Prowadzenie działalności w Polsce w 2026 roku: zmiany podatkowe i regulacyjne z 2025 (KSeF, VAT, WHT, kadry i płace)

Rok 2025 przyniósł rozbudowany pakiet zmian regulacyjnych oraz sygnałów rynkowych, które wprost przełożą się na koszty prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, zakres obowiązków compliance oraz planowanie biznesowe w 2026 roku. Śledzenie tych zmian nie jest już wyborem — gdy nowe regulacje zaczynają wpływać na codzienne procesy finansowe, kadrowe i fakturowe, gwałtownie rośnie ryzyko kar, błędów sprawozdawczych, zakłóceń operacyjnych oraz nieoczekiwanych obciążeń podatkowych.

Dla przedsiębiorców prowadzących działalność w Polsce zmiany wprowadzone w 2025 roku mają bezpośredni wpływ na księgowość w Polsce, rozliczenia VAT w Polsce, kadry i płace, a także podatki transgraniczne (w tym podatek u źródła – WHT). W niniejszym opracowaniu podsumowujemy najważniejsze zmiany z 2025 roku, które kształtują sposób prowadzenia biznesu w Polsce — ze szczególnym uwzględnieniem obowiązków i obszarów ryzyka, które będą się nasilać w 2026 roku.

Kluczowe zmiany regulacyjne w Polsce i ich wpływ na prowadzenie działalności w 2026 roku

Tempo zmian regulacyjnych w Polsce wyraźnie przyspieszyło w 2025 roku — a dla wielu firm ich realne konsekwencje będą odczuwalne dopiero w 2026 roku, gdy nowe przepisy zaczną wpływać na codzienne procesy finansowe, kadrowe oraz obszary compliance. Część reform bezpośrednio zwiększa koszty prowadzenia działalności gospodarczej (np. stałe składki), inne natomiast znacząco podnoszą wymagania w zakresie dokumentacji, raportowania i gotowości na kontrole (np. fakturowanie, procesy VAT oraz rozliczenia podatków transgranicznych).

Dla firm działających w Polsce oznacza to, że sama znajomość przepisów przestaje być wystarczająca — kluczowe staje się to, czy procedury, systemy oraz odpowiedzialności organizacyjne zostały wdrożone z wyprzedzeniem, zanim zmiany zaczną realnie wpływać na bieżące funkcjonowanie biznesu.

Aby ułatwić poruszanie się w tym otoczeniu regulacyjnym, poniższe zestawienie obejmuje najważniejsze zmiany wprowadzone w 2025 roku, które będą kształtować prowadzenie działalności w Polsce w 2026 roku. Tabela wskazuje obszary objęte zmianami (księgowość, VAT, kadry i płace, HR oraz podatki transgraniczne), zakres zmian oraz miejsca, w których najczęściej pojawiają się ryzyka — od zakłóceń procesów i błędów raportowych po ryzyko sankcji i nieoczekiwanych kosztów podatkowych.

Poniżej tabeli każdy z tematów został omówiony bardziej szczegółowo — z praktycznym kontekstem, kluczowymi obowiązkami compliance oraz linkami do pogłębionych artykułów wyjaśniających konkretne zmiany regulacyjne i ich znaczenie dla firm prowadzących działalność gospodarczą w Polsce.

Polska potwierdza obowiązek e-fakturowania w KSeF od 1 lutego 2026

Podpis Prezydenta w 2025 roku potwierdził, że obowiązkowe fakturowanie elektroniczne za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) rozpocznie się 1 lutego 2026 roku, przy wdrożeniu etapowym – w zależności od wielkości podatnika. To fundamentalna zmiana procesowa dla firm w Polsce: wpływa na integracje ERP i systemów księgowych, wewnętrzny obieg faktur, obsługę wyjątków (w tym tryby offline), archiwizację oraz współpracę z kontrahentami. Kluczowym ryzykiem na 2026 rok są zakłócenia operacyjne – opóźnione przygotowanie może powodować wąskie gardła w fakturowaniu sprzedaży, przetwarzaniu faktur kosztowych i dotrzymaniu terminów rozliczeń VAT. Dlatego wczesne działania wdrożeniowe w 2025 roku i na początku 2026 r. są kluczowe dla ochrony płynności finansowej i ciągłości działania.

