Zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców – co muszą wiedzieć pracodawcy?

Projektowane zmiany dotkną pracodawców zatrudniających cudzoziemców, zarówno w zakresie kosztów, dokumentacji, jak i zakresu zwolnień z obowiązku uzyskania zezwoleń.

1 czerwca br. weszła w życie ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, która uchyliła rozporządzenia dotyczące kwestii legalizacji pracy cudzoziemców w Polsce.

W ciągu ostatniego miesiąca na stronie Rządowego Centrum Legislacyjnego ukazały się 4 projekty rozporządzeń istotnie regulujących pracę cudzoziemców w Polsce.

Wyższe opłaty przy składaniu wniosków

15 września ukazał się projekt rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej określający nowe, wyższe stawki opłat w związku z wydaniem zezwoleń na pracę i oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcom. Opłaty te mają wzrosnąć drastycznie, na przykład, opłata od zezwolenia na pracę do trzech miesięcy ma wzrosnąć z 50 zł do 200 zł, a opłata od zezwolenia na pracę powyżej trzech miesięcy ze 100 zł do 400 zł. Jest to czterokrotny wzrost, a to tylko dwie ze zmienianych opłat.

Poniżej przedstawiamy planowane opłaty:

Na przestrzeni ostatnich trzech opłata za wpis oświadczenia o powierzeniu pracy do ewidencji wzrosła aż kilkukrotnie. Jednocześnie, każda zmiana warunków zatrudnienia cudzoziemca (np. stanowiska, miejsca pracy czy wymiaru etatu) wymaga ponownego wniesienia opłaty, co dodatkowo obciąża pracodawców.

Rozporządzenie ma wejść w życie po 14 dniach od ogłoszenia.

Wzrost opłat może istotnie wpłynąć na koszty rekrutacji cudzoziemców, zwłaszcza w branżach o wysokiej rotacji (np. produkcja, logistyka, gastronomia). Warto rozważyć wcześniejsze złożenie wniosków według aktualnie obowiązujących stawek.

Nowe wymogi dokumentacyjne

Projekt rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 28 sierpnia szczegółowo określa, jakie dokumenty podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi musi dołączyć do:

• wniosku o wydanie zezwolenia na pracę: na rzecz polskiego podmiotu powierzającego / w związku z pełnieniem określonej funkcji / w celu delegowania przez podmiot zagraniczny do pracy na terytorium Polski,
• wniosku o wydanie i przedłużenie zezwolenia na pracę sezonową,
• oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi.

Rozporządzenie wejdzie w życie w terminie 14 dni od dnia ogłoszenia.

Już teraz zalecamy aktualizację checklisty zawierającej dokumenty wymagane do danego wniosku, aby uniknąć ewentualnych braków formalnych przy składaniu nowych wniosków. Nawet brak jednego z wymaganych dokumentów może wydłużyć postępowanie o kilka tygodni.

Praca bez zezwolenia lub oświadczenia – zmiany w katalogu zwolnień

Jedno z najważniejszych projektowanych rozporządzeń Ministra Rodziny Pracy i Polityki Społecznej dotyczy szczególnych przypadków, w których cudzoziemiec może wykonywać pracę bez zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Projektowane rozporządzenie częściowo powtarza rozwiązania z 2015 r., ale wprowadza też doprecyzowania.

Celem nowego aktu prawnego jest uporządkowanie katalogu wyjątków, doprecyzowanie dotychczasowych zapisów oraz ograniczenie nieprawidłowości w systemie wizowym. Ministerstwo wykorzystało dotychczasowe przepisy, jednak wprowadziło zmiany mające na celu wyeliminowanie niejasności i luk interpretacyjnych.

Projektowane rozporządzenie zmienia katalog osób zwolnionych z obowiązku uzyskiwania zezwolenia lub oświadczenia.

Zniknęło z niego kilka istotnych grup:

• Pracownicy techniczni przy projektach unijnych i pomocowych – w nowym rozporządzeniu zwolnienie obejmuje wyłącznie osoby pełniące funkcje nadzorcze, szkoleniowe lub opracowujące dokumentację. Operatorzy maszyn czy technicy muszą mieć już zezwolenie.
• Nauczyciele języków obcych poza systemem oświaty – np. w poradniach psychologiczno-pedagogicznych, placówkach artystycznych czy bibliotekach pedagogicznych.
• Pracownicy instytutów naukowych na stanowiskach pomocniczych – np. technicy bez wyższego wykształcenia, którzy nie pracują na stanowiskach naukowych lub badawczo-technicznych.
• Sportowcy niezwiązani z polskim klubem sportowym – np. prywatni trenerzy czy freelancerzy, którzy teraz muszą uzyskać zezwolenie.

