Zwrot kosztów przejazdu taksówką a podatek dochodowy – problematyczna kwestia dla firm i pracowników – wyrok NSA

Wiele przedsiębiorstw refunduje swoim pracownikom koszty przejazdów taksówką, mając na celu optymalizację działalności operacyjnej i zapewnienie efektywnego wykonywania obowiązków służbowych. Jednak zgodnie z orzeczeniem Naczelnego Sądu Administracyjnego (NSA) z 19 listopada 2024 r. (sygn. II FSK 230/22), taki zwrot może być traktowany jako przychód pracownika podlegający opodatkowaniu.

Przedmiot sprawy

Rozpatrywana sytuacja dotyczyła szpitala klinicznego, który zwracał swoim pracownikom koszty przejazdów taksówką w ramach realizacji delegacji służbowych. W szczególności dotyczyło to transportu materiałów do przeszczepów, wymagającego szybkiego i bezpiecznego przewozu.

Placówka argumentowała, że w wielu przypadkach skorzystanie z komunikacji publicznej jest niemożliwe lub zbyt czasochłonne, co mogłoby prowadzić do utraty materiału do przeszczepu. Szpital podkreślił, że transport odbywa się w godzinach wczesnoporannych, późnowieczornych, a nawet nocnych, a powroty nocne mogą stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa pracowników.

Pracownikom zwracane są koszty przejazdów taksówkami z dworca czy lotniska do siedziby firmy lub domu. We wniosku sprecyzowano również, że służbowe przejazdy taksówkami dotyczą spotkań z kontrahentami oraz urzędami i instytucjami, takimi jak NFZ, urząd skarbowy, ZUS czy banki. Występują także przejazdy w ramach delegacji krajowych i zagranicznych. Sporadycznie z przejazdów korzysta także dyrektor szpitala lub jego zastępca.

Szpital zwrócił się z pytaniem do Krajowej Administracji Skarbowej czy opisywane przejazdy, finansowane przez pracodawcę, stanowią dla pracownika przychód podlegający opodatkowaniu PIT. Argumentował, że wszystkie te przejazdy służą organizacji pracy i leżą w interesie pracodawcy, wspierając prawidłowe funkcjonowanie działalności gospodarczej.

Podejście organów podatkowych i rozstrzygnięcie NSA

Pomimo przedstawionych argumentów, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej nie uznał zwrotu kosztów przejazdów za neutralne podatkowo. Organ podatkowy podkreślił, że przychód ze stosunku pracy obejmuje również zwrot kosztów przejazdów związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych – niezależnie od tego, czy pracownik korzysta z taksówki, środków komunikacji miejskiej czy własnego pojazdu. Zdaniem organu podatkowego, względy bezpieczeństwa czy konieczność skrócenia czasu podróży nie mają wpływu na ocenę podatkową tego rodzaju świadczeń.

Takie podejście zakwestionował Wojewódzki Sąd Administracyjny (WSA) w Gdańsku, który w wyroku (sygn. I SA/Gd 971/21) uznał, że zwrot kosztów przejazdu nie powinien być traktowany jako przychód pracownika. Sąd argumentował, że zwrot ten stanowi jedynie rekompensatę poniesionych wydatków, których pracownik by nie poniósł, gdyby nie działał w interesie pracodawcy. W konsekwencji, zdaniem WSA, wypłacone kwoty nie zwiększają majątku pracownika i nie generują korzyści majątkowej.

Naczelny Sąd Administracyjny nie podzielił jednak tej argumentacji i uchylił korzystny dla szpitala wyrok WSA (sygn. II FSK 230/22). W swoim orzeczeniu NSA wskazał, że obowiązek podatkowy obejmuje wszelkie świadczenia pieniężne, chyba że zostały one wyraźnie zwolnione na mocy przepisów prawa. NSA podkreślił, że zwolnieniu z PIT podlegają jedynie diety i inne należności za czas podróży służbowej w zakresie określonym w ustawie o PIT (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a). W związku z tym, według NSA, przejazdy taksówką – nawet w przypadku transportu materiału do przeszczepu – nie są objęte zwolnieniem podatkowym. Sąd wskazał również, że dopóki ustawodawca nie wprowadzi odpowiednich zmian w przepisach, interpretacja fiskusa powinna być stosowana.

Konsekwencje dla pracodawców

W praktyce wyrok NSA może skutkować obowiązkiem odprowadzania podatku dochodowego od zwracanych pracownikom kosztów przejazdów taksówką. Dla pracodawców oznacza to dodatkowe obciążenia administracyjne związane z naliczaniem i rozliczaniem podatku PIT. Może to również wpłynąć na strategię zarządzania transportem pracowniczym, skłaniając firmy do ograniczenia refundacji przejazdów lub poszukiwania alternatywnych rozwiązań logistycznych.

Podsumowanie

Orzeczenie NSA w sprawie opodatkowania zwrotu kosztów przejazdu taksówką rodzi liczne wątpliwości i może prowadzić do wzrostu sporów podatkowych. Wielu przedsiębiorców postrzega je jako przykład regulacji, które nie nadążają za dynamicznie zmieniającym się otoczeniem biznesowym. W związku z tym rośnie liczba głosów wzywających do rewizji przepisów, aby zapewnić większą przejrzystość prawną i ograniczyć dodatkowe obciążenia dla firm oraz ich pracowników.

Jeśli mają Państwo pytania dotyczące opisanego tematu lub potrzebują Państwo dodatkowych informacji – zapraszamy do kontaktu:

Zadaj pytanie »

DZIAŁ DS. RELACJI Z KLIENTAMI

ELŻBIETA
NARON-GROCHALSKA
Główny Konsultant
ds. relacji z klientami
Grupa getsix

***