Dowiedz się więcej o obowiązkowym Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) w Polsce od lutego 2026 r., w tym o harmonogramie wdrożenia, kluczowych zmianach prawnych oraz praktycznych wskazówkach dla firm: Polska potwierdza obowiązkowy KSeF od 1 lutego 2026 r.

Podwyższenie składki zdrowotnej dla przedsiębiorców w 2026 r.

Planowane podwyższenie minimalnej składki zdrowotnej od 2026 roku jest bezpośrednim czynnikiem kosztowym dla wielu przedsiębiorców – szczególnie tych rozliczających się według skali podatkowej lub podatku liniowego i osiągających niskie dochody albo nawet straty. Najważniejszy wniosek dla planowania zarządczego jest taki, że stałe, nieuniknione obciążenia rosną niezależnie od wyników biznesowych, co wywiera presję na mikro i małe firmy oraz zwiększa znaczenie zarządzania płynnością. W budżetowaniu na 2026 rok wielu przedsiębiorców ponownie przeanalizuje także wybór formy opodatkowania i efektywność administracyjną, ponieważ skumulowany efekt obciążeń regulacyjnych może istotnie wpłynąć na rentowność.

Sprawdź, jak wzrost składki zdrowotnej w Polsce od 2026 roku wpłynie na przedsiębiorców i firmy: kto zapłaci więcej, jakie mogą być skutki ekonomiczne oraz jakie działania warto zaplanować już teraz: Wzrost składki zdrowotnej w Polsce w 2026 r.

Limity amortyzacji samochodów osobowych od 2026 roku

Od 1 stycznia 2026 roku samochody osobowe wykorzystywane w biznesie staną się w Polsce mniej efektywne podatkowo z powodu nowych limitów amortyzacji i rozpoznawania kosztów powiązanych z emisją CO₂. Im wyższa emisja, tym niższa kwota możliwa do ujęcia w kosztach – co oznacza, że większość aut benzynowych, diesli oraz konwencjonalnych hybryd traci część dotychczasowych korzyści podatkowych, podczas gdy pojazdy elektryczne i wodorowe pozostają preferowane. Dla firm wpływa to na strategię flotową, opłacalność leasingu i najmu, a także na moment podejmowania decyzji zakupowych (zwłaszcza tam, gdzie przepisy przejściowe dla leasingu operacyjnego nadal budzą wątpliwości). W 2026 roku planowanie podatkowe związane z samochodami będzie wymagało weryfikacji technicznej (oficjalne dane o emisji) i staranniejszej dokumentacji, aby ograniczyć ryzyko sporów oraz nieoczekiwanych obciążeń CIT/PIT.

Dowiedz się więcej o limitach amortyzacji samochodów w Polsce od 2026 roku i ich konsekwencjach dla przedsiębiorców — kto zyskuje, kto traci, jak wygląda weryfikacja emisji, leasing i wynajem oraz ryzyko klasyfikacji MDR: Limity amortyzacji samochodów w Polsce od 2026 r. – zmiany i konsekwencje dla przedsiębiorców.

