Zatrudnianie pracowników z Polski w trybie zdalnym przez zagraniczne firmy – kiedy powstaje zakład podatkowy?

Zatrudnianie pracowników z Polski przez zagraniczne firmy w trybie zdalnym jest powszechna praktyką, szczególnie w sektorach takich jak IT, finanse czy doradztwo. Taka forma współpracy może jednak rodzić istotne skutki podatkowe w Polsce – w tym ryzyko uznania istnienia zakładu podatkowego. W praktyce oznacza to możliwość nałożenia obowiązków w zakresie podatku CIT.

Czym jest zakład podatkowy i dlaczego ma to znaczenie?

Zakład podatkowy (ang. permanent establishment, PE) to sytuacja, w której zagraniczna firma prowadzi w Polsce działalność na tyle trwale i w zorganizowany sposób, że uznaje się, że wykonuje część działalności z terytorium Polski. W praktyce może to oznaczać, że np. zatrudnienie pracownika wykonującego obowiązki z Polski – nawet bez biura czy formalnego oddziału – może prowadzić do powstania zakładu podatkowego.

Warto podkreślić, że w Polsce nie składa się żadnego wniosku o utworzenie zakładu. Jego istnienie ocenia się wyłącznie na podstawie stanu faktycznego – czyli tego, jak i gdzie faktycznie wykonywana jest działalność. Jeśli uzna się, że działalność prowadzona z terytorium Polski spełnia określone warunki, zagraniczna firma może zostać zobowiązana do rozliczania w Polsce podatku dochodowego od osób prawnych (CIT) od tej części przychodów, która jest związana z działalnością w Polsce.

Podstawa prawna określania stałego zakładu

Podstawa oceny, czy powstał zakład podatkowy, wynika z trzech głównych źródeł prawnych:

• polskiej ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT),
• umów o unikaniu podwójnego opodatkowania zawieranych przez Polskę z innymi państwami,
• oraz Modelowej Konwencji OECD.

Wszystkie te akty zakładają, że zakład to stałe miejsce prowadzenia działalności, przez które zagraniczna firma realizuje choćby część swoich czynności w Polsce. Nie musi to być formalnie zarejestrowana jednostka – wystarczy, że działalność jest prowadzona w sposób ciągły, zorganizowany i przypisana do konkretnego miejsca.

Praca zdalna a zakład podatkowy w Polsce – kiedy może powstać?

Wraz z popularyzacją pracy zdalnej coraz częściej pojawia się pytanie, czy wykonywanie obowiązków służbowych z miejsca zamieszkania (home office) – zwłaszcza w innym kraju niż siedziba firmy – może skutkować powstaniem zakładu podatkowego. Odpowiedź nie jest jednoznaczna, ponieważ zależy od konkretnych okoliczności.

Samo świadczenie pracy zdalnej z terytorium Polski nie oznacza automatycznie, że zagraniczna firma posiada tu zakład.

Jednak jeśli praca ta:

• ma charakter regularny i ciągły,
• odbywa się w określonym miejscu (np. mieszkaniu pracownika),
• jest częścią zorganizowanej działalności firmy,
• wykracza poza zadania czysto pomocnicze lub techniczne,
• ma znaczenie dla działalności operacyjnej przedsiębiorstwa (np. wpływa na przychody, obsługę klientów, decyzje finansowe),

to może zostać uznana za działalność prowadzoną z terytorium Polski w sposób, który wypełnia przesłanki powstania zakładu.

Aby ocenić, czy działalność prowadzona w Polsce może skutkować powstaniem zakładu podatkowego, pomocne może być przeanalizowanie następujących kwestii:

• czy pracownik ma uprawnienia do reprezentowania firmy lub zawierania umów,
• czy pracodawca zapewnia miejsce pracy (np. wynajęty coworking, dedykowane biuro),
• czy dostęp do mieszkania pracownika jest dla firmy w jakikolwiek sposób sformalizowany,
• czy używany sprzęt (komputer, systemy IT) pozwala pracownikowi działać w imieniu firmy,
• jakie są wewnętrzne procedury zarządzania i nadzoru nad pracą wykonywaną w Polsce

Nawet brak formalnej struktury w Polsce nie wyklucza uznania, że zagraniczne przedsiębiorstwo prowadzi tu działalność w sposób trwały i zorganizowany – a to może prowadzić do powstania obowiązku podatkowego w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych (CIT).

Zatrudnienie w Polsce a zakład podatkowy – każda sytuacja może być oceniona inaczej

Chociaż pojęcie zakładu podatkowego zostało zdefiniowane w przepisach krajowych i umowach międzynarodowych, jego zastosowanie w praktyce nastręcza trudności interpretacyjnych. W wielu przypadkach nie da się jednoznacznie ocenić, czy w konkretnym stanie faktycznym dochodzi do powstania zakładu – zwłaszcza przy nowoczesnych formach pracy, takich jak model zdalny. Obowiązki podatkowe zagranicznego pracodawcy w Polsce często nie są oczywiste i zależą od wielu zmiennych.

W efekcie, Krajowa Informacja Skarbowa (KIS) nierzadko interpretuje stan faktyczny na niekorzyść zagranicznego przedsiębiorcy, kierując się szerokim rozumieniem interesu fiskalnego państwa. Nawet jeśli działalność w Polsce ma ograniczony zakres i odbywa się bez fizycznej infrastruktury, może zostać uznana za wystarczającą do powstania zakładu podatkowego.