Cudzoziemcy delegowani na okres nieprzekraczający 3 miesięcy wykonujący prace montażowe

W dalszym ciągu na podstawie nowego rozporządzenia z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę zwolnieni będą również cudzoziemcy:

• mający miejsce zamieszkania za granicą, delegowani przez pracodawcę zagranicznego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym wykonujący prace montażowe, konserwacyjne lub naprawcze kompletnych technologicznie urządzeń, konstrukcji, maszyn lub innego sprzętu, jeżeli pracodawca zagraniczny jest ich producentem;
• dokonujący odbioru zamówionych urządzeń, maszyn, innego sprzętu lub części, wykonanych przez przedsiębiorcę polskiego;
• szkolący pracowników pracodawcy polskiego będącego odbiorcą urządzeń, konstrukcji, maszyn lub innego sprzętu, w zakresie jego obsługi lub użytkowania;
• dokonujący montażu, demontażu lub obsługi stoisk targowych, jeżeli wystawcą jest pracodawca zagraniczny.

Rozszerzony katalog zwolnień

Projektowane rozporządzenie nie tylko ogranicza katalog zwolnień, ale też wprowadza kilka nowych kategorii, m.in.:

• Nauczyciele przedmiotów nauczanych w języku obcym – nie chodzi już tylko o lektorów języków obcych, ale także nauczycieli np. biologii czy matematyki w języku angielskim. Wymogiem są odpowiednie kwalifikacje.
• Osoby pracujące przy międzynarodowych wydarzeniach sportowych – również te delegowane przez zagraniczne kluby i związki sportowe (wcześniej zwolnienie dotyczyło tylko organizacji międzynarodowych).
• Sportowcy zatrudnieni w polskich klubach sportowych do 30 dni – bez dodatkowego warunku powiązania ich pracy z udziałem w zawodach, co wcześniej budziło spore wątpliwości interpretacyjne.
• Osoby odbywające praktyki w polskich szkołach i na uczelniach – nawet jeśli praktyki wynikają tylko z regulaminu studiów, a nie są obowiązkowe w programie nauczania.
• Uczestnicy unijnych programów w sektorze kształcenia i szkolenia zawodowego (Erasmus+) – po raz pierwszy wprost wskazani w przepisach, co ułatwia ich zatrudnianie.
• Praktykanci i stażyści kierowani przez międzynarodowe organizacje studenckie – doprecyzowanie organizacji usuwa wcześniejsze niejasności.
• Absolwenci studiów w instytutach badawczych – rozporządzenie rozszerza katalog absolwentów studiów.
• Pracownicy instytutów naukowych na stanowiskach badawczo-technicznych – rozszerzono katalog o te stanowiska, które wcześniej były pomijane.

Ważnym elementem projektu jest przepis przejściowy (§ 3), zgodnie z którym cudzoziemcy wykonujący pracę bez zezwolenia na podstawie rozporządzenia z 2015 r. będą mogli kontynuować zatrudnienie na dotychczasowych zasadach jeszcze przez maksymalnie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie nowego rozporządzenia, czyli do dnia 31 maja 2026 r.

Dla pracodawców oznacza to konieczność dokładnej weryfikacji statusu pracowników zagranicznych, zwłaszcza w przypadku absolwentów szkół licealnych, trenerów i nauczycieli języków obcych.

Rozporządzenie wejdzie w życie z dniem 1 grudnia 2025 r.

Absolwenci w świetle nowej i starej regulacji

W obecnie obowiązującym rozporządzeniu z 2015 r. cudzoziemcy będący absolwentami polskich szkół ponadgimnazjalnych, stacjonarnych studiów wyższych lub doktoranckich oraz studenci mogli podejmować pracę w Polsce bez konieczności uzyskiwania zezwolenia.

Projekt nowego rozporządzenia zawęża to uprawnienie – przewiduje zwolnienie z obowiązku posiadania zezwolenia wyłącznie dla absolwentów studiów wyższych ukończonych w instytucie naukowym PAN lub instytutach badawczych.

