Od 1 kwietnia 2025 firmy wpisane do KRS będą miały obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń

Od 1 kwietnia 2025 r. każda firma wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS przed 1 stycznia 2025 r. musi mieć adres do e-Doręczeń. To obowiązek wynikający z ustawy o doręczeniach elektronicznych.

Każda firma zarejestrowana przed 1 stycznia 2025 roku będzie zobowiązana do posiadania aktywnego adresu do e-Doręczeń. Nowe regulacje są częścią procesu cyfryzacji komunikacji z administracją publiczną i mają istotne znaczenie z perspektywy sprawnej wymiany korespondencji urzędowej.

Znaczenie e-Doręczeń w komunikacji z administracją

System e-Doręczeń stanowi elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Firmy mogą wykorzystywać ten system do odbierania wezwań, zawiadomień, decyzji z urzędów oraz składania wniosków i dokumentów do instytucji publicznych.

Korespondencja przesyłana za pośrednictwem e-Doręczeń ma pełną moc prawną, zapewnia bezpieczeństwo, poufność i niezawodność doręczeń. Docelowo usługa zastąpi tradycyjną, papierową korespondencję urzędową, oraz korespondencję przez platformę ePUAP.

Z usługi korzystają już urzędy, instytucje publiczne oraz nowo rejestrowane podmioty. Od kwietnia 2025 obowiązek zostanie rozszerzony na przedsiębiorstwa zarejestrowane wcześniej – między innymi ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjne, komandytowe czy fundacje prowadzące działalność gospodarczą.

Przedsiębiorcy mogą uzyskać bezpłatny adres i skrzynkę do e-Doręczeń za pośrednictwem portalu Biznes.gov.pl.

Każdy aktywowany adres zostaje wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE), co oznacza, że organy administracji będą od tego momentu przesyłać korespondencję wyłącznie cyfrowo.

Dla firm, które chcą uniknąć formalnych trudności i zapewnić sobie sprawną realizację obowiązku związanego z e-Doręczeniami, getsix® oferuje kompleksową usługę obejmującą wszystkie etapy: od technicznego założenia skrzynki, przez wyznaczenie administratora, aż po bieżący nadzór nad przychodzącą korespondencją urzędową. W przypadku zainteresowania usługą, zachęcamy do kontaktu z zespołem getsix®.

Jak uzyskać adres do e-Doręczeń?

1. Przygotowanie danych

Przed rozpoczęciem składania wniosku zalecane jest wcześniejsze zgromadzenie kompletu wymaganych informacji oraz dokumentów, co pozwoli na sprawne i poprawne przejście przez elektroniczny kreator w serwisie biznes.gov.pl.

Do złożenia wniosku o utworzenie adresu do e-Doręczeń niezbędne są następujące dane identyfikacyjne przedsiębiorcy:

W przypadku wszystkich przedsiębiorców:

• pełna nazwa firmy (dla osób fizycznych wpisanych do CEIDG – nazwa musi zawierać imię i nazwisko),
• adres do korespondencji,
• numer NIP – jeśli został nadany, lub informacja o jego uchyleniu lub unieważnieniu,
• numer REGON – jeśli został nadany.

Dla podmiotów wpisanych do KRS:

• numer KRS,
• oznaczenie formy prawnej (np. spółka z o.o., spółka akcyjna),
• adres siedziby.

Dla osób fizycznych wpisanych do CEIDG:

• numer PESEL, a w przypadku jego braku – Identyfikator Europejski,
• adres e-mail, na który zostanie przesłana informacja o utworzeniu i aktywacji skrzynki e-Doręczeń.

Administrator skrzynki do e-Doręczeń:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer PESEL lub Identyfikator Europejski (jeśli PESEL nie został nadany).

Dla przedsiębiorców wpisanych do CEIDG wyznaczenie administratora nie jest obowiązkowe – możliwe jest samodzielne zarządzanie skrzynką. W przypadku firm zarejestrowanych w KRS wyznaczenie administratora jest wymagane.

W przypadku składania wniosku przez pełnomocnika, członka organu uprawnionego do reprezentacji lub prokurenta, którego uprawnienie nie wynika bezpośrednio z wpisu do KRS lub CEIDG, należy przygotować jeden z poniższych zestawów dokumentów:

1. Pełnomocnictwo:
1. dokument podpisany elektronicznie przez przedsiębiorcę, lub
2. kopię pełnomocnictwa potwierdzoną elektronicznie za zgodność z oryginałem przez przedsiębiorcę, notariusza albo będącego pełnomocnikiem przedsiębiorcy – adwokata, radcę prawnego, rzecznika patentowego, doradcę podatkowego, radcę Prokuratorii Generalnej RP.
2. Dowód uiszczenia opłaty skarbowej (17 zł) za złożenie pełnomocnictwa. Opłatę należy uiścić na rachunek urzędu miasta lub gminy właściwego dla miejsca zamieszkania lub siedziby mocodawcy.

Alternatywnie – jeżeli zamiast pełnomocnictwa składany jest dokument potwierdzający reprezentację, wymagane jest:

• jego podpisanie elektroniczne lub
• potwierdzenie za zgodność z oryginałem przez osoby uprawnione – analogicznie jak w przypadku pełnomocnictwa.

