Rejestry handlowe i gospodarcze w Niemczech – jak sprawdzić firmę i gdzie musisz się zarejestrować?

Zaufanie jest domeną biznesu, ale w Niemczech równie ważne jest tzw. Eintragung. Brak wpisu w odpowiednim rejestrze może oznaczać, że kontrahent nie istnieje albo że firma działa nielegalnie. Dlatego każdy przedsiębiorca powinien rozumieć, jak działa niemiecki system rejestrów i gdzie znaleźć wiarygodne informacje o partnerach handlowych.

Niemieckie rejestry są bardziej rozbudowane niż polskie KRS i CEIDG, ponieważ opierają się na systemie izbowym oraz na podziale działalności na handlową, rzemieślniczą i wolne zawody. W efekcie jedna firma może widnieć w kilku bazach jednocześnie, a brak wpisu w którejkolwiek z nich może prowadzić do poważnych problemów administracyjnych.

Ten poradnik przedstawia najważniejsze rejestry, z których korzystają przedsiębiorcy w Niemczech. Pokazuje też, gdzie sprawdzić kontrahenta i gdzie zarejestrować własną działalność – od Handelsregister, przez IHK i HWK, aż po specyficzne obowiązki firm delegujących pracowników.

Handelsregister (HR), czyli niemiecki rejestr handlowy

Handelsregister to publiczny rejestr handlowy, który pełni funkcję podobną do polskiego KRS. Gromadzi dane o spółkach kapitałowych, spółkach osobowych i przedsiębiorcach wpisanych jako Kaufmann. Umożliwia sprawdzanie firmy w Niemczech, w tym struktury właścicielskiej, osób uprawnionych do reprezentacji, kapitału oraz aktualnych zmian organizacyjnych. Dzięki temu łatwo potwierdzić, czy kontrahent działa legalnie i czy dane przedstawione w umowie są zgodne z rzeczywistością.

Wpis do Handelsregister jest obowiązkowy dla spółek takich jak GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung – odpowiednik spółki z o.o.), UG (Unternehmergesellschaft), AG (Aktiengesellschaft – spółka akcyjna), OHG (Offene Handelsgesellschaft – spółka jawna) czy KG (Kommanditgesellschaft – spółka komandytowa). Dotyczy również przedsiębiorców, których działalność wymaga prowadzenia księgowości w sposób kupiecki (kaufmännische Buchführung). Natomiast drobni przedsiębiorcy (Kleingewerbe) mogą dokonać wpisu dobrowolnie, aby zwiększyć wiarygodność firmy.

Podział rejestru na HRA i HRB (dział A i dział B rejestru handlowego) ułatwia szybkie ustalenie, czy mamy do czynienia z osobą prowadzącą działalność jako Kaufmann, czy ze spółką kapitałową.

Handelsregister jest jawny i dostępny online na portalu handelsregister.de. Podstawowe dokumenty pobiera się bezpłatnie, co znacznie ułatwia weryfikację partnerów biznesowych. Warto regularnie sprawdzać aktualność wpisów, ponieważ zmiany w zarządzie, kapitale lub siedzibie mogą wpływać na ważność umów i odpowiedzialność reprezentantów.

Izby gospodarcze to więcej niż tylko formalność

W Niemczech przynależność do izby gospodarczej jest obowiązkowa i zaczyna się w chwili założenia firmy. To duża różnica w porównaniu z Polską. Izby pełnią funkcję samorządu gospodarczego i weryfikują działalność przedsiębiorców, co ułatwia sprawdzanie, czy firma działa legalnie. Informacja o przynależności do IHK lub HWK jest praktycznym wskaźnikiem rzetelności, zwłaszcza w branżach o podwyższonym ryzyku.

HWK, czyli Handwerkskammer, obejmuje firmy rzemieślnicze, w tym budowlane, mechaniczne, instalatorskie i fryzjerskie. Przed rozpoczęciem działalności konieczny jest wpis do Handwerksrolle, który potwierdza kwalifikacje zawodowe oraz uprawnienia do wykonywania usług. Brak takiego wpisu może prowadzić do natychmiastowego zakazu działalności i wysokich kar.

