E-faktury w KSeF – Nowa struktura logiczna FA(3) od 1 lutego 2026 r. Co się zmieni?
Od 1 lutego 2026 r. zacznie obowiązywać nowa struktura logiczna e-faktur – FA(3). Zastąpi ona dotychczasowy format FA(2), wykorzystywany w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Ministerstwo Finansów udostępniło już roboczą wersję nowej schemy, a jej finalna publikacja planowana jest na czerwiec 2025 r.
Co oznacza ta zmiana w praktyce i jak powinni przygotować się przedsiębiorcy oraz biura rachunkowe?
W tym artykule znajdziesz:
Czym jest struktura logiczna FA(3)?
Struktura logiczna to szkielet techniczny faktury ustrukturyzowanej (e-faktury), który określa sposób przedstawienia danych w formacie XML zgodnym z KSeF.
Od 1 lutego 2026 r. każda e-faktura wystawiona i przesyłana przez KSeF będzie musiała być zgodna z wersją FA(3) – zarówno faktury pierwotne, jak i korygujące czy rozliczeniowe wystawiane po tej dacie, nawet jeśli dotyczą dokumentów wystawionych wcześniej.
Najważniejsze zmiany w strukturze e-faktury FA(3)
Nowa wersja struktury FA(3) powstała w odpowiedzi na postulaty zgłaszane przez przedsiębiorców, księgowych, biegłych rewidentów oraz dostawców oprogramowania.
Najważniejsze zmiany:
- Dodano możliwość dołączania załączników do e-faktur – np. specyfikacji, umów, protokołów.
- Dodano nowy typ kontrahenta – pracownik – dzięki temu łatwiej rozliczyć wydatki służbowe.
- Usunięto obowiązek podawania adresu przy niektórych podmiotach – np. w przypadku podmiotu trzeciego, co upraszcza proces wystawiania.
- Ograniczono liczbę pozycji na jednej korekcie zbiorczej do 50 000 – wcześniej nie było limitu.
- Zmieniono format numeru rachunku bankowego – dopuszczono dłuższe numery i znaki specjalne.
- Rozszerzono zakres możliwych dat – teraz można wprowadzać daty już od 1990 roku (np. daty umowy, zamówienia).
- Dostosowano pole identyfikatora podatkowego – dopuszczono znaki specjalne.
- Wprowadzono specjalne oznaczenia dla JST i grup VAT – łatwiej będzie rozpoznać, że faktura dotyczy jednostki budżetowej lub członka grupy VAT.
- Zwiększono maksymalną długość pola z nazwą towaru/usługi do 512 znaków – więcej miejsca na szczegółowy opis.
- Udoskonalono znacznik zapłaty częściowej – teraz można wskazać, że faktura została zapłacona częściowo lub w całości poprzez kilka przelewów.
- Dodano opcję podania linku do płatności – umożliwia klientowi szybkie uregulowanie należności online.
- Dodano pole na identyfikator płatności z KSeF – ułatwia powiązanie przelewów z konkretną fakturą.
Lepsza integracja i przyszłościowa zgodność:
- Struktura FA(3) jest bardziej przyjazna dla integracji z systemami księgowymi.
- Przybliża polski KSeF do standardów europejskich, choć nadal nie uwzględnia normy EN 16931.
Harmonogram i obowiązki
Zmiana schemy FA(2) na FA(3) wejdzie w życie 1 lutego 2026 r. Od tego momentu:
- Wszyscy podatnicy wystawiający faktury przez KSeF będą musieli korzystać z FA(3).
- Duże firmy (o przychodach powyżej 200 mln zł) muszą być gotowe od lutego 2026.
- Pozostali podatnicy – od 1 kwietnia 2026.
- Od 1 stycznia 2027 r. planowane jest m.in. obowiązkowe powiązanie KSeF z kasami fiskalnymi.
Co to oznacza dla firm?
Przejście na nową strukturę to nie tylko zmiana techniczna, ale również istotna zmiana organizacyjna.
Przedsiębiorcy muszą:
- Zapewnić aktualizację oprogramowania księgowego.
- Zintegrować nowe pola z procesami płatności.
- Przetestować nowe formaty e-faktur w systemach ERP.
- Przeszkolić zespoły odpowiedzialne za fakturowanie i raportowanie.
- błędami w fakturowaniu,
- zakłóceniami w płatnościach,
- przeciążeniem zespołów na ostatniej prostej.
Z kolei biura rachunkowe powinny zweryfikować, czy ich systemy będą zgodne z FA(3), a także ocenić wpływ zmian na automatyzację pracy i raportowanie.
Dlaczego nie warto czekać?
Choć brak kar za nieprzystosowanie do KSeF zapowiedziano do końca 2026 r., to w praktyce opóźnienie wdrożenia może skutkować:
Wdrożenie struktury FA(3) to kluczowy etap na drodze do obowiązkowego KSeF. Dzięki opublikowanej roboczej wersji schemy i planowanej publikacji finalnej dokumentacji w czerwcu 2025 r., firmy mają szansę odpowiednio się przygotować. Warto zacząć już teraz.
Jeśli mają Państwo pytania dotyczące opisanego tematu lub potrzebują Państwo dodatkowych informacji – zapraszamy do kontaktu:
DZIAŁ DS. RELACJI Z KLIENTAMI
ELŻBIETA
NARON-GROCHALSKA
Główny Konsultant
ds. relacji z klientami
Grupa getsix
***