Interpretacje podatkowe kontra orzecznictwo – różne spojrzenia na zakład podatkowy

Zgodnie z interpretacją indywidualną z 6 maja 2025 r. (sygn. 0114-KDIP2-1.4010.86.2025.2.MW), w której Dyrektor KIS stwierdził, że niemiecka spółka zatrudniająca pracownika w trybie home office na czas nieokreślony – bez żadnego biura w Polsce – posiada zakład podatkowy na terytorium Polski. Zdaniem organu, miejsce zamieszkania pracownika było wystarczające, aby uznać je za stałą placówkę, nawet jeśli pracownik nie reprezentował firmy wobec klientów ani nie zawierał umów.

Taka interpretacja stoi jednak w sprzeczności z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z 19 lutego 2025 r. (sygn. II FSK 609/22), w którym sąd jasno stwierdził, że samo świadczenie pracy zdalnej – bez prawa do dysponowania lokalem i bez faktycznej obecności organizacyjnej firmy – nie może prowadzić do uznania, że w Polsce powstał zakład podatkowy.

Różnice między praktyką Krajowej Informacji Skarbowej a orzecznictwem sądów administracyjnych pokazują, że każdy przypadek powinien być analizowany indywidualnie. Przedsiębiorcy zatrudniający pracowników w Polsce powinni szczegółowo ocenić, czy charakter i organizacja tej współpracy mogą rodzić konsekwencje podatkowe. W razie wątpliwości warto skonsultować się ze specjalistami lub wystąpić o interpretację indywidualną, która potwierdzi (lub wykluczy) powstanie zakładu w danym stanie faktycznym. W przypadku interpretacji niekorzystnej, decyzję organu można zaskarżyć do sądu administracyjnego.

Wsparcie zagranicznych firm w zatrudnianiu pracowników w Polsce

Zatrudnianie pracowników w Polsce przez zagraniczne firmy – zwłaszcza bez fizycznej obecności w kraju – wiąże się z wieloma obowiązkami oraz ryzykiem prawnym i podatkowym. Kluczowe znaczenie ma prawidłowe ukształtowanie relacji z pracownikiem, zgodność z polskim prawem pracy i przepisami o ubezpieczeniach społecznych, a także ocena potencjalnego ryzyka powstania zakładu podatkowego.

Zespół getsix® oferuje kompleksowe wsparcie w tym zakresie – od doradztwa po bieżącą obsługę. Nasze usługi obejmują m.in.:

• rejestrację zagranicznego pracodawcy w ZUS jako płatnika składek,
• prowadzenie listy płac zgodnie z polskimi przepisami,
• naliczanie zaliczek na podatek dochodowy oraz składek ubezpieczeniowych,
• przygotowywanie deklaracji ZUS i PIT,
• obsługę komunikacji z urzędami i instytucjami w Polsce,
• wsparcie w sporządzaniu umów o pracę zgodnych z polskim prawem,
• analizę ryzyka podatkowego związanego z ewentualnym powstaniem zakładu,
• przygotowanie i złożenie wniosku o interpretację indywidualną.

Dzięki doświadczeniu we współpracy z podmiotami z różnych krajów, getsix® potrafi skutecznie łączyć lokalną wiedzę z oczekiwaniami zagranicznych firm. Nasze podejście zakłada pełne zrozumienie specyfiki działalności klienta i dopasowanie rozwiązań do konkretnej sytuacji.

Zatrudnienie pracownika w Polsce przez zagraniczny podmiot może wiązać się z obowiązkami podatkowymi i składkowymi. Zespół getsix® wspiera firmy w analizie takich sytuacji oraz w zapewnieniu zgodności z polskimi przepisami z zakresu kadr, płac i podatków. Skontaktuj się z nami za pomocą formularza

Zatrudnianie pracowników z Polski przez zagraniczne firmy – nawet w modelu w pełni zdalnym – może wiązać się z powstaniem zakładu podatkowego w Polsce. Taka kwalifikacja niesie ze sobą konkretne konsekwencje: obowiązek rozliczania podatku CIT. Chociaż ogólne definicje zakładu podatkowego są znane i wynikają z ustawy o CIT oraz umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, to ich praktyczne zastosowanie wciąż budzi wiele wątpliwości.

Na ocenę czy zakład podatkowy powstaje, wpływają zarówno formalne czynniki (np. miejsce pracy, uprawnienia pracownika, forma umowy), jak i realia operacyjne – sposób organizacji pracy, poziom nadzoru czy dostęp do zasobów firmy. Warto zatem z wyprzedzeniem analizować nie tylko aspekty kadrowe, ale również potencjalne skutki podatkowe i organizacyjne. Z perspektywy zagranicznego pracodawcy kluczowe jest zapewnienie zgodności z polskim prawem, przy jednoczesnym ograniczaniu ryzyk. Pomocne mogą być zarówno specjalistyczne konsultacje, jak i uzyskanie interpretacji indywidualnej, która pozwala zminimalizować spory z administracją skarbową. W praktyce wielu przedsiębiorców korzysta w tym zakresie ze wsparcia wyspecjalizowanych podmiotów, które pomagają w analizie stanu faktycznego, przygotowaniu niezbędnych dokumentów i obsłudze formalności przed polskimi instytucjami.

Jeśli mają Państwo pytania dotyczące opisanego tematu lub potrzebują Państwo dodatkowych informacji – zapraszamy do kontaktu:

Zadaj pytanie »

GETSIX TAX & LEGAL

Tomasz Nowak
Starszy Konsultant podatkowy
getsix Tax & Legal

***