026 r. Dla przedsiębiorców te przepisy są równie ważne jak sama ustawa – bo to one określają, jak to będzie działać w praktyce.

W tym artykule omawiamy szczegółowo cztery rozporządzenia wykonawcze do KSeF, ich skutki dla firm, przykłady wyłączeń, nowe obowiązki oraz co trzeba uwzględnić w procesach księgowych i systemach ERP.

---

KSeF – dlaczego rozporządzenia wykonawcze są tak ważne dla firm?

Wdrożenie KSeF to nie tylko zmiana sposobu wystawiania faktur. W praktyce oznacza to przebudowę procesów sprzedaży, księgowości, obiegu dokumentów i integracji systemów, a także nowy sposób raportowania w JPK. Ustawa wyznacza obowiązki i ramy, ale to rozporządzenia wykonawcze odpowiadają na pytania:

• kiedy KSeF nie będzie obowiązkowy,
• jakie szczegółowe dane muszą pojawić się na dokumentach,
• jak będą wyglądały uprawnienia do KSeF i metody uwierzytelniania,
• jak postępować z fakturami z załącznikami,
• jak wykazywać faktury z KSeF i spoza KSeF w JPK_VAT z deklaracją.

Podpisanie czterech rozporządzeń wykonawczych to krok, który dopina organizacyjnie i technicznie obowiązkowy KSeF – i jednocześnie wskazuje obszary, które dla firm mogą być szczególnie wrażliwe: wyjątki, faktury uproszczone, samofakturowanie, tryby offline i raportowanie.

getsix® oferuje kompleksowe rozwiązania z zakresu e-faktur, dopasowane do wielkości firmy i specyfiki branży. Pełna księgowość, uporządkowanie procesów finansowych oraz przygotowanie do KSeF 2.0 to elementy naszej kompleksowej obsługi – zapraszamy do kontaktu, aby poznać szczegóły.

---

KSeF 2026 – jakie rozporządzenia podpisał Minister Finansów i Gospodarki?

Podpisane zostały cztery akty wykonawcze dotyczące KSeF:

1. Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (Dz.U. poz. 1740).
2. Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 7 grudnia 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. poz. 1742).
3. Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz. U. poz. 1815).
4. Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 12 grudnia 2025 r. w sprawie zmiany rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz.U. 2025 poz. 1800).

W kolejnych sekcjach omawiamy każde z nich, pokazując, co oznacza dla przedsiębiorców.

---

Wyłączenia z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (Dz.U. poz. 1740)

KSeF a sytuacje, gdy faktura ustrukturyzowana nie jest wymagana

Pierwsze rozporządzenie (Dz.U. poz. 1740) wskazuje przypadki, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF. Kluczową przyczyną wyłączeń są ograniczenia techniczne schemy faktury ustrukturyzowanej – faktury w KSeF wystawia się według wzoru z art. 106gb ust. 8 ustawy o VAT, a pewne dokumenty (np. bilety jednorazowe czy specyficzne dokumenty finansowe) mają ustawowo dopuszczony węższy zakres danych i nie da się ich wprost odwzorować w KSeF.

Rozporządzenie ma charakter szczególny – nie znosi obowiązku KSeF, lecz wskazuje określone rodzaje czynności, które mogą być dokumentowane inaczej.

Lista wyłączeń – kiedy nie trzeba wystawiać faktury w systemie?

Rozporządzenie obejmuje sześć podstawowych obszarów:

1) KSeF a przejazdy autostradą płatną

Nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF w przypadku:

• świadczenia usług przejazdu autostradą płatną,
• udokumentowanych fakturami zawierającymi zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy o VAT (np. paragonem z NIP uznanym za fakturę).

To ważne dla firm z flotą samochodową, logistyką i transportem, które masowo gromadzą tego typu dokumenty.