IHK, czyli Industrie- und Handelskammer, zrzesza firmy handlowe, usługowe i produkcyjne. Wpis następuje automatycznie po zgłoszeniu Gewerbe. Przynależność potwierdza, że przedsiębiorca działa zgodnie z niemieckim prawem gospodarczym i spełnił podstawowe obowiązki rejestracyjne. Informacja o członkostwie IHK jest jednym z elementów, które warto sprawdzić przed podjęciem współpracy z niemieckim partnerem.

Inne rejestry, o których musisz pamiętać

Unternehmensregister stanowi centralne źródło informacji o firmach wpisanych do Handelsregister. Łączy dane dotyczące wpisów, dokumentów finansowych, ogłoszeń sądowych oraz postępowań upadłościowych. Dzięki temu daje pełen obraz sytuacji przedsiębiorstwa i pozwala szybko ocenić jego stabilność finansową. Przegląd dokumentów rocznych ułatwia wykrycie ryzyka niewypłacalności.

Transparenzregister to rejestr beneficjentów rzeczywistych, który powstał jako narzędzie walki z praniem pieniędzy. Każda firma w Niemczech ma obowiązek zgłosić swoje osoby kontrolujące, a brak takiego wpisu skutkuje karami finansowymi. Dla kontrahentów to ważne źródło wiedzy o strukturze właścicielskiej przedsiębiorstwa, zwłaszcza jeśli w grę wchodzą transakcje o dużej wartości.

Zarówno Unternehmensregister, jak i Transparenzregister uzupełniają obraz firmy widoczny w Handelsregister. Dzięki nim weryfikacja kontrahenta jest pełniejsza, szczególnie gdy chodzi o spółki o rozbudowanej strukturze lub o firmy działające w branżach wysokiego ryzyka.

Specyficzne rejestry dla polskich firm w Niemczech

Polskie firmy delegujące pracowników do Niemiec mają dodatkowe obowiązki, które wykraczają poza standardowe wpisy do Gewerbe, IHK czy HWK. To właśnie brak zgłoszeń w instytucjach branżowych najczęściej powoduje kary i problemy kontrolne. Dlatego tak ważne jest, aby zrozumieć, jakie rejestry dotyczą firm budowlanych, usługowych i transportowych działających transgranicznie.

SOKA-BAU to kluczowa instytucja dla firm budowlanych. Choć formalnie nie jest to rejestr handlowy, pełni rolę obowiązkowej kasy urlopowej. Każdy pracodawca wykonujący prace budowlane na terenie Niemiec musi zgłosić tam swoich pracowników. Brak rejestracji grozi karami nawet do 500 000 euro i może prowadzić do zakazu prowadzenia robót. Obowiązek dotyczy również firm delegujących, nawet jeśli mają siedzibę w Polsce.

Zollamt prowadzi portal meldunkowy, w którym zgłasza się delegowanie pracowników, czas wykonywania prac i dane firmy. To obowiązek każdego pracodawcy świadczącego usługi w Niemczech.

Równie istotna jest rejestracja w Finanzamt, gdzie uzyskuje się Steuernummer (niemiecki odpowiednik numeru NIP) potrzebny do wystawiania faktur i rozliczeń VAT. Dla branży budowlanej obowiązują też specjalne przepisy dotyczące podatku budowlanego i potrąceń z tytułu usług budowlanych.

Brak wpisu do odpowiedniego rejestru może sparaliżować firmę

Niemiecki system rejestrów jest przejrzysty, ale jednocześnie bezlitosny wobec przedsiębiorców, którzy nie dopełnią formalności. Brak wpisu do Handwerksrolle, pominięcie rejestru SOKA-BAU czy niezgłoszenie delegowania do Zollamt może sparaliżować działalność już na początku współpracy z niemieckim kontrahentem.

Dlatego tak ważne jest, aby poprawnie ustalić obowiązki rejestracyjne jeszcze przed rozpoczęciem działalności.

Źródło: Artykuł przygotowany przez naszego partnera kooperacyjnego – firmę doradczą Smuda Consulting.

Jeśli mają Państwo pytania dotyczące opisanego tematu lub potrzebują Państwo dodatkowych informacji – zapraszamy do kontaktu:

Zadaj pytanie »

DZIAŁ DS. RELACJI Z KLIENTAMI

ELŻBIETA
NARON-GROCHALSKA
Head of Customer Relationships
Department / Senior Manager
Grupa getsix

***