KSeF a zagraniczni kontrahenci – problemy z definicją „stałego miejsca działalności” i skutki dla przedsiębiorstw
Krajowy System e-Faktur (KSeF), który zacznie obowiązywać w 2026 roku, nie ograniczy się wyłącznie do firm mających siedzibę w Polsce. Regulacje obejmą również zagraniczne podmioty, które prowadzą w Polsce działalność za pośrednictwem tzw. stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce (ang. fixed establishment, FE).
Choć sama konstrukcja przepisu wydaje się prosta, praktyka pokazuje, że ustalenie, kiedy powstaje taki obowiązek, rodzi więcej wątpliwości niż odpowiedzi – zarówno po stronie zagranicznych sprzedawców, jak i ich polskich kontrahentów.
W tym artykule znajdziesz:
Obowiązek KSeF – kogo dotyczy i od kiedy?
Zgodnie z nowelizacją ustawy o VAT, obowiązkowe e-fakturowanie wejdzie w życie etapowo:
- od 1 lutego 2026 r. – obowiązek dotyczyć będzie podatników, których obrót brutto za 2024 rok przekroczył 200 mln zł,
- od 1 kwietnia 2026 r. – przepisy obejmą wszystkich pozostałych podatników, zarówno czynnych, jak i zwolnionych z VAT.
Do tej grupy zaliczają się również zagraniczne firmy posiadające stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (FE) w Polsce, nawet jeśli nie mają tu siedziby.
Kiedy KSeF nie obowiązuje?
Na gruncie art. 106 ust. 2 pkt 1 i 2 ustawy o VAT, z obowiązku korzystania z KSeF wyłączono:
- podatników, którzy nie mają ani siedziby, ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce;
- podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, którzy posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę.
Pozornie zasady te wydają się przejrzyste. W praktyce jednak prowadzą do licznych pytań interpretacyjnych oraz niepewności co do poprawności wystawiania i odbioru faktur. Już samo ustalenie, czy dany podmiot zagraniczny ma stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, staje się problematyczne. A gdy dochodzi do tego kwestia jego faktycznego „uczestnictwa” w transakcji – pojawiają się dalsze wątpliwości, które przenoszą się również na polskich kontrahentów.
Stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (FE) – kluczowy problem w rozliczeniach z zagranicznymi firmami
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF przez zagraniczne podmioty został powiązany z istnieniem w Polsce tzw. stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, czyli faktycznej struktury firmy funkcjonującej w Polsce, choć bez formalnej siedziby. Jednak ani przepisy krajowe, ani unijne nie dają jasnych kryteriów, które jednoznacznie pozwalałyby ustalić, kiedy taki status występuje. W efekcie, zamiast ułatwienia w rozliczeniach, nowe regulacje mnożą wątpliwości po obu stronach transakcji.
Brak precyzyjnej definicji i skutki praktyczne
Zgodnie z art. 11 rozporządzenia wykonawczego Rady UE nr 282/2011, FE to:
Problem w tym, że każda sytuacja wymaga osobnej analizy – liczy się zarówno charakter infrastruktury w Polsce, jak i stopień jej zaangażowania w realizację danej transakcji.
Sama obecność pracowników, magazynu czy sprzętu nie oznacza jeszcze, że powstało FE. Kluczowe jest, czy dana struktura uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, a więc czy wystawiona faktura ma związek z działalnością prowadzoną przez to konkretne miejsce.
Niepewność prawna i lawina interpretacji
W obliczu niejasności wielu przedsiębiorców decyduje się na wystąpienie o interpretacje indywidualne, by potwierdzić, czy podlegają obowiązkowi e-fakturowania. Równocześnie zapowiadane przez Ministerstwo Finansów wyjaśnienia nie gwarantują pełnej ochrony ani jednolitego stosowania przepisów – każdy przypadek może zostać oceniony inaczej, w zależności od kontekstu.
Ten brak przejrzystości przenosi się również na polskich nabywców, którzy nie zawsze są w stanie zweryfikować, czy zagraniczny kontrahent prawidłowo stosuje KSeF. Tymczasem błędna forma faktury może komplikować rozliczenia podatkowe i prowadzić do konieczności składania korekt.
Zgodność przepisów z decyzją derogacyjną – wątpliwości pozostają
Dodatkowe wątpliwości budzi zgodność polskich przepisów z decyzją derogacyjną Komisji Europejskiej, która umożliwiła wprowadzenie KSeF. Upoważnienie to dotyczyło bowiem wyłącznie podmiotów posiadających siedzibę w Polsce.
Tymczasem nowelizacja ustawy o VAT obejmuje również firmy zagraniczne z FE w Polsce. W ocenie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach (październik 2024), takie rozszerzenie może wykraczać poza upoważnienie Komisji – co podważa legalność obowiązku KSeF wobec tych firm.
Sąd uznał, że rozszerzenie obowiązku e-fakturowania na podmioty bez siedziby w Polsce, ale z FE, może nie mieć podstaw w unijnym prawie.
Co mogą zrobić przedsiębiorcy? Praktyczne konsekwencje i działania zabezpieczające
Wobec braku jasnych definicji, rozbieżnych interpretacji i sporów co do zgodności przepisów z unijnym prawem, zarówno zagraniczne firmy, jak i ich polscy kontrahenci stają przed koniecznością samodzielnego zabezpieczenia swojej sytuacji podatkowej. Szczególnie istotne jest tu odpowiednio wczesne ustalenie, czy zagraniczny podmiot posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (FE), które uczestniczy w transakcjach objętych obowiązkiem e-fakturowania.
Wątpliwości w tym zakresie nie powinny być pozostawiane bez reakcji. W praktyce przedsiębiorcy mają kilka możliwości:
- Dobrowolne stosowanie KSeF
- Wystąpienie o interpretację indywidualną
- Samofakturowanie
- Wdrożenie kontroli po stronie nabywcy
Nawet bez obowiązku prawnego, niektóre firmy mogą zdecydować się na e-fakturowanie, by ograniczyć ryzyko formalne i uprościć współpracę z polskimi partnerami. Wymaga to dostosowania systemów IT i procesów.
To sposób na formalne potwierdzenie, czy firma podlega obowiązkowi KSeF. Daje ochronę, ale nie zawsze jednoznaczność – interpretacje mogą być kwestionowane.
W przypadku stałej współpracy możliwe jest zawarcie umowy, w której to nabywca wystawia faktury w imieniu zagranicznego dostawcy. Rozwiązanie wymaga ustaleń formalnych i dobrej koordynacji.
Polskie firmy powinny monitorować, czy otrzymały wszystkie faktury przez KSeF – zwłaszcza faktury korygujące. Brak odpowiednich procedur może skutkować opóźnieniem rozliczeń lub koniecznością korekt.
Każde z powyższych rozwiązań wymaga czasu, zasobów i odpowiedniego przygotowania. Wspólnym celem wszystkich działań powinno być zminimalizowanie ryzyka błędów formalnych i zapewnienie zgodności z obowiązującymi przepisami – nawet tam, gdzie nie są one jednoznaczne.
Obowiązkowy KSeF wprowadza nową jakość w fakturowaniu, ale zarazem stawia przed zagranicznymi przedsiębiorcami i ich polskimi partnerami szereg trudnych pytań. Kluczowym z nich pozostaje ustalenie, czy zagraniczny podmiot posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (FE) i czy uczestniczy w transakcjach, które podlegają e-fakturowaniu. Brak precyzyjnej definicji i praktycznych wskazówek oznacza, że każda sytuacja musi być oceniana indywidualnie – najlepiej z odpowiednim wyprzedzeniem.
W tym kontekście nie wystarczy ograniczyć się do technicznego wdrożenia systemu. Konieczne jest przemyślane zarządzanie ryzykiem – zarówno po stronie wystawcy, jak i odbiorcy faktur. W przeciwnym razie przedsiębiorcy narażają się nie tylko na błędy formalne i sankcje, ale również na zakłócenia w procesie rozliczeń VAT.
Dla wielu firm współpracujących transgranicznie najbliższe miesiące będą czasem analizy, przygotowań i podejmowania trudnych decyzji. Warto go dobrze wykorzystać – zanim obowiązek KSeF stanie się faktem, a brak działania – kosztownym błędem.
Jeśli mają Państwo pytania dotyczące opisanego tematu lub potrzebują Państwo dodatkowych informacji – zapraszamy do kontaktu:
DZIAŁ DS. RELACJI Z KLIENTAMI
ELŻBIETA
NARON-GROCHALSKA
Główny Konsultant
ds. relacji z klientami
Grupa getsix
***
