Kontrola PIP w nowej rzeczywistości. Od 8 lipca zmieniły się zasady gry
8 lipca 2026 r. weszły w życie jedne z najważniejszych od lat zmian dotyczących funkcjonowania Państwowej Inspekcji Pracy. W przestrzeni publicznej najwięcej uwagi poświęcono nowym kompetencjom Inspekcji w zakresie kwestionowania pozornych umów cywilnoprawnych i współpracy B2B (tzw. reklasyfikacja). Byłoby jednak dużym uproszczeniem sprowadzenie reformy wyłącznie do tego zagadnienia.
Nowelizacja oznacza bowiem systemową zmianę modelu prowadzenia kontroli PIP. Państwowa Inspekcja Pracy zyskuje nowe instrumenty prawne, szerszy dostęp do danych oraz możliwość prowadzenia kontroli z wykorzystaniem nowoczesnych narzędzi komunikacji. Zmienia się nie tylko zakres uprawnień inspektorów, ale przede wszystkim filozofia działania organu.
Zmiany legislacyjne zbiegają się również ze zmianą na stanowisku Głównego Inspektora Pracy. Funkcję tę objął Janusz Krasoń, który będzie odpowiadał za wdrożenie nowych rozwiązań oraz kształtowanie praktyki ich stosowania.
Jednocześnie warto pamiętać, że skutki reformy nie ograniczą się wyłącznie do relacji pomiędzy pracodawcą a Państwową Inspekcją Pracy. Rozszerzona współpraca PIP z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz Krajową Administracją Skarbową powoduje, że ustalenia poczynione w toku kontroli mogą wywoływać konsekwencje również w zakresie składek na ubezpieczenia społeczne, rozliczeń podatkowych oraz innych należności publicznoprawnych.
W tym artykule znajdziesz:
Kontrola PIP – nowe podejście do nadzoru
Szczególnym zainteresowaniem Inspekcji mają zostać objęte nie tylko umowy cywilnoprawne, ale m.in. zagadnienia związane z pracą zdalną, mobbingiem, równym wynagradzaniem kobiet i mężczyzn, przestrzeganiem przepisów dotyczących sygnalistów, temperaturą w miejscu pracy czy pracowniczymi planami kapitałowymi.
Oznacza to, że zakres kontroli będzie coraz szerszy, a ryzyko jej wszczęcia nie będzie dotyczyło wyłącznie pracodawców, wobec których składane są skargi pracowników. Coraz większe znaczenie będzie miało także analityczne typowanie podmiotów do kontroli (algorytm) oraz wykorzystanie informacji pochodzących od innych organów administracji.
Nie tylko B2B
Najwięcej emocji budzi możliwość kwestionowania przez PIP przypadków pozornego samozatrudnienia. Warto jednak podkreślić, że jest to jedynie jeden z elementów znacznie szerszej reformy.
Projekt przewiduje przede wszystkim:
- rozszerzenie wymiany informacji pomiędzy Państwową Inspekcją Pracy, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz Krajową Administracją Skarbową;
- możliwość prowadzenia kontroli lub poszczególnych czynności kontrolnych w formule zdalnej;
- elektronizację dokumentacji pokontrolnej;
- wprowadzenie nowych środków oddziaływania wobec pracodawców;
- zwiększenie sankcji za naruszenia prawa pracy.
W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy powinni postrzegać kontrolę PIP nie jako pojedyncze zdarzenie administracyjne, ale jako element szerszego systemu nadzoru państwa nad legalnością zatrudnienia i wykonywaniem obowiązków publicznoprawnych.
Więcej informacji o nowych uprawnieniach PIP, zasadach kontroli umów cywilnoprawnych i współpracy B2B oraz możliwych konsekwencjach dla pracodawców znajduje się w artykule: Nowe uprawnienia PIP od 8 lipca 2026 – konsekwencje dla pracodawców.
Kontrola nie musi odbywać się wyłącznie w siedzibie firmy
Jedną z istotniejszych zmian jest możliwość prowadzenia kontroli zdalnych. W uzasadnionych przypadkach inspektor będzie mógł prowadzić czynności z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, żądać przekazania dokumentów w formie elektronicznej, a nawet przeprowadzać określone czynności przy wykorzystaniu transmisji online.
Jest to odpowiedź na postępującą cyfryzację administracji publicznej, ale jednocześnie oznacza dla przedsiębiorców konieczność zapewnienia odpowiedniej organizacji dokumentacji elektronicznej oraz sprawnych procedur komunikacji z organami kontrolnymi.
Nowe narzędzia dla Państwowej Inspekcji Pracy
Nowelizacja przewiduje również wprowadzenie instytucji polecenia usunięcia naruszeń. W przypadku stwierdzenia, że współpraca formalnie oparta na umowie cywilnoprawnej w rzeczywistości spełnia przesłanki stosunku pracy, inspektor będzie mógł zobowiązać strony do dobrowolnego doprowadzenia stosunku prawnego do zgodności z przepisami.
Dopiero brak wykonania polecenia może skutkować podjęciem dalszych działań przez właściwego okręgowego inspektora pracy, w tym wydaniem decyzji administracyjnej lub skierowaniem sprawy na drogę sądową. Rozwiązanie to ma charakter zarówno prewencyjny, jak i naprawczy.
Drugą istotną nowością jest możliwość uzyskania interpretacji indywidualnej wydawanej przez Głównego Inspektora Pracy. Przedsiębiorcy będą mogli uzyskać formalne stanowisko dotyczące kwalifikacji określonego stosunku prawnego jeszcze przed wszczęciem kontroli. Nie eliminuje to całkowicie ryzyka późniejszej weryfikacji, jednak może stanowić cenne narzędzie przy planowaniu modeli zatrudnienia.
-
01Zweryfikuj modele zatrudnieniaPrzede wszystkim umowy B2B i cywilnoprawne — czy nie noszą cech stosunku pracy.
-
02Uporządkuj dokumentację cyfrowąMusi być kompletna i dostępna także podczas kontroli prowadzonej zdalnie.
-
03Sprawdź zgodność dokumentów z praktykąLiczy się rzeczywisty sposób wykonywania pracy, a nie tylko treść umowy.
Konsekwencje mogą wykraczać daleko poza kontrolę PIP
W praktyce skutki kontroli coraz częściej nie będą ograniczały się wyłącznie do wydania wystąpienia lub decyzji administracyjnej.
Rozszerzona współpraca pomiędzy PIP, ZUS i KAS oznacza, że ustalenia dokonane przez inspektora pracy mogą stanowić podstawę do wszczęcia kolejnych postępowań dotyczących obowiązków składkowych i podatkowych. W przypadku zakwestionowania modelu zatrudnienia przedsiębiorca może zostać zobowiązany nie tylko do zmiany sposobu zatrudniania, ale również do skorygowania rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, zapłaty zaległych składek wraz z odsetkami oraz poniesienia innych konsekwencji publicznoprawnych.
Sankcje karne wobec pracodawcy
Nowelizacja podwyższa również wysokość kar za większość wykroczeń przeciwko prawom pracownika. Standardowe kary za naruszenie praw pracowniczych wzrastają z dotychczasowych widełek od 1 000 zł do 30 000 zł do poziomu od 2 000 zł do 60 000 zł. W przypadku recydywy (popełnienia tego samego wykroczenia w ciągu dwóch lat) grzywna może wynieść nawet 90 000 zł.
Katalog wykroczeń został rozszerzony o nowe naruszenia, m.in. dotyczące obejścia przepisów o zawieraniu umów cywilnoprawnych w warunkach, w których powinna być zawarta umowa o pracę.
Nie można również pomijać aspektu odpowiedzialności karnej. Inspektor pracy może złożyć zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, w szczególności z art. 218 § 1a Kodeksu karnego, dotyczącego złośliwego lub uporczywego naruszania praw pracownika wynikających ze stosunku pracy lub ubezpieczenia społecznego, a także z art. 219 Kodeksu karnego, penalizującego niezgłoszenie wymaganych danych lub zgłoszenie danych nieprawdziwych mających wpływ na prawo do świadczeń z ubezpieczenia społecznego albo ich wysokość.
Kontrola PIP staje się więc coraz częściej początkiem znacznie szerszego procesu obejmującego kilka organów administracji, a w określonych sytuacjach również organy ścigania i konieczność występowania przed sądem karnym.
Podsumowanie
Reforma Państwowej Inspekcji Pracy jest jedną z najistotniejszych zmian w obszarze prawa pracy ostatnich lat. Zmienia sposób prowadzenia kontroli, rozszerza kompetencje organów oraz wzmacnia współpracę pomiędzy PIP, ZUS i KAS. Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność spojrzenia na zgodność z prawem pracy znacznie szerzej niż dotychczas. Najlepszą strategią pozostaje nie przygotowanie się na konkretną kontrolę, lecz stworzenie organizacji, która jest gotowa na nią każdego dnia. Regularne audyty, aktualna dokumentacja oraz spójność pomiędzy dokumentami a rzeczywistym sposobem wykonywania pracy pozostają najskuteczniejszym sposobem ograniczania ryzyka prawnego.
Źródło: Artykuł przygotowany przez naszego partnera kooperacyjnego – kancelarię prawną sdzlegal SchindhelmJeśli mają Państwo pytania dotyczące opisanego tematu lub potrzebują Państwo dodatkowych informacji – zapraszamy do kontaktu:
DZIAŁ DS. RELACJI Z KLIENTAMI
ELŻBIETA
NARON-GROCHALSKA
Head of Customer Relationships
Department / Senior Manager
Grupa getsix
***
