Polski
Faktura dla nabywców z zagranicy poza KSeF. Co w przypadku WDT i eksportu?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) będzie wkrótce obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców. Co jednak w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub eksportu? Obecny kształt regulacji dotyczących KSeF spowodował, że pojawiły się wątpliwości, jaki dokument może stanowić wizualizację e-faktury oraz jakie dodatkowe informacje mogą być na niej zawarte. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) wyjaśnił ostatnio te wątki, odpowiadając na pytanie spółki z Niemiec.
1 lutego 2026 r. mają wejść w życie przepisy wprowadzające obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wpłynie on na sposób dokumentowania transakcji zarówno z krajowymi, jak i zagranicznymi kontrahentami. Wszyscy podatnicy, mający swoją siedzibę na terenie Polski oraz wystawiający dokumenty księgowe zgodnie z Ustawą o podatku od towarów i usług, zostaną objęci obowiązkiem korzystania z nowego systemu. Faktury ustrukturyzowane (e-faktury) będą potwierdzać transakcje prowadzone w Polsce przez krajowe i zagraniczne przedsiębiorstwa prowadzące działalność gospodarczą na terenie Polski.
WDT i eksport a faktury ustrukturyzowane w ramach KSeF
Sytuacja będzie wyglądać inaczej w przypadku faktur wystawianych dla zagranicznych podmiotów. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, podmiotom zagranicznym również należy wystawić fakturę w KSeF, a następnie przekazać ją w sposób uzgodniony z danym kontrahentem, np. w formie papierowej lub za pomocą wiadomości e-mail.
Tego typu fakturę należy jednak oznaczyć kodem QR, który umożliwia dostęp do dokumentu i weryfikację danych w Krajowym Systemie e-Faktur. Dzięki temu faktura zachowa format ustrukturyzowany, a zagraniczni kontrahenci otrzymają faktury w formie zwizualizowanej, podobnej do wystawionej za pomocą KSeF.
A co w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów i eksportu? Dotychczasowa faktura dokumentująca WDT lub eksport usług będzie mogła stanowić wizualizację faktury ustrukturyzowanej, ale również konieczne będzie umieszczenie na niej kodu QR. W przypadku jednak, gdy faktura ustrukturyzowana będzie dokumentować WDT czy eksport towarów lub usług, e-faktura nie będzie udostępniana zagranicznemu kontrahentowi w KSeF. Natomiast jej wizualizacja będzie mu dostarczana w sposób z nim uzgodniony.
Przypadek niemieckiej spółki i klarowna odpowiedź dyrektora KIS
Do powyższej kwestii odniósł się i potwierdził wspomnianą wykładnię dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej wydanej 9 kwietnia 2024 r. (0114-KDIP1-2.4012.16.2024.1.SST). Sprawa dotyczyła niemieckiej spółki mającej w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, która miała wątpliwości, czy po wejściu w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur, będzie mogła traktować dotychczasowe faktury jako wizualizacje e-faktur wystawianych w KSeF i przesyłać je kontrahentom, gdy będą one dokumentowały WDT oraz eksport, związane z posiadanym w Polsce stałym miejscem prowadzenia działalności.
Spółka wskazała, że faktury wystawiane są w centrali w Niemczech w jej systemie księgowym, na ujednoliconym wzorze, bez względu na to, czy dokumentują transakcję, dla której miejscem dostawy lub świadczenia usług są Niemcy, Polska czy inny kraj. Dodatkowo, na fakturach – poza obligatoryjnymi elementami wymaganymi przez ustawę o VAT – są umieszczane także inne, np.: logo spółki, numer kontrahenta, dane osoby kontaktowej, informacje dotyczące zamówienia, wysyłki oraz płatności, warunki dostawy czy kod taryfy celnej oraz opis towaru, który nawiązuje do tegoż kodu, a wreszcie informacja o zamieszczeniu warunków sprzedaży na stronie internetowej spółki.
W zależności od ustaleń z zagranicznym kontrahentem informacje na fakturze zamieszczane są w języku angielskim albo niemieckim i przesyłane w formie papierowej albo elektronicznie – plik PDF w wiadomości e-mail.
Dyrektor KIS przyznał rację, że tak wystawiona faktura będzie mogła stanowić wizualizację e-faktury wystawionej w Krajowym Systemie e-Faktur, przy czym powinna ona zawierać dane w pliku xml (na oryginalnej fakturze ustrukturyzowanej), a zamieszczenie dodatkowych elementów jest możliwe pod warunkiem, że nie będą one sprzeczne z fakturą ustrukturyzowaną, nie będą stanowiły dodatkowych informacji oraz wprowadzały w błąd w zakresie przedmiotu transakcji czy zaburzać czytelności dokumentu.
Dyrektor KIS podkreślił również, że dotyczy to w szczególności informacji określonej jako „opis towaru nawiązującego do kodu taryfy celnej”. Dane te powinny odpowiadać tym z dokumentu xml, gdyż odnoszą się bezpośrednio do przedmiotu transakcji i w związku z tym nie mogą wprowadzać nabywcy w błąd.
Wizualizacje e-faktur wystawianych w KSeF – niezbędne oznaczenie kodem QR
Firma z Niemiec wnioskowała także, że obligatoryjnym nie jest umieszczenie kodu QR na wizualizacji faktury ustrukturyzowanej, udostępnianej zagranicznym kontrahentom. Dyrektor KIS nie zgodził się z tą interpretacją. Stwierdził, że oznaczanie kodem QR jest niezbędne również w przypadku wizualizacji e-faktur dokumentujących transakcje międzynarodowe, takie jak wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów czy eksport. Nie zmienia tego nawet to, że odbiorca może nie być zainteresowany skorzystaniem z kodu QR.
Jeżeli wizualizacja e-faktury używanej poza KSeF nie zostanie oznaczona kodem QR – zdaniem dyrektora KIS – mogą wystąpić wątpliwości, czy mamy np. do czynienia z podwójnym zafakturowaniem czy też z dwoma osobnymi fakturami dokumentującymi różne czynności. Tym samym organ potwierdził, że gdy za wizualizację e-faktury będzie uznana dotychczasowa faktura, to ten dokument powinien być oznaczany kodem QR.
Więcej informacji o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), jego zasadach, kogo dotyczą i na jakich warunkach, znajduje się tutaj: Krajowy System e-Faktur (KSeF).
Jeśli mają Państwo pytania dotyczące opisanego tematu lub potrzebują Państwo dodatkowych informacji – zapraszamy do kontaktu:
DZIAŁ DS. RELACJI Z KLIENTAMI
ELŻBIETA
NARON-GROCHALSKA
Główny Konsultant
ds. relacji z klientami
Grupa getsix
***
