Projekt rozporządzenia: nowe oznaczenia faktur w JPK_VAT w związku z KSeF

Ministerstwo Finansów opublikowało projekt rozporządzenia dostosowującego strukturę JPK_VAT do obowiązkowego KSeF. Choć dokument jest na etapie opiniowania, przewiduje znaczące zmiany w sposobie raportowania faktur – w tym obowiązek wykazywania numeru KSeF również po stronie zakupu oraz wprowadzenie trzech nowych oznaczeń: OFF, BFK i DI. Zgodnie z projektem, nowe zasady mają zacząć obowiązywać od rozliczenia za luty 2026 r. – warto już teraz być świadomym planowanych zmian i rozpocząć przygotowania do ich wdrożenia.

Najważniejsze założenia projektu – w skrócie

Poniżej przedstawiamy kluczowe elementy projektu rozporządzenia, które mają dostosować strukturę JPK_VAT do wymogów Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz wprowadzić zmiany w sposobie ewidencjonowania danych w VAT:

• Nowe pole „NrKSeF” – w ewidencji po stronie sprzedaży i zakupu pojawi się obowiązek wskazywania numeru identyfikującego fakturę w KSeF.
• Trzy oznaczenia zastępcze – w przypadku braku numeru KSeF na dzień złożenia JPK_VAT podatnik będzie stosował jedno z oznaczeń:
• OFF – faktura wystawiona w czasie awarii KSeF,
• BFK – faktura papierowa lub elektroniczna wystawiona poza KSeF,
• DI – dokument inny niż faktura, w tym faktura wystawiona w trybie offline24, która w dniu składania JPK_VAT nie ma jeszcze numeru KSeF; po jego nadaniu wymaga korekty ewidencji.
• Obowiązek po stronie nabywcy – wykazywanie numeru KSeF w ewidencji zakupu stanie się obowiązkowe (dotychczas było fakultatywne).
• Zmiany w zakresie rozliczania kaucji – projekt dostosowuje strukturę JPK_VAT do nowych zasad rozliczania podatku od niezwróconych kaucji w systemie kaucyjnym.
• Rozszerzenie zasad oznaczania dokumentów – niektóre oznaczenia (np. DI, RO, WEW, VAT_RR) będą mogły występować łącznie.
• Wejście w życie planowane od 1 lutego 2026 r. – zmiany mają obowiązywać już od rozliczenia za luty 2026 r., niezależnie od tego, kiedy dany podatnik zacznie wystawiać faktury w KSeF.

Zgodnie z uzasadnieniem projektu, rozwiązania te mają charakter dostosowujący do zmian ustawowych, jednak w praktyce będą wymagały modyfikacji w systemach raportowania JPK oraz aktualizacji procedur księgowych i podatkowych.

Nowe oznaczenia faktur w JPK_VAT – jak je stosować

Projekt rozporządzenia wprowadza cztery oznaczenia, które będą musiały pojawić się w strukturze JPK_VAT w zależności od rodzaju dokumentu i jego statusu w KSeF. Głównym celem zmian jest zapewnienie spójności między danymi z Krajowego Systemu e-Faktur a ewidencją VAT przesyłaną do organów podatkowych.

NrKSeF – identyfikator faktury w Krajowym Systemie e-Faktur

Podstawowym elementem ewidencji stanie się pole „NrKSeF”, w którym podatnik będzie wskazywał numer identyfikujący fakturę nadany przez system KSeF. Numer ten będzie wymagany zarówno po stronie sprzedaży, jak i zakupu. Dotychczas jego wykazywanie było fakultatywne, natomiast od rozliczenia za luty 2026 r. stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników składających plik JPK_VAT.

OFF – faktura wystawiona w czasie awarii KSeF

Oznaczenie OFF będzie stosowane w sytuacji, gdy faktura została wystawiona w trybie awarii systemu KSeF, o którym mowa w art. 106nf ustawy o VAT, i na dzień złożenia ewidencji nie ma jeszcze nadanego numeru KSeF lub nie została przesłana do systemu.

Po przywróceniu działania KSeF podatnik będzie miał 7 dni na przesłanie takiej faktury do systemu. W kolejnych okresach ewidencyjnych, po uzyskaniu numeru KSeF, będzie konieczne zaktualizowanie JPK_VAT poprzez jego uzupełnienie.