Członek zarządu może bronić się przed fiskusem

W interpretacji ogólnej z 2025 roku (DTS2.8012.5.2025, 29 sierpnia 2025) Minister Finansów i Gospodarki wyjaśnił, jak stosować art. 116 Ordynacji podatkowej po wyrokach TSUE w sprawach Adjak i Genzyński. Organy podatkowe nie mogą już traktować decyzji wydanej wobec spółki jako automatycznie przesądzającej odpowiedzialność członka zarządu – członek zarządu musi mieć możliwość kwestionowania podstaw i wysokości zaległości oraz uzyskania dostępu do akt sprawy w zakresie niezbędnym do obrony. Jednocześnie ciężar dowodu nadal spoczywa na członku zarządu w zakresie wykazania przesłanek zwolnienia (np. terminowe złożenie wniosku o upadłość/restrukturyzację, brak winy lub wskazanie majątku do egzekucji). W praktyce czyni to dokumentowanie należytej staranności i kluczowych działań zarządczych szczególnie ważnym dla zarządzania ryzykiem w 2026 roku.

Poznaj zasady odpowiedzialności członków zarządu za zaległości podatkowe w Polsce — kluczowe reguły z art. 116 Ordynacji podatkowej, wpływ orzecznictwa TSUE (Adjak i Genzyński), interpretację ogólną Ministra Finansów i praktyczne znaczenie tych zmian: Członek zarządu może bronić się przed fiskusem.

Podatek u źródła (WHT) a usługi chmurowe – coraz bardziej rygorystyczne stanowisko organów podatkowych w Polsce

Polskie organy podatkowe coraz częściej analizują płatności za usługi chmurowe i SaaS, traktując je w niektórych przypadkach nie jako „neutralne” opłaty za usługę, lecz jako wynagrodzenie za korzystanie z urządzeń przemysłowych (infrastruktury IT, np. serwerów), co może oznaczać obowiązek poboru podatku u źródła (WHT). Indywidualna interpretacja Dyrektora KIS z 20 maja 2025 roku (ref. 0111-KDIB1-1.4010.139.2025.2.MF) sygnalizuje zaostrzenie podejścia: nawet zdalny dostęp do oprogramowania w chmurze może zostać zakwalifikowany pod art. 21 ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT, a więc rodzić obowiązki po stronie polskiej spółki jako płatnika. Dla biznesu oznacza to wyższe ryzyko compliance w 2026 roku i potrzebę przeglądu umów, weryfikacji możliwości stosowania UPO oraz pozyskiwania aktualnych certyfikatów rezydencji w ramach należytej staranności WHT.

Zobacz, jak zmienia się podejście organów podatkowych do podatku u źródła (WHT) w Polsce w kontekście usług chmurowych i SaaS: aktualna praktyka kontroli WHT oraz co ostrzejsza interpretacja oznacza dla firm: WHT a usługi chmurowe – zaostrzenie podejścia organów podatkowych.

Handel polsko-niemiecki – rekordowy wzrost w I połowie 2025 r.

Pierwsza połowa 2025 roku potwierdziła rosnące strategiczne znaczenie handlu polsko-niemieckiego, przy rekordowych obrotach i umocnieniu pozycji Polski wśród najważniejszych partnerów Niemiec. Dla firm działających w Polsce trend ten oznacza szanse na wzrost eksportu i wzmocnienie pozycji w łańcuchach dostaw, ale również większą potrzebę uporządkowania obszarów transgranicznych – zwłaszcza VAT, warunków rozliczeń umownych, planowania logistycznego i raportowania grupowego. Firmy rozwijające sprzedaż do Niemiec (lub obsługujące niemieckich klientów) powinny traktować 2026 rok jako czas, w którym doskonałość operacyjna w dokumentacji i compliance staje się przewagą konkurencyjną, a nie wyłącznie obowiązkiem formalnym.

Sprawdź najważniejsze wnioski z analizy relacji handlowych Polska–Niemcy i rekordowego wzrostu w I połowie 2025 r. — trendy w eksporcie i imporcie, rola Polski w gospodarce Niemiec oraz co to oznacza dla przedsiębiorców i firm działających w Polsce i w Niemczech: Wymiana handlowa Polska–Niemcy – rekordowy wzrost w pierwszej połowie 2025 r.

