Customer Invoice and Workflow Portal
Accounting Powered by Technology
Invoice and Workflow Portal to centralne miejsce zarządzania fakturami – od ich przesłania i weryfikacji, po akceptację i przekazanie do księgowości. Portal automatyzuje obieg dokumentów, zapewnia przejrzystość całego procesu i pozwala w czasie rzeczywistym śledzić status każdej faktury.
Czym jest Customer Invoice and Workflow Portal?
getsix® Customer Invoice and Workflow Portal to intuicyjne narzędzie online, które w przejrzysty sposób porządkuje codzienny obieg faktur w Twojej firmie – od momentu ich przesłania, przez akceptację, aż po przygotowanie do zaksięgowania.
Dostępny 24 godziny na dobę, z poziomu przeglądarki oraz aplikacji mobilnej, umożliwia użytkownikom szybki i bezpieczny dostęp do faktur z dowolnego miejsca. Dzięki czemu zarządzanie dokumentami staje się bardziej efektywne, cyfrowe i w pełni zintegrowane z procesami księgowymi.
getsix® Customer Invoice and Workflow Portal stanowi część zintegrowanego ekosystemu getsix® e-Services, wspierającego cyfrową transformację procesów księgowych i raportowych naszych klientów.
Jak działa
Customer Invoice and Workflow Portal?
Dzięki Customer Invoice and Workflow Portal cały proces – od przesłania dokumentu po jego zaksięgowanie – przebiega cyfrowo, szybko i w pełni przejrzyście. Wszystko odbywa się w jednym miejscu, z dostępem z każdego urządzenia, bez konieczności prowadzenia długiej korespondencji e-mailowej.
1. Przesyłanie dokumentów
Użytkownik wgrywa fakturę bezpośrednio do portalu – z komputera, telefonu lub wysyła ją na dedykowany adres e-mail.
2. Zatwierdzanie online
Portal automatycznie kieruje dokument do odpowiednich osób w firmie, zgodnie z ustalonymi ścieżkami akceptacji. Status każdej faktury jest widoczny w czasie rzeczywistym.
3. Przekazanie do księgowości
Po zatwierdzeniu, faktura trafia bezpośrednio do getsix® i zostaje przygotowana do dalszego księgowania – szybko, sprawnie i bez zbędnej korespondencji.
4. Informacja zwrotna
Po zakończonym procesie księgowym użytkownik otrzymuje potwierdzenie oraz dostęp do statusu dokumentu – wszystko pozostaje udokumentowane w systemie.
Wgranie dokumentów do systemu
Wysłanie faktur na dedykowany adres e-mail
Zrobienie zdjęć dokumentów za pomocą aplikacji
Klient
Zatwierdzanie
faktur
do dalszego księgowania przez getsix®
*Zatwierdzanie faktur może odbywać się wielopoziomowo
getsix®
Proces księgowy
Zautomatyzowany obieg faktur jeszcze nigdy nie był tak prosty!
Wgranie dokumentów do systemu
Wysłanie faktur na dedykowany adres e-mail
Zrobienie zdjęć dokumentów za pomocą aplikacji
Klient
Zatwierdzanie faktur
do dalszego
księgowania przez getsix®
*Zatwierdzanie faktur może odbywać się wielopoziomowo
getsix®
Proces księgowy
Zautomatyzowany obieg faktur jeszcze nigdy nie był tak prosty!
Kluczowe korzyści wdrożenia portalu
Wdrożenie getsix® Customer Invoice and Workflow Portal przynosi wymierne korzyści w zakresie efektywności, dokładności i przejrzystości procesów finansowych. Platforma łączy automatyzację, zgodność z przepisami oraz zrównoważony rozwój, wspierając nowoczesne działy finansowe w codziennej pracy.
Czas
Cyfrowy obieg faktur skraca cały cykl przetwarzania dokumentu – od przesłania po zaksięgowanie.
Automatyzacja transferu, walidacji i akceptacji eliminuje opóźnienia i wąskie gardła w procesie.
Koszty
Portal ogranicza koszty operacyjne, eliminując potrzebę drukowania, archiwizacji i ręcznego wprowadzania danych.
Mniej pracy administracyjnej oznacza niższe obciążenie zespołów finansowych i realne oszczędności.
Przejrzystość
Status każdej faktury można monitorować w czasie rzeczywistym.
Pełna historia zmian i dostęp oparty na rolach zapewniają kontrolę nad procesem i odpowiedzialnością użytkowników.
Zgodność z przepisami
Automatyczny rejestr działań i historia akceptacji ułatwiają kontrole podatkowe i audyty.
Portal jest w pełni zgodny z wymogami Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oraz zasadami przechowywania dokumentacji finansowej.
