KSeF obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. – Prezydent podpisał ustawę

27 sierpnia 2025 r. Prezydent RP podpisał ustawę z dnia 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o VAT oraz ustawy KSeF. Tym samym zakończony został proces legislacyjny i przesądzone zostało, że Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy od 1 lutego 2026 r.

Nowe przepisy zmieniają zarówno ustawę o VAT z 2004 r., jak i ustawę KSeF z 2023 r. Celem ustawodawcy – jak wskazano w uzasadnieniu – jest zapewnienie podatnikom odpowiedniego czasu na dostosowanie systemów księgowych oraz uniknięcie zbędnych kosztów i zakłóceń w działalności gospodarczej.

Harmonogram wdrożenia KSeF

Ustawa nie zmienia głównego terminu wejścia w życie KSeF, który został określony na 1 lutego 2026 r. Przewiduje się stopniowe wprowadzanie obowiązku e-fakturowania w trzech etapach:

• 1 lutego 2026 r. – obowiązek obejmie dużych podatników, czyli firmy, których wartość sprzedaży za 2024 r. przekroczyła 200 mln zł brutto,
• 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek zostanie rozszerzony na pozostałych przedsiębiorców,
• 1 stycznia 2027 r. – termin wdrożenia przesunięto dla najmniejszych firm, u których miesięczna wartość sprzedaży fakturowanej nie przekracza 10 tys. zł brutto.

Tak zaplanowany kalendarz ma złagodzić skutki reformy i rozłożyć obowiązki w czasie. W praktyce oznacza to jednak, że już na początku 2026 r. duże firmy będą musiały być gotowe na pełne przejście na system e-Faktur.

Najważniejsze zmiany wprowadzone ustawą

Jak wskazano w uzasadnieniu, rozwiązania mają ułatwić podatnikom przygotowanie do obowiązkowego e-fakturowania, tak aby implementacja systemu do firmowych rozwiązań księgowych odbywała się bez nadmiernych kosztów i ryzyka zakłóceń w działalności gospodarczej.

Obowiązek wystawiania e-faktur dla wszystkich podatników

Ustawa przesądza, że e-fakturowanie w KSeF obejmie zarówno podatników czynnych, jak i zwolnionych z VAT. Jednocześnie przewidziano przepisy przejściowe, które pozwalają w określonych sytuacjach korzystać jeszcze z faktur papierowych lub elektronicznych:

• od 1 lutego do 31 marca 2026 r. – podatnicy wchodzący do systemu wcześniej mogą nadal wystawiać faktury poza KSeF, jeżeli ich sprzedaż w 2024 r. nie przekroczyła 200 mln zł brutto,
• od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 r. – podatnicy mogą wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne, jeśli łączna wartość faktur w danym miesiącu nie przekroczy 10 tys. zł brutto,
• od 1 lutego do 31 grudnia 2026 r. – podatnik zobowiązany do korzystania z KSeF może wystawić fakturę w formie paragonu fiskalnego z kasy rejestrującej, uznanego za fakturę zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT.

Doprecyzowanie trybu „offline24”

Nowelizacja doprecyzowuje zasady korzystania z trybu offline, czyli wystawiania faktur poza KSeF w sytuacjach awaryjnych. Wprowadzono jasne reguły, które określają:

• w jakich przypadkach podatnik może skorzystać z trybu offline,
• w jakim terminie musi przesłać taką fakturę do KSeF po ustaniu problemów technicznych,
• jak traktowana jest data wystawienia i otrzymania faktury offline.

Załączniki do e-faktur jako nowa funkcjonalność

Dotychczas KSeF nie przewidywał możliwości przesyłania załączników do faktur. Nowe przepisy dopuszczają dołączanie załączników, pod warunkiem wcześniejszego zgłoszenia zamiaru ich stosowania. Załącznik będzie traktowany jako integralna część e-faktury, co zwiększy użyteczność systemu, zwłaszcza w transakcjach wymagających dodatkowej dokumentacji.

Pobór certyfikatu KSeF przed wejściem w życie obowiązku

Podatnicy zyskają możliwość wcześniejszego pobrania certyfikatu dostępowego do KSeF – już od 1 listopada 2025 r. Dzięki temu możliwe będzie przeprowadzenie testów technicznych i przygotowanie systemów księgowych z wyprzedzeniem, jeszcze przed wejściem w życie obowiązku od 1 lutego 2026 r.

Zmiany w systemie kaucyjnym

Ustawa wprowadza także przepisy epizodyczne (art. 145ka ustawy o VAT), które dostosowują regulacje dotyczące systemu kaucyjnego do nowej rzeczywistości prawnej.

Co oznacza podpis Prezydenta dla przedsiębiorców?