Jawność wynagrodzeń od grudnia 2025 – nowe obowiązki dla pracodawców w Polsce

Nowelizacja opublikowana w 2025 roku wprowadza zasady przejrzystości wynagrodzeń obowiązujące od 24 grudnia 2025 roku, koncentrując się w pierwszej kolejności na rekrutacji. Pracodawcy będą musieli przekazywać kandydatom informację o wynagrodzeniu (kwota lub przedział) oraz zapewniać neutralne płciowo nazwy stanowisk i niedyskryminacyjny proces rekrutacji, a pytania o poprzednie wynagrodzenie zostaną zakazane. Dla pracodawców oznacza to konieczność aktualizacji szablonów ogłoszeń, skryptów rekrutacyjnych, dokumentacji wewnętrznej oraz przeszkolenia zespołów HR jeszcze przed końcem 2025 roku – tak, aby rekrutacje w 2026 roku przebiegały zgodnie z nowymi zasadami. Zmiany te są także „pierwszą falą” przed szerszą implementacją dyrektywy UE oczekiwaną do czerwca 2026 roku (w tym potencjalnym rozszerzeniem raportowania i egzekwowania).

Dowiedz się, jakie są nowe obowiązki pracodawców w zakresie jawności wynagrodzeń w Polsce od grudnia 2025 r.: zakaz pytania o wcześniejsze zarobki, wymagania wynikające z dyrektywy UE (kolejne zmiany do czerwca 2026 r.) oraz praktyczne kroki, które warto wdrożyć już teraz: Jawność wynagrodzeń od grudnia 2025 r. – obowiązki pracodawców.

Zmiany w powierzaniu pracy cudzoziemcom w 2025 r.

Ustawa podpisana w kwietniu 2025 roku przekształca ramy zatrudniania cudzoziemców w Polsce, z naciskiem na przejrzystość, cyfryzację procedur i skuteczniejsze egzekwowanie przepisów. Pracodawcy zyskują nowe obowiązki, m.in. przekazywanie kopii umów przed rozpoczęciem pracy oraz rozszerzone obowiązki raportowe związane z oświadczeniami i zezwoleniami. Reforma wzmacnia także uprawnienia kontrolne i znacząco podnosi poziom kar, co sprawia, że brak zgodności będzie zdecydowanie bardziej kosztowny w 2026 roku. Firmy polegające na pracy cudzoziemców powinny ustandaryzować dokumentację onboardingową, jasno określić role i odpowiedzialności oraz przygotować się na szybsze i częstsze kontrole.

Poznaj nowe zasady zatrudniania cudzoziemców w Polsce od 2025 roku: zmiany w dopuszczalnych rodzajach działalności, wymagania dot. dokumentacji umów, nowe oświadczenia o powierzeniu pracy, cyfryzację procedur zezwoleń, likwidację testu rynku pracy oraz zaostrzone kary dla pracodawców: Nowe zasady zatrudniania cudzoziemców w Polsce od 2025 r.

Mechanizm podzielonej płatności w Polsce przedłużony do 2028 r.

Rada UE zatwierdziła przedłużenie obowiązkowego mechanizmu podzielonej płatności (MPP) w Polsce do 29 lutego 2028 roku, co oznacza, że firmy nadal będą stosować MPP do określonych „wrażliwych” towarów i usług powyżej ustawowego progu. Kluczowe pozostaje ryzyko klasyfikacyjne: błędne ustalenie, czy transakcja podlega MPP, może prowadzić do sankcji i zaburzeń w rozliczeniach. Przedłużenie oznacza również utrzymanie znaczenia planowania płynności, ponieważ środki VAT kumulują się na rachunkach VAT z ograniczonym sposobem wykorzystania. Dodatkowo zmiany w klasyfikacji załącznika 15 (przejście w kierunku CN) mogą generować nowe wątpliwości interpretacyjne, co czyni wewnętrzną kontrolę VAT szczególnie istotną w latach 2026–2028.