Wszystkie dane i dokumenty należy przygotować przed zalogowaniem się do e-usługi, aby uniknąć przerwań i umożliwić szybkie przejście przez proces składania wniosku.

2. Podpisanie i wysyłka wniosku

Po zakończeniu wypełniania formularza w kreatorze, system przekierowuje użytkownika na stronę podpisywania dokumentu. Wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń musi zostać podpisany elektronicznie. Dostępne są następujące metody podpisu:

• profil zaufany (ePUAP),
• podpis kwalifikowany,
• podpis osobisty (np. z warstwą elektroniczną e-dowodu),
• pieczęć elektroniczna.

W przypadku gdy dokument wymaga podpisu więcej niż jednej osoby (np. członków zarządu w spółkach kapitałowych), należy skorzystać z opcji „Wiele podpisów”. Dokument można pobrać, zapisać lokalnie i przekazać kolejnym osobom uprawnionym do podpisu. Po zebraniu wszystkich wymaganych podpisów należy wrócić do zakładki Powiadomienia w Koncie Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl, gdzie znajduje się link umożliwiający finalne przesłanie dokumentu.

Wniosek musi zostać podpisany przez osoby uprawnione do reprezentacji przedsiębiorcy zgodnie z danymi ujawnionymi w rejestrze CEIDG lub KRS. W imieniu firmy może go złożyć również prokurent albo pełnomocnik – pod warunkiem posiadania odpowiedniego umocowania.

Niepodpisany dokument jest przechowywany w systemie przez 4 dni. W tym czasie należy zebrać podpisy wszystkich wymaganych osób. Po upływie tego terminu konieczne będzie rozpoczęcie procedury od nowa.

3. Weryfikacja formalna i merytoryczna wniosku

Po przesłaniu wniosku następuje jego weryfikacja przez Ministerstwo Cyfryzacji. Ocenie podlega zarówno poprawność formalna, jak i kompletność danych.

W przypadku stwierdzenia braków lub nieprawidłowości, organ administracji wezwie do ich usunięcia w terminie 7 dni. Niewywiązanie się z tego obowiązku skutkować będzie pozostawieniem wniosku bez rozpoznania.

4. Utworzenie skrzynki i nadanie adresu do e-Doręczeń

Po pozytywnej weryfikacji, Ministerstwo Cyfryzacji utworzy adres oraz przypisaną do niego skrzynkę do e-Doręczeń. Informacja o zakończeniu tego etapu zostanie przesłana na adres e-mail wskazany we wniosku – będzie ona zawierać również instrukcję dalszego postępowania.
W przypadku przedsiębiorców wpisanych do CEIDG, którzy nie wyznaczyli administratora skrzynki, wiadomość zostanie przesłana bezpośrednio do właściciela firmy. W przypadku podmiotów wpisanych do KRS, wiadomość otrzyma wyznaczony administrator.

5. Aktywacja skrzynki i adresu

Działanie skrzynki oraz widoczność adresu do e-Doręczeń w bazie adresów elektronicznych (BAE) wymaga aktywacji. Szczegółowa instrukcja postępowania zostanie dołączona do wiadomości przesłanej przez system.

Po zakończonej aktywacji przedsiębiorca uzyskuje dostęp do bezpłatnej skrzynki e-Doręczeń w Koncie Przedsiębiorcy.

6. Wpis do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE)

Po aktywacji adres zostaje automatycznie wpisany do Bazy Adresów Elektronicznych.

Od momentu wpisu wszelka korespondencja z administracją publiczną będzie kierowana wyłącznie na adres do e-Doręczeń wskazany w BAE.

Kiedy najpóźniej trzeba założyć adres?

• Firmy wpisane do KRS przed 1 stycznia 2025 r. – mają czas do 1 kwietnia 2025 r.
• Nowe firmy wpisywane do KRS od 1 stycznia 2025 r. – zakładają skrzynkę podczas rejestracji.
• Dla CEIDG termin mija 1 października 2026 r.

Obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń dla firm wpisanych do KRS od 1 kwietnia 2025 roku to element szerszego procesu cyfryzacji administracji publicznej. Nowy system umożliwia przedsiębiorcom prowadzenie korespondencji urzędowej w sposób w pełni elektroniczny, bezpieczny i zgodny z przepisami prawa.

Wdrożenie adresu do e-Doręczeń wymaga przejścia przez proces rejestracyjny za pośrednictwem platformy Biznes.gov.pl, obejmujący m.in. przygotowanie danych, złożenie wniosku, podpisy elektroniczne, aktywację oraz wpis do bazy adresów elektronicznych.

Terminowe spełnienie nowego obowiązku pozwala uniknąć komplikacji organizacyjnych oraz gwarantuje pełną gotowość do komunikacji z urzędami na nowych zasadach.

Jeśli mają Państwo pytania dotyczące opisanego tematu lub potrzebują Państwo dodatkowych informacji – zapraszamy do kontaktu:

Zadaj pytanie »

DZIAŁ DS. RELACJI Z KLIENTAMI

ELŻBIETA
NARON-GROCHALSKA
Główny Konsultant
ds. relacji z klientami
Grupa getsix

***