2) KSeF a przewóz osób dokumentowany biletami

Wyłączenie dotyczy usług przewozu osób, jeśli są dokumentowane biletami uznanymi za faktury. Chodzi o przewóz na dowolną odległość m.in.:

• kolejami normalnotorowymi,
• taborem samochodowym,
• statkami pełnomorskimi,
• środkami żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej,
• promami,
• samolotami i śmigłowcami.

W praktyce oznacza to, że faktury wystawiane w formie biletu jednorazowego (uznane za faktury) pozostają poza KSeF jako dokumenty o węższym zakresie danych.

3) KSeF a kontrola i nadzór ruchu lotniczego (opłaty trasowe)

Rozporządzenie wyłącza obowiązek KSeF dla usług:

• kontroli i nadzoru ruchu lotniczego,
• za które pobierane są opłaty trasowe,
• dokumentowane fakturami wystawianymi miesięcznie przez Centralne Biuro Opłat Trasowych (CRCO) EUROCONTROL w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej.

To specyficzny sektorowy wyjątek, istotny zwłaszcza dla podmiotów z branży lotniczej.

4) KSeF a usługi finansowe i ubezpieczeniowe zwolnione z VAT

Wyłączenie obejmuje:

• usługi finansowe i ubezpieczeniowe zwolnione z VAT,
• dokumentowane fakturami uproszczonymi o węższym zakresie danych.

Dla firm oznacza to, że w tym segmencie KSeF nie będzie narzędziem obowiązkowym dla wszystkich faktur – a forma dokumentowania zależy od rodzaju usługi i zakresu danych wymaganych przepisami.

5) KSeF a samofakturowanie – nabywca zagraniczny bez NIP

KSeF nie jest obowiązkowy dla faktur wystawianych w ramach samofakturowania przez nabywcę będącego tzw. podmiotem zagranicznym, jeśli nie posiada NIP.

6) KSeF a samofakturowanie – sprzedawca zagraniczny bez NIP

Wyłączenie dotyczy także faktur wystawianych przez nabywcę w ramach samofakturowania, gdy do samofakturowania upoważnił go podatnik będący tzw. podmiotem zagranicznym, jeśli ten podatnik nie posiada NIP.

Wyjątek od wyłączenia – kiedy mimo braku obowiązku można wystawić fakturę w KSeF?

Rozporządzenie przewiduje szczególny przypadek, w którym nabywca zagraniczny bez NIP może wystawić fakturę w KSeF. Dzieje się tak w przypadku WDT, gdy taki nabywca jest zidentyfikowany w swoim państwie członkowskim numerem VAT UE. To istotne, bo pokazuje, że przepisy dopuszczają możliwość użycia systemu w określonych scenariuszach, mimo że obowiązku nie ma.

---

KSeF a faktury uproszczone – co zmienia rozporządzenie

KSeF i nowe wymagania dla faktur uproszczonych od 1 lutego 2026 r.

Drugie rozporządzenie (Dz.U. poz. 1742) dostosowuje zasady wystawiania faktur uproszczonych do obowiązkowego KSeF.

W szczególności dotyczy to:

• podatników zwolnionych z VAT,
• transakcji zwolnionych z VAT dokumentowanych fakturami uproszczonymi.

Najważniejsza zmiana jest praktyczna i jednoznaczna:

Od 1 lutego 2026 r. faktury uproszczone wystawiane w KSeF muszą zawierać NIP wystawcy.

Podawanie NIP wystawcy staje się konieczne, ponieważ numer ten jest niezbędny do realizacji obowiązku wystawiania faktur w KSeF – to element identyfikacji w systemie.

KSeF a faktury uproszczone poza systemem

Rozporządzenie podkreśla też utrzymanie zasady, że gdy faktura uproszczona jest wystawiana poza KSeF, podatnik nadal nie musi podawać NIP wystawcy:

• faktury uproszczone w KSeF – z NIP wystawcy,
• faktury uproszczone poza KSeF – bez obowiązku NIP wystawcy (w określonych przypadkach).