BFK – faktura wystawiona poza KSeF

Oznaczenie BFK obejmuje faktury wystawione w sposób tradycyjny, tj. w postaci papierowej lub elektronicznej, poza Krajowym Systemem e-Faktur. Stosuje się je w przypadkach, gdy podatnik nie jest zobowiązany do korzystania z KSeF – np. z uwagi na ustawowe wyłączenia z obowiązku e-fakturowania.

W praktyce będzie to dotyczyć przede wszystkim faktur wystawianych w obrocie z podmiotami zagranicznymi lub dokumentów dotyczących transakcji, których nie obejmuje KSeF. Oznaczenia BFK nie należy stosować dla faktur, które powinny zostać wystawione w KSeF, lecz nie zostały tam przesłane z powodu błędu lub opóźnienia.

DI – dokument inny niż faktura (w tym faktury offline24)

Oznaczenie DI będzie stosowane dla dokumentów, które nie są fakturą ustrukturyzowaną, papierową ani elektroniczną, a które należy wykazać w ewidencji VAT. Dotyczy to także faktur wystawianych w trybie offline24 (art. 106nda ustawy o VAT), które na dzień złożenia JPK_VAT nie posiadają jeszcze numeru KSeF lub nie zostały przesłane do systemu. W takim przypadku podatnik powinien wykazać transakcję w ewidencji i oznaczyć ją jako „DI”. Po nadaniu numeru KSeF konieczne będzie złożenie korekty JPK_VAT i zastąpienie oznaczenia „DI” właściwym numerem.

Łączenie oznaczeń w strukturze JPK_VAT

Zgodnie z projektem rozporządzenia, niektóre oznaczenia mogą występować równocześnie.

• DI może pojawić się razem z oznaczeniami RO lub WEW po stronie sprzedaży, a także z VAT_RR lub WEW po stronie zakupu.
• Oznaczenia FP i MK mogą współwystępować z numerem KSeF, a także z oznaczeniami OFF i BFK.

Takie rozwiązanie ma zapewnić większą elastyczność przy odwzorowywaniu w JPK_VAT różnych typów dokumentów, bez utraty spójności danych między KSeF a ewidencją VAT.

Obowiązek wykazywania numeru KSeF po stronie zakupu

Jedną z najważniejszych nowości wynikających z projektu rozporządzenia jest obowiązek wykazywania numeru KSeF w ewidencji zakupu. Dotychczas podatnik mógł uzupełniać ten numer fakultatywnie – projekt rozporządzenia zakłada, że od począwszy rozliczenia za luty 2026 r. będzie to obowiązek dla wszystkich nabywców.

Co to oznacza w praktyce?

Każda faktura otrzymana za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur będzie musiała zostać ujęta w ewidencji JPK_VAT z podaniem jej numeru KSeF.

Oznacza to konieczność:

• dostosowania systemów księgowych i obiegu dokumentów, aby umożliwić ujęcie w ewidencji numeru KSeF przy fakturach zakupowych.
• aktualizacji procedur akceptacji i dekretacji faktur zakupowych, tak aby kontrola merytoryczna i podatkowa odbywała się już na podstawie danych z KSeF,
• zapewnienia integracji z KSeF także u podmiotów, które same nie będą jeszcze wystawiały faktur w systemie (np. z uwagi na odroczony termin obowiązku).

Obowiązek dotyczy wszystkich podatników

Projekt nie przewiduje wyłączeń – obowiązek oznaczania faktur zakupowych numerem KSeF ma dotyczyć wszystkich podatników składających JPK_VAT, niezależnie od tego, od kiedy są zobowiązani do wystawiania faktur w KSeF. W praktyce oznacza to, że również mniejsze firmy i podmioty zagraniczne zarejestrowane w Polsce na VAT będą musiały dostosować swoje systemy ewidencyjne do obsługi numerów KSeF od lutego 2026 r.

Dlaczego to ważne?

Wprowadzenie obowiązku po stronie zakupu to nie tylko zmiana techniczna. W praktyce oznacza ono konieczność bieżącej weryfikacji, czy faktura otrzymana od kontrahenta rzeczywiście została wystawiona w KSeF, oraz powiązania każdej płatności i księgowania z konkretnym numerem KSeF. Choć projekt nie przewiduje sankcji za samo niewykazanie numeru w JPK, brak tego oznaczenia może skutkować wezwaniem do korekty ewidencji, a w konsekwencji – karą na podstawie art. 109 ust. 3h ustawy o VAT.

Korekta JPK_VAT po nadaniu numeru KSeF

Projekt rozporządzenia wprowadza zasadę, zgodnie z którą w sytuacji, gdy faktura nie posiada numeru KSeF w momencie składania JPK_VAT, podatnik jest zobowiązany do jej oznaczenia odpowiednim kodem – OFF lub DI – a następnie, po nadaniu numeru KSeF, do złożenia korekty ewidencji.

