Dokumentacja zasiłków chorobowych i macierzyńskich – obowiązki pracodawców

Od 24 października 2026 r. obowiązuje nowe rozporządzenie określające zakres informacji i dokumentów niezbędnych do przyznania oraz wypłaty zasiłków z ubezpieczenia chorobowego i macierzyńskiego. Przepisy regulują m.in. zawartość zaświadczeń płatników składek, dokumentowanie prawa do świadczeń oraz postępowanie w szczególnych sytuacjach, takich jak niezdolność do pracy za granicą. Pracodawcy i działy kadrowo-płacowe powinni sprawdzić, czy stosowane procedury i zakres gromadzonych danych odpowiadają wymaganiom.

Nowe rozporządzenie dotyczące dokumentacji zasiłkowej

9 października 2026 r. w Dzienniku Ustaw pod poz. 1316 opublikowano rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 27 września 2026 r. w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków.

Większość przepisów obowiązuje od 24 października 2026 r. Rozporządzenie zastąpiło wcześniejsze regulacje z 8 grudnia 2015 r. i określa zasady dokumentowania uprawnień do świadczeń związanych z chorobą, macierzyństwem i sprawowaniem opieki.

Przepisy obejmują nie tylko zasiłek chorobowy i macierzyński, lecz także świadczenie rehabilitacyjne, zasiłek opiekuńczy, zasiłek wyrównawczy oraz zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego.

Wyjątek stanowi § 39 rozporządzenia, dotyczący możliwości wystawiania określonych zaświadczeń lekarskich za pośrednictwem systemu teleinformatycznego ZUS. Ten przepis zacznie obowiązywać 10 października 2027 r.

Jakie dokumenty są wymagane do wypłaty zasiłku chorobowego?

Rozporządzenie określa zakres informacji niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłku chorobowego przez ZUS. Szczególne znaczenie dla pracodawców ma § 3 oraz załącznik nr 2, regulujący zawartość zaświadczenia płatnika składek dotyczącego pracownika.

Zaświadczenie powinno obejmować m.in.:

• dane identyfikacyjne pracodawcy i ubezpieczonego;
• okres zatrudnienia, wymiar czasu pracy i daty jego zmian;
• informacje o wcześniejszych okresach niezdolności do pracy oraz wypłaconych świadczeniach;
• dane o składnikach wynagrodzenia uwzględnianych przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku;
• informacje o okresach urlopów i innych okolicznościach mających wpływ na prawo do świadczenia;
• informacje o wykonywaniu pracy za granicą lub zatrudnieniu tymczasowym.

W przypadku ubezpieczonych niebędących pracownikami, objętych zakresem § 3 ust. 1 pkt 2, wymagane informacje określa załącznik nr 3.

Istotne są również sytuacje, w których pracodawca początkowo wypłaca wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek chorobowy, a następnie wypłatę przejmuje ZUS. Zgodnie z § 6 pracodawca przekazuje wówczas odpowiednie zaświadczenie płatnika składek zawierające identyfikator zaświadczenia lekarskiego, na podstawie którego dokonano wcześniejszej wypłaty.

Dokumentacja zasiłku macierzyńskiego – co powinien wiedzieć pracodawca?

Rozporządzenie szczegółowo reguluje także dokumenty niezbędne do przyznania i wypłaty zasiłku macierzyńskiego, w tym za okres urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, ojcowskiego oraz uzupełniającego urlopu macierzyńskiego.

W zależności od sytuacji ubezpieczonego wymagane mogą być m.in. dokumenty potwierdzające urodzenie dziecka, oświadczenia rodziców, zaświadczenia pracodawcy dotyczące udzielonych urlopów oraz informacje o okresach pobierania świadczenia przez drugiego rodzica.

Jeżeli płatnikiem zasiłku macierzyńskiego jest ZUS, ubezpieczony co do zasady nie przedstawia odpisu skróconego aktu urodzenia dziecka. Zakład pozyskuje dokument z rejestru stanu cywilnego na podstawie przekazanych danych.

Jeżeli uzyskanie dokumentu z rejestru nie będzie możliwe, ZUS wzywa ubezpieczonego do jego przedstawienia, wyznaczając termin nie krótszy niż 14 dni od otrzymania wezwania. Nieprzedstawienie dokumentu w wyznaczonym terminie powoduje wydanie decyzji o odmowie wszczęcia postępowania.