Sprawdź, co oznacza przedłużenie mechanizmu podzielonej płatności (split payment / MPP) do 2028 r.: czym jest MPP, jaka jest jego skuteczność, korzyści i wyzwania dla podatników oraz najważniejsze zmiany w załączniku nr 15 do ustawy o VAT: Mechanizm podzielonej płatności w Polsce przedłużony do 2028 r.

Od 1 kwietnia 2025 – obowiązkowy adres do e-Doręczeń dla spółek wpisanych do KRS

Od 1 kwietnia 2025 roku spółki wpisane do KRS przed 1 stycznia 2025 roku muszą posiadać aktywny adres do e-Doręczeń na podstawie ustawy o doręczeniach elektronicznych. System ten jest cyfrowym odpowiednikiem listu poleconego i ma pełną moc prawną – co oznacza, że „przeoczenie korespondencji” może stać się ryzykiem prawnym i operacyjnym. Z perspektywy 2026 roku priorytetem nie jest wyłącznie utworzenie adresu, ale także zapewnienie właściwego nadzoru: wyznaczenie administratora i ról, wdrożenie procedur monitorowania oraz włączenie e-Doręczeń w obieg dokumentów, aby nie przeoczyć terminów i urzędowych wezwań.

Dowiedz się więcej o obowiązku posiadania elektronicznego adresu do doręczeń przez spółki zarejestrowane w KRS od 1 kwietnia 2025 r.: rola e-Doręczeń w kontaktach z urzędami, jak uzyskać adres oraz kluczowe terminy: Od 1 kwietnia 2025 r. spółki wpisane do KRS muszą posiadać elektroniczny adres do doręczeń. https://getsix.pl/getsix-blog-pl/podatki-i-prawo-alerts-polska/podatki-i-prawo/od-1-kwietnia-2025-firmy-wpisane-do-krs-beda-mialy-obowiazek-posiadania-adresu-do-e-doreczen/

Nowa Polska Klasyfikacja Działalności (PKD 2025)

PKD 2025 obowiązuje od 1 stycznia 2025 roku, zastępując PKD 2007 i lepiej dostosowując klasyfikację do standardów UE oraz nowoczesnych sektorów (gospodarka cyfrowa, GOZ, biogospodarka). Firmy mają okres przejściowy do końca 2026 roku, jednak od 1 stycznia 2027 roku rejestry (CEIDG/REGON/KRS) zostaną przeklasyfikowane automatycznie – co zwiększa ryzyko niezgodności zwłaszcza w przypadku działalności opisanej wcześniej zbyt ogólnie. Poprawne PKD ma znaczenie rejestrowe i może wpływać m.in. na obszary składkowe, np. na poziom składki wypadkowej poprzez przypisanie do grupy ryzyka.

Poznaj zmiany w PKD 2025: najważniejsze różnice względem PKD 2007, nowe grupowania zgodne z UE (NACE), okres przejściowy do 2026 r., obowiązki dla firm w CEIDG/KRS/REGON oraz możliwy wpływ na stawkę składki wypadkowej: Nowa Polska Klasyfikacja Działalności (PKD 2025).

Certyfikat rezydencji jako warunek zastosowania UPO przy WHT

Naczelny Sąd Administracyjny (NSA) potwierdził, że ważny certyfikat rezydencji podatkowej jest warunkiem koniecznym do stosowania preferencji z umów o unikaniu podwójnego opodatkowania (UPO) w zakresie podatku u źródła (WHT). Jeśli polski płatnik nie dysponuje certyfikatem, co do zasady musi zastosować krajowe stawki WHT – nawet jeśli posiada inną rozbudowaną dokumentację. Dla firm dokonujących płatności transgranicznych (dywidendy, odsetki, należności licencyjne, wybrane usługi niematerialne) oznacza to konieczność wzmocnienia procedur WHT w 2026 roku: pozyskiwania certyfikatów przed wypłatą, monitorowania ich ważności, weryfikacji rzeczywistego właściciela (beneficial owner), właściwej kwalifikacji płatności oraz utrzymywania dokumentacji gotowej na wypadek kontroli.