Bezpieczeństwo
Dane są przesyłane w sposób szyfrowany, a portal działa w środowisku certyfikowanym zgodnie z ISO 27001 i ISO 9001.
Dostęp do informacji jest ściśle kontrolowany dzięki przypisanym rolom i uprawnieniom użytkowników.
Elastyczność
Portal dostępny jest zarówno z poziomu przeglądarki, jak i aplikacji mobilnej.
Umożliwia to zatwierdzanie i przegląd faktur w dowolnym miejscu – w biurze, w podróży lub w terenie.
Zrównoważony rozwój
Cyfrowy obieg dokumentów oznacza całkowitą rezygnację z papieru.
Ograniczenie zużycia materiałów biurowych i emisji CO₂ wspiera realizację celów ESG i budowę odpowiedzialnego środowiska pracy.
getsix® Customer Invoice and Workflow Portal
Jakie problemy rozwiązuje portal?
Codzienna obsługa faktur w wielu firmach wciąż wiąże się z licznymi wyzwaniami – od rozproszonej komunikacji, przez ręczne przepisywanie danych, po brak przejrzystości w procesach.
getsix® Customer Invoice and Workflow Portal został zaprojektowany właśnie po to, by te problemy wyeliminować i zastąpić je jednym, uporządkowanym procesem cyfrowym.
Chaos w komunikacji i nadmiar e-maili
Tradycyjna wymiana dokumentów między działem księgowym a zespołem klienta często opiera się na e-mailach i załącznikach. W efekcie faktury giną w skrzynkach, a ustalenia znikają w długich wątkach korespondencji.
Rozwiązanie: portal przenosi całą komunikację do jednego, bezpiecznego środowiska. Komentarze, notatki i pytania można dodawać bezpośrednio do faktury – także do poszczególnych pozycji. Każdy dokument ma czytelny status i pełną historię zmian.
Brak kontroli nad obiegiem i zatwierdzaniem faktur
W tradycyjnych procesach łatwo o pomyłki – błędne konta, duplikaty, a nawet fałszywe faktury. Wiele firm nie ma jasno określonego procesu akceptacji.
Rozwiązanie: w getsix® Customer Invoice and Workflow Portal każda faktura przechodzi przez zdefiniowany obieg akceptacji (Approval Workflow). Dokument może być zatwierdzony, odrzucony lub skomentowany w systemie – z zachowaniem pełnego śladu audytowego.
Ręczne wprowadzanie danych i niespójność informacji
Przepisywanie danych z faktur do systemu księgowego to proces czasochłonny i podatny na pomyłki. Brak integracji z ERP skutkuje duplikatami i niespójnymi raportami.
Rozwiązanie: portal automatycznie rozpoznaje dane z faktur, waliduje je i przekazuje bezpośrednio do Microsoft Dynamics 365 Business Central. Integracja z KSeF zapewnia spójność informacji.
Opóźnienia w procesie i brak informacji o statusie
Bez jasnego systemu statusów trudno monitorować, które faktury zostały zatwierdzone, a które czekają na akceptację lub księgowanie.
Rozwiązanie: portal zapewnia śledzenie statusu w czasie rzeczywistym dla każdej faktury. Użytkownicy mogą w czasie rzeczywistym sprawdzać, gdzie „utknęła" faktura i kto odpowiada za kolejny etap.
Trudności w przypisywaniu kosztów i analizie danych
W tradycyjnych procesach rozdzielanie kosztów na projekty czy MPK wymaga dodatkowych arkuszy i ręcznych zestawień.
Rozwiązanie: portal pozwala przypisywać faktury lub ich pozycje bezpośrednio do odpowiednich centrów kosztowych i projektów, co upraszcza raportowanie i zwiększa dokładność danych finansowych.
Brak spójnego systemu bezpieczeństwa
Różne formaty plików, lokalne archiwa i brak kontroli dostępu zwiększają ryzyko utraty danych lub naruszenia poufności informacji finansowych.
Rozwiązanie: portal działa w środowisku chmurowym hostowanym w europejskim centrum danych certyfikowanym zgodnie z ISO 27001 i ISO 9001. Dane są szyfrowane, a uprawnienia dostępu przypisywane indywidualnie.
Wyzwania regulacyjne i cyfryzacja faktur (KSeF)
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wymusza zmianę modelu pracy w działach finansowych. Brak przygotowania może prowadzić do opóźnień, błędów lub niezgodności z przepisami.
Rozwiązanie: portal jest dostosowany do obsługi faktur ustrukturyzowanych (XML) wymaganych przez KSeF. Dzięki temu Twoja firma może płynnie przejść na nowy standard bez zakłóceń w procesie.
Nadmierne koszty i nieefektywność papierowego obiegu
Drukowanie, skanowanie i archiwizowanie faktur generuje nie tylko koszty, lecz także straty czasu i zasobów.