Absolwenci studiów wyższych w rozumieniu ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce będą natomiast korzystać ze zwolnienia ustawowego.

Co istotne, z projektu wykreśleni zostali również absolwenci szkół ponadpodstawowych (liceów, techników). Część z tych osób będzie korzystać ze zwolnienia ustawowego. Warunkiem zwolnienia z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę będzie uzyskanie w RP potwierdzenia kwalifikacji zawodowych. Zwolnieni z tego obowiązku będą mogli być zatem absolwenci techników czy szkół branżowych I stopnia (tzw. zawodówek).

A co ze studentami?

Studenci studiów stacjonarnych odbywanych na terenie RP w dalszym ciągu będą zwolnieni z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę na podstawie nowego rozporządzenia. W przepisie nowego rozporządzenia dotyczącym studentów studiów stacjonarnych w Polsce pominięto uczestników stacjonarnych studiów doktoranckich odbywanych na terenie RP, ponieważ doktoranci kształcący się w szkole doktorskiej mogą wykonywać pracę bez zezwolenia na podstawie przepisów ustawy.

Państwa z uproszczoną procedurą – zawężenie katalogu

Projekt rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie państw, których obywateli mogą dotyczyć oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi oraz niektóre przepisy dotyczące zezwolenia na pracę sezonową zakłada, że na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy będą mogli pracować obywatele Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy.

Z katalogu państw objętych tym ułatwieniem usunięto Gruzję. Ministerstwo tłumaczy tę zmianę sytuacją polityczną w Gruzji oraz stanem stosunków dwustronnych z tym krajem. Obecnie trwają prace nad skutecznym zastosowaniem wobec obywateli tego państwa odstępstw od ruchu bezwizowego.

Zmiany obejmują również przepisy dotyczące pracy sezonowej – obywatele Gruzji stracą możliwość korzystania z uproszczonych procedur. Projekt nie przewiduje przepisów przejściowych, co oznacza niepewność co do dalszego losu już wydanych oświadczeń.

W 2024 r. wystawiono ponad 76 tys. oświadczeń na rzecz obywateli Gruzji, Natomiast w okresie od stycznia do końca maja 2025 r. wpisano do ewidencji ponad 28 tys. oświadczeń o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi na rzecz obywateli Gruzji. Powyższe czyni tę zmianę szczególnie istotną dla wielu pracodawców.

Rozporządzenie wejdzie w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

Podsumowanie

Nadchodzące miesiące przyniosą istotną aktualizację systemu legalizacji pracy cudzoziemców w Polsce. Nowe przepisy mają na celu ujednolicenie procedur, ale w praktyce będą wymagały od pracodawców większej staranności, dokładniejszego planowania oraz ujęcia zmian w budżecie.

Warto już teraz:

• sprawdzić, czy zatrudnieni cudzoziemcy będą nadal objęci zwolnieniem z obowiązku posiadania zezwoleń na pracę,
• zweryfikować liczbę zatrudnionych obywateli Gruzji,
• rozpocząć proces legalizacji pracy dla osób, które będą wymagały zezwolenia na pracę, w tym w szczególności dla zatrudnionych obywateli Gruzji,
• zweryfikować budżety rekrutacyjne pod kątem nowych, wyższych opłat,
• zaktualizować listę dokumentów wymaganych do złożenia poszczególnych wniosków.

Procesy legalizacji zatrudnienia warto rozpocząć już teraz. Po wejściu w życie nowych przepisów można spodziewać się znacznie wydłużonego procesu rozpoznawania wniosków.

Wskazane rozporządzenia są na etapie ich opiniowania. Będziemy na bieżąco przekazywać najważniejsze informacje dotyczące ostatecznych zapisów rozporządzeń oraz ich wpływu na zatrudnianie pracowników z zagranicy.

Źródło: Artykuł przygotowany przez naszego partnera kooperacyjnego – kancelarię prawną sdzlegal Schindhelm

Jeśli mają Państwo pytania dotyczące opisanego tematu lub potrzebują Państwo dodatkowych informacji – zapraszamy do kontaktu:

Zadaj pytanie »

DZIAŁ KADR I PŁAC

BARBARA
ROZWADOWSKA
Dyrektor Działu Kadr i Płac
/ Senior Manager
getsix® Group

***