Księgowość w Polsce w 2026 roku – co powinien wiedzieć zagraniczny przedsiębiorca?

Polska pozostaje jednym z najbardziej atrakcyjnych rynków w Europie Środkowo-Wschodniej dla zagranicznych inwestorów i przedsiębiorców. Stabilna gospodarka, dostęp do rynku UE oraz rozwinięta infrastruktura biznesowa sprawiają, że coraz więcej firm decyduje się na rozpoczęcie działalności właśnie tutaj. Jednym z kluczowych obszarów, który wymaga dobrego zrozumienia, jest księgowość w Polsce oraz związane z nią obowiązki prawne i podatkowe.

Rok 2026 przynosi nie tylko kontynuację dotychczasowych zasad rachunkowości, ale również istotne zmiany organizacyjne i technologiczne, w tym powszechne wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dla zagranicznych przedsiębiorców oznacza to konieczność odpowiedniego przygotowania procesów finansowych i współpracy z doświadczonym partnerem księgowym.

Jak funkcjonuje księgowość w Polsce?

Księgowość w Polsce opiera się przede wszystkim na ustawie o rachunkowości z 29 września 1994 r., która określa zasady prowadzenia ewidencji księgowej, sporządzania sprawozdań finansowych oraz przechowywania dokumentacji. Ustawa ta stanowi podstawowy akt prawny regulujący rachunkowość i ma zastosowanie do większości podmiotów prowadzących działalność gospodarczą w Polsce. Uzupełnieniem tych regulacji są przepisy podatkowe, w szczególności dotyczące podatku dochodowego oraz VAT, a także krajowe standardy rachunkowości, które doprecyzowują sposób ujmowania i wyceny poszczególnych zdarzeń gospodarczych.

W określonych przypadkach przedsiębiorcy mogą – lub muszą – stosować Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (MSSF / IFRS). Dotyczy to m.in. spółek notowanych na giełdzie, instytucji finansowych oraz podmiotów należących do międzynarodowych grup kapitałowych. Część firm może również zdecydować się na stosowanie IFRS dobrowolnie, jeśli ułatwia to raportowanie do zagranicznych inwestorów lub spółek dominujących.

System księgowy w Polsce ma charakter formalny i szczegółowo uregulowany, co oznacza, że przedsiębiorcy są zobowiązani do prowadzenia ksiąg w sposób rzetelny, kompletny i zgodny z obowiązującymi przepisami. W praktyce obejmuje to m.in. bieżące ewidencjonowanie wszystkich operacji gospodarczych, terminowe sporządzanie sprawozdań finansowych oraz archiwizowanie dokumentacji księgowej przez okresy wskazane w ustawie. Księgi rachunkowe co do zasady prowadzone są w języku polskim i w walucie polskiej, niezależnie od tego, czy właściciel firmy jest podmiotem krajowym czy zagranicznym.

Jednocześnie polskie prawo rachunkowe dopuszcza pewną elastyczność organizacyjną. Przedsiębiorcy mają możliwość dostosowania struktury planu kont, metod ewidencji czy szczegółowych rozwiązań księgowych do specyfiki swojej działalności, branży oraz wielkości firmy. Warunkiem jest jednak prawidłowe opisanie tych zasad w polityce rachunkowości, która stanowi kluczowy dokument wewnętrzny każdej jednostki i podlega kontroli m.in. podczas audytów lub kontroli podatkowych.

Dla zagranicznych przedsiębiorców oznacza to, że choć księgowość w Polsce wymaga spełnienia wielu formalnych wymogów, to przy odpowiednim zaprojektowaniu systemu księgowego oraz wsparciu doświadczonego biura rachunkowego możliwe jest efektywne połączenie zgodności z przepisami z praktycznymi potrzebami biznesowymi.

Formy prowadzenia księgowości – uproszczona i pełna

W Polsce funkcjonują dwie podstawowe formy prowadzenia ewidencji księgowej, których wybór zależy od formy prawnej działalności, skali biznesu oraz wysokości osiąganych przychodów:

• księgowość uproszczona, obejmująca m.in. podatkową księgę przychodów i rozchodów (KPiR) oraz ewidencję przychodów prowadzoną w ramach ryczałtu,
• księgi rachunkowe, czyli tzw. pełna księgowość, oparta na zasadach ustawy o rachunkowości.

Księgowość uproszczona jest rozwiązaniem prostszym organizacyjnie i mniej sformalizowanym. Jej głównym celem jest prawidłowe ustalenie podstawy opodatkowania i rozliczenie podatków, dlatego zakres informacji finansowych jest ograniczony w porównaniu z pełnymi księgami. Z tej formy mogą korzystać wybrane podmioty, przede wszystkim osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, a także niektóre spółki osobowe, takie jak spółki cywilne, jawne czy partnerskie osób fizycznych — pod warunkiem, że ich przychody nie przekroczą ustawowego limitu.