Podpisanie ustawy przez Prezydenta to potwierdzenie, że KSeF staje się faktem. Firmy powinny rozpocząć przygotowania w trzech kluczowych obszarach:

1. Technologia – integracja systemów księgowych i ERP z KSeF.
2. Procedury – przygotowanie wewnętrznych instrukcji, obiegów dokumentów, archiwizacji.
3. Współpraca z kontrahentami – uzgodnienie sposobu wymiany danych i obsługi wyjątków.

To nie tylko zmiana techniczna, ale także reorganizacja wielu procesów biznesowych – od księgowości, przez dział sprzedaży, po administrację i kontroling.

Wciąż otwarte pytania

Choć ustawa zamyka etap legislacyjny, w praktyce pozostaje wiele wątpliwości:

• Faktury poza KSeF – przepisy przewidują sytuacje, w których dopuszczalne będzie wystawianie faktur papierowych lub PDF. Brakuje jednak jednolitej procedury ich weryfikacji i pewności, że zawsze będą dawać prawo do odliczenia VAT.
• Data wystawienia faktury – owe przepisy przewidują, że datą wystawienia jest moment przesłania faktury do KSeF. To rodzi pytania o rozliczenia okresowe i praktykę księgową.
• Faktury pracownicze – stawa nie precyzuje, w jakiej formie będą przekazywane faktury dla pracowników dokonujących zakupów służbowych (np. paliwo, noclegi).
• Podmioty zagraniczne – obowiązek korzystania z KSeF obejmie także zagraniczne firmy posiadające w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej. Niejasność definicji tego pojęcia może prowadzić do sporów interpretacyjnych.
• Załączniki do e-faktur – przepisy dopuszczają ich stosowanie, ale nie określają, jak szeroki będzie katalog akceptowanych dokumentów i jak będą je traktować organy podatkowe.

Kwestie te mogłyby zostać rozstrzygnięte w drodze objaśnień podatkowych lub interpretacji ogólnej, które zapewniłyby podatnikom większą pewność co do stosowania nowych przepisów. Na obecnym etapie Ministerstwo Finansów sygnalizuje jednak, że nie planuje wydania takich dokumentów, koncentrując się na działaniach informacyjnych i szkoleniowych.

Jak się przygotować do KSeF?

Praktyka pokazuje, że wdrożenie KSeF nie może ograniczać się do instalacji modułu w programie księgowym. Firmy powinny podjąć kompleksowe działania:

• Analiza procesów – sprawdzenie, jak dziś wystawiane i obiegiwane są faktury w organizacji.
• Mapowanie danych – dostosowanie pól faktury do struktury FA(3).
• Testy techniczne – uruchomienie integracji z KSeF w środowisku testowym, najlepiej przed końcem 2025 r.
• Procedury podatkowe – aktualizacja polityk VAT, określenie zasad wystawiania faktur offline i archiwizacji.
• Szkolenia – przygotowanie zespołów księgowych i administracyjnych do pracy w nowym systemie.
• Współpraca z dostawcami IT – dopasowanie rozwiązań technicznych do potrzeb firmy i jej kontrahentów.

Rozpoczęcie tych działań w 2025 r. jest kluczowe, aby uniknąć ryzyka operacyjnych zakłóceń w 2026 r.

Podsumowanie i rekomendacje

Podpisanie ustawy przez Prezydenta to punkt zwrotny – od 1 lutego 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy i obejmie wszystkich podatników VAT. To oznacza, że firmy muszą nie tylko dostosować swoje systemy księgowe, lecz także przygotować się organizacyjnie i proceduralnie. Czasu jest coraz mniej – proces wdrożenia powinien rozpocząć się już teraz.

Obowiązkowe e-fakturowanie jest dla przedsiębiorców znaczącym wyzwaniem: wymaga aktualizacji oprogramowania, przeszkolenia pracowników, a także przebudowania niektórych procesów biznesowych. Jednocześnie reforma daje szansę na:

• uporządkowanie obiegu dokumentów i eliminację błędów wynikających z ręcznego wystawiania faktur,
• większą automatyzację procesów księgowych, co przełoży się na oszczędność czasu i redukcję kosztów,
• lepszą kontrolę i przejrzystość rozliczeń, co docelowo może zmniejszyć ryzyko sporów z administracją podatkową.

Dobrze zaplanowane wdrożenie pozwoli uniknąć problemów w pierwszych miesiącach działania systemu – takich jak opóźnienia w księgowaniu, utrata płynności czy spory z kontrahentami.

Jeśli mają Państwo pytania dotyczące opisanego tematu lub potrzebują Państwo dodatkowych informacji – zapraszamy do kontaktu:

Zadaj pytanie »

DZIAŁ DS. RELACJI Z KLIENTAMI

ELŻBIETA
NARON-GROCHALSKA
Główny Konsultant
ds. relacji z klientami
Grupa getsix

***