Rozwiązanie: całkowicie cyfrowy obieg dokumentów pozwala zrezygnować z papieru i fizycznych archiwów, wspierając jednocześnie realizację celów ESG oraz budowę nowoczesnego, zrównoważonego środowiska pracy.
Najważniejsze funkcje Invoice and Workflow Portal
Wielokanałowe przesyłanie dokumentów
Portal umożliwia wczytywanie faktur na kilka sposobów – bezpośrednio przez przeglądarkę, za pomocą aplikacji mobilnej lub poprzez dedykowany adres e-mail. Niezależnie od źródła, wszystkie dokumenty trafiają do jednego, centralnego miejsca. Taki ujednolicony punkt wejścia eliminuje ryzyko zagubienia faktur i przyspiesza rozpoczęcie procesu walidacji.
Obieg akceptacji i kontrola (Approval Workflow)
System obsługuje wielopoziomowy proces zatwierdzania faktur, dostosowany do struktury organizacyjnej Twojej firmy. Użytkownik widzi dokumenty przypisane do jego roli i może je zatwierdzić, odesłać z komentarzem lub odrzucić. Portal zapewnia pełną widoczność historii decyzji i zachowuje kompletny ślad audytowy – od momentu przesłania faktury po jej przekazanie do księgowości.
Współpraca z getsix
Wszystkie pytania, wyjaśnienia i komentarze dotyczące faktury można dodawać bezpośrednio w portalu – do całego dokumentu lub do poszczególnych pozycji. Zespół księgowy getsix® widzi te notatki w czasie rzeczywistym, co eliminuje konieczność prowadzenia długich wątków e-mailowych i pozwala szybciej rozwiązywać niejasności. Każdy komentarz zostaje zapisany w historii dokumentu, dzięki czemu komunikacja jest przejrzysta i w pełni udokumentowana.
Integracja z ERP i KSeF
Po zatwierdzeniu faktury, system automatycznie przekazuje dane do Microsoft Dynamics 365 Business Central, bez konieczności ręcznego eksportu lub ponownego wprowadzania informacji. Portal współpracuje także z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) – umożliwiając pobieranie i przesyłanie faktur w formacie XML, zgodnym z obowiązującymi wymogami prawnymi.
Monitorowanie statusów i historia dokumentów
Każdy dokument posiada przejrzysty status – od momentu wczytania, przez walidację i akceptację, aż po zaksięgowanie w ERP. Użytkownicy mogą śledzić postęp w czasie rzeczywistym, a także przeglądać pełną historię operacji na fakturze. Dzięki synchronizacji statusów między portalem a systemem ERP zespół księgowy i dział finansowy zawsze pracują na tych samych, aktualnych danych.
Inteligentne zarządzanie dokumentami
getsix® Invoice Portal ułatwia zarządzanie złożonymi lub wielostronicowymi dokumentami. Faktury i załączniki można łączyć, dzielić lub zmieniać ich kolejność bezpośrednio w systemie, zapewniając prawidłową strukturę przed zatwierdzeniem i eksportem. Dzięki odpowiedniemu przygotowaniu dokumentów w portalu zespoły finansowe ograniczają liczbę błędów, oszczędzają czas i zapewniają płynne księgowanie w systemie Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Role użytkowników i powiadomienia
Portal dostosowuje się do Twojej organizacji dzięki uprawnieniom opartym na rolach, które zapewniają użytkownikom dostęp tylko do tych informacji, których potrzebują. Konfigurowalne powiadomienia e-mailowe zapewniają płynność procesów, przypominając o oczekujących zatwierdzeniach i dostarczając codzienne podsumowania działań. Funkcje te zwiększają odpowiedzialność i pomagają zespołom zachować porządek i być na bieżąco.
Raporty i przejrzystość procesów
Wbudowane panele analityczne umożliwiają monitorowanie obiegu faktur. Użytkownicy mogą filtrować dane m. in. według okresu, spółki czy odpowiedzialnej osoby. Raporty mają charakter poglądowy – prezentują podstawowe statystyki i wskaźniki aktywności, które pomagają śledzić dynamikę procesu, obciążenie użytkowników oraz identyfikować ewentualne opóźnienia.
Dzięki tym funkcjom getsix® Customer Invoice and Workflow Portal nie tylko usprawnia obieg faktur, lecz także tworzy zintegrowane środowisko pracy między klientem a zespołem księgowym getsix® – przejrzyste, bezpieczne i oparte na nowoczesnych standardach cyfrowych.
Bezpieczeństwo danych i systemów to priorytet
W świecie, w którym coraz więcej procesów finansowych odbywa się cyfrowo, bezpieczeństwo danych i zgodność z przepisami stają się absolutnym priorytetem.