Księgi rachunkowe, czyli pełna księgowość, zapewniają znacznie szerszy i bardziej szczegółowy obraz sytuacji finansowej przedsiębiorstwa. Obejmują one ewidencję wszystkich zdarzeń gospodarczych, sporządzanie sprawozdań finansowych oraz stosowanie zasad rachunkowości określonych w ustawie. Ten model jest bardziej wymagający pod względem organizacyjnym i formalnym, ale jednocześnie umożliwia dokładną analizę wyników finansowych, struktury kosztów, aktywów i zobowiązań.

Dla wielu zagranicznych przedsiębiorców kluczową informacją jest fakt, że spółki kapitałowe, takie jak spółka z ograniczoną odpowiedzialnością czy spółka akcyjna, zawsze muszą prowadzić księgi rachunkowe, niezależnie od wysokości osiąganych przychodów. Obowiązek ten wynika bezpośrednio z formy prawnej i ma zastosowanie już od momentu rozpoczęcia działalności. W praktyce oznacza to, że zagraniczni inwestorzy planujący wejście na polski rynek poprzez spółkę kapitałową powinni od początku przygotować się na prowadzenie pełnej księgowości zgodnie z polskimi przepisami.

Coraz częściej przedsiębiorcy – zarówno krajowi, jak i zagraniczni – decydują się również na dobrowolne przejście na księgi rachunkowe, nawet jeśli formalnie nie mają takiego obowiązku. Wynika to m.in. z potrzeby lepszego raportowania finansowego, wymagań inwestorów lub banków, a także z rosnącej skali działalności i konieczności dostosowania systemów księgowych do bardziej zaawansowanych procesów biznesowych.

Digitalizacja księgowości i KSeF w 2026 roku

Jednym z najważniejszych i najbardziej przełomowych tematów w obszarze księgowości w Polsce w 2026 roku jest wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Jest to centralny, państwowy system teleinformatyczny, który zakłada obowiązkowe wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych w formie elektronicznej. Faktury te będą przesyłane oraz przechowywane za pośrednictwem KSeF, co oznacza istotną zmianę w dotychczasowym sposobie dokumentowania sprzedaży i zakupów.

Zgodnie z aktualnym harmonogramem wdrożenia:

• od 1 lutego 2026 r. obowiązek korzystania z KSeF obejmie największych podatników, w szczególności podmioty spełniające kryteria wysokiego poziomu obrotów określone przez Ministerstwo Finansów,
• od 1 kwietnia 2026 r. system stanie się obowiązkowy dla pozostałych przedsiębiorców, w tym małych i średnich firm.

W praktyce oznacza to, że zdecydowana większość podmiotów prowadzących działalność gospodarczą w Polsce będzie zobowiązana do dostosowania swoich procesów księgowych oraz systemów informatycznych do nowych wymogów. Po wejściu w życie obowiązku KSeF faktury objęte systemem powinny być wystawiane w formie faktur ustrukturyzowanych za jego pośrednictwem. Wystawianie faktur poza KSeF może być traktowane jako naruszenie obowiązujących przepisów i wiązać się z konsekwencjami organizacyjnymi, podatkowymi oraz ryzykiem sankcji.

Wdrożenie KSeF wymaga integracji systemów finansowo-księgowych z platformą rządową, zmiany obiegu dokumentów oraz dostosowania procedur wewnętrznych, takich jak proces akceptacji faktur, archiwizacja dokumentów czy raportowanie finansowe. Szczególnego znaczenia nabiera automatyzacja procesów księgowych oraz uporządkowanie danych, ponieważ faktury ustrukturyzowane muszą spełniać ściśle określone wymogi techniczne i formalne.

Dla firm zagranicznych prowadzących działalność w Polsce KSeF stanowi dodatkowe wyzwanie. Różnice językowe, odmienne standardy dokumentowania transakcji oraz brak znajomości lokalnych regulacji sprawiają, że wsparcie doświadczonego partnera księgowego i technologicznego staje się w tym obszarze kluczowe. Odpowiednie przygotowanie do KSeF pozwala nie tylko uniknąć ryzyka błędów i przestojów operacyjnych, ale także wykorzystać digitalizację jako element usprawniający zarządzanie finansami oraz komunikację z administracją skarbową.