Kiedy należy złożyć korektę

Zgodnie z uzasadnieniem projektu, obowiązek korekty wystąpi w szczególności w przypadku:

• faktur wystawionych w trybie offline24 (oznaczonych w JPK jako „DI”), które po przesłaniu do systemu uzyskają numer KSeF,
• faktur wystawionych w czasie awarii KSeF (oznaczonych jako „OFF”), dla których numer zostanie nadany po przywróceniu działania systemu.

Po otrzymaniu numeru KSeF podatnik powinien zaktualizować ewidencję VAT, zastępując oznaczenie DI lub OFF właściwym numerem identyfikacyjnym faktury w KSeF.

Jak rozumieć obowiązek korekty

Ministerstwo Finansów wskazuje, że korekta dotyczy wyłącznie danych technicznych – numeru identyfikującego fakturę – a nie wartości podatkowych.

Brak złożenia korekty po nadaniu numeru KSeF może zostać uznany za błąd formalny w ewidencji. Dlatego przedsiębiorcy powinni już na etapie wdrożenia KSeF opracować procedurę monitorowania statusów faktur (np. „oczekujące na numer KSeF”) oraz mechanizm ich późniejszej aktualizacji w systemie.

Rozliczanie kaucji w systemie kaucyjnym – zmiany w JPK_VAT

Projekt przewiduje dostosowanie JPK_VAT do rozliczania podatku od niezwróconych kaucji za produkty w opakowaniach objętych systemem kaucyjnym.

Podatnik będzie wykazywał w ewidencji podstawę opodatkowania i kwotę podatku należnego, natomiast wpłatę podatku dokona podmiot reprezentujący określony w art. 17b ustawy o VAT.

Dane te będą ujmowane w deklaracji:

• za luty 2026 r. – dla podatników miesięcznych,
• za I kwartał 2026 r. – dla podatników kwartalnych.

Łączenie oznaczeń w JPK_VAT

Projekt rozporządzenia doprecyzowuje zasady łączenia oznaczeń dokumentów w ewidencji VAT.

Zgodnie z projektem:

• oznaczenie DI może występować łącznie z RO lub WEW po stronie sprzedaży,
• oraz z VAT_RR lub WEW po stronie zakupu.

Dodatkowo, oznaczenia FP i MK mogą współwystępować z numerem KSeF, a także z oznaczeniami OFF i BFK.

Wejście w życie zmian

Zgodnie z projektem, rozporządzenie ma wejść w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia, przy czym wszystkie wprowadzone zmiany będą obowiązywać od 1 lutego 2026 r.

Oznacza to, że nowe zasady raportowania w JPK_VAT – w tym obowiązek podawania numeru KSeF oraz stosowania oznaczeń OFF, BFK i DI – mają mieć zastosowanie już do rozliczenia za luty 2026 r.

Choć projekt może jeszcze ulec zmianom w toku konsultacji, warto być świadomym planowanych obowiązków i odpowiednio wcześniej przygotować ewidencję oraz systemy księgowe.

Projekt rozporządzenia dotyczącego JPK_VAT w związku z KSeF wprowadza zmiany, które obejmą wszystkich podatników – niezależnie od terminu wejścia do systemu e-fakturowania. Nowe oznaczenia faktur, obowiązek podawania numeru KSeF po stronie zakupu oraz korekty ewidencji po jego nadaniu oznaczają, że raportowanie VAT stanie się bardziej szczegółowe i powiązane z danymi z KSeF.

Choć rozporządzenie znajduje się dopiero na etapie konsultacji, planowany termin jego wejścia w życie – 1 lutego 2026 r. – pozostawia niewiele czasu na dostosowanie systemów księgowych i procedur ewidencyjnych. Warto już teraz przeanalizować planowane zmiany, by uniknąć problemów technicznych i błędów w JPK_VAT po wejściu nowych przepisów w życie.

Podstawa prawna:

• Projekt rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki w sprawie zmiany rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług
• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług

Jeśli mają Państwo pytania dotyczące opisanego tematu lub potrzebują Państwo dodatkowych informacji – zapraszamy do kontaktu:

Zadaj pytanie »

DZIAŁ DS. RELACJI Z KLIENTAMI

ELŻBIETA
NARON-GROCHALSKA
Główny Konsultant
ds. relacji z klientami
Grupa getsix

***