Dlatego getsix® Customer Invoice and Workflow Portal został zaprojektowany w oparciu o najwyższe standardy ochrony informacji oraz wymogi regulacyjne obowiązujące w Polsce i Unii Europejskiej.
Zgodność z KSeF i przepisami podatkowymi
Portal jest dostosowany do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), co zapewnia zgodność z obowiązującymi regulacjami dotyczącymi faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Proces walidacji dokumentów oraz automatyczne przekazywanie danych do systemu księgowego gwarantują, że każda faktura spełnia wymogi formalne i podatkowe. Dzięki temu organizacja jest przygotowana na bieżące i przyszłe zmiany w przepisach prawa dotyczących cyfrowego obiegu dokumentów.
Certyfikowane środowisko chmurowe
Portal jest hostowany w europejskim centrum danych, które posiada certyfikaty ISO 27001 (bezpieczeństwo informacji) oraz ISO 9001 (zarządzanie jakością). Regularne audyty IT oraz monitorowanie infrastruktury gwarantują ciągłość działania, integralność danych i pełną ochronę przed nieautoryzowanym dostępem.
Szyfrowanie i kontrola dostępu
Wszystkie dane przesyłane i przechowywane w portalu są szyfrowane zgodnie z najnowszymi standardami bezpieczeństwa. Dostęp do dokumentów i funkcji portalu jest regulowany przez role i uprawnienia użytkowników, dzięki czemu każdy widzi tylko te informacje, które są mu niezbędne do pracy. Takie podejście ogranicza ryzyko błędów, chroni poufne dane finansowe i zapewnia pełną zgodność z zasadami RODO.
Pełna historia zmian
Każda akcja w systemie – od wczytania faktury po jej zatwierdzenie i przekazanie do księgowości – zostaje automatycznie zapisana w dzienniku zdarzeń. Dzięki temu portal zapewnia pełny ślad audytowy i umożliwia szybkie odtworzenie historii dokumentu podczas kontroli lub przeglądu wewnętrznego. To rozwiązanie znacząco ułatwia współpracę z audytorami i organami podatkowymi.
Odpowiedzialne zarządzanie danymi
getsix® traktuje bezpieczeństwo informacji nie tylko jako wymóg technologiczny, ale także jako element kultury organizacyjnej. Regularne szkolenia, procedury wewnętrzne i weryfikacje bezpieczeństwa sprawiają, że dane klientów są zawsze przetwarzane z należytą starannością i zgodnie z najlepszymi praktykami branżowymi.
Dzięki tym rozwiązaniom getsix® Customer Invoice and Workflow Portal tworzy środowisko, w którym poufność i zgodność idą w parze z efektywnością – dając użytkownikom pewność, że każdy etap procesu finansowego jest bezpieczny, kontrolowany i zgodny z przepisami.
Standard usług
Sprawdzone rozwiązania
dla Twojego biznesu od getsix®
Zdecydowaliśmy się na rozwinięcie usługi Customer BI and Reporting Portal, ponieważ zauważyliśmy w tym zakresie rosnącą potrzebę wśród naszych klientów. Jako firma księgowa zdajemy sobie sprawę, że dane, którymi operujemy, mogą znacząco przyczynić się do efektywniejszego zarządzania przedsiębiorstwem. Chcemy, aby nasi klienci mieli dostęp do kompleksowych rozwiązań w jednym miejscu, bez konieczności poszukiwania dostawców na zewnątrz. Nasz standard usług zapewnia:
Stały opiekun
klienta
Gwarantujemy bezpośredni kontakt z wyznaczonym opiekunem, który zapewni indywidualne wsparcie dostosowane do Państwa potrzeb. Nasz zespół jest zawsze gotowy, aby dostarczyć profesjonalne wsparcie na najwyższym poziomie, dbając o satysfakcję i komfort naszych klientów.
Usystematyzowany proces realizacji usługi
Pracujemy zgodnie z uznanymi metodykami, stale usprawniany proces, który przeprowadzi Cię przez cały projekt. Nasi eksperci mają certyfikację Microsoft. Jesteśmy oficjalnymi partnerami dostawców technologii oraz posiadamy certyfikacje naszych umiejętności.
Komunikacja, raportowanie
oraz umowy w 3 językach
Zgodnie z preferencjami naszych Klientów, oferujemy możliwość komunikacji w 3 językach: polskim, angielskim i niemieckim. W tych samych językach dostarczamy również raporty, formularze oraz inne niezbędne dokumenty, zapewniając pełną klarowność współpracy w międzynarodowym środowisku.
Praktyka, doświadczenie i bezpieczeństwo danych
Na rynku polskim jesteśmy obecni od blisko 20 lat. Stawiamy na innowacje i rozwój naszego biznesu poparte wieloletnim doświadczeniem.