Sprawdź, kiedy certyfikat rezydencji podatkowej jest warunkiem zastosowania umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (UPO) przy WHT w Polsce: wpływ na należyta staranność płatnika, kluczowe wnioski z wyroku NSA (II FSK 47/23) oraz typowe błędy w procedurach WHT: Certyfikat rezydencji podatkowej jako warunek zastosowania UPO do WHT w Polsce.

Podatek PCC od transgranicznych pożyczek z Polski

NSA potwierdził, że pożyczki udzielane przelewem bankowym mogą być traktowane jako środki zlokalizowane w Polsce dla celów podatku od czynności cywilnoprawnych (PCC), jeśli pieniądze znajdowały się na polskim rachunku w momencie zawarcia umowy pożyczki. Jest to szczególnie istotne dla finansowania wewnątrzgrupowego i transgranicznych przepływów pieniężnych, gdzie często przyjmuje się, że zagraniczny pożyczkobiorca automatycznie eliminuje ekspozycję na PCC. W planowaniu na 2026 rok grupy kapitałowe powinny ponownie przeanalizować struktury finansowania, dokumentować lokalizację środków w momencie transakcji oraz uwzględnić potencjalne koszty PCC i wymagane kroki rozliczeniowe w procedurach treasury.

Dowiedz się, co wynika z wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego (NSA) dotyczącego PCC od pożyczek transgranicznych — w tym pożyczek przekazywanych z Polski do spółki zależnej w Niemczech: istota sporu, przebieg (od interpretacji po orzeczenia sądów) i praktyczne znaczenie dla podatników: Pożyczki przekazywane z Polski do spółki niemieckiej podlegają PCC – wyrok NSA.

Co zmiany z 2025 roku oznaczają dla prowadzenia działalności w Polsce w 2026 roku

W 2025 roku wyraźnie zarysował się jeden dominujący trend dla firm prowadzących działalność w Polsce: szybsze i coraz bardziej oparte na danych egzekwowanie przepisów. Polska przyspiesza cyfryzację administracji podatkowej poprzez Krajowy System e-Faktur (KSeF) oraz rozszerzone raportowanie JPK/VAT, zaostrza wymogi dokumentacyjne i formalne w zakresie opodatkowania transgranicznego (w tym podatek u źródła – WHT oraz PCC), a także rozszerza obowiązki compliance na obszar kadr i płac, HR oraz łańcuchów dostaw (jawność wynagrodzeń, zatrudnianie cudzoziemców, obowiązki wynikające z EUDR).

W perspektywie 2026 roku kluczowa staje się wczesna gotowość operacyjna — wdrożenie odpowiednich systemów, procedur oraz jasnego podziału odpowiedzialności — tak aby zmiany prawne nie przełożyły się na zakłócenia w bieżącym funkcjonowaniu biznesu.

W getsix® wspieramy firmy prowadzące działalność gospodarczą w Polsce w zapewnieniu zgodności z przepisami oraz w przygotowaniu organizacji na zmiany regulacyjne w 2026 roku. Oferujemy kompleksowe usługi księgowe w Polsce, doradztwo podatkowe (w tym wsparcie w zakresie VAT w Polsce oraz podatku u źródła – WHT), usługi kadrowo-płacowe, a także zakładanie firmy w Polsce. Naszą ofertę uzupełniają bieżące raportowanie, obsługa administracyjna oraz doradztwo międzynarodowe — zarówno dla działalności prowadzonej w Polsce, jak i w strukturach transgranicznych.

Jeśli mają Państwo pytania dotyczące opisanego tematu lub potrzebują Państwo dodatkowych informacji – zapraszamy do kontaktu:

Zadaj pytanie »

DZIAŁ DS. RELACJI Z KLIENTAMI

ELŻBIETA
NARON-GROCHALSKA
Head of Customer Relationships
Department / Senior Manager
Grupa getsix

***