W dłuższej perspektywie KSeF stanowi element szerszego procesu cyfryzacji księgowości w Polsce, który zmierza w kierunku większej transparentności, automatyzacji i standaryzacji danych finansowych. Dla przedsiębiorców – w szczególności tych działających międzynarodowo – oznacza to konieczność dostosowania się do nowych realiów, ale również realną szansę na bardziej efektywne i nowoczesne prowadzenie księgowości.

Outsourcing księgowości – praktyczne rozwiązanie dla firm zagranicznych w Polsce

Dla wielu zagranicznych przedsiębiorców prowadzących działalność w Polsce outsourcing księgowości jest nie tylko wygodnym, ale wręcz strategicznym rozwiązaniem. Polski system rachunkowości i podatków charakteryzuje się wysokim stopniem formalizacji, częstymi zmianami przepisów oraz specyficznymi obowiązkami sprawozdawczymi, które mogą stanowić istotne wyzwanie dla firm nieznających lokalnych realiów. Powierzenie księgowości zewnętrznemu partnerowi pozwala zminimalizować ryzyko błędów, opóźnień i nieprawidłowości, a jednocześnie zapewnia pełną zgodność z obowiązującymi regulacjami.

Outsourcing daje również dostęp do bieżącej wiedzy o zmianach prawnych, interpretacjach podatkowych oraz praktyce organów administracji. Jest to szczególnie istotne w kontekście nadchodzących zmian, takich jak obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF), nowe wymogi raportowe czy dalsza digitalizacja procesów księgowych. Dla firm zagranicznych oznacza to możliwość skoncentrowania się na rozwoju działalności operacyjnej i biznesowej, bez konieczności budowania własnego zespołu księgowego w Polsce.

getsix® wspiera zagraniczne przedsiębiorstwa na każdym etapie ich obecności na polskim rynku – od rozpoczęcia działalności i wdrożenia księgowości zgodnej z polskimi przepisami, przez bieżącą obsługę finansowo-księgową i podatkową, aż po zaawansowane raportowanie zarządcze i wsparcie w kontaktach z instytucjami publicznymi. Obsługa prowadzona jest w językach obcych i dostosowana do potrzeb międzynarodowych struktur organizacyjnych.

Istotnym elementem oferty getsix® są również nowoczesne rozwiązania cyfrowe. getsix® e-Services, w tym platforma Customer Extranet oraz Customer Invoice and Workflow Portal, umożliwiają bezpieczną wymianę dokumentów, cyfryzację obiegu i akceptacji faktur, monitorowanie statusu dokumentów w czasie rzeczywistym oraz integrację z KSeF. Automatyzacja procesów księgowych – m.in. w środowisku Microsoft Dynamics 365 Business Central – pozwala na zwiększenie efektywności, przejrzystości i kontroli nad danymi finansowymi, co ma szczególne znaczenie dla firm działających w modelu międzynarodowym.

Księgowość w Polsce w 2026 roku – podsumowanie

Rok 2026 będzie kolejnym etapem profesjonalizacji i cyfryzacji księgowości w Polsce. Nowe regulacje, obowiązkowy KSeF oraz rosnąca rola narzędzi informatycznych sprawiają, że prowadzenie księgowości wymaga nie tylko znajomości przepisów, ale również odpowiedniego zaplecza technologicznego i organizacyjnego. Dla zagranicznych przedsiębiorców oznacza to zarówno pojawienie się nowych obowiązków, jak i realną szansę na usprawnienie procesów finansowych oraz poprawę jakości zarządzania.

Zrozumienie lokalnych zasad rachunkowości, struktury podatkowej oraz nadchodzących zmian – w szczególności związanych z e-fakturowaniem i digitalizacją – jest kluczowe dla bezpiecznego, stabilnego i zgodnego z przepisami prowadzenia działalności w Polsce. Brak odpowiedniego przygotowania może skutkować ryzykiem formalnym, podatkowym i operacyjnym.

Współpraca z doświadczonym partnerem księgowym w Polsce pozwala przedsiębiorcom zagranicznym skupić się na rozwoju biznesu, ekspansji rynkowej i realizacji celów strategicznych, pozostawiając kwestie księgowe, podatkowe i raportowe w rękach specjalistów. W dynamicznie zmieniającym się otoczeniu regulacyjnym profesjonalne wsparcie staje się jednym z kluczowych elementów sukcesu na polskim rynku. Skontaktuj się z nami.

Jeśli mają Państwo pytania dotyczące opisanego tematu lub potrzebują Państwo dodatkowych informacji – zapraszamy do kontaktu:

Zadaj pytanie »

DZIAŁ DS. RELACJI Z KLIENTAMI

ELŻBIETA
NARON-GROCHALSKA
Główny Konsultant
ds. relacji z klientami
Grupa getsix

***