Rozporządzenie uwzględnia również dokumentowanie uprawnień do zasiłku macierzyńskiego w przypadku martwego urodzenia dziecka, bez względu na czas trwania ciąży, gdy nie sporządzono aktu urodzenia. W takiej sytuacji przewidziano możliwość przedstawienia zaświadczenia wydanego na podstawie dokumentacji medycznej przez uprawnionego lekarza lub położną.

Zwolnienie lekarskie za granicą – czy wymagane jest tłumaczenie?

W przypadku niezdolności do pracy orzeczonej za granicą rozporządzenie przewiduje określone wymagania dotyczące zagranicznych zaświadczeń lekarskich.

Dokument powinien zawierać dane zagranicznego zakładu leczniczego lub lekarza, datę wystawienia, podpis oraz początkową i końcową datę niezdolności do pracy.

Nie każde zagraniczne zaświadczenie lekarskie wymaga tłumaczenia na język polski. Obowiązek ten nie dotyczy zaświadczeń wystawionych na terytorium państw UE, EFTA będących stronami umowy o EOG, Szwajcarii, Wielkiej Brytanii oraz państw związanych z Polską odpowiednimi umowami międzynarodowymi w zakresie zabezpieczenia społecznego, jeżeli dokument sporządzono w języku urzędowym danego państwa. Przepisy dopuszczają również określone formy elektronicznego uwierzytelniania zagranicznych zaświadczeń lekarskich.

Ma to znaczenie dla przedsiębiorstw zatrudniających pracowników wykonujących obowiązki poza Polską oraz firm obsługujących międzynarodowe procesy kadrowo-płacowe.

Co zmieni się w elektronicznej dokumentacji zasiłkowej od 2027 r.?

Od 10 października 2027 r. zacznie obowiązywać § 39 rozporządzenia, umożliwiający wystawianie określonych zaświadczeń lekarskich za pośrednictwem bezpłatnego systemu teleinformatycznego udostępnionego przez ZUS.

Dotyczy to wskazanych w przepisie zaświadczeń, które zamiast na zwykłym druku będą mogły zostać sporządzone elektronicznie i podpisane jednym z dopuszczonych sposobów. ZUS będzie udostępniał takie zaświadczenia płatnikom składek na ich profilach informacyjnych nie później niż w dniu następującym po otrzymaniu dokumentu.

Co nowe przepisy oznaczają dla działów kadrowo-płacowych?

Dla pracodawców najważniejsze jest obecnie sprawdzenie, czy dokumentacja wykorzystywana do ustalania prawa do świadczeń odpowiada wymaganiom obowiązującym od 24 października 2026 r.

W praktyce warto zweryfikować przede wszystkim:

• zaświadczenia płatnika składek – czy zawierają wymagane informacje o zatrudnieniu, wynagrodzeniu i okresach niezdolności do pracy;
• dokumentację zasiłków macierzyńskich – czy uwzględnia zasady dotyczące urlopów rodzicielskich, ojcowskich i uzupełniających urlopów macierzyńskich;
• obsługę przypadków międzynarodowych – czy procedury prawidłowo uwzględniają zagraniczne zaświadczenia lekarskie i wyjątki od obowiązku tłumaczenia;
• przekazywanie dokumentów do ZUS – czy informacje są kompletne w sytuacjach, gdy wypłatę świadczenia przejmuje Zakład.

W przedsiębiorstwach korzystających z zewnętrznej obsługi płacowej istotne jest również ustalenie, które informacje przygotowuje pracodawca, a które weryfikuje podmiot prowadzący rozliczenia.

Firmy, które chcą zweryfikować swoje procedury, mogą skorzystać ze wsparcia getsix® w zakresie obsługi kadrowo-płacowej, obejmującej prowadzenie dokumentacji pracowniczej i rozliczenia płacowe.

Podstawa prawna:

• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 27 września 2026 r., Dz.U. z 2026 r. poz. 1316.

Autorem artykułu jest redakcja getsix®
getsix® świadczy usługi z zakresu księgowości, doradztwa podatkowego, kadr i płac oraz doradztwa biznesowego, wspierając przedsiębiorstwa prowadzące działalność w Polsce. Redakcja getsix® przygotowuje praktyczne informacje ułatwiające zrozumienie polskich realiów księgowych, podatkowych i kadrowo-płacowych.

Jeśli mają Państwo pytania dotyczące opisanego tematu lub potrzebują Państwo dodatkowych informacji – zapraszamy do kontaktu:

Zadaj pytanie »

DZIAŁ DS. RELACJI Z KLIENTAMI

ELŻBIETA
NARON-GROCHALSKA
Head of Customer Relationships
Department / Senior Manager
Grupa getsix

***