NIP nabywcy na fakturze uproszczonej

Dodatkowo:

• NIP nabywcy, o ile się nim posługuje, powinien być podawany na fakturze uproszczonej.

To istotne dla rozliczeń B2B i identyfikacji stron transakcji.

---

Jak korzystać z KSeF – uprawnienia, ZAW-FA i uwierzytelnianie

Zasady działania dla podatników i integratorów

Trzecie rozporządzenie (z 12 grudnia 2025 r.) w sprawie korzystania z KSeF to akt o największym znaczeniu organizacyjnym.

Nie opisuje wyjątków czy danych na fakturze, tylko reguluje:

• kto i jak korzysta z KSeF,
• jak nadaje się uprawnienia,
• jak wygląda uwierzytelnianie,
• jak obsługiwane są faktury z załącznikami,
• jak znakować faktury udostępniane poza KSeF.

Z perspektywy przedsiębiorcy jest to dokument, który wpływa bezpośrednio na wdrożenie i bezpieczeństwo procesów.

KSeF – uprawnienia i procedury (w tym ZAW-FA)

Rozporządzenie określa:

• rodzaje uprawnień do korzystania z KSeF,
• procedury nadawania i odbierania uprawnień,
• oraz wzór zawiadomienia ZAW-FA.

Dla firm oznacza to konieczność ułożenia polityki wewnętrznej: kto wystawia faktury w KSeF, kto je odbiera, kto ma dostęp do danych i jak obsługiwać delegowanie uprawnień.

Uwierzytelnienie i potwierdzanie tożsamości

Rozporządzenie reguluje:

• metody uwierzytelniania użytkowników,
• wymagania techniczne,
• potwierdzanie tożsamości wystawcy faktury (np. przy użyciu certyfikatu).

W praktyce oznacza to, że wdrożenie KSeF nie jest tylko kwestią wysyłki XML, ale także mechanizmu identyfikacji użytkowników i bezpieczeństwa.

Dostęp do faktur bez dodatkowego uwierzytelniania

Uregulowany został także:

• zakres danych potrzebnych do uzyskania dostępu do faktur w KSeF bez dodatkowego uwierzytelniania.

To istotne dla automatyzacji, integracji systemów księgowych, obiegu dokumentów i dostępu w modelach usługowych.

Oznaczanie faktur udostępnianych poza systemem

Rozporządzenie mówi o zasadach oznaczania faktur przesyłanych do KSeF i udostępnianych poza systemem tak, by zapewnić:

• weryfikację,
• autentyczność pochodzenia,
• integralność treści.

Dla przedsiębiorców to ważne w kontekście relacji z kontrahentami: nie każdy odbiorca będzie korzystał z tych samych kanałów, a jednocześnie dokument musi dać się wiarygodnie zweryfikować.

Faktury z załącznikami – procedura i wymagania techniczne

Jednym z najbardziej praktycznych elementów rozporządzenia są procedury dotyczące faktur z załącznikami:

• od zgłoszenia zamiaru ich wystawiania,
• przez potwierdzenie możliwości,
• po wymagania techniczne.

To szczególnie ważne dla branż, gdzie faktura jest tylko „okładką”, a szczegóły rozliczenia są w załączniku (np. rozliczenia usług, opłaty, zestawienia, raporty).

---

JPK_VAT w KSeF od 1 lutego 2026 r. – numer KSeF, oznaczenia OFF/BFK/DI i zasady korekt

JPK_VAT dostosowany do KSeF – co się zmienia?

Czwarty akt wykonawczy (z 12 grudnia 2025 r.) dostosowuje rozporządzenie o danych zawartych w deklaracjach i ewidencji VAT do zmian ustawowych oraz do praktycznego działania KSeF.

Sedno zmiany:

• w ewidencji sprzedaży i zakupu w JPK_VAT z deklaracją ma pojawić się numer KSeF faktury,
• a jednocześnie przewidziano sposób ujmowania dokumentów spoza KSeF.

Jeśli chcesz poznać szczegóły dotyczące oznaczeń OFF, BFK i DI, obowiązku wykazywania numeru KSeF po stronie zakupu oraz zasad korekt po nadaniu numeru KSeF, zobacz nasz wcześniejszy artykuł: Projekt rozporządzenia: nowe oznaczenia faktur w JPK_VAT w związku z KSeF.

KSeF w JPK_VAT – nowe oznaczenia (OFF, BFK, DI)

Wprowadzono trzy oznaczenia umożliwiające wykazanie dokumentów innych niż faktury z KSeF:

• OFF – faktura, o której mowa w art. 106nf ustawy, bez numeru KSeF na dzień złożenia ewidencji,
• BFK – faktura elektroniczna lub papierowa,
• DI – dowód inny niż faktura wystawiona za pośrednictwem KSeF.

To ważne dla firm, ponieważ w praktyce przez pewien czas (a w wyjątkach także stale) będą funkcjonowały równolegle:

• faktury z KSeF,
• faktury poza KSeF,
• dokumenty inne niż faktury.

Numer KSeF w JPK_VAT – niezależnie od trybu wystawienia faktury

Podanie numeru KSeF dotyczy faktur wystawionych w KSeF bez względu na tryb:

• tryb standardowy,
• offline24,
• awaria,
• niedostępność systemu.

W każdym przypadku w JPK wykazuje się numer KSeF według stanu na dzień złożenia JPK_VAT z deklaracją.

Korekty JPK – kiedy nie trzeba korygować, a kiedy trzeba?

Rozporządzenie zawiera bardzo praktyczne wyjaśnienie, istotne dla obciążeń po stronie firm:
Zasadniczo nie ma wymogu korygowania ewidencji tylko po to, by uzupełnić numer KSeF

Jeśli w dniu złożenia JPK numer KSeF nie był jeszcze nadany, rozporządzenie nie nakazuje automatycznej korekty.

Wyjątek – offline24 po złożeniu JPK

Obowiązek korekty pojawia się wyłącznie w sytuacji, gdy:

• faktury sprzedażowe były ujęte w ewidencji sprzedaży,
• zostały wystawione w trybie offline24,
• a numer KSeF został nadany już po złożeniu JPK_VAT z deklaracją.

W praktyce MF wskazuje, że takie przypadki mają być sporadyczne, bo terminy są tak skonstruowane, że zwykle zdąży się uzyskać numer KSeF wcześniej.

Automatyzacja – mniejsze obciążenia dla podatników

W wyjaśnieniach przedstawionych przez Ministerstwo Finansów wskazano również, że:

• w oprogramowaniu MF (e-mikrofirma) planowane są rozwiązania automatycznie zasilające JPK_VAT fakturami otrzymanymi w KSeF wraz z numerem KSeF,
• w systemach komercyjnych można przewidzieć analogiczne integracje i powiązania między systemem księgowym a KSeF.

Termin stosowania zmian w JPK_VAT

Rozporządzenie dotyczy ewidencji JPK_VAT z deklaracją składanych za okresy rozliczeniowe od 1 lutego 2026 r. Ujednolicenie daty ma ograniczyć koszty i niepotrzebne zmiany w firmach (w kontekście obowiązków KSeF).

---

KSeF w praktyce – co przedsiębiorcy powinni zrobić po podpisaniu rozporządzeń?

Poniżej praktyczna lista obszarów, które – biorąc pod uwagę opisane rozporządzenia – powinny znaleźć się na liście kontrolnej każdej firmy.

1) Zmapuj, czy korzystasz z wyłączeń (Dz.U. poz. 1740)

Firmy powinny odpowiedzieć sobie na pytanie:

Czy w naszych kosztach lub przychodach występują dokumenty wyłączone z obowiązku KSeF, np.:

• bilety jednorazowe za przewóz osób,
• dokumenty za przejazdy autostradą płatną,
• faktury/specyficzne dokumenty finansowo-ubezpieczeniowe,
• samofakturowanie z podmiotami zagranicznymi bez NIP?

Jeśli tak – trzeba przygotować procedury, jak te dokumenty trafią do księgowości i do JPK (BFK/DI lub inne właściwe oznaczenia).

2) Przeanalizuj zasady faktur uproszczonych (Dz.U. poz. 1742)

W obiegu faktur uproszczonych trzeba uwzględnić różnicę:

• w KSeF – NIP wystawcy będzie obowiązkowy,
• poza KSeF – w niektórych przypadkach nadal nie trzeba go podawać.

Firmy muszą zadbać, aby systemy fakturujące rozróżniały te scenariusze, szczególnie przy sprzedaży zwolnionej z VAT.

3) Uporządkuj uprawnienia i odpowiedzialności (ZAW-FA)

Ważnym elementem jest zarządzanie dostępami:

• kto jest uprawniony do wystawiania w KSeF,
• kto ma prawo do odbioru i podglądu,
• kto zarządza uprawnieniami,
• jakie role ma biuro rachunkowe lub operator zewnętrzny.

To obszar, który ma realny wpływ na ryzyko błędów i nadużyć.

4) Dostosuj raportowanie (numer KSeF + OFF/BFK/DI)

Księgowość i systemy powinny przygotować się na:

• przechowywanie i przenoszenie numeru KSeF do JPK,
• obsługę oznaczeń OFF/BFK/DI,
• zrozumienie sytuacji korekt (offline24).

5) Przygotuj się na procesy techniczne i faktury z załącznikami

Jeśli firma wystawia faktury z załącznikami (zestawienia, raporty, rozliczenia), konieczne będzie:

• określenie, kiedy faktura ma załącznik,
• przygotowanie procesu zgłoszenia i wymagań,
• dostosowanie integracji i formatów.

getsix® wspiera firmy w procesie dostosowania do KSeF. Jako partner Microsoft wdrażamy system Microsoft Dynamics 365 Business Central, w pełni zintegrowany z KSeF i usprawniający procesy finansowo-księgowe. Oferujemy również Customer Invoice and Workflow Portal wraz z aplikacją mobilną – nowoczesne narzędzie do obiegu, zatwierdzania i weryfikacji faktur. Zachęcamy do kontaktu z zespołem getsix®, aby dobrać optymalne rozwiązanie dla swojej firmy i przygotować ją do nadchodzących zmian.

---

KSeF 2026 – co dają przedsiębiorcom cztery rozporządzenia MF?

Cztery rozporządzenia wykonawcze do KSeF tworzą kompletną mapę wdrożenia:

• wyłączają określone dokumenty z obowiązku KSeF, tam gdzie technicznie nie da się ich wystawić jako faktury ustrukturyzowane,
• doprecyzowują faktury uproszczone i wskazują, że w KSeF wymagany jest NIP wystawcy,
• porządkują zasady korzystania z KSeF: uprawnienia, ZAW-FA, uwierzytelnianie, dostęp, oznaczenia, załączniki,
• łączą KSeF z JPK_VAT: numer KSeF w ewidencji i trzy oznaczenia dla dokumentów spoza KSeF (OFF/BFK/DI),
• ograniczają obciążenia korektami JPK – korekty nie są automatyczne, wyjątek dotyczy offline24 po nadaniu numeru KSeF.

Dla firm oznacza to jedno: wdrożenie KSeF to projekt organizacyjno-techniczny, który dotyczy nie tylko fakturowania, ale też ewidencji VAT, raportowania, integracji systemów i zarządzania uprawnieniami.

---

Podstawa prawna:

• Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 7 grudnia 2025 r. w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (Dz.U. 2025 poz. 1740).
• Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 7 grudnia 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. 2025 poz. 1742).
• Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. 2025 poz. 1815).
• Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 12 grudnia 2025 r. w sprawie zmiany rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz.U. 2025 poz